Kulude ja arvete andmete töötlemine

Kasu:

• Võimalus teisendada vaba teksti ja arve andmeid fikseeritud skeemi järgi struktureeritud tabeliks
• Võimalus seadistada korratavaid viipasid kulude kategoriseerimiseks, käibemaksu tagasi arvutamiseks ja anomaaliate tuvastamiseks
• Võimalus kontrollida väljavõetud finantsvaldkondi käibemaksu võrdsuse ja täieliku järjepidevuse kontrollidega

Üks ülesandeid, millele raamatupidamismeeskonnad kõige rohkem aega kulutavad, on hajutatud kulude ja arvete andmete korrastamine organiseeritud tabelitesse. Meilile lisatud arve, WhatsAppist saadetud kviitungi foto, vaba tekstiga kuluteatis nagu "Ankara koosoleku söök + takso 840 TL"... Need peaksid kõik jõudma samasse kohta: rida, mis on struktureeritud kategooriate, summa, käibemaksu (käibemaksu), kuupäeva ja tarnija väljadega.

Tehisintellekt (AI) on selles "vaba teksti struktureerimiseks" teisenduses väga võimas. Kuid finantsandmetes on lubamatu, et isegi senti läheb valesti. Nii et selles üksuses õpime koos kahte asja: tehisintellekti panemine tootma andmeid vastavalt fikseeritud skeemile (ettemääratud väljade loend) ja väljundi kinnitamine koondjärjepidevuse kontrollidega.

Miks on "skeem" nii oluline?

Skeem on see, kui sa ütled ette, millised väljad on igal real, mis järjekorras ja mis formaadis. Kui te skeemi ei esita, toodab mudel iga arve jaoks erineva vormingu; Siis oleks nende ühendamine üheks tabeliks ilma käsitsi parandamata keeruline. Kui esitate skeemi, on väljund ühtaegu järjepidev ja kontrollitav.

Hea kulutabel sisaldab järgmisi välju: kuupäev, tarnija, kirjeldus, kategooria, käibemaksuvabastuse summa (baas), käibemaksumäär, käibemaksu summa, kogusumma koos käibemaksuga, dokumendi nr.

Näpunäide. Määrake numbriväljad alati "punkt/koma" kokkuleppega. Kui ütlete "Kirjutage summad vormingus 1234.56, ilma tuhandete eraldajata", väldite hiljem Excelisse eksportimisel tundidepikkust vormingu õudusunenägu.

Samm-sammult: vaba tekstist tabelisse

1. Parandage skeem. Kirjutage väljade nimed, järjekord ja vorming.
2. Esitage kategooriate loend. Paluge modellil teie loendist valida, mitte oma peas kategooriaid välja mõelda.
3. Tehke määramatuse reegel. Laske tal lahkuda alalt, milles ta kindel pole, ja pange silt "check".
4. Kontrollige käibemaksu loogikat. Laske mudelil kontrollida võrrandi alus + käibemaks = kokku.
5. Kontrollige kogusummat. Kas kõigi ridade kogusumma vastab teie kontrollsummale?

Nõrk viip / Tugev viip

Nõrk viip: Tehke järgmised kulud tabelisse: - Ankara toidutakso 840 - kirjatarbed 300 koos käibemaksuga - hotell 2 ööd 3600

See annab väljundi, mille kategooria on ebaühtlane, käibemaks segamini, vorming igal real erinev.

Võimas viip:Teisenda järgmised vaba teksti tasud tabeliks TÄPSELT selle skeemi järgi:Väljad (selles järjekorras): kuupäev | tarnija | kirjeldus | kategooria |baas | käibemaksumäär | käibemaksu_summa | kokku | MärkusReeglid:- Kategooriad ainult järgmisest loendist: [Reisimine, Majutus, Toit, Kirjatarbed, Transport, Muu]- Kirjutage summad vormingus 1234.56 (ilma tuhandete eraldajata).- Kui on märgitud "KM sisaldab", arvutage baas ja käibemaks tagasi; Kui sa ei tea käibemaksumäära, siis kirjuta märkuse väljale "määra kinnitus" ja jätke see tühjaks. - Sisestage igal real maksubaasi võrdsus + KM_summa = kokku; Kui see seda ei paku, kirjutage märkuse väljale "EI KOHTU". - Lahkuge väljalt, milles te pole kindel, lisage märkmesse "kontroll".

See viip arvutab kirjatarvete baasi koos käibemaksuga tagasi 250-ni ja käibemaksu 50-ni, märgistab ebaselgete määradega kaubad ja annab puhta väljundi, mille saab ühendada üheks tabelisse.

Käibemaksu tagasi arvutamise loogika

Maksubaasi leidmine käibemaksuga summalt on raamatupidamises sageli nõutav protseduur. Valem: alus = kokku / (1 + määr). Näiteks 300 TL koos 20% käibemaksuga on baas = 300 / 1,20 = 250, KM = 50. Kui annate mudelile selle valemi selgesõnaliselt, siis veapiir väheneb.

tehing

valem

Näidis (20%)

Käibemaksuta → sisaldab

kokku = baas × (1 + määr)

250 × 1,20 = 300

Sisaldab käibemaksu → alus

baas = kokku / (1 + määr)

300 / 1,20 = 250

käibemaksu summa

vat = kokku − alus

300–250 = 50

kontrolli

alus + käibemaks = kokku

250 + 50 = 300

Arvefoto ja OCR-trükiga töötamine

Põllult tehtud kulud laekuvad sageli kviitungifoto või PDF-arvena. Tehnoloogiat, mis eraldab nendelt piltidelt teksti, nimetatakse OCR-iks (Optical Character Recognition). Visuaalsed AI-tööriistad saavad selle tööga hakkama, kuid OCR-väljund on alati vigane: koma võib lugeda punktiks, "5" võib segi ajada tähega "S", summa number võib kaduma minna. Seetõttu ärge kunagi kaasake OCR-i summasid otse raamatupidamisse.

Ekstraheerige sellelt arvepildilt järgmised väljad ja kirjutage need TÄPSELT järgmisele skeemile:kuupäev | tarnija | maksu_nr | alus | käibemaksumäär | käibemaksu_summa | totalRules:- Kirjutage "UNREAD" mis tahes väljale, mida te ei saa lugeda või milles te pole kindel, ärge arvake.- base + VAT_amount = kontrolli kogusummat; Kui ei, siis märkige "CHECK". - Esitage summad kujul 1234.56.

See on kriitilise tähtsusega ohutusreegel, et mitte panna kedagi arvama ebakindlat piirkonda. Kui mudel täiendab numbrit sõnaga "kõige tõenäolisemalt", sisestab kirje vaikselt vea. Lipp "LUGEMATU" võimaldab inimesel naasta originaaldokumendi juurde ja seda kinnitada.

Näpunäide. OCR-i väljatrükil on kogusumma tavaliselt kõige usaldusväärsem välja lugeda, kuna see on kirjutatud suures kirjas. Kui maksubaas + käibemaks = summaarne võrrand ei kehti, saate sellest võrrandist tagasi minnes teada, millises piirkonnas viga on.

Anomaalia ja dubleeritud kirje tuvastamine

AI ei tõlgi ainult; Samuti leiab see kahtlasi esemeid. Näiteks peaaegu sama summa samalt tarnijalt kaks korda samal päeval või ebatavaliselt suur kulu selle kategooria kohta.

Allolevasse kulutabelisse märkige järgmised kõrvalekalded ja kirjutage põhjus: 1) Võimalik topeltkirje (sama tarnija + sarnane summa + hiljutine kuupäev)2) Summad, mis on suuremad kui 3-kordne kategooria keskmine3) KM määr erineb kategooria puhul eeldatust Lihtsalt märkige ja kirjutage põhjus; ärge kustutage ega muutke ühtegi rida.

Ettevaatust: AI hoiatus "see võib korduda" on vihje, mitte otsus. Need kaks kirjet võivad tegelikult olla kaks erinevat teenust. Kustutamise või ühendamise otsuse teevad alati inimesed; Modell tõmbab lihtsalt teie tähelepanu.

Mini korpused

Juhtum 1 – 300 kiibi virn. Raamatupidamisekspert muutis 300-realise vabatekstilise kuulõpu kululoendi diagrammiviipaga umbes 15 minutiga tabeliks. Töö, mis võttis käsitsi tehes aega 4 tundi, vähenes kontrollimisega 40 minutini. Kasu ei ole ainult kiirus; suurenes ka kategooria järjepidevus.

Juhtum 2 – tabati topeltmakse. Anomaalia viipa märgistas, et tarnijale esitatud 4720 TL arve sisestati kaks korda kahe erineva dokumendinumbriga. Ekspertiis näitas, et üks oli mustand ja teine ​​lõplik arve ning mõlemad olid tasumisele kuuluvad. Ilma tehisintellektita oleks topeltmakse.

Juhtum 3 — käibemaksumäära lõks. Mudel määras põhitoidu ostmisele 20% käibemaksu; seevastu kaup kuulus madalama määra rühma. Tänu "määra kinnitamise" reeglile märgistas, kontrollis ja parandas rida ekspertallikas. Õppetund: Ära jäta käibemaksumäära mudelile, kinnita see nimekirjast või dokumendist.

Levinud vead

• Andmete tõlkimine ilma skeemi esitamata. Iga rida on erinevas vormingus, kombineerimine nõuab käsitsi korrigeerimist.
• Ei paku kategooriate loendit. Mudel sobib oma kategooriatega; aruandlus muutub ebajärjekindlaks.
• Käibemaksu võrdsust ei kontrollita. maksubaas + käibemaks = tabelisse kantakse vaikselt read, mis ei anna summat kokku.
• Anomaaliahoiatuse eksitamine otsuse tegemiseks. "Võib korrata" on algus; Kustutamise otsuse teeb inimene.
• Kontrollsumma vahelejätmine. Väljundile tuginemine, võrdlemata ridade kogusummat teadaoleva kontrollsummaga.

Kokkuvõttes

• Vabateksti kulu/arvete andmete töötlemisel tehisintellektiga on kõige usaldusväärsem viis väljundi taotlemine kindla skeemi järgi.
• Kategooriate loendi esitamine ja vormingureeglite (punkt/koma, tuhandete eraldaja) selgitamine hoiab väljundi järjepideva ja ülekantava.
• Andke mudelile selgesõnaliselt tagasi käibemaksu arvutamise valem ja kontrollige igal real maksubaasi + käibemaksu = kokku võrdsust.
• AI on võimas dubleerivate ja anomaalsete kirjete märgistamisel, kuid kustutamise/ühendamise otsuse teeb alati inimene.
• Ridade summade ristkinnitamine teadaoleva kontrollsummaga kindlustab kogu töö.

Rakenduse ülesanne

Koostage vähemalt 10-realine seganimekiri (tegelike või näidiskuludega); teadlikult sisaldama duplikaatkande ja vale käibemaksumääraga artiklit. Teisendage see võimsa viipamalliga tabeliks ja käivitage seejärel anomaaliaviip. Kontrollige, kas mudel püüab kinni kaks teie seatud lõksu, ja kontrollige käsitsi käibemaksu võrdsust kolmes reas.

kontrollnimekiri

• [ ] Määratlesin fikseeritud skeemi väljade nimede, järjekorra ja vorminguga.
• [ ] Kategoorialoendi andsin modellile, ma ei lasknud sellel välja mõelda.
• [ ] Lisasin numbrilise vormingu (punkt/koma, tuhandete eraldajata) reegli.
• Kontrollisin [ ] maksubaasi + käibemaks = täielik võrdsus.
• [ ] Lasin teha anomaalia/duplikaatskaneeringu ja tegin otsused inimesena.
• [ ] Võrdlesin rea kogusummat teadaoleva kontrollsummaga.