خط مشی و رویه نویسی

سود:

• امکان پیش نویس یک سند خط مشی/رویه خاص موسسه با یک اعلان ساختاریافته
• توانایی تطبیق خط مشی ها با نقش و مسئولیت (RACI) و قابل ممیزی ساختن آنها
• توانایی اعمال استانداردهای سبک و قالب بندی برای زبان خط مشی قابل فهم، قابل اجرا و سازگار.

خط‌مشی‌های یک مؤسسه، حافظه مکتوب و نظم تصمیم‌گیری آن است: از مبارزه با رشوه تا امنیت اطلاعات، از دورکاری تا ذخیره‌سازی داده‌ها، نسخه رسمی عبارت «اینگونه انجام می‌دهیم» است. یک خط مشی خوب واضح، قابل اجرا و قابل حسابرسی است. یک سیاست بد یا انبوهی از اصطلاحات است که هیچ کس آن را نمی خواند یا مجموعه ای از نیت های خوب است که در عمل باطل می مانند. هوش مصنوعی (AI) به سرعت اولین پیش نویس اسناد خط مشی و رویه را تولید می کند، زبان را ثابت نگه می دارد و نگاشت نقش-مسئولیت را ساختار می دهد. در این واحد، ما یاد خواهیم گرفت که چگونه خط مشی‌های خاص سازمان، قابل کنترل و قابل درک RACI ایجاد کنیم - همیشه تایید انسانی را حفظ کنیم.

بیایید شرایط را روشن کنیم. خط مشی یک سند سطح بالا ("چیست و چرا") است که موضع و قوانین سازمان را در مورد یک موضوع مشخص می کند. رویه سندی است که گام به گام نحوه اجرای آن سیاست ("چگونه") را توضیح می دهد. RACI ماتریسی است که نقش های مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع برای هر کار را روشن می کند. دامنه این است که چه کسی و چه چیزی را خط مشی مقید می کند. اثربخشی و بررسی زمانی است که خط مشی معتبر است و هر چند وقت یکبار به روز می شود.

اسکلت سند خط مشی

سیاست های منسجم یک چارچوب مشترک دارند. اگر این اسکلت را به هوش مصنوعی بدهید، تمام اسناد شما ساختار و خوانایی یکسانی خواهند داشت. گام به گام:

1. هدف و دامنه. این سیاست چه، چه کسی و چه موقعیت هایی را پوشش می دهد؟
2. تعاریف اصطلاحات انتقادی یک بار و به وضوح تعریف می شوند.
3. اصول/قوانین. موضع اصلی و قوانین الزام آور موسسه.
4. نقش ها و مسئولیت ها (RACI). چه کسی چه می کند، چه کسی آن را تایید می کند، با چه کسی مشورت می شود.
5. رویه/مراحل جریان بتن برنامه.
6. استثناء، تخلف و اجرا. نحوه مدیریت شکستن قوانین
7. اجرا، بررسی و اسناد مربوطه.

نقش شما: یک متخصص با تجربه در نوشتن خط مشی شرکتی. یک پیش نویس خط مشی برای موضوع زیر تهیه کنید. ساختار: 1) هدف و دامنه 2) تعاریف 3) اصول و قوانین4) نقش ها و مسئولیت ها 5) مراحل رویه 6) استثنا/نقض/تحریم7) اجرا و بررسی: قوانین و مقررات خاص ...]؛ آپکریفال.- اگر انتساب قانونی مورد نیاز است، یادداشت "تأیید قانونی لازم است - باید تایید شود" را اضافه کنید. شماره مقاله/تصمیم خود را ندهید. - زبان را واضح، کوتاه و قابل اجرا نگه دارید.<topic>[اطلاعات اولیه درباره موضوع سیاست و موسسه]</topic>

توجه: سیاست ها پیامدهای قانونی دارند. یک سیاست انضباطی، داده یا امنیتی باید با قوانین قابل اجرا مطابقت داشته باشد. پیش نویس تولید شده توسط AI باید قبل از انتشار توسط یک وکیل/کارشناس مطابق با قوانین قابل اجرا بررسی و تایید شود.

قابل حسابرسی کردن با RACI

شفافیت در مورد "چه کسی چه کاری انجام خواهد داد" چیزی است که سیاست را عملی می کند. سیاست بی نقش سندی است که همه مسئول آن هستند اما هیچ کس پاسخگو نیست. هوش مصنوعی در تطبیق هر تعهدی با RACI قدرتمند است.

یک RACItable برای هر تعهد مشخص در پیش نویس خط مشی زیر تهیه کنید:| فعالیت/مسئولیت | مسئول (R) | تایید شده توسط (الف) | مشورت شده (C) | Informed (I) | قوانین: - یک "تأیید کننده (A)" برای هر فعالیت داشته باشید.- فعالیت هایی را که نقش آنها در خط مشی نامشخص است به عنوان "هیچ نقشی اختصاص داده شده" علامت گذاری کنید. - اگر عناوین واقعی را نمی دانید، یک مکان نگهدار [ROLE: ...] بگذارید.

همچنین جنبه سازگاری و خوانایی وجود دارد. تمام خط مشی های مؤسسه باید به یک سبک و با همان عبارات نوشته شود. هوش مصنوعی متن را طبق یک راهنمای سبک استاندارد می کند.

این خط مشی را بر اساس این استانداردهای سبکی سازماندهی کنید: - جملات کوتاه. یک قانون در هر جمله - عبارات ملکی مانند "مسئولیت واحد است آن را در جایی که برای اولین بار ذکر شده است تعریف کنید. - بند به بند، ساختار شماره گذاری شده. عباراتی را که تغییر داده اید با یک جدول کوتاه (قبل/بعد) نشان دهید.

اعلان ضعیف / اعلان قوی

اعلان ضعیف: یک خط مشی امنیت اطلاعات برای ما بنویسید.

نتیجه: یک متن عمومی برگرفته از میانگین اینترنتی، غیر مرتبط با سازمان شما، با نقش‌های نامشخص، و مطابقت قانونی آن تأیید نشده است. اگر منتشر شود، قابل اجرا نیست و در ممیزی بیکار می ماند.

اعلان قدرتمند: [نقش متخصص + اسکلت 7 قسمتی + [برای پر کردن] شکاف های خاص موسسه + یادداشت "تأیید قانونی برای انتساب قانونی" + تطبیق RACI + استانداردهای سبک]

نتیجه: یک پیش نویس خط مشی قابل انطباق با مؤسسه شما، پذیرای هر تعهد، دارای زبانی ثابت و آماده برای تأیید قانونی است.

تست خط مشی: بررسی کاربردی بودن

حتی یک سیاست به ظاهر خوب نوشته شده ممکن است در این زمینه اجرا نشود: ممکن است حاوی ضرب الاجل های غیرواقعی، نقش های ناموجود یا قوانین متناقض باشد. می‌توانید از هوش مصنوعی برای قرار دادن خط‌مشی در «آزمون امکان‌سنجی» قبل از انتشار استفاده کنید. این متن را از دیدگاه یک کارمند می خواند و نقاطی را که ممکن است در آن گیر کنند پیدا می کند.

قبل از انتشار، خط مشی زیر را از نظر کاربردی بودن آزمایش کنید: 1) سؤال کنید که آیا هر قانون می تواند توسط یک نقش واقعی اجرا شود یا خیر مواردی را که مبهم یا غیرممکن به نظر می رسند علامت گذاری کنید. 2) بررسی کنید که آیا تناقض یا تکراری در قوانین وجود دارد یا خیر. 3) ارزیابی کنید که آیا زمان ها و فرکانس های مشخص شده واقعی هستند. نقاطی را که در آن گیر خواهید کرد فهرست کنید. برای هر یافته یک پیشنهاد اصلاحی کوتاه ارائه دهید. صدور حکم نهایی

نکته: به این خط مشی فکر کنید که "آیا یک کارمند این را می خواند و می داند چه کاری باید انجام دهد؟" تست کردن با یک سوال رایج ترین نقص (قوانین انتزاعی و غیرقابل اجرا) را پیدا می کند. سیاستی که نمی تواند اجرا شود از سیاستی که وجود ندارد ریسک بیشتری دارد. زیرا توهم هماهنگی را ایجاد می کند.

خط مشی یا رویه؟

اندازه

سیاست

رویه

سوال

چی و چرا

چگونه

سطح

بالا، اصل

عملیاتی، گام به گام

تغییر دهید

نادر

هنگامی که روند تغییر می کند به روز می شود

مثال

"داده های شخصی محافظت می شود"

"درخواست حذف داده ها ظرف 30 روز با این مراحل"

تایید

مدیریت ارشد / حقوقی

مالک فرآیند + انطباق

سه کیف کوچک

مورد 1 - سیاست متروکه. خط مشی حفظ اطلاعات یک شرکت سالهاست که برقرار است، اما "چه کسی و چه زمانی داده ها را حذف می کند؟" پاسخ سوال در سند نبود. وقتی یک درخواست مشتری برای حذف وارد شد، هیچکس مالکیت آن را نگرفت و درخواست 40 روز به تاخیر افتاد. RACI به خط مشی با هوش مصنوعی اضافه شد. برای هر فعالیت ذخیره سازی و حذف، یک تایید کننده و مسئول واحد اختصاص داده شد. درخواست های بعدی به طور متوسط ​​در 9 روز بسته شد و روند قابل حسابرسی شد.

مورد 2 - سند غیر قابل خواندن. خط مشی اخلاقی یک مؤسسه متنی 14 صفحه ای با اصطلاحات سنگین بود. این نظرسنجی نشان داد که تنها 12 درصد از کارمندان مطالعه می کنند. استانداردسازی سبک با هوش مصنوعی: جملات کوتاه، عبارات مناسب، اصطلاحات تعریف شده. این سند به 6 صفحه کاهش یافت و میزان مطالعه در سه ماه به 57 درصد افزایش یافت. محتوا ثابت ماند. قابل فهم ده برابر افزایش یافت.

مورد 3 - ارزش تایید قانونی. یک تیم در شرف انتشار مستقیم پیش نویس خط مشی انضباطی ایجاد شده توسط هوش مصنوعی بود. این پیش نویس حاوی بیانیه ای در مورد "فسخ یک جانبه" بود که با قانون کار قابل اجرا مطابقت نداشت. هوش مصنوعی آن را به عنوان "تأیید قانونی مورد نیاز" علامت گذاری کرده بود. بررسی حقوقی عبارت را اصلاح کرد. اگر این علامت نادیده گرفته می شد، یک سیاست غیرقابل اجرا و پرخطر در دادگاه اعمال می شد.

اشتباهات رایج

• تولید خط مشی کلی بدون نهاد. متنی که بدون زمینه و فضاهای [برای تکمیل] تولید می شود، مناسب موسسه شما نیست.
• عدم توانایی در تعیین نقش بدون RACI، سیاست متروک باقی می ماند. هیچ کس پاسخگو نیست
• گیج شدن سیاست با رویه اگر «چه/چرا» و «چگونه» از هم جدا نباشند، سند هم انتزاعی و هم ناقص خواهد بود.
• دور زدن تاییدیه قانونی سیاست هایی که پیامدهای قانونی دارند باید مطابق با قانون بازنگری شوند.
• اصطلاحات و جملات طولانی. یک خط مشی خوانده نشده اجرا نمی شود. استاندارد سبکی ضروری است.
• عدم تعیین تاریخ بازبینی سیاست ها منسوخ می شوند. اجرا و بررسی دوره ای باید تعریف شود.

به طور خلاصه

نوشتن خط مشی و رویه وظیفه تبدیل موضع سازمان به قوانین شفاف، اختصاصی و قابل حسابرسی است. هوش مصنوعی یک پیش‌نویس خوب تولید می‌کند، زبان را ثابت نگه می‌دارد و هر تعهدی را با RACI مطابقت می‌دهد. اما باید خلأهای مختص موسسه را پر کنید، محتوای قانونی را از طریق تایید قانونی بگذرانید و سند را خوانا نگه دارید. خط مشی را از رویه جدا کنید، برای هر فعالیت یک تایید کننده اختصاص دهید و یک چرخه بررسی ایجاد کنید. هوش مصنوعی نقشه ها و ساختار را تولید می کند. متخصص مجاز در مورد قانونی بودن و اعتبار سیاست تصمیم می گیرد.

وظیفه کاربردی

یک موضوع خط مشی را انتخاب کنید (به عنوان مثال استفاده قابل قبول، حفظ داده). (1) یک طرح کلی با دستور اسکلت 7 قسمتی تهیه کنید. همه علامت‌های [TO BE FILLED] و «تأیید قانونی مورد نیاز» را بررسی کنید. (2) با اعلان RACI برای هر تعهد نقش تعیین کنید. بررسی کنید که برای هر فعالیت فقط یک تأییدکننده وجود دارد. (3) استانداردسازی سبک را اجرا کنید و خوانایی را بهبود بخشید. (4) سند را با وضعیت "در انتظار تایید قانونی/کارشناسی" و تاریخ بررسی ببندید.

چک لیست

• [ ] آیا این خط مشی با یک چارچوب 7 قسمتی منسجم نوشته شده است؟
• [ ] آیا شکاف های خاص موسسه به عنوان [پر کردن] باقی مانده است؟
• [ ] هر تعهدی که به RACI ترسیم شده است، یک تایید کننده منصوب شده است؟
• [ ] آیا تمایز بین سیاست و رویه روشن است؟
• [ ] آیا تأییدیه قانونی/کارشناسی برای محتوای قانونی برنامه ریزی شده است؟
• [ ] آیا این زبان به صورت جمله کوتاه، خاص و عاری از اصطلاحات خاص ساخته شده است؟
• [ ] آیا تاریخ اجرایی و بررسی مشخص شده است؟