مدیریت زمینه: دادن پس‌زمینه مناسب به مدل

سود:

• می تواند با مثال توضیح دهد که چگونه زمینه دقت خروجی را تعیین می کند
• می تواند اطلاعات زمینه مورد نیاز برای یک کار را انتخاب و پیکربندی کند
• خطرات زمینه های اضافی، متناقض یا پنهان را تشخیص می دهد و از آن اجتناب می کند

حتی اگر یک وظیفه را به دو نفر بسپارید، اگر یکی از آنها با آگاهی از وضعیت کار کند و دیگری چیزی در مورد آن نداند، نتایج بسیار متفاوتی رخ می دهد. در مورد هوش مصنوعی نیز وضعیت دقیقاً به همین منوال است. زمینه اطلاعاتی است که به مدل می گوید "در چه زمینه ای این کار را انجام می دهد": برای چه کسی، برای چه هدفی، با چه سابقه ای، تحت چه محدودیت هایی. در این بخش می آموزیم که چگونه زمینه خروجی را تعیین می کند، چه زمینه ای را برای یک کار انتخاب کنیم، و چگونه زمینه بیش از حد یا اشتباه باعث آسیب می شود.

چرا زمینه اینقدر تعیین کننده است؟

مدل فراتر از متنی که ارائه می‌دهید، وضعیت شما را نمی‌داند. او نام شرکت شما، تاریخچه مشتری شما، هدف پروژه شما یا آنچه هفته گذشته در مورد آن صحبت شد را نمی داند. اگر این اطلاعات را ارائه نکنید، مدل با یک فرض «متوسط» می نویسد و میانگین به ندرت با موقعیت منحصر به فرد شما مطابقت دارد. ارائه زمینه، مدل را از «متوسط» به «فقط برای شما» منتقل می‌کند.

به عنوان مثال، وقتی می گویید "یک پیشنهاد تخفیف برای مشتری بنویسید"، مدل یک متن کلی تولید می کند. اما اگر زمینه این را بدهید که «این مشتری 3 سال پیش ما بوده، پارسال 400 هزار لیر گردش مالی کرده، گفته که از شرکت رقیب پیشنهاد ارزان تری دریافت کرده و می خواهیم وفاداری اش را حفظ کنیم»، لحن، توجیه و منطق تخفیف پیشنهاد کاملاً مناسب خواهد بود.

یک کار به چه زمینه ای نیاز دارد؟

لازم نیست برای هر کاری همه چیز را بنویسیم. وظیفه شما انتخاب زمینه لازم و کافی برای آن کار است. این چهار سوال کار شما را آسان تر می کند:

1. برای چه کسی؟ خریدار چه کسی است، سطح دانش او، رابطه او با شما.
2. از کجا؟ هدف از این خروجی است؛ اقناع، اطلاعات یا تصمیم؟
3. با کدام گذشته؟ قبلا در مورد چه صحبت هایی شد، چه اتفاقی افتاد، چه تصمیماتی گرفته شد؟
4. با چه محدودیت هایی؟ بودجه، مدت زمان، قوانین برند، چارچوب قانونی.

تنظیم زمینه مرحله به مرحله

1. تکلیف را در یک جمله بنویسید.
2. به چهار سوال بالا پاسخ دهید؛ پاسخ ها را در نقاط گلوله اضافه کنید.
3. بندهای غیرضروری یا متناقض را حذف کنید (بیش از حد زمینه نیز مضر است).
4. اگر داده‌های محرمانه/شخصی وجود دارد، آن‌ها را پنهان کنید (به این موضوع در واحد 11 باز می‌گردیم).
5. بصری زمینه را از کار جدا کنید (عنوان، خط یا برچسب "Context:").

زمینه کمی / زمینه کافی / زمینه بسیار

وضعیت

نتیجه گیری

زمینه کمی

معلوم شد کلی، نادرست، "مناسب برای همه اما نه برای هر کسی"

زمینه کافی

خروجی ویژه موقعیت، به نقطه، قابل استفاده مستقیم

زمینه بیش از حد / متناقض

مدل مهم را با چیز بی اهمیت اشتباه می گیرد و تقاضای اصلی را پنهان می کند

برخلاف تصور رایج، زمینه زیاد خوب نیست. اگر ده پاراگراف پس زمینه بنویسید و آنچه را که می خواهید در یک جمله مبهم بگویید، مدل در انبوه جزئیات غرق می شود و کار اصلی را از دست می دهد. زمینه خوب انتخاب آنچه مرتبط است است. نه ریختن همه چیز

چهار قالب قابل کپی

1) اسکلت بلوک زمینه:

زمینه:- برای چه کسی: [گیرنده، سطح، رابطه]- هدف: [به چه چیزی می خواهیم برسیم]- تاریخچه: [رویدادها/تصمیمات قبلی مرتبط]- مرزها: [بودجه، مدت، قانون] وظیفه: [فعل واضح + خروجی]

2) ارتباط با مشتری:

زمینه: - مشتری: 2 سال شرکتی، هزینه 30 هزار لیر در ماه. - مشکل: آخرین تحویل با 5 روز تاخیر، مشتری مورد سرزنش قرار گرفت. - هدف: حفظ رابطه، تجدید اعتماد. وظیفه: یک ایمیل جبرانی کوتاه بنویسید (حداکثر 100 کلمه). محدودیت: قبول مسئولیت. دیگری را سرزنش نکنید

3) گزارش داخلی / خلاصه اجرایی:

زمینه:- خواننده: مدیر کل، علاقه مند به جزئیات فنی نیست، نتیجه گرا.- هدف: متقاعدسازی برای تصویب بودجه.- زمینه: پروژه 2 ماه به تاخیر افتاد اما دامنه افزایش یافت. وظیفه: خلاصه اجرایی 1 پاراگراف + لیست اقدام 3 موردی را بنویسید.

4) زمینه پیوسته (شروع مکالمه طولانی):

همه پاسخ‌های آینده خود را بر اساس این زمینه قرار دهید: - شرکت ما: [دامنه، اندازه] - صدای برند: [صفت‌های مشخص] - ممنوع: [نام رقیب، هیپ، قول] این را تأیید کنید و این قوانین را در هر پاسخ دنبال کنید.

اعلان ضعیف / اعلان قوی

ضعیف:

پاسخی به این شکایتی که دریافت کردیم بنویسید.[متن شکایت]

قوی:

زمینه: مشتری 4 ساله شاکی، وفادار. محصول معیوب است، او می خواهد جایگزین شود. خط مشی ما امکان تبادل بدون قید و شرط را در مدت 14 روز و مشتری در روز ششم را فراهم می کند. هدف: راه حل سریع و اعتماد. وظیفه: یک پاسخ برای مشتری بنویسید. حداکثر 90 کلمه، راه حل را در جمله اول بیان کنید. محدودیت: خارج از سیاست قول ندهید. استفاده از زبان اتهامی. شکایت:[متن شکایت]

اعلان دوم مشخصات مشتری، خط مشی، مدت زمان و هدف را به مدل می دهد. به طوری که پاسخ "عذرخواهی عمومی" نیست، بلکه یک راه حل صحیح و قابل اجرا است.

سه کیف کوچک

مورد 1 - مشاور املاک. مشاوری برای «زیبا نوشتن» متن های تبلیغاتی تولید می کرد. وقتی اطلاعات «خریدار هدف یک خانواده جوان است، نزدیکی منطقه به مدارس باید برجسته شود، قیمت 5 درصد کمتر از میانگین بازار است» را اضافه کردیم، تبلیغات مستقیماً برای مخاطبان هدف جذاب بود و نرخ جستجو در هر بازدید تحت نظارت خود مشاور افزایش یافت.

مورد 2 - مدیر پروژه. زمانی که یک PM به ایمیل وضعیت هفتگی این متن را ارائه داد که «دو تحویل کلید در هفته گذشته از دست رفت، اما یک ریسک زودتر بسته شد؛ مدیریت ارشد خواننده»، مدل لحن متعادلی داشت، نه وحشت زده و نه پنهان. بدون زمینه، همان وظیفه یا خیلی خوش بینانه یا خیلی بدبینانه ظاهر می شود.

مورد 3 - HR. هنگام چاپ یک ایمیل رد، یک متخصص منابع انسانی این زمینه را اضافه کرد که "نامزد در دور نهایی قوی بود، ممکن است موقعیت دیگری در آینده باز شود." نتیجه متنی بود که در را بسته و نامزد را آزرده نمی کرد. نسخه بدون زمینه سرد و فرمولی بود.

نکته: از برچسب‌های واضح مانند «Context:» و «Task:» برای جدا کردن زمینه از کار استفاده کنید. به این ترتیب مدل با هم اشتباه نمی گیرد که کدام قسمت پس زمینه و کدام قسمت درخواست است.

احتیاط: قبل از افزودن داده‌های محرمانه (نام واقعی، شناسه TR، شماره حساب، جزئیات قرارداد) به متن متوقف شوید. در بیشتر مواقع، گفتن «مشتری شرکتی 3 ساله» به همان اندازه که نام واقعی را ذکر کنید، کار می کند. قوانین حفظ حریم خصوصی را در بخش 11 مورد بحث قرار خواهیم داد.

اشتباهات رایج

• زمینه صفر. فقط وظیفه را بنویسید و منتظر بمانید تا مدل وضعیت را بداند.
• زمینه خیلی زیاد. انباشتن ده پاراگراف بی ربط و دفن درخواست اصلی.
• زمینه متناقض گفتن «رسمی باش» و گفتن «صمیمانه و طنز بنویس» در همان جا.
• گیج شدن زمینه با کار توضیح پیشینه و نگفتن واضح آنچه می خواهید.
• اضافه کردن اطلاعات محرمانه بدون فکر کردن چسباندن اطلاعات حساس بدون ناشناس کردن

به طور خلاصه

• زمینه اطلاعات پس‌زمینه‌ای است که مدل را از «یک پاسخ متوسط» به «یک پاسخ ویژه برای شما» منتقل می‌کند.
• زمینه خوب به چهار سوال پاسخ می دهد: برای چه کسی، چرا، با چه تاریخی، با چه مرزهایی.
• زمینه خیلی کم خروجی کلی ایجاد می کند، زمینه کافی خروجی دقیق ایجاد می کند و زمینه بیش از حد باعث پراکندگی می شود.
• با برچسب های واضح، زمینه را از کار جدا کنید. آنچه مرتبط است را انتخاب کنید، همه چیز را نریزید.
• اطلاعات محرمانه را قبل از اضافه کردن ناشناس کنید. اغلب اوقات تعریف کلی کافی است.

وظیفه کاربردی

یک کار واقعی از کار خود (یک ایمیل، گزارش یا پاسخ) انتخاب کنید. ابتدا نسخه بدون متن را اجرا کنید. سپس به چهار سوال پاسخ دهید (برای چه کسی، چرا، چه تاریخچه، چه مرزی)، یک بلوک "Context:" اضافه کنید و دوباره اجرا کنید. تفاوت ضربه بین دو خروجی را مشاهده کنید و زمینه اضافی را بررسی کنید.

چک لیست

• [ ] می توانم با چهار سوال تعیین کنم که چه زمینه ای برای یک کار لازم است.
• [ ] من زمینه را با برچسب های واضح از کار جدا می کنم.
• [ ] من از بافت اضافی و متناقض اجتناب می کنم.
• [ ] من اطلاعات محرمانه را قبل از افزودن ناشناس می کنم.
• [ ] من می توانم تفاوت بین خروجی بدون متن و بدون متن را ببینم.