Κέρδη:
- Δυνατότητα μετατροπής δωρεάν κειμένου και δεδομένων τιμολογίου σε πίνακα δομημένο σύμφωνα με ένα σταθερό σχήμα
- Δυνατότητα ρύθμισης επαναλαμβανόμενων μηνυμάτων για κατηγοριοποίηση δαπανών, υπολογισμό επιστροφής ΦΠΑ και ανίχνευση ανωμαλιών
- Δυνατότητα επαλήθευσης εξαγόμενων χρηματοοικονομικών πεδίων με ελέγχους ισότητας ΦΠΑ και συνολικής συνέπειας
Μία από τις εργασίες στις οποίες οι λογιστικές ομάδες αφιερώνουν περισσότερο χρόνο είναι η οργάνωση διάσπαρτων δεδομένων δαπανών και τιμολογίων σε οργανωμένους πίνακες. Ένα τιμολόγιο επισυναπτόμενο σε ένα email, μια φωτογραφία απόδειξης που στάλθηκε από το WhatsApp, ένα σημείωμα εξόδων δωρεάν κειμένου όπως "Γεύμα συνάντησης στην Άγκυρα + ταξί 840 TL"... Θα πρέπει όλα να καταλήγουν στο ίδιο μέρος: μια γραμμή δομημένη με κατηγορίες, ποσό, ΦΠΑ (Φόρος Προστιθέμενης Αξίας), ημερομηνία και πεδία προμηθευτή.
Η τεχνητή νοημοσύνη (AI) είναι πολύ ισχυρή σε αυτόν τον μετασχηματισμό «ελεύθερου κειμένου σε δομή». Όμως στα οικονομικά δεδομένα είναι απαράδεκτο έστω και μια δεκάρα να πάει στραβά. Έτσι, σε αυτήν την ενότητα θα μάθουμε δύο πράγματα μαζί: να κάνουμε την τεχνητή νοημοσύνη να παράγει δεδομένα σύμφωνα με ένα σταθερό σχήμα (προκαθορισμένη λίστα πεδίων) και να επικυρώνουμε το αποτέλεσμα με συγκεντρωτικούς ελέγχους συνέπειας.
Γιατί είναι τόσο σημαντικό το "Σχήμα";
Σχήμα είναι όταν λέτε εκ των προτέρων ποια πεδία θα βρίσκονται σε κάθε σειρά, με ποια σειρά και σε ποια μορφή. Εάν δεν παρέχετε ένα σχήμα, το μοντέλο παράγει διαφορετική μορφή για κάθε τιμολόγιο. Στη συνέχεια, ο συνδυασμός τους σε έναν ενιαίο πίνακα θα ήταν δύσκολος χωρίς τη χειροκίνητη διόρθωση. Εάν παρέχετε ένα σχήμα, η έξοδος θα είναι συνεπής και επαληθεύσιμη.
Ένα καλό γράφημα εξόδων περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία: ημερομηνία, προμηθευτής, περιγραφή, κατηγορία, ποσό εξαίρεσης ΦΠΑ (βάση), συντελεστής ΦΠΑ, ποσό ΦΠΑ, σύνολο συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, αριθ.
Συμβουλή: Να ορίζετε πάντα τα αριθμητικά πεδία με τη σύμβαση "περίοδος/κόμμα". Λέγοντας "Γράψτε τα ποσά στη μορφή 1234.56, χωρίς το διαχωριστικό χιλιάδων" θα αποφύγετε τον εφιάλτη μορφοποίησης πολλών ωρών κατά την εξαγωγή στο Excel αργότερα.
Βήμα προς βήμα: Από το ελεύθερο κείμενο στον πίνακα
- Διορθώστε το σχήμα. Γράψτε τα ονόματα των πεδίων, τη σειρά και τη μορφή.
- Δώστε τη λίστα κατηγοριών. Ζητήστε από το μοντέλο να επιλέξει από τη λίστα σας, όχι να φτιάχνει κατηγορίες στο κεφάλι της.
- Κάντε έναν κανόνα αβεβαιότητας. Αφήστε το να αφήσει κενή την περιοχή για την οποία δεν είναι σίγουρος και βάλτε μια πινακίδα «τσεκ».
- Επαληθεύστε τη λογική του ΦΠΑ. Ζητήστε από το μοντέλο να ελέγξει τη βάση της εξίσωσης + ΦΠΑ = σύνολο.
- Σταυρός ελέγξτε το σύνολο. Το σύνολο όλων των γραμμών ταιριάζει με το άθροισμα ελέγχου σας;
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμο μήνυμα: Μετατρέψτε τα ακόλουθα έξοδα σε πίνακα: - Ταξί για φαγητό στην Άγκυρα 840 - χαρτικά 300 συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ - ξενοδοχείο 2 διανυκτερεύσεις 3600
Αυτό δίνει ένα αποτέλεσμα με ασυνεπή κατηγορία, ανακατεμένο ΦΠΑ, διαφορετική μορφή σε κάθε γραμμή.
Ισχυρή προτροπή: Μετατρέψτε τις ακόλουθες χρεώσεις δωρεάν κειμένου σε πίνακα ΑΚΡΙΒΩΣ σύμφωνα με αυτό το σχήμα: Πεδία (με αυτή τη σειρά): ημερομηνία | προμηθευτής | περιγραφή | κατηγορία |βάση | ΦΠΑ | ΦΠΑ_ποσό | σύνολο | ΣημείωσηΚανόνες: - Κατηγορία μόνο από την ακόλουθη λίστα: [Ταξίδια, Διαμονή, Τρόφιμα, Γραφική ύλη, Μεταφορές, Άλλα]- Γράψτε τα ποσά στη μορφή 1234.56 (χωρίς διαχωριστικό χιλιάδων).- Εάν αναφέρεται "Συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ", υπολογίστε τη βάση και τον ΦΠΑ πίσω. Εάν δεν γνωρίζετε τον συντελεστή ΦΠΑ, γράψτε "επιβεβαίωση συντελεστή" στο πεδίο σημείωσης και αφήστε το κενό. - Δώστε την ισότητα της φορολογικής βάσης + ΦΠΑ_ποσό = σύνολο σε κάθε γραμμή. Εάν δεν το παρέχει, γράψτε "ΔΕΝ ΣΥΝΑΝΤΕΙ" στο πεδίο σημείωσης. - Αφήστε το πεδίο για το οποίο δεν είστε σίγουροι, προσθέστε "επιταγή" στη σημείωση.
Αυτή η προτροπή υπολογίζει ξανά τη βάση για χαρτικά, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ σε 250 και του ΦΠΑ σε 50, επισημαίνει αντικείμενα με διφορούμενους συντελεστές και παράγει ένα καθαρό αποτέλεσμα που μπορεί να συνδυαστεί σε έναν ενιαίο πίνακα.
Λογική υπολογισμού επιστροφής ΦΠΑ
Η εύρεση της φορολογικής βάσης από ένα ποσό συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ είναι μια συχνά απαιτούμενη διαδικασία στη λογιστική. Τύπος: βάση = σύνολο / (1 + ποσοστό). Για παράδειγμα, για 300 TL συμπεριλαμβανομένου 20% ΦΠΑ, η βάση = 300 / 1,20 = 250, ΦΠΑ = 50. Εάν δώσετε ρητά αυτόν τον τύπο στο μοντέλο, το περιθώριο σφάλματος μειώνεται.
συναλλαγή
τύπος
Δείγμα (20%)
Χωρίς ΦΠΑ → περιλαμβάνεται
σύνολο = βάση × (1 + ποσοστό)
250 × 1,20 = 300
Με ΦΠΑ → βάση
βάση = σύνολο / (1 + ποσοστό)
300 / 1,20 = 250
Ποσό ΦΠΑ
vat = σύνολο − βάση
300 − 250 = 50
έλεγχος
βάση + δεξαμενή = σύνολο
250 + 50 = 300
Εργασία με φωτογραφία τιμολογίου και εκτύπωση OCR
Τα έξοδα από το χωράφι συχνά φτάνουν ως φωτογραφία απόδειξης ή τιμολόγιο PDF. Η τεχνολογία που εξάγει κείμενο από αυτές τις εικόνες ονομάζεται OCR (Optical Character Recognition). Τα εργαλεία οπτικής τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να κάνουν τη δουλειά, αλλά η έξοδος OCR είναι πάντα ελαττωματική: ένα κόμμα μπορεί να διαβαστεί ως τελεία, το "5" μπορεί να συγχέεται με το "S", ένα ψηφίο του ποσού μπορεί να χαθεί. Επομένως, μην συμπεριλάβετε ποτέ τα ποσά από το OCR απευθείας στη λογιστική.
Εξαγάγετε τα ακόλουθα πεδία από αυτήν την εικόνα τιμολογίου και γράψτε τα ΑΚΡΙΒΩΣ στο ακόλουθο σχήμα: ημερομηνία | προμηθευτής | φορολογικός_αριθμός | βάση | ΦΠΑ | ΦΠΑ_ποσό | totalRules: - Γράψτε "UNREAD" σε οποιοδήποτε πεδίο δεν μπορείτε να διαβάσετε ή δεν είστε σίγουροι για το, μην μαντέψετε.- base + vat_amount = check total; Εάν όχι, σημειώστε "CHECK". - Δώστε τα ποσά με τη μορφή 1234.56.
Είναι ένας κρίσιμος κανόνας ασφαλείας να μην κάνετε κανέναν να μαντέψει την αβέβαιη περιοχή. Εάν το μοντέλο συμπληρώσει έναν αριθμό με "πιθανότατα να", η εγγραφή εισάγει σιωπηλά το σφάλμα. Η σημαία "UNREAD" επιτρέπει στον άνθρωπο να επιστρέψει στο αρχικό έγγραφο και να το επιβεβαιώσει.
Συμβουλή: Στην εκτύπωση OCR, το συνολικό ποσό είναι συνήθως το πιο αξιόπιστο πεδίο για ανάγνωση, επειδή είναι γραμμένο με μεγάλη γραμματοσειρά. Εάν η φορολογική βάση + ΦΠΑ = συνολική εξίσωση δεν ισχύει, μπορείτε να βρείτε σε ποια περιοχή βρίσκεται το σφάλμα επιστρέφοντας από αυτήν την εξίσωση.
Ανίχνευση ανωμαλιών και διπλών εγγραφών
Το AI δεν μεταφράζει απλώς. Βρίσκει επίσης ύποπτα αντικείμενα. Για παράδειγμα, σχεδόν το ίδιο ποσό από τον ίδιο προμηθευτή δύο φορές την ίδια μέρα ή ένα ασυνήθιστα μεγάλο κόστος για την κατηγορία.
Στον παρακάτω πίνακα εξόδων, σημειώστε τις ακόλουθες ανωμαλίες και γράψτε τον λόγο:1) Πιθανή διπλή εγγραφή (ίδιος προμηθευτής + παρόμοιο ποσό + πρόσφατη ημερομηνία) 2) Ποσά μεγαλύτερα από 3 φορές από τον μέσο όρο της κατηγορίας3) Συντελεστής ΦΠΑ διαφορετικός από τον αναμενόμενο για την κατηγορίαΑπλώς σημειώστε και γράψτε τον λόγο. μην διαγράψετε ή αλλάξετε καμία σειρά.
Προσοχή: Η προειδοποίηση του AI "αυτό μπορεί να είναι επαναλαμβανόμενο" είναι μια υπόδειξη, όχι μια απόφαση. Οι δύο εγγραφές μπορεί στην πραγματικότητα να είναι δύο διαφορετικές υπηρεσίες. Η απόφαση για διαγραφή ή συγχώνευση λαμβάνεται πάντα από ανθρώπους. Το μοντέλο απλά σου τραβάει την προσοχή.
Μίνι Θήκες
Περίπτωση 1 — Στοίβα 300 μάρκες. Ένας ειδικός λογιστής μετέτρεψε μια λίστα εξόδων τέλους μήνα 300 γραμμών ελεύθερου κειμένου σε πίνακα σε περίπου 15 λεπτά με την προτροπή του διαγράμματος. Η εργασία, η οποία διήρκεσε 4 ώρες όταν έγινε χειροκίνητα, μειώθηκε στα 40 λεπτά με την επαλήθευση. Το κέρδος δεν είναι μόνο η ταχύτητα. αυξήθηκε επίσης η συνοχή της κατηγορίας.
Περίπτωση 2 — Έπιασε διπλή πληρωμή. Η προτροπή ανωμαλίας επισήμανε ότι ένα τιμολόγιο 4.720 TL σε έναν προμηθευτή καταχωρήθηκε δύο φορές με δύο διαφορετικούς αριθμούς παραστατικών. Η εξέταση έδειξε ότι το ένα ήταν πρόχειρο και το άλλο ήταν οριστικό τιμολόγιο, και ότι και τα δύο έπρεπε να πληρωθούν. Χωρίς AI, θα υπήρχε διπλή πληρωμή.
Περίπτωση 3 — Παγίδα συντελεστή ΦΠΑ. Το μοντέλο όριζε 20% ΦΠΑ για την αγορά ενός βασικού τροφίμου. ενώ το είδος ήταν στην ομάδα χαμηλότερου ποσοστού. Χάρη στον κανόνα "επιβεβαίωσης ποσοστού", η γραμμή επισημάνθηκε, επαληθεύτηκε και διορθώθηκε από την πηγή ειδικού. Μάθημα: Μην αφήνετε τον συντελεστή ΦΠΑ στο μοντέλο, επιβεβαιώστε τον από τη λίστα ή το έγγραφο.
Συνήθη λάθη
- Μετάφραση δεδομένων χωρίς παροχή σχήματος. Κάθε γραμμή έρχεται σε διαφορετική μορφή, ο συνδυασμός απαιτεί χειροκίνητη διόρθωση.
- Δεν παρέχεται η λίστα κατηγοριών. Το μοντέλο ταιριάζει στις δικές του κατηγορίες. η αναφορά γίνεται ασυνεπής.
- Δεν έχει ελεγχθεί η ισότητα ΦΠΑ. φορολογική βάση + ΦΠΑ = οι σειρές που δεν αθροίζονται στο σύνολο εισάγονται σιωπηλά στον πίνακα.
- Λάθος μιας προειδοποίησης ανωμαλίας με μια απόφαση. Το "Μπορεί να επαναληφθεί" είναι μια αρχή. Ο άνθρωπος παίρνει την απόφαση να διαγράψει.
- Παράλειψη του αθροίσματος ελέγχου. Βασίζεται στην έξοδο χωρίς να συγκρίνει το σύνολο των σειρών με ένα γνωστό ποσό ελέγχου.
Συνοπτικά
- Κατά την επεξεργασία δεδομένων κόστους/τιμολογίου δωρεάν κειμένου με AI, ο πιο αξιόπιστος τρόπος είναι να ζητήσετε την έξοδο σύμφωνα με ένα σταθερό σχήμα.
- Η παροχή μιας λίστας κατηγοριών και η αποσαφήνιση κανόνων μορφοποίησης (περίοδος/κόμμα, διαχωριστικό χιλιάδων) διατηρεί την έξοδο συνεπή και μεταβιβάσιμη.
- Δώστε ρητά τον τύπο υπολογισμού επιστροφής ΦΠΑ στο μοντέλο και ελέγξτε την ισότητα της φορολογικής βάσης + ΦΠΑ = σύνολο σε κάθε γραμμή.
- Η τεχνητή νοημοσύνη είναι ισχυρή στην επισήμανση διπλών και ανώμαλων εγγραφών, αλλά η απόφαση για διαγραφή/συγχώνευση λαμβάνεται πάντα από τον άνθρωπο.
- Η διασταύρωση των συνόλων γραμμής με ένα γνωστό άθροισμα ελέγχου εξασφαλίζει ολόκληρη την εργασία.
Εργασία εφαρμογής
Ετοιμάστε μια μικτή λίστα εξόδων (πραγματικά ή δείγματα) τουλάχιστον 10 γραμμών. συμπεριλάβετε εν γνώσει σας μια διπλότυπη εγγραφή και ένα είδος με λάθος συντελεστή ΦΠΑ. Μετατρέψτε το σε πίνακα με το ισχυρό πρότυπο προτροπής και, στη συνέχεια, εκτελέστε την προτροπή ανωμαλίας. Ελέγξτε αν το μοντέλο πιάνει τις δύο παγίδες που έχετε ορίσει και επαληθεύστε χειροκίνητα την ισότητα ΦΠΑ σε τρεις σειρές.
λίστα ελέγχου
- [ ] Καθόρισα ένα σταθερό σχήμα με ονόματα πεδίων, σειρά και μορφή.
- [ ] Έδωσα τη λίστα κατηγοριών στο μοντέλο, δεν την άφησα να φτιάξει.
- [ ] Πρόσθεσα τον κανόνα της αριθμητικής μορφής (περίοδος/κόμμα, όχι διαχωριστικό χιλιάδων).
- Έλεγξα την [ ] φορολογική βάση + ΦΠΑ = συνολική ισότητα.
- [ ] Έκανα μια ανωμαλία/διπλότυπη σάρωση και πήρα τις αποφάσεις ως άνθρωπος.
- [ ] Σύγκρισα το σύνολο της σειράς με ένα γνωστό άθροισμα ελέγχου.