Κέρδη:
- Δυνατότητα σύνταξης βασικών εγγράφων εξωτερικού εμπορίου όπως εμπορικά τιμολόγια, proforma, packing list και φορτωτική με τεχνητή νοημοσύνη και έλεγχος συνοχής τους
- Δυνατότητα τεχνητής νοημοσύνης να ελέγχει τη συνοχή μεταξύ των δεδομένων μεταξύ εγγράφων (ποσότητα, βάρος, ποσότητα, πληροφορίες μερών) και λάθη νωρίς
- Να είναι σε θέση να προστατεύσει ότι το σχέδιο δήλωσης που παράγεται από την τεχνητή νοημοσύνη δεν αντικαθιστά την επίσημη δήλωση και ότι η τελική διασάφηση είναι ευθύνη του τελωνειακού συμβούλου.
Ο αφανής ήρωας του εξωτερικού εμπορίου είναι τα έγγραφα. Πριν μπορέσει ένα εμπορευματοκιβώτιο να φύγει από το λιμάνι, προετοιμάζεται μια στοίβα εγγράφων από πίσω: εμπορικό τιμολόγιο, λίστα συσκευασίας, φορτωτική, πιστοποιητικό προέλευσης, έγγραφο μετακίνησης, ασφαλιστήριο συμβόλαιο και τελωνειακή διασάφηση. Αυτά τα έγγραφα πρέπει να είναι απολύτως συνεπή μεταξύ τους. Εάν το συνολικό βάρος στο τιμολόγιο και το βάρος στη λίστα συσκευασίας δεν ταιριάζουν, εάν το ποσό στο τιμολόγιο και η αξία στη δήλωση έρχονται σε σύγκρουση, εάν οι τίτλοι αγοραστή-πωλητή διαφέρουν από έγγραφο σε έγγραφο, η τελωνειακή διαδικασία σταματά: η αποστολή αναστέλλεται, επιβάλλεται πρόστιμο ή ακόμη και τα εμπορεύματα επιστρέφονται. Σε αυτήν την ενότητα, θα συζητήσουμε πώς να χρησιμοποιήσετε την τεχνητή νοημοσύνη ως βοηθό που επιταχύνει την κυκλοφορία αυτού του εγγράφου και ελέγχει τη συνοχή, καθώς και πού βρίσκονται τα όριά του.
Ας ξεκαθαρίσουμε πρώτα τους όρους. Εμπορικό τιμολόγιο: Είναι το επίσημο παραστατικό πώλησης που εκδίδεται από τον πωλητή στον αγοραστή και δείχνει το είδος, την ποσότητα, τη μονάδα και τη συνολική τιμή των εμπορευμάτων, την παράδοση και τον τρόπο πληρωμής. Αποτελεί τη βάση της αξίας στα τελωνεία. Proforma τιμολόγιο: Είναι ένα προσχέδιο τιμολογίου με τη φύση μιας προσφοράς που δίνεται πριν από την πώληση. Λίστα συσκευασίας: παραθέτει πόσα προϊόντα βρίσκονται σε ποιο κουτί, αριθμός κιβωτίων, μεικτό/καθαρό βάρος και όγκος. Φορτωτική (B/L): είναι το έγγραφο μεταφοράς που δείχνει ότι ο μεταφορέας έχει παραλάβει τα εμπορεύματα και θα τα παραδώσει κατά την άφιξη. Είναι πολύτιμο όργανο στις θαλάσσιες μεταφορές. Τελωνειακή διασάφηση: Είναι το έγγραφο με το οποίο δηλώνεται επίσημα στο τελωνείο η εισαγωγή/εξαγωγή των εμπορευμάτων. ETGB (Electronic Commerce Customs Declaration): είναι μια απλοποιημένη διασάφηση που χρησιμοποιείται σε αποστολές ηλεκτρονικών εξαγωγών μικρής κλίμακας.
Βήμα προς βήμα: η θέση της τεχνητής νοημοσύνης στη ροή εργασιών εγγράφων
Είναι χρήσιμο να σκεφτείτε την αυτοματοποίηση εγγράφων σε τέσσερα βήματα.
Βήμα 1 — Συλλογή δεδομένων. Οι ακατέργαστες πληροφορίες που χρειάζεστε: είδος και ποσότητα αγαθών, τιμή μονάδας, βάρη, πληροφορίες πάρτι, παράδοση και τρόπος πληρωμής. Αυτές οι πληροφορίες είναι γενικά διάσπαρτες σε παραγγελίες, συμβάσεις και αλληλογραφία προμηθευτών. Το AI είναι πολύ γρήγορο στην εξαγωγή ενός δομημένου πίνακα από αυτό το ακατέργαστο κείμενο που παρέχετε.
Βήμα 2 — Παραγωγή προσχέδιο. Δημιουργία προσχεδίου τιμολογίου, proforma ή λίστας συσκευασίας από δομημένα δεδομένα. Εδώ το AI συμπληρώνει ένα πρότυπο. Διατηρεί τη μορφή, τα απαιτούμενα πεδία και τη γλώσσα. Αλλά το προσχέδιο που δημιούργησε δεν είναι επίσημο έγγραφο. Ένα επίσημο έγγραφο παράγεται από το σύστημά/το πρόγραμμά σας.
Βήμα 3 — Έλεγχος πολλαπλής συνέπειας. Αυτή είναι η πιο πολύτιμη συνεισφορά του AI. Δίνοντας το τιμολόγιο, τη λίστα συσκευασίας και τη φορτωτική στην YZ και ρωτώντας "Η ποσότητα, ο αριθμός των δεμάτων, το μεικτό/καθαρό βάρος, το ποσό, οι τίτλοι των πάρτι και ο τρόπος παράδοσης ταιριάζουν; Αν όχι, πού είναι η απόκλιση;" Μέσα σε δευτερόλεπτα, η τεχνητή νοημοσύνη σηματοδοτεί τη διαφορά βάρους 3 κιλών ή περισσότερο από ένα δέμα που χάνει το ανθρώπινο μάτι.
Βήμα 4 — Έγκριση εμπειρογνωμόνων και επίσημη δράση. Η διασάφηση και οι τελωνειακές διαδικασίες είναι ευθύνη του τελωνειακού συμβούλου. Τίποτα που παράγει το AI δεν υποκαθιστά την επίσημη δήλωση. Ανοίγει το δρόμο για τον σύμβουλο ως προσχέδιο, λίστα ελέγχου και έκθεση συνέπειας.
Προσοχή: Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να παράγει ένα «πρόχειρο» τιμολογίου ή κατάστασης. Όμως η ευθύνη για τα επίσημα έγγραφα, τις υπογραφές και τις δηλώσεις ανήκει στο πρόσωπο και στον τελωνειακό σύμβουλο. Το να στείλετε το προσχέδιο πιστεύοντας ότι είναι επίσημο έγγραφο είναι σαν να υπογράφετε ένα μη συμπληρωμένο έντυπο.
Συνοχή μεταξύ των εγγράφων: κρίσιμα σημεία ελέγχου
Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τους τομείς που πιο συχνά συγκρούονται μεταξύ εγγράφων και προκαλούν προβλήματα στα τελωνεία:
ελεγχόμενη περιοχή
Σε ποια έγγραφα;
Τυπικό σφάλμα
αποτέλεσμα
Συνολική ποσότητα/τεμάχιο
Τιμολόγιο, λίστα συσκευασίας, φορτωτική
Γράφοντας διαφορετικούς αριθμούς
Απόρριψη στο τελωνείο, καταμέτρηση
Μικτό/καθαρό βάρος
Κατάλογος συσκευασίας, φορτωτική
Δεν κρατά βάρος
ζύγιση, καθυστέρηση, ποινή
Αξία αγαθών (ποσό)
Τιμολόγιο, δήλωση
Αναντιστοιχία ποσού
αναθεώρηση αποτίμησης
Τίτλος/διεύθυνση κόμματος
Όλα τα έγγραφα
διαφορετική ορθογραφία
απόρριψη εγγράφου
Μέθοδος παράδοσης (Incoterms)
τιμολόγιο, συμβόλαιο
Σύγκρουση μεταξύ εγγράφων
Διαφωνία κόστους/κινδύνου
χώρα προέλευσης
Τιμολόγιο, πιστοποιητικό προέλευσης
Ασυμβίβαστη προέλευση
Προνομιακή απώλεια τιμολογίου
Αριθμός κουτιών/πακέτων
Κατάλογος συσκευασίας, φορτωτική
Λείπουν/περισσεύουν δέματα
Μετρήστε, λεπτά
Ο τακτικός έλεγχος αυτών των περιοχών με κάθε αποστολή λύνει τα περισσότερα προβλήματα πριν φτάσουν στο τελωνείο.
Τέσσερα πρότυπα με δυνατότητα αντιγραφής
1) Εξαγωγή δομημένου πίνακα από ακατέργαστα δεδομένα:
Ο ρόλος σας: βοηθός επιχειρήσεων εξωτερικού εμπορίου. Ένας πίνακας δεδομένων τιμολογίου προκύπτει από το παρακάτω ακατάστατο κείμενο παραγγελίας. Στήλες: τύπος εμπορευμάτων | ποσότητα | μονάδα | τιμή μονάδας | σύνολο | Προέλευση. Σημειώστε τα πεδία που βλέπετε ως λείπουν ή αντιφατικά ως "ΗΛΙΠΛΗ/ΥΠΟΠΤΩΣ", μην τα συμπληρώσετε μόνοι σας. Διατήρηση του νομίσματος ως έχει.Κείμενο:[επικόλληση παραγγελίας/κειμένου αντιστοιχίας εδώ — μη κρυφό]
2) Έλεγχος πολλαπλής συνέπειας:
Ο ρόλος σας: Έλεγχος συνέπειας εγγράφων. Σας δίνω τα στοιχεία 3 παραστατικών: ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ, ΛΙΣΤΑ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ, ΦΟΡΤΩΤΙΚΗ. Συγκρίνετε τα παρακάτω πεδία και εμφανίστε "ικανοποιημένος / ΔΕΝ ισχύει" σε έναν πίνακα: συνολική ποσότητα, αριθμός δεμάτων, μεικτό βάρος, καθαρό βάρος, αξία αγαθών, τίτλος αγοραστή, τίτλος πωλητή, τρόπος παράδοσης, προέλευση. Γράψτε τη διαφορά αριθμητικά για κάθε γραμμή που ΔΕΝ ισχύει. Το αποτέλεσμα δεν είναι μια οριστική δήλωση. Ο τελικός έλεγχος ανήκει στον τελωνειακό σύμβουλο.ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ: [...]ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΕΛΕΓΧΟΥ: [...]ΦΟΡΤΩΤΙΚΗ: [...]
3) Προσχέδιο προτιμολογίου:
Ο ρόλος σας: βοηθός εγγράφων εξαγωγής. Ετοιμάστε ένα προσχέδιο PROFORMA INVOICE στα αγγλικά με τις ακόλουθες πληροφορίες. Συμπληρώστε τα υποχρεωτικά πεδία: πωλητής/αγοραστής, ημερομηνία, εγκυρότητα, περιγραφή εμπορευμάτων, ποσότητα, μονάδα/συνολική τιμή, τρόπος παράδοσης (Incoterms), τρόπος πληρωμής, προέλευση, εκτιμώμενος χρόνος αποστολής. Θα επαληθεύσω τους αριθμούς. Μην μαντέψετε κανένα ποσό. Πληροφορίες: [ανώνυμα/δείγματα δεδομένων]
4) Λίστα ελέγχου ελλείψεων εγγράφων:
Ο ρόλος σας: βοηθός τελωνειακής διαδικασίας. Προορισμός: [εισαγωγή/εξαγωγή], χώρα: [...], τρόπος μεταφοράς: [θαλάσσια/αέρα/χερσαία]. Φτιάξτε ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ των εγγράφων που μπορεί να απαιτούνται για αυτήν την αποστολή (τιμολόγιο, λίστα συσκευασίας, φορτωτική, πιστοποιητικό προέλευσης/κυκλοφορίας, ασφάλιση, ειδική άδεια/ έγγραφα συμμόρφωσης εάν χρειάζεται). Γράψτε "γιατί χρειάζεται" και "πού να αγοράσετε / ποιος εγκρίνει" δίπλα σε κάθε έγγραφο. Αυτή είναι μια λίστα υπενθύμισης. Ο σύμβουλος καθορίζει την απαίτηση τελικού εγγράφου.
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμη προτροπή:
Ελέγξτε αυτά τα έγγραφα, υπάρχουν προβλήματα;
Αυτή η προτροπή, που γράφτηκε χωρίς να παρέχει τεκμηρίωση ή να αναφέρει ποιες περιοχές να συγκριθούν, παράγει μια επιφανειακή και άχρηστη απάντηση "γενικά φαίνεται καλή". Δεν αποτυπώνει τις μικρές αριθμητικές διαφορές που είναι πραγματικά επικίνδυνες.
Ισχυρή προτροπή:
Ο ρόλος σας: Έλεγχος συνέπειας εγγράφων. Συγκρίνετε το καθαρό βάρος, το μεικτό βάρος, τον αριθμό των κιβωτίων και τη συνολική ποσότητα στα δεδομένα ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ και ΛΙΣΤΑ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ παρακάτω. Για κάθε πεδίο, δώστε "κρατά/δεν ισχύει + αριθμητική διαφορά". Ελέγξτε επίσης εάν ο τίτλος του αγοραστή είναι ακριβώς ο ίδιος στα δύο έγγραφα. ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ: καθαρά 980 κιλά, μεικτά 1.050 κιλά, 42 κουτιά, 2.100 τεμάχια... ΛΙΣΤΑ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ: καθαρά 980 κιλά, μεικτά 1.050 κιλά, 40 κουτιά, 2.100 τεμάχια...
Αυτή η προτροπή παρέχει καθαρά πεδία, καθαρά δεδομένα και σαφή μορφή εξόδου. Ως αποτέλεσμα, προκύπτει ένα συγκεκριμένο και διορθώσιμο εύρημα, όπως «ο αριθμός των δεμάτων ΔΕΝ ταιριάζει: τιμολόγιο 42, κατάλογος συσκευασίας 40, διαφορά 2 δέματα».
τρεις μίνι θήκες
Περίπτωση 1 — Διαφορά δέματος που αλιεύτηκε. Μια εταιρεία μεταφορών άρχισε να συγκρίνει τιμολόγια και λίστες συσκευασίας με τεχνητή νοημοσύνη για κάθε αποστολή. Τον πρώτο μήνα, 7 από τις 60 αποστολές διαπιστώθηκε ότι είχαν αναντιστοιχία αριθμού κιβωτίου ή βάρος. Αυτά διορθώθηκαν πριν φτάσουν στο τελωνείο. Εκτιμάται ότι αποφεύχθηκαν 3 τελωνειακές εκθέσεις και καθυστερήσεις. Το AI σημείωσε τη διαφορά, ο ειδικός έκανε τη διόρθωση και την επαλήθευση.
Περίπτωση 2 — Σφάλμα κατά την παρεξήγηση του σχεδίου για τον υπάλληλο. Ένας νέος υπάλληλος έστειλε το αγγλικό προσχέδιο proforma που παρήγαγε η YZ στον πελάτη χωρίς να το ελέγξει. Υπήρχε μία τιμή μονάδας (κάτω από την πραγματική τιμή) στο προσχέδιο που το AI είχε θέσει ως «παράδειγμα». Ο πελάτης θεώρησε ότι αυτή η τιμή ήταν δεσμευτική και προέκυψε μια διαφωνία. Μάθημα: Κάθε αριθμός στο προσχέδιο AI πρέπει να επαληθεύεται από τον άνθρωπο πριν σταλεί. Το προσχέδιο δεν είναι επίσημο έγγραφο.
Περίπτωση 3 — Απόκλιση ποσού. Σε εισαγωγική εταιρεία υπήρχε μικρή διαφορά (120 USD λόγω στρογγυλοποίησης) μεταξύ της συνολικής αξίας στο τιμολόγιο και της αξίας που αναγράφεται στη δήλωση. Η τεχνητή νοημοσύνη επισήμανε αυτό κατά τη διασταύρωση. Ο σύμβουλος διόρθωσε τη διαφορά. Εάν δεν διορθωθεί, η επανεξέταση της αποτίμησης και η πιθανή τιμωρία θα ήταν στην ημερήσια διάταξη. Μικρή διαφορά, μεγάλο πρόβλημα.
Συνήθη λάθη
- Παρεξήγηση του σχεδίου AI ως επίσημο έγγραφο. Το περίγραμμα είναι μόνο προκαταρκτικό. Το επίσημο έγγραφο δημιουργείται από το σύστημά σας και ο ειδικός το εγκρίνει.
- Παραλείψτε τον διασταυρούμενο έλεγχο. Οι μικρές διαφορές μεταξύ των εγγράφων οδηγούν στα πιο ακριβά τελωνειακά προβλήματα. Συγκρίνετε με κάθε αποστολή.
- Κάνοντας το AI να προβλέπει δεδομένα που λείπουν. Το μοντέλο μπορεί να χωρέσει κενό χώρο. Σημειώστε τα στοιχεία που λείπουν ως "ΛΕΙΠΟΥΝ" και μην τα συμπληρώσετε.
- Παροχή εμπιστευτικών πληροφοριών τιμών και πελατών ως έχουν. Εκτελέστε τα απαιτούμενα πεδία για τον έλεγχο με ανώνυμα/δείγματα δεδομένων.
- Αποστολή αριθμών στο AI χωρίς επαλήθευση. Κάθε ποσότητα, βάρος και ποσότητα πρέπει να επιβεβαιώνεται από τα ανθρώπινα μάτια.
Συμβουλή: Όταν αναθέτετε το AI να κάνει τον έλεγχο εγγράφων, λέτε πάντα "γράψτε την αριθμητική διαφορά". "Κρατάει;" Το μοντέλο απαντά εύκολα «ναι» στην ερώτηση. Όταν λες «δείξε τη διαφορά με έναν αριθμό» αποκαλύπτει την πραγματική αντίφαση.
Συνοπτικά
Η τεχνητή νοημοσύνη είναι πολύ ισχυρή σε δύο σημεία στα έγγραφα εξωτερικού εμπορίου: στην παραγωγή γρήγορων προσχέσεων από ακατέργαστα δεδομένα και στον έλεγχο της αλληλοσυνέπειας μεταξύ των εγγράφων. Η έγκαιρη σύλληψη των διαφορών ποσού, βάρους, αξίας και τίτλου μεταξύ του τιμολογίου, της λίστας συσκευασίας και της φορτωτικής αποτρέπει τις περισσότερες τελωνειακές απορρίψεις και κυρώσεις. Ωστόσο, το προσχέδιο που παράγει η AI δεν είναι επίσημο έγγραφο. Η ευθύνη για τη δήλωση και την υπογραφή ανήκει στον τελωνειακό σύμβουλο. Κάθε αριθμός επαληθεύεται, τα εμπιστευτικά δεδομένα είναι ανώνυμα, οι παραλείψεις δεν συμπληρώνονται.
Εργασία εφαρμογής
Λάβετε δεδομένα τιμολογίου και λίστας συσκευασίας μιας πραγματικής (ή δείγματος) αποστολής, ανωνυμοποιήστε τις εμπιστευτικές πληροφορίες. Συγκρίνετε το AI με το πρότυπο «έλεγχος πολλαπλής συνέπειας» παραπάνω. Ελέγξτε μία προς μία τις γραμμές "DOES SATISFY" στην έξοδο και σημειώστε εάν είναι σωστές. Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια "λίστα ελέγχου που λείπει το έγγραφο" και συγκρίνετε τη με τη δική σας διαδικασία: Υπάρχει κάποιο έγγραφο που η τεχνητή νοημοσύνη σας υπενθύμισε ότι χάσατε;
λίστα ελέγχου
- [ ] Ανωνυμοποίησα τα δεδομένα του εγγράφου και τα έδωσα στο AI.
- [ ] Έκανα μια σύγκριση ποσού/βάρους/αξίας/τίτλου μεταξύ του τιμολογίου, της λίστας συσκευασίας και της φορτωτικής.
- [ ] Ήθελα την έξοδο από το AI με τη μορφή "γράψτε την αριθμητική διαφορά", όχι "κρατάει;"
- [ ] Έχω ελέγξει ανεξάρτητα κάθε επισημασμένη διαφορά ο ίδιος.
- [ ] Επιβεβαίωσα όλους τους αριθμούς στο προσχέδιο πριν το στείλω.
- [ ] Έβαλα στη ροή εργασιών την έγκριση του συμβούλου τελωνείου για το επίσημο έγγραφο και τη δήλωση.