Κέρδη:
- Δυνατότητα σύνταξης εγγράφου πολιτικής/διαδικασίας για συγκεκριμένο ίδρυμα με δομημένη προτροπή
- Δυνατότητα αντιστοίχισης πολιτικών με ρόλο και ευθύνη (RACI) και να τις καταστήσει ελεγχόμενες
- Δυνατότητα εφαρμογής προτύπων στυλ και μορφοποίησης για κατανοητή, εφαρμόσιμη και συνεπή γλώσσα πολιτικής.
Οι πολιτικές ενός ιδρύματος είναι η γραπτή μνήμη και η πειθαρχία των αποφάσεων: από την καταπολέμηση της δωροδοκίας στην ασφάλεια των πληροφοριών, από την εξ αποστάσεως εργασία έως την αποθήκευση δεδομένων, είναι η επίσημη εκδοχή της φράσης "έτσι το κάνουμε". Μια καλή πολιτική είναι σαφής, εφαρμόσιμη και ελεγχόμενη. Μια κακή πολιτική είναι είτε ένας σωρός ορολογίας που κανείς δεν διαβάζει είτε μια συλλογή καλών προθέσεων που παραμένουν άκυρες στην πράξη. Η τεχνητή νοημοσύνη (AI) παράγει γρήγορα το πρώτο προσχέδιο εγγράφων πολιτικής και διαδικασίας, διατηρεί τη γλώσσα συνεπή και δομεί αντιστοιχίσεις ρόλων-ευθύνων. Σε αυτή την ενότητα, θα μάθουμε πώς να δημιουργούμε πολιτικές που να μπορούν να ελέγχονται από την RACI και να είναι κατανοητές για συγκεκριμένους οργανισμούς — διατηρώντας πάντα την ανθρώπινη έγκριση.
Ας διευκρινίσουμε τους όρους. Μια πολιτική είναι ένα έγγραφο υψηλού επιπέδου ("τι και γιατί") που καθορίζει τη στάση και τους κανόνες του οργανισμού σε ένα θέμα. Μια διαδικασία είναι ένα έγγραφο που εξηγεί βήμα προς βήμα πώς να εφαρμόσετε αυτήν την πολιτική ("πώς"). Το RACI είναι ένας πίνακας που διευκρινίζει τους ρόλους του Υπεύθυνου, του Υπεύθυνου, του Συμβουλευόμενου και του Ενημερωμένου για κάθε εργασία. Το πεδίο εφαρμογής είναι ποιον και τι δεσμεύει η πολιτική. Η αποτελεσματικότητα και η αναθεώρηση είναι πότε ισχύει η πολιτική και πόσο συχνά θα ενημερώνεται.
Σκελετός του εγγράφου πολιτικής
Οι συνεπείς πολιτικές μοιράζονται ένα κοινό πλαίσιο. Εάν δώσετε στην τεχνητή νοημοσύνη αυτόν τον σκελετό, όλα τα έγγραφά σας θα έχουν την ίδια δομή και αναγνωσιμότητα. Βήμα προς βήμα:
- Σκοπός και πεδίο εφαρμογής. Τι, ποιον και ποιες καταστάσεις καλύπτει η πολιτική;
- Ορισμοί. Οι κρίσιμοι όροι ορίζονται μία φορά, ξεκάθαρα.
- Αρχές/κανόνες. Η κύρια στάση και οι δεσμευτικοί κανόνες του ιδρύματος.
- Ρόλοι και αρμοδιότητες (RACI). Ποιος κάνει τι, ποιος το εγκρίνει, ποιος συμβουλεύεται.
- Διαδικασία/βήματα. Η συγκεκριμένη ροή της εφαρμογής.
- Εξαιρέσεις, παραβίαση και επιβολή. Πώς να διαχειριστείτε την παραβίαση των κανόνων.
- Επιβολή, επανεξέταση και σχετικά έγγραφα.
Ο ρόλος σας: έμπειρος εμπειρογνώμονας στη σύνταξη εταιρικών πολιτικών. Ετοιμάστε ένα προσχέδιο πολιτικής για το ακόλουθο θέμα. Δομή: 1) Σκοπός και πεδίο εφαρμογής 2) Ορισμοί 3) Αρχές και κανόνες4) Ρόλοι και αρμοδιότητες 5) Βήματα διαδικασίας 6) Εξαίρεση/παραβίαση/κύρωση7) Επιβολή και αναθεώρηση. ...]; απόκρυφα.- Εάν απαιτείται νόμιμη απόδοση, προσθέστε τη σημείωση "απαιτείται νομική έγκριση — πρέπει να επαληθευτεί". Μην δώσετε τον δικό σας αριθμό άρθρου/απόφασης. - Διατηρήστε τη γλώσσα καθαρή, σύντομη και εφαρμόσιμη.<topic>[βασικές πληροφορίες σχετικά με το ζήτημα πολιτικής και το ίδρυμα]</topic>
Προσοχή: Οι πολιτικές έχουν νομικές συνέπειες. Μια πολιτική πειθαρχίας, δεδομένων ή ασφάλειας πρέπει να συμμορφώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία. Το προσχέδιο που συντάχθηκε από την AI πρέπει να ελεγχθεί και να εγκριθεί από δικηγόρο/εμπειρογνώμονα σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία πριν από τη δημοσίευσή του.
Καθιστώντας το ελεγχόμενο με το RACI
Η σαφήνεια σχετικά με το «ποιος θα κάνει τι» είναι αυτό που καθιστά εφικτή την πολιτική. Μια πολιτική χωρίς ρόλους είναι ένα έγγραφο για το οποίο όλοι είναι υπεύθυνοι, αλλά κανείς δεν λογοδοτεί. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι ισχυρή στην αντιστοίχιση κάθε ευθύνης με την RACI.
Δημιουργήστε έναν πίνακα RACI για κάθε συγκεκριμένη υποχρέωση στο ακόλουθο προσχέδιο πολιτικής:| Δραστηριότητα/ευθύνη | Υπεύθυνος (R) | Εγκρίθηκε από (Α) | Συμβουλευτείτε (C) | Ενημέρωση (I) |Κανόνες:- Έχετε έναν ΜΟΝΟ "Εγκρίνοντα (A)" σε κάθε δραστηριότητα.- Επισημάνετε δραστηριότητες των οποίων ο ρόλος παραμένει ασαφής στην πολιτική ως "δεν έχει εκχωρηθεί ρόλος".- Αφήστε ένα σύμβολο κράτησης θέσης [ROLE: ...] εάν δεν γνωρίζετε τους πραγματικούς τίτλους.
Υπάρχει επίσης η συνοχή και η αναγνωσιμότητα. Όλες οι πολιτικές του ιδρύματος θα πρέπει να είναι γραμμένες με το ίδιο ύφος και με τους ίδιους όρους. Το AI τυποποιεί το κείμενο σύμφωνα με έναν οδηγό στυλ.
Οργανώστε αυτήν την πολιτική σύμφωνα με αυτά τα στιλιστικά πρότυπα: - Σύντομες προτάσεις. ένας κανόνας σε κάθε πρόταση. - Κτητικές εκφράσεις όπως "Είναι ευθύνη της ενότητας Ορίστε το πού αναφέρεται για πρώτη φορά. - Πρόταση προς πρόταση, αριθμητική δομή. Δείξτε τις εκφράσεις που αλλάξατε με έναν σύντομο πίνακα (πριν/μετά).
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμο μήνυμα: Γράψτε μας μια πολιτική ασφάλειας πληροφοριών.
Αποτέλεσμα: Ένα γενικό κείμενο που προέρχεται από τον μέσο όρο του Διαδικτύου, που δεν σχετίζεται με τον οργανισμό σας, με ασαφείς ρόλους και του οποίου η νομική συμμόρφωση δεν έχει επαληθευτεί. Εάν δημοσιευτεί, δεν μπορεί να εφαρμοστεί και παραμένει αδρανής στον έλεγχο.
Ισχυρή προτροπή: [ρόλος εμπειρογνωμόνων + σκελετός 7 τμημάτων + [ΠΡΟΣΕΚΠΛΗΡΩΣΗ] κενά για συγκεκριμένο ίδρυμα + σημείωση "νομική έγκριση για νομική απόδοση" + αντιστοίχιση RACI + πρότυπα στυλ]
Αποτέλεσμα: Ένα σχέδιο πολιτικής που είναι προσαρμόσιμο στο ίδρυμά σας, καλύπτει κάθε υποχρέωση, έχει συνεπή γλώσσα και είναι έτοιμο για νομική έγκριση.
Δοκιμή της Πολιτικής: Έλεγχος Εφαρμογής
Ακόμη και μια φαινομενικά καλογραμμένη πολιτική μπορεί να μην εφαρμόζεται στο πεδίο: μπορεί να περιέχει μη ρεαλιστικές προθεσμίες, ανύπαρκτους ρόλους ή αντικρουόμενους κανόνες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνητή νοημοσύνη για να υποβάλετε την πολιτική σε ένα «τεστ σκοπιμότητας» πριν τη δημοσιεύσετε. Αυτό διαβάζει το κείμενο από την οπτική γωνία ενός υπαλλήλου και βρίσκει τα σημεία όπου μπορεί να κολλήσει.
Δοκιμάστε την ακόλουθη πολιτική για εφαρμοσιμότητα πριν από τη δημοσίευση: 1) Ερωτήστε εάν κάθε κανόνας μπορεί να εφαρμοστεί από έναν πραγματικό ρόλο. Σημειώστε αυτά που φαίνονται ασαφή ή αδύνατα.2) Μάθετε εάν υπάρχουν αντιφάσεις ή επικαλύψεις κανόνων.3) Αξιολογήστε εάν οι καθορισμένοι χρόνοι και συχνότητες είναι ρεαλιστικές.4) Όταν ένας υπάλληλος ρωτά "πώς ακριβώς πρόκειται να το κάνω αυτό;" Καταγράψτε τα σημεία που θα κολλήσετε. Δώστε μια σύντομη πρόταση διόρθωσης για κάθε εύρημα. επιβολή τελεσίδικης απόφασης.
Συμβουλή: Σκεφτείτε την πολιτική ως "ένας υπάλληλος θα το διαβάσει αυτό και θα ξέρει τι να κάνει;" Η δοκιμή με μια ερώτηση πιάνει το πιο κοινό ελάττωμα (αφηρημένοι και μη εφαρμόσιμοι κανόνες). Μια πολιτική που δεν μπορεί να εφαρμοστεί είναι πιο επικίνδυνη από μια πολιτική που δεν υπάρχει. γιατί δημιουργεί την ψευδαίσθηση της αρμονίας.
Πολιτική ή Διαδικασία;
Μέγεθος
Πολιτική
Διαδικασία
Ερώτηση
τι και γιατί
Πώς
Επίπεδο
άνω, αρχή
Λειτουργικό, βήμα προς βήμα
αλλαγή
σπάνιο
Ενημερώθηκε όταν αλλάζει η διαδικασία
παράδειγμα
"Τα προσωπικά δεδομένα προστατεύονται"
"Αίτημα διαγραφής δεδομένων εντός 30 ημερών με αυτά τα βήματα"
Έγκριση
Ανώτατα στελέχη/νομικά
Κάτοχος διαδικασίας + συμμόρφωση
Τρεις Μίνι Θήκες
Περίπτωση 1 — Εγκαταλελειμμένη πολιτική. Η πολιτική διατήρησης δεδομένων μιας εταιρείας ισχύει εδώ και χρόνια, αλλά "ποιος διαγράφει δεδομένα και πότε;" Η απάντηση στην ερώτηση δεν υπήρχε στο έγγραφο. Όταν ήρθε ένα αίτημα πελάτη για διαγραφή, κανείς δεν ανέλαβε την ιδιοκτησία και το αίτημα καθυστέρησε κατά 40 ημέρες. Προστέθηκε το RACI στην πολιτική με AI. Για κάθε δραστηριότητα αποθήκευσης και διαγραφής ανατέθηκε ένας μόνο υπεύθυνος έγκρισης και υπεύθυνος. Τα επόμενα αιτήματα έκλεισαν κατά μέσο όρο σε 9 ημέρες και η διαδικασία έγινε ελεγχόμενη.
Περίπτωση 2 — Μη αναγνώσιμο έγγραφο. Η πολιτική δεοντολογίας ενός ιδρύματος ήταν ένα κείμενο 14 σελίδων με βαριά ορολογία. η έρευνα έδειξε ότι μόνο το 12% των εργαζομένων διαβάζει. Στυλιστική τυποποίηση με AI: σύντομες προτάσεις, κατάλληλες εκφράσεις, καθορισμένοι όροι. Το έγγραφο μειώθηκε σε 6 σελίδες και το ποσοστό ανάγνωσης αυξήθηκε στο 57% σε τρεις μήνες. Το περιεχόμενο παρέμεινε το ίδιο. η κατανοητότητα δεκαπλασιάστηκε.
Περίπτωση 3 — Η αξία της νομικής έγκρισης. Μια ομάδα επρόκειτο να δημοσιεύσει απευθείας το σχέδιο πειθαρχικής πολιτικής που δημιουργήθηκε από την τεχνητή νοημοσύνη. Το προσχέδιο περιείχε δήλωση «μονομερούς καταγγελίας», η οποία δεν ήταν σύμφωνη με την ισχύουσα εργατική νομοθεσία. Η AI το είχε επισημάνει ως "απαιτείται νομική έγκριση". Η νομική αναθεώρηση διόρθωσε τη διατύπωση. Εάν το σήμα αγνοούνταν, θα θεσπιζόταν μια ανεφάρμοστη και επικίνδυνη δικαστική πολιτική.
Συνήθη λάθη
- Παραγωγή γενικής πολιτικής χωρίς θεσμό. Κείμενο που παράγεται χωρίς το πλαίσιο και τα κενά [Προς συμπλήρωση] δεν ταιριάζει στο ίδρυμά σας.
- Αδυναμία ανάθεσης ρόλων. Χωρίς το RACI, η πολιτική παραμένει εγκαταλελειμμένη. κανείς δεν λογοδοτεί.
- Μπέρδευε την πολιτική με τη διαδικασία. Εάν δεν διαχωρίζονται τα "τι/γιατί" και "πώς", το έγγραφο θα είναι αφηρημένο και ημιτελές.
- Παράκαμψη της νομικής έγκρισης. Οι πολιτικές που έχουν νομικές συνέπειες πρέπει να αναθεωρούνται σύμφωνα με τη νομοθεσία.
- Ορολογία και μεγάλες προτάσεις. Μια μη αναγνωσμένη πολιτική δεν επιβάλλεται. Το στιλιστικό πρότυπο είναι απαραίτητο.
- Δεν ορίζεται ημερομηνία αξιολόγησης. Οι πολιτικές γίνονται παρωχημένες. θα πρέπει να καθοριστεί η επιβολή και η περιοδική επανεξέταση.
Συνοπτικά
Η συγγραφή πολιτικών και διαδικασιών είναι το καθήκον της μετάφρασης της στάσης του οργανισμού σε σαφείς, αποκλειστικούς και ελεγχόμενους κανόνες. Η τεχνητή νοημοσύνη δημιουργεί ένα καλό πρώτο προσχέδιο, διατηρεί τη γλώσσα συνεπή και ταιριάζει με κάθε υποχρέωση προς την RACI. Πρέπει όμως να συμπληρώσετε τα κενά που αφορούν το ίδρυμα, να περάσετε το νομικό περιεχόμενο μέσω νομικής έγκρισης και να διατηρήσετε το έγγραφο ευανάγνωστο. Διαχωρίστε την πολιτική από τη διαδικασία, εκχωρήστε έναν μόνο εγκρίνοντα σε κάθε δραστηριότητα και δημιουργήστε έναν κύκλο αναθεώρησης. Η τεχνητή νοημοσύνη παράγει σχεδιαγράμματα και δομή. Ο εξουσιοδοτημένος επαγγελματίας αποφασίζει για τη νομιμότητα και την εγκυρότητα του συμβολαίου.
Εργασία εφαρμογής
Επιλέξτε ένα θέμα πολιτικής (π.χ. αποδεκτή χρήση, διατήρηση δεδομένων). (1) Δημιουργήστε ένα περίγραμμα με την προτροπή 7 τμημάτων σκελετού. επιθεωρήστε όλες τις σημάνσεις [ΠΡΟΣ ΤΟ ΝΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ] και «απαιτείται νομική έγκριση». (2) Αναθέστε ρόλους σε κάθε υποχρέωση με την προτροπή RACI. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει μόνο ένας υπεύθυνος έγκρισης για κάθε δραστηριότητα. (3) Εκτελέστε τυποποίηση στυλ και βελτιώστε την αναγνωσιμότητα. (4) Κλείστε το έγγραφο με την κατάσταση "εκκρεμεί έγκριση νομικού/ειδικού" και ημερομηνία αναθεώρησης.
λίστα ελέγχου
- [ ] Είναι η πολιτική γραμμένη με ένα συνεκτικό πλαίσιο 7 μερών;
- [ ] Έχουν αφεθεί τα κενά για το συγκεκριμένο ίδρυμα ως [ΠΡΟΣ ΚΑΛΥΠΤΩΣΗ];
- [ ] Κάθε υποχρέωση που αντιστοιχίζεται στην RACI, διορίζεται ένας μόνος εγκρίτης;
- [ ] Είναι σαφής η διάκριση μεταξύ πολιτικής και διαδικασίας;
- [ ] Σχεδιάζεται νομική/ειδική έγκριση για νομικό περιεχόμενο;
- [ ] Έχει γίνει η γλώσσα με σύντομες προτάσεις, ιδιότυπη και χωρίς ορολογία;
- [ ] Έχουν καθοριστεί οι ημερομηνίες έναρξης ισχύος και επανεξέτασης;