Κέρδη:
- Δυνατότητα μετατροπής διάσπαρτων σημειώσεων μετά από μια ατομική συνέντευξη σε ένα δομημένο, αμερόληπτο και βασισμένο στην παρατήρηση αρχείο με την υποστήριξη της τεχνητής νοημοσύνης
- Δυνατότητα σύνταξης αιτημάτων για σύνοψη συνάντησης, παρακολούθησης της διαδικασίας και σχεδίου επόμενου βήματος υπό τον έλεγχο ειδικών.
- Κατανοήστε τον κίνδυνο της τεχνητής νοημοσύνης να προσθέσει και να προσθέσει ετικέτες σε σχόλια και βεβαιωθείτε ότι η εγγραφή πρέπει να είναι ανώνυμη και επαληθευμένη, διαχωρίζοντας το γεγονός από την ερμηνεία
Όταν τελειώνει μια ατομική συνέντευξη, ο ειδικός μένει συχνά με μια ακατάστατη σημείωση: προτάσεις γραμμένες στο περιθώριο, μερικές αξέχαστες φράσεις, μισές σκέψεις για το τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια. Η μετατροπή αυτού του σημειώματος σε μια οργανωμένη, αντικειμενική και ανιχνεύσιμη καταγραφή της συνομιλίας απαιτεί χρόνο και συχνά εκτείνεται μέχρι το τέλος της ημέρας ή ακόμα και την επόμενη μέρα. Στο μεταξύ, οι λεπτομέρειες χάνονται. Το αρχείο συνέντευξης είναι ένα επαγγελματικό έγγραφο που τεκμηριώνει πότε έλαβε χώρα μια συνέντευξη με έναν μαθητή, για ποιο σκοπό, τι παρατηρήθηκε και ποια βήματα σχεδιάστηκαν. Καλό αρχείο που διατηρείται. Εξασφαλίζει τη συνέχεια, δίνει κοινό έδαφος στους συνεργαζόμενους συναδέλφους και επιτρέπει τη λογοδοσία όταν είναι απαραίτητο.
Σε αυτή την ενότητα, θα μάθουμε να χρησιμοποιούμε την τεχνητή νοημοσύνη ως βοηθό επεξεργασίας που μετατρέπει το ακατάστατο σημείωμα μετά τη συνέντευξη σε μια δομημένη, αμερόληπτη και βασισμένη στην παρατήρηση εγγραφή. Αλλά ας θέσουμε την πιο κρίσιμη αρχή από την αρχή: η τεχνητή νοημοσύνη οργανώνει τον βαθμό. Δεν ερμηνεύει, δεν επισημαίνει ή δεν διαγιγνώσκει τον μαθητή. Τα γεγονότα, οι παρατηρήσεις και οι αποφάσεις που αποτελούν τη ραχοκοκαλιά του αρχείου προέρχονται από τον ειδικό.
Ανατομία μιας καλής ηχογράφησης: διαχωρισμός του γεγονότος από την ερμηνεία
Η πιο βασική επαγγελματική αρχή της τήρησης αρχείων είναι ο διαχωρισμός των γεγονότων από την ερμηνεία. Φαινόμενο; είναι αυτό που παρατηρείται ή λέγεται («ο μαθητής απέφευγε την οπτική επαφή σε όλη τη διάρκεια της συνέντευξης», «είπε ότι οι βαθμοί του έπεσαν στην τελευταία εξέταση»). Σχόλιο; είναι η επαγγελματική έννοια που αντλεί ο εμπειρογνώμονας από αυτά τα γεγονότα (όπως «σημάδια άγχους που παρατηρούνται»). Η σύγχυση των δύο καθιστά τον δίσκο μεροληπτικό και παραπλανητικό. Για παράδειγμα, ο «τεμπέλης μαθητής» είναι μια ταμπέλα, όχι ένα γεγονός. «Ο μαθητής δήλωσε ότι δεν υπέβαλε τις τρεις τελευταίες εργασίες του» είναι γεγονός.
Το AI είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο εδώ. Το καλό: μπορεί να οργανώσει μια ακατάστατη σημείωση σε μια τακτοποιημένη δομή που διαχωρίζει τις επικεφαλίδες γεγονότων και σχολίων. Επικίνδυνη πτυχή: τείνει να προσθέτει αυθόρμητα σχόλια και ετικέτες. Μπορεί να πασπαλίζει λέξεις όπως «δυστυχισμένος», «εσωστρεφής», «προβληματισμένος» χωρίς να το θέλετε. Γι' αυτό θα πρέπει πάντα να περιορίζετε την προτροπή σας στο "μην προσθέτετε σχόλια, αλλά επεξεργάζεστε μόνο γεγονότα που έγραψα".
Προσοχή: Μην καταγράφετε σχόλια που παράγονται από το AI εκτός εάν συμφωνείτε επαγγελματικά με αυτό το σχόλιο. Είστε υπεύθυνοι για κάθε πρόταση της ηχογράφησης. "Η τεχνητή νοημοσύνη το συνόψισε έτσι" δεν είναι δικαιολογία.
Ανωνυμοποίηση: προϋπόθεση εγγραφής
Τα αρχεία κλήσεων περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ανωνυμοποιήσει έναν βαθμό πριν τον δώσετε στο AI: κάντε το όνομα "Μαθητής Α", την τάξη "μαθητής γυμνασίου", ο γονέας "ένας γονέας". Καταργήστε το όνομα του σχολείου, τα αναγνωριστικά εκτός από την ημερομηνία. Προσθέτετε τα πραγματικά διαπιστευτήρια ενώ αποθηκεύετε το κανονικό κείμενο που παράγει το AI στο δικό σας ασφαλές σύστημα. Έτσι, η τεχνητή νοημοσύνη εισέρχεται μόνο ανώνυμα στη φάση «γλώσσας και μορφής» της διαδικασίας. Η επαληθευμένη εγγραφή δεν πηγαίνει ποτέ σε δημόσιο εργαλείο.
Βήμα προς βήμα: από ακατάστατη σημείωση σε οργανωμένη εγγραφή
- Συλλέξτε την ακατέργαστη νότα. Μόλις τελειώσει η συνέντευξη, γράψτε τι έχετε στο μυαλό σας. Μην αναζητήσετε ακόμα παραγγελία.
- Ανωνυμοποίηση. Αντικαταστήστε τα διαπιστευτήρια με γενικές φράσεις.
- Ξεχωριστό γεγονός/ερμηνεία. Σημειώστε κατά προσέγγιση στις σημειώσεις σας ποια είναι παρατήρηση και ποια είναι συμπέρασμα.
- Να το επεξεργαστεί η AI. Ζητήστε του να χωρέσει σε ένα δομημένο πρότυπο. Απαγορέψτε του να προσθέτει σχόλια.
- Ελέγξτε και συμπληρώστε. Διαβάστε την έξοδο. Αφαιρέστε τυχόν παρερμηνείες, προσθέστε τα στοιχεία που λείπουν και αποφασίστε το επόμενο βήμα.
- Αποθήκευση σε ασφαλές σύστημα. Σε αυτό το τελικό στάδιο, προσθέστε τα διαπιστευτήρια στο κλειστό σύστημά σας.
Αντιγράψιμα πρότυπα
1) Διαμόρφωση ακατάστατης σημείωσης:
Ο ρόλος σας: Βοηθός ΓΡΑΦΗΣ σε σχολικό σύμβουλο. Κανόνας: ΜΗΝ ΠΡΟΣΘΕΣΕΤΕ ΣΧΟΛΙΑ, διαγνώσεις ή ετικέτες. Απλώς επεξεργαστείτε τη σημείωση παρακάτω. Τοποθετήστε την ανώνυμη ακατέργαστη σημείωση συνέντευξης παρακάτω κάτω από τις ακόλουθες επικεφαλίδες: 1) Σκοπός της συνέντευξης, 2) Παρατηρημένα γεγονότα (τι είπε/παρατήρησε ο μαθητής), 3) Σημείωση εμπειρογνωμόνων (αφήστε ΚΕΝΟ, θα συμπληρώσω), 4) Προγραμματισμένο επόμενο βήμα (αφήστε ΚΕΝΟ). Ακατέργαστη σημείωση: [επικολλήστε την ανώνυμη σημείωσή σας]
2) Περίληψη συνέντευξης (για συνέχεια):
Συμπυκνώστε την παρακάτω ηχογράφηση της ανώνυμης συνομιλίας σε μια ουδέτερη περίληψη 3-4 προτάσεων που ο συνάδελφός μου μπορεί να διαβάσει σε 30 δευτερόλεπτα. Χρήση ετικετών και διαγνώσεων. Συμπεριλάβετε μόνο τον σκοπό της συνάντησης, το θέμα που συζητήθηκε και τα προγραμματισμένα βήματα. Ηχογράφηση: [επικόλληση ανώνυμης εγγραφής]
3) Πίνακας παρακολούθησης διαδικασίας:
Παρακάτω ακολουθεί μια περίληψη 3 συνεντεύξεων με τον ίδιο μαθητή (ανώνυμη). Τακτοποιήστε τα σε έναν πίνακα με στήλες για την ημερομηνία, το θέμα που καλύπτεται, την αλλαγή που παρατηρήθηκε (σε επίπεδο φαινομένου) και τα προγραμματισμένα βήματα. Προσθήκη σχολίων. Περιλήψεις: [επικολλήστε ανώνυμες περιλήψεις]
4) Δημιουργός ερωτήσεων ανοιχτής συνέντευξης:
Ο ρόλος σας: βοηθός γραφής PDR. Ετοιμάζομαι για μια υποστηρικτική συνομιλία με μια 15χρονη μαθήτρια σχετικά με τα ακαδημαϊκά κίνητρα. Προτείνετε 8 μη επικριτικές ερωτήσεις ανοιχτού τύπου που διευκολύνουν τον μαθητή να εκφραστεί. Αποφύγετε κλειστές ή βασικές ερωτήσεις.
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμο:
Συνοψίστε αυτήν τη συνάντηση: Ali 9-A, ο πατέρας του είναι άνεργος, πολύ επιθετικός, νομίζω ότι έχει πρόβλημα θυμού.
Περιέχει πληροφορίες ταυτοποίησης, αναμειγνύει το γεγονός με την ερμηνεία («πολύ επιθετικό», «έχει προβλήματα θυμού» είναι οι ετικέτες) και καλεί το AI να κάνει μια διάγνωση.
Ισχυρός:
Ο ρόλος σας: Βοηθός γραφής PDR, προσθέστε σχόλια/διαγνώσεις. Επεξεργαστείτε την ακατέργαστη σημείωση ανώνυμα. Κρατήστε τα γεγονότα, αφήστε τη γραμμή των σχολίων μου κενή. Ακατέργαστη σημείωση: 15χρονος μαθητής. Υπήρχαν δύο στιγμές στη συνάντηση όταν ύψωσε τη φωνή του, είπε ότι είχε λάβει προειδοποιήσεις από την τάξη τρεις φορές τις τελευταίες δύο εβδομάδες και άφησε να εννοηθεί ότι υπήρχε ένταση στο σπίτι. Σκοπός της συνάντησης: υποστήριξη μετά από προειδοποιήσεις συμπεριφοράς.
Ανώνυμη, εστιασμένη στα γεγονότα, περιορισμένη και για ρυθμιστικούς σκοπούς.
τρεις μίνι θήκες
Περίπτωση 1 — Αποτύπωση της ετικέτας. Ένας ειδικός επεξεργάστηκε σημειώσεις με τεχνητή νοημοσύνη από μια έντονη εβδομάδα 12 συνεντεύξεων. Στην εκτύπωση, η τεχνητή νοημοσύνη είχε προσθέσει αυθόρμητα τη φράση «εσωστρεφής και επιρρεπής στην κατάθλιψη» για έναν μαθητή. Ωστόσο, στο σημείωμα του ειδικού υπήρχε μόνο το γεγονός ότι «μιλούσε ελάχιστα στη συνέντευξη». Ο ειδικός διέγραψε αυτήν την ετικέτα και διατήρησε την υπόθεση. Αυτό εμπόδισε το ιστορικό ενός παιδιού να αμαυρωθεί από μια αβάσιμη διάγνωση.
Περίπτωση 2 — Κέρδος συνέχειας. Μια σύμβουλος καθοδήγησης δυσκολευόταν να θυμηθεί καθεμία από τις πέντε συναντήσεις που είχε με τον ίδιο μαθητή μέσα σε τρεις μήνες. Έβαλε το AI να ταξινομήσει τις ανώνυμες περιλήψεις σε έναν πίνακα διεργασιών. Το μοτίβο έγινε σαφές ότι η απουσία των μαθητών μειώθηκε αλλά το άγχος αυξήθηκε κατά τις περιόδους εξετάσεων. Αυτό το μοτίβο επέτρεψε στον ειδικό να επικεντρώσει την επόμενη συνάντηση στη διαχείριση του άγχους. Ο εμπειρογνώμονας πήρε την απόφαση. Το AI έχει κάνει ορατές μόνο διάσπαρτες πληροφορίες.
Περίπτωση 3 — Ανάκτηση χρόνου. Ένας ειδικός PDR ξόδευε κατά μέσο όρο 50 λεπτά την ημέρα γράφοντας αρχεία. Ο Anonymous μείωσε αυτό το χρόνο σε ~20 λεπτά την ημέρα, ζητώντας από το AI να επεξεργαστεί την ακατέργαστη σημείωση και να κάνει τον τελικό έλεγχο μόνος του. Αφιέρωσε τον εξοικονομημένο χρόνο όχι στην αύξηση του αριθμού των συναντήσεων, αλλά στην καλύτερη προετοιμασία πριν από κάθε συνάντηση. Η ποιότητα εγγραφής δεν μειώθηκε γιατί τα γεγονότα και οι αποφάσεις προέρχονταν πάντα από τον ειδικό.
Συνήθη λάθη
- Εργασία με διαπιστευτήρια. Επικόλληση ακατέργαστης σημείωσης με όνομα. Λύση: πάντα ανωνυμοποιείτε πρώτα.
- Υιοθετώντας την ερμηνεία του AI. Ηχογράφηση πρόσθετων ετικετών όπως "εσωστρεφής" χωρίς να το καταλάβω. Λύση: συμπληρώστε τη γραμμή σχολίων, ελέγξτε το AI.
- Σύγχυση γεγονότων-ερμηνείας. Γράψτε ετικέτες όπως "τεμπέλης" ή "επιθετικός" στην ηχογράφηση. Λύση: γράψτε μόνο ό,τι παρατηρείται και λέγεται.
- Το επόμενο βήμα είναι να το εγκαταστήσει το AI. Αφήστε το σχέδιο στο όχημα. Λύση: ο ειδικός αποφασίζει το βήμα.
- Ακραία λεπτομέρεια. Η καταγραφή κάθε πρότασης της συνομιλίας είναι λάθος τόσο από άποψη εμπιστευτικότητας όσο και από άποψη χρησιμότητας. Λύση: κρατήστε τα απαραίτητα στοιχεία που εξυπηρετούν το σκοπό.
Πίνακας: Γεγονός ή ερμηνεία;
έκφραση
Τύπος
Είναι κατάλληλο για εγγραφή;
«Απέφυγε να κάνει οπτική επαφή κατά τη διάρκεια της συνάντησης»
Υπόθεση (παρατήρηση)
Ναι
«Ένα εσωστρεφές παιδί»
Σχόλιο/ετικέτα
Όχι (στην ακατέργαστη μορφή του)
«Είπε ότι δεν στράφηκε στις τρεις τελευταίες του αποστολές».
Γεγονός (δήλωση)
Ναι
"καταθλιπτικός"
Διάγνωση (εκτός δικαιοδοσίας)
όχι
«Δήλωσε ότι δεν μπορούσε να κοιμηθεί πριν από τις εξετάσεις»
Γεγονός (δήλωση)
Ναι
«Η οικογένειά του είναι αδιάφορη»
Σχόλιο/ετικέτα
όχι
Συνοπτικά
Η καταγραφή της συνέντευξης είναι ένα αντικειμενικό και ανιχνεύσιμο επαγγελματικό έγγραφο που διαχωρίζει τα γεγονότα από την ερμηνεία. Το AI είναι ένας ισχυρός βοηθός στη δόμηση, τη σύνοψη και τη διαδικασία χαρτογράφησης της διάσπαρτης ακατέργαστης νότας (μετά την ανωνυμοποίηση). αλλά τα σχόλια, οι ετικέτες και οι αποφάσεις προέρχονται από τον ειδικό. Εισαγάγετε ανώνυμα την τεχνητή νοημοσύνη σε μορφή και γλώσσα. Διατηρήστε το αναγνωρισμένο αρχείο στο δικό σας ασφαλές σύστημα.
Εργασία εφαρμογής
Ανωνυμοποιήστε εντελώς τις σημειώσεις μιας πρόσφατης (ή φανταστικής) συνομιλίας που πήρατε. Ζητήστε από το AI να το οργανώσει με το πρότυπο "structure messy note" παραπάνω. Εξετάστε την έξοδο: Το AI πρόσθεσε ένα σχόλιο ή μια ετικέτα που δεν γράψατε εσείς; Σημειώστε τις προσθήκες σας, διαγράψτε τις και δημιουργήστε τη δική σας τελική έκδοση με βάση τα γεγονότα.
λίστα ελέγχου
- [ ] Ανωνυμοποίησα όλες τις πληροφορίες αναγνώρισης προτού τροφοδοτήσω την ακατέργαστη νότα στο εργαλείο.
- [ ] Έγραψα το όριο "προσθήκη σχολίου/διάγνωσης/ετικέτας" στην προτροπή.
- [ ] Αφαιρώ τα σχόλια που προστέθηκαν από το AI στην έξοδο και διατηρώ μόνο τα γεγονότα.
- [ ] Πήρα το σχόλιο και την απόφαση του επόμενου βήματος μόνος μου.
- [ ] Έγραψα την επαληθευμένη εγγραφή μόνο στο δικό μου ασφαλές σύστημα.