Excel-Formelgenerierung und Datenbereinigung

Gewinne:

• Fähigkeit, komplexe Excel-/Tabellenformeln durch genaue Beschreibung der Version und Tabellenstruktur zu erstellen
• Möglichkeit, die Schritte zur Bereinigung und Normalisierung unordentlicher Finanzdaten per Eingabeaufforderung zu definieren
• Möglichkeit, die generierten Formeln zu überprüfen, indem sie an einem kleinen Datensatz mit bekannten Ergebnissen getestet werden

Das Zuhause des Finanzprofis ist Excel (oder Google Sheets). Aber das Schreiben einer komplexen Formel von Grund auf, das Einrichten verschachtelter IFs oder das Bereinigen unordentlicher Daten kann Stunden dauern. Hier kommt die künstliche Intelligenz (KI) als „Formelassistent“ ins Spiel: Sie erklären in einfachem Türkisch, was Sie wollen, und sie schreibt die Formel. Allerdings mit einer Einschränkung: Die von der KI generierte Formel gelangt nie ohne Prüfung in die Stammdatei. In dieser Einheit lernen wir, wie man mit der Disziplin der Verifizierung Formeln generiert und Daten bereinigt.

Der KI die Formel richtig beschreiben

Das Modell sieht Ihre Tabelle nicht. Sie müssen also Folgendes angeben, um die Formel auszudrucken: Was steht in welcher Spalte, in welche Zelle soll die Formel eingehen, was möchten Sie berechnen und welches Programm verwenden Sie (einige Funktionen und Klammern unterscheiden sich in Excel und Google Sheets).

Tipp: Wenn Sie nach einer Formel fragen, erläutern Sie den Inhalt der Spalte anhand eines Beispiels: „Spalte A ist das Datum, B ist der Name des Kunden, C ist der Betrag“ ist viel genauer als „Schreiben Sie diese Formel“. Das Modell stellt entsprechend Referenzen her.

Schritt für Schritt: Sichere Rezepturproduktion

1. Beschreiben Sie die Struktur. Spalten, Datentypen, Zelle, in die die Formel kommen soll.
2. Geben Sie den Zweck klar an. Wie „Fügen Sie die Anzahl der Zeilen hinzu, die die folgende Bedingung erfüllen“.
3. Geben Sie Programm und Region an. Excel oder Sheets? Ist das Dezimaltrennzeichen ein Komma?
4. Fragen Sie nach der Formel und ihrer Erklärung. Lassen Sie ihn Stück für Stück erklären, was er getan hat.
5. Testen Sie kleine Datenmengen. Probieren Sie es in drei bis fünf Zeilen aus, in denen Sie das Ergebnis kennen, und erweitern Sie es dann.

Schwache Eingabeaufforderung / Starke Eingabeaufforderung

Schwache Eingabeaufforderung: Schreiben Sie eine Formel für die bedingte Addition in Excel.

Dies ergibt eine allgemeine und oft ungenaue Formel, da nicht klar ist, welche Spalte welche Bedingung darstellt.

Leistungsstarke Eingabeaufforderung: Schreiben Sie eine Formel für Excel (türkische Version, Dezimaltrennzeichen Komma). Tabelle: A=Datum, B=Abteilung, C=Kategorie, D=Betrag. Die Daten sind in 2..500 Zeilen unterteilt. Ich möchte: In Zelle F2 die Summe der Beträge in Spalte D für die Zeilen mit der Abteilung „Marketing“ UND der Kategorie „Werbung“. Ausgabe: 1) Die Formel selbst, 2) Eine kurze Erklärung, was jeder Teil davon bewirkt, 3) Eine alternative Formel (falls verfügbar), die die gleiche Aufgabe erfüllt

Diese Eingabeaufforderung liefert eine genaue SUMIFS-basierte Formel, Teilebeschreibung und Alternative. Da die türkische Version und das Kommatrennzeichen angegeben sind, funktioniert die Formel unverändert.

Wenn Sie eine Formel anfordern, planen Sie auch, wie Sie das Ergebnis überprüfen. Die sicherste Methode besteht darin, eine Testtabelle einzurichten, die so klein ist, dass Sie sie manuell berechnen können: 3–5 Zeilen, deren Ergebnis Sie bereits kennen. Sie führen die Formel in dieser Tabelle aus und prüfen, ob sie die erwartete Zahl ergibt. Wenn du es gibst, verbreitest du es; Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie die Eingabeaufforderung beheben und sie reproduzieren lassen. Diese geringe Investition verhindert, dass sich ein stiller Fehler über 500 Zeilen ausbreitet.

Gemeinsame Formelfamilien

brauchen

Türkisches Excel

Englisch/Blätter

Hinweis

Bedingte Summe

ZUSAMMENFASSEN

SUMIFS

Mehrere Bedingungen

bedingtes Zählen

ZÄHLENIFEN-AUCH

ZÄHLENWENN

Wie viele Zeilen passen

Suchen

VLOOKUP / INDEX+MATCH

VLOOKUP / INDEX+MATCH

INDEX+MATCH ist flexibler

bedingter Wert

WENN / IFERROR

WENN / IFERROR

Für das Fehlermanagement

Text extrahieren

VON LINKS, STÜCK, FINDEN

LINKS, MITTE, FINDEN

Bei der Datenbereinigung

Achtung: AI antwortet möglicherweise mit englischen Funktionsnamen (SUMIFS, VLOOKUP). Türkisches Excel erkennt diese nicht; Äquivalente wie SUMIFS, VLOOKUP usw. sind erforderlich. Geben Sie in der Eingabeaufforderung unbedingt an, welche Version Sie verwenden, da die Formel sonst einen Fehler ausgibt.

Datenbereinigung: Von chaotisch zu organisiert

Finanzdaten sind oft schmutzig: Datumsformate sind vertauscht, Beträge haben Tausendertrennzeichen, derselbe Kunde wird unterschiedlich geschrieben („ABC Ltd“, „ABC Limited“, „abc ltd.“). KI kann diese Reinigungsschritte sowohl mit Formel als auch mit Schrittliste lösen.

Geben Sie den folgenden Schritt-für-Schritt-Plan und die notwendigen Excel-Formeln an, um die unordentlichen Daten zu bereinigen: Probleme: Datumsangaben liegen sowohl im Format 12.03.2025 als auch im Format 2025-03-12 vor; Beträge enthalten Text wie „1.234,50 TL“; Kundennamen haben inkonsistente Groß-/Kleinbuchstaben. Ziel: Datum im Einzelformat, Betrag in Zahl, Kundenname in Großbuchstaben. Zeigen Sie jeden Schritt mit einer separaten Formel an und arbeiten Sie in neuen Spalten, ohne die Originaldaten zu beeinträchtigen.

Erklären der Pivot- und Zusammenfassungslogik

AI kann die Pivot-Tabelle nicht für Sie anklicken, erklärt Ihnen aber Schritt für Schritt, wie Sie sie einrichten, und gibt die gleiche Zusammenfassung mit der Formel.

Ich möchte diese Tabelle in Gesamtausgaben pro Monat und Abteilung zusammenfassen. Geben Sie mir zwei Möglichkeiten: 1) Pivot-Tabellenschritte (welches Feld soll Zeile, Spalte, Wert sein) 2) Formelsatz, der die gleiche Zusammenfassung wie SUMIF erstellt, ohne Pivot zu verwenden

Die Formel verstehen: Die Black Box öffnen

Eine von der KI vorgegebene Formel zu verwenden, ohne sie zu verstehen, ist auf lange Sicht gefährlich; Denn eines Tages ändert sich die Eingabe, die Formel bricht zusammen und Sie können sie nicht reparieren, weil Sie nicht wissen, was sie bewirkt. Nehmen Sie also nicht einfach die Formel, sondern lernen Sie sie. KI ist ein toller Lehrer: Man kann sich eine komplexe Formel Schritt für Schritt erklären lassen.

Erklären Sie mir diese Formel Zeile für Zeile, als ob ich gerade Excel lernen würde: Schreiben Sie auf, was jede Funktion tut, die Reihenfolge der Argumente und unter welchen Umständen diese Formel fehlschlägt. Zum Schluss: „Wie teste ich diese Formel?“ Schlagen Sie 3 Beispieleingaben und erwartete Ausgaben vor für.=IFERROR(VLOOKUP(A2,List!A:C,3,FALSE);"not found")

Machen Sie es sich auch zur Gewohnheit, zu dokumentieren: Schreiben Sie in einem Satz neben der Zelle, in der Sie die komplexe Formel verwendet haben, oder in einer Registerkarte „Notizen“ auf, was die Formel bewirkt. Sie werden es sich selbst danken, wenn Sie die Akte sechs Monate später öffnen. KI kann diesen Beschreibungssatz auch für Sie generieren.

Tipp: Wenn eine Formel unerwartete Ergebnisse liefert, übergeben Sie die gesamte Formel an die KI und fragen: „Warum könnte das falsch sein?“ fragen. Geben Sie auch die Modellzellproben und das erwartete Ergebnis an; In den meisten Fällen wird der Referenzfehler oder die Nichtübereinstimmung des Typs (Text/Zahl) sofort erkannt.

Mini-Hüllen

Fall 1 – Falle mit falscher Version. Ein Analyst fügte die von AI vorgegebene SUMIFS-Formel in türkisches Excel ein und schrieb #AD? Habe den Fehler bekommen. Als ich die Eingabeaufforderung auf „Türkische Version“ aktualisierte, gab das Modell SUMIF aus und die Formel funktionierte. Lektion: Die Angabe der Version dauert fünf Sekunden, das Überspringen dauert eine halbe Stunde.

Fall 2 – Der Test hat einen Fehler festgestellt. AI hatte in der Formel „Veränderung gegenüber dem letzten Monat“ auf die falsche Zelle für die Teilung verwiesen. Der Analytiker testete die Formel anhand von vier Zeilen, bei denen er das Ergebnis kannte. In einer Zeile wurde ein absurdes Ergebnis von 900 % erzielt. Referenz korrigiert. Ohne Tests hätte sich der Fehler über 500 Zeilen ausgebreitet.

Fall 3 – Zwei Stunden Reinigung in zehn Minuten. Einem Buchhalter fiel auf, dass die Beträge im Kontoauszug mit 1.200 Zeilen im Textformat („TL 1.234,50“) vorlagen und nicht addiert werden konnten. Mit den von AI vorgegebenen Schritten SUBSTITUTE + CONVERT wandelte er die Spalte in zehn Minuten in eine Zahl um; verifizierte das Ergebnis an drei Zeilen und bestätigte mit einer Gesamtprüfung, dass alle 1.200 Zeilen übersetzt wurden.

Fall 4 – Der Preis der Nutzung ohne Verständnis. Ein Analyst verwendete die verschachtelte Formel, die er von der KI erhalten hatte, ohne sie zu verstehen. Monate später, als sich die Spaltenreihenfolge der Quelltabelle änderte, begann die Formel stillschweigend, die falsche Spalte abzurufen, aber niemand bemerkte es; Der Bericht ging zwei Monate lang schief. Wenn er die KI die Formel von Anfang an erklären lassen und in einer „Notizen“-Zelle aufschreiben würde, was sie bewirkt hat, würde die Änderung sofort erkannt werden. Lektion: Wenn Sie jede von Ihnen verwendete Formel verstehen, können Sie künftige Fehler vermeiden.

Häufige Fehler

• Keine Angabe der Excel/Sheets-Version. Die englische Funktion gibt in der türkischen Version einen Fehler aus.
• Nach einer Formel fragen, ohne die Tabelle zu beschreiben. Das Modell passt nicht zu den Referenzen. Geben Sie den Inhalt der Spalte an.
• Die Formel verbreiten, ohne sie zu testen. Geben Sie die Hauptdatei nicht ein, ohne kleine Datenmengen mit bekannten Ergebnissen auszuprobieren.
• Bereinigung durch Beschädigung der Originaldaten. Führen Sie die Bereinigung für neue Spalten durch. Schützen Sie Rohdaten.
• Das Dezimal-/Tausendertrennzeichen wird nicht angegeben. Komma-Punkt-Verwechslungen führen zu stillen Rechenfehlern.

Zusammenfassend

• AI ist ein leistungsstarker Assistent, der die Logik, die Sie in einfachem Türkisch beschreiben, in eine Excel-/Tabellenformel übersetzt. Aber Sie sehen Ihre Tabelle nicht, Sie beschreiben die Struktur.
• Die Angabe der Version (Türkisch/Englisch, Excel/Tabellen) und des Dezimaltrennzeichens ist wichtig, damit die Formel unverändert funktioniert.
• Wenn man neben der Formel nach einer Teilerklärung fragt, vermittelt das nicht nur etwas, sondern macht es auch einfacher, den Fehler zu erkennen.
• Testen Sie jede erstellte Formel anhand einer kleinen Datenmenge mit bekannten Ergebnissen und verbreiten Sie sie dann.
• Führen Sie eine Datenbereinigung für neue Spalten durch. Beschädigen Sie Rohdaten niemals direkt.

Anwendungsaufgabe

Wählen Sie einen komplexen Buchhaltungsbedarf aus Ihrer eigenen Arbeit aus (z. B. Summe mit mehreren Bedingungen oder Suche zwischen zwei Tabellen). Generieren Sie die Formel, ihre Erklärung und eine Alternative mit der leistungsstarken Eingabeaufforderungsvorlage. Versuchen Sie es mit einer Testtabelle mit 3–5 Zeilen, in der Sie das Ergebnis kennen. Wenn ein Fehler vorliegt, korrigieren Sie die Eingabeaufforderung und lassen Sie sie reproduzieren. Nehmen Sie auch eine verschmutzte Spalte (gemischtes Datum oder Textmenge) und reparieren Sie sie mit den Reinigungsschritten der KI und überprüfen Sie das Ergebnis.

Checkliste

• [ ] Ich habe die Excel/Sheets-Version und das Dezimaltrennzeichen angegeben.
• [ ] Ich habe den Spalteninhalt und die Zelle beschrieben, in die die Formel kommen wird.
• [ ] Ich wollte neben der Formel eine Teilebeschreibung.
• [ ] Ich habe die Formel an kleinen Datenmengen mit bekannten Ergebnissen getestet.
• [ ] Ich habe die Daten in neuen Spalten bereinigt, ohne die Rohdaten zu beschädigen.
• [ ] Ich habe vor der Verbreitung mindestens eine absurde Konsequenzprüfung durchgeführt.