Kasu:
- Oskus koostada asutusespetsiifiline poliitika/menetlusdokument koos struktureeritud viipega
- Võimalus poliitikaid sobitada rolli ja vastutusega (RACI) ning muuta need auditeeritavaks
- Oskus rakendada stiili- ja vormindusstandardeid arusaadava, kohaldatava ja järjepideva poliitikakeele jaoks.
Asutuse poliitika on kirjalik mälu ja otsustusdistsipliin: altkäemaksuvastasest infoturbeni, kaugtööst andmete salvestamiseni – see on väljendi "nii me teeme" ametlik versioon. Hea poliitika on selge, jõustatav ja auditeeritav; Halb poliitika on kas hunnik žargooni, mida keegi ei loe, või heade kavatsuste kogum, mis praktikas tühiseks jääb. Tehisintellekt (AI) koostab kiiresti poliitika- ja protseduuridokumentide esimese mustandi, hoiab keele järjepidevana ja struktureerib rollide ja vastutuse kaardistused. Selles üksuses õpime, kuidas luua organisatsioonispetsiifilisi, RACI-le auditeeritavaid ja arusaadavaid põhimõtteid, säilitades alati inimeste heakskiidu.
Teeme tingimused selgeks. Poliitika on kõrgetasemeline dokument ("mida ja miks"), mis kehtestab organisatsiooni seisukoha ja reeglid mingis küsimuses. Protseduur on dokument, mis selgitab samm-sammult, kuidas seda poliitikat rakendada ("kuidas"). RACI on maatriks, mis selgitab iga ülesande puhul vastutustundliku, vastutustundliku, nõustatava ja informeeritud rollid. Reguleerimisala on see, keda ja mida poliitika seob. Tõhusus ja ülevaatus näitavad, millal poliitika kehtib ja kui sageli seda värskendatakse.
Poliitikadokumendi skelett
Järjepidevatel poliitikatel on ühine raamistik. Kui annate tehisintellektile selle skeleti, on kõigil teie dokumentidel sama struktuur ja loetavus. Samm-sammult:
- Eesmärk ja ulatus. Mida, kes ja milliseid olukordi poliitika hõlmab?
- Definitsioonid. Kriitilised terminid on selgelt määratletud.
- Põhimõtted/reeglid. Asutuse põhiseisukoht ja siduvad eeskirjad.
- Rollid ja kohustused (RACI). Kes mida teeb, kes selle heaks kiidab, kellega konsulteeritakse.
- Menetlus/etapid. Rakenduse konkreetne vool.
- Erandid, rikkumine ja jõustamine. Kuidas reeglite rikkumisega toime tulla.
- Täitmine, läbivaatamine ja sellega seotud dokumendid.
Teie roll: kogenud ekspert ettevõtte poliitika kirjutamisel. Koostage poliitika kavand järgmisel teemal. Struktuur: 1) Eesmärk ja ulatus 2) Mõisted 3) Põhimõtted ja reeglid4) Rollid ja vastutus 5) Menetluse etapid 6) Erand/rikkumine/sanktsioon7) Jõustamine ja läbivaatamine.Reeglid:- TÄHTADA]tühi institutsiooni apokrüüfiline.- Kui nõutakse juriidilist omistamist, lisage märkus "nõutav juriidiline kinnitus – tuleb kontrollida"; Ärge andke oma artikli/otsuse numbrit. - Hoidke keel selge, lühikeste lausetega ja kohaldatav.<topic>[põhiteave poliitikaprobleemi ja institutsiooni kohta]</topic>
Tähelepanu: poliitikal on õiguslikud tagajärjed; Distsiplinaar-, andme- või turvapoliitika peab vastama kehtivatele õigusaktidele. Tehisintellekti koostatud eelnõu peab enne avaldamist üle vaatama ja kooskõlas kohaldatava õigusega heaks kiitma jurist/ekspert.
Auditeeritavaks muutmine RACI abil
Selgus, kes mida teeb, teeb poliitika teostatavaks. Rollita poliitika on dokument, mille eest vastutavad kõik, kuid keegi ei vastuta. AI on võimas kõigi kohustuste sobitamisel RACI-ga.
Koostage RACI-tabel iga konkreetse kohustuse kohta järgmises poliitikaprojektis:| Tegevus/kohustus | Vastutav (R) | Kinnitatud (A) | Konsulteeritud (C) | Informeeritud (I) |Reeglid:- Igal tegevusel peab olema ÜKS "Kinnitaja (A)".- Märkige tegevused, mille roll eeskirjades jääb ebaselgeks, kui "roll pole määratud".- Kui te ei tea tegelikke pealkirju, jätke kohatäide [ROLE: ...].
Siin on ka järjepidevuse ja loetavuse aspekt. Kõik asutuse poliitikad peaksid olema kirjutatud samas stiilis ja samadel tingimustel. AI standardib teksti vastavalt stiilijuhisele.
Korraldage see poliitika vastavalt järgmistele stiilistandarditele: - lühikesed laused; igas lauses üks reegel. - Omastavad väljendid nagu "Üksuse vastutus on Määratlege see seal, kus seda esimest korda mainitakse. - Lausel lause kaupa, nummerdatud struktuur. Näidake avaldisi, mida muutsite lühikese tabeliga (enne/pärast).
Nõrk viip / Tugev viip
Nõrk viip: kirjutage meile teabeturbepoliitika.
Tulemus: Interneti keskmisest tuletatud üldtekst, mis ei ole teie organisatsiooni jaoks asjakohane, ebaselgete rollidega ja mille õiguslikku vastavust ei ole kontrollitud. Kui see avaldatakse, ei saa seda rakendada ja see jääb auditis jõude.
Võimas viip: [eksperdi roll + 7-osaline skelett + [TÄIDATA] institutsioonipõhised lüngad + märkus "juriidiline kinnitus seaduslikuks omistamiseks" + RACI vaste + stiilistandardid]
Tulemus: Teie asutusele kohandatav, kõiki kohustusi hõlmav, järjekindla keelekasutusega poliitika kavand on valmis juriidiliseks heakskiitmiseks.
Eeskirja testimine: kohaldatavuse kontroll
Isegi pealtnäha hästi kirjutatud poliitikat ei pruugi valdkonnas rakendada: see võib sisaldada ebareaalseid tähtaegu, olematuid rolle või vastuolulisi reegleid. Saate kasutada tehisintellekti, et enne selle avaldamist poliitika läbi viia "teostatavustest". See loeb teksti töötaja vaatenurgast ja leiab kohad, kus nad võivad takerduda.
Enne avaldamist testige järgmise poliitika rakendatavust: 1) küsige, kas iga reeglit saab rakendada tegelik roll; märgi ära need, mis tunduvad ebamäärased või võimatud.2) Uuri välja, kas reeglites on vastuolusid või dubleerimist.3) Hinda, kas määratud kellaajad ja sagedused on realistlikud.4) Kui töötaja küsib "kuidas ma seda täpselt teen?" Loetlege punktid, kus te jänni jääte. Andke iga leiu kohta lühike parandusettepanek; lõpliku kohtuotsuse kehtestamine.
Näpunäide. Mõelge poliitikale järgmiselt: "Kas töötaja loeb seda ja teab, mida teha?" Küsimusega testimine tabab kõige levinumat viga (abstraktsed ja mittejõustatavad reeglid). Poliitika, mida ei saa rakendada, on riskantsem kui poliitika, mida pole olemas; sest see loob harmoonia illusiooni.
Poliitika või kord?
Suurus
Poliitika
Menetlus
küsimus
mida ja miks
Kuidas
Tase
ülemine, põhimõte
Töökorras, samm-sammult
muuta
haruldane
Värskendatakse, kui protsess muutub
näide
"Isikuandmed on kaitstud"
"Nende sammudega andmete kustutamise taotlus 30 päeva jooksul"
Heakskiit
Kõrgem juhtkond/jurist
Protsessi omanik + vastavus
Kolm miniümbrist
Juhtum 1 – mahajäetud poliitika. Ettevõtte andmete säilitamise poliitika on kehtinud juba aastaid, kuid "kes ja millal kustutab andmed?" Vastust küsimusele dokumendis ei olnud. Kui klient saabus kustutamistaotluse, ei võtnud keegi omandiõigust ja taotlus viibis 40 päeva. RACI lisati tehisintellektiga seotud poliitikasse; Igale salvestamis- ja kustutamistegevusele määrati üks kinnitaja ja vastutav isik. Hilisemad päringud suleti keskmiselt 9 päevaga ja protsess muutus auditeeritavaks.
Juhtum 2 – loetamatu dokument. Asutuse eetikapoliitika oli 14-leheküljeline raske kõnepruugiga tekst; uuring näitas, et ainult 12% töötajatest loeb. Stilistiline standardimine AI-ga: lühikesed laused, sobivad väljendid, määratletud terminid. Dokumendi maht vähenes 6 leheküljele ja lugemisprotsent tõusis kolme kuuga 57%-ni. Sisu jäi samaks; arusaadavus kümnekordistus.
Juhtum 3 – juriidilise heakskiidu väärtus. Üks meeskond kavatses vahetult avaldada tehisintellekti loodud distsiplinaarpoliitika kavandi. Eelnõu sisaldas avaldust "ühepoolse ülesütlemise kohta", mis ei vastanud kehtivale tööseadusandlusele; AI märkis selle kui "nõutav juriidiline kinnitus". Õigusliku läbivaatamise käigus parandati sõnastus. Kui märki eirataks, kehtestataks jõustamatu ja kohtuvaidluste risk.
Levinud vead
- Üldpoliitika koostamine ilma institutsioonita. Tekst, mis on loodud ilma kontekstita ja [TO BE FILLED] tühikuteta, ei sobi teie asutusse.
- Ei saa rolle määrata. Ilma RACIta jääb poliitika maha; keegi ei vastuta.
- Segane poliitika protseduuriga. Kui "mida/miks" ja "kuidas" ei eraldata, on dokument nii abstraktne kui ka mittetäielik.
- Juriidilisest heakskiidust mööda hiilides. Poliitikad, millel on õiguslikud tagajärjed, tuleb vastavalt seadusandlusele üle vaadata.
- Žargon ja pikad laused. Lugemata poliitikat ei jõustata; Stiilistandard on hädavajalik.
- Ülevaatamise kuupäeva ei määra. Poliitikad on aegunud; tuleks määratleda jõustamine ja perioodiline läbivaatamine.
Kokkuvõttes
Poliitika ja protseduuride kirjutamine on ülesanne muuta organisatsiooni seisukoht selgeteks, patenteeritud ja auditeeritavateks reegliteks. AI koostab hea esimese mustandi, hoiab keele järjepidevana ja sobitab kõik kohustused RACI-le; Kuid peate täitma asutusele omased lüngad, läbima juriidilise sisu seadusliku heakskiidu ja hoidma dokumendi loetavana. Eraldage poliitika protseduurist, määrake igale tegevusele üks kinnitaja ja looge ülevaatuse tsükkel. AI toodab jooniseid ja struktuure; Poliisi seaduslikkuse ja kehtivuse üle otsustab volitatud spetsialist.
Rakenduse ülesanne
Valige poliitikateema (nt vastuvõetav kasutamine, andmete säilitamine). (1) Laske koostada 7-osalise skeletiviipaga kontuurid; kontrollige kõiki märgiseid [TÄIDATAKSE] ja „nõutav on seaduslik kinnitus”. (2) määrake RACI viipaga igale kohustusele rollid; Veenduge, et iga tegevuse jaoks oleks ainult üks kinnitaja. (3) Käivitage stiilide standardimine ja parandage loetavust. (4) Sulgege dokument staatusega "ootab juriidiline/eksperdi heakskiitu" ja ülevaatuse kuupäev.
kontrollnimekiri
- [ ] Kas poliitika on kirjutatud sidusa 7-osalise raamistikuga?
- [ ] Kas asutusepõhised lüngad on jäetud [TOBE FILLED]?
- [ ] Iga kohustus on kaardistatud RACI-ga, määratud üks kinnitaja?
- [ ] Kas poliitika ja protseduuride vahe on selge?
- [ ] Kas legaalsele sisule on kavandatud juriidiline/eksperdi heakskiit?
- [ ] Kas keel on muudetud lühilauseliseks, idiosünkraatiliseks ja žargoonivabaks?
- [ ] Kas jõustumis- ja läbivaatamiskuupäevad on määratletud?