Verarbeitung von Spesen- und Rechnungsdaten

Gewinne:

• Möglichkeit, Freitext- und Rechnungsdaten in eine nach einem festen Schema strukturierte Tabelle umzuwandeln
• Möglichkeit, wiederholbare Eingabeaufforderungen für die Kategorisierung von Ausgaben, die Rückberechnung der Mehrwertsteuer und die Erkennung von Anomalien einzurichten
• Möglichkeit, extrahierte Finanzfelder mit Mehrwertsteuergleichheits- und Gesamtkonsistenzprüfungen zu überprüfen

Eine der Aufgaben, mit denen Buchhaltungsteams die meiste Zeit verbringen, ist die Organisation verstreuter Ausgaben- und Rechnungsdaten in organisierten Tabellen. Eine an eine E-Mail angehängte Rechnung, ein Foto einer von WhatsApp gesendeten Quittung, eine Freitext-Spesenabrechnung wie „Ankara-Meeting-Essen + Taxi 840 TL“ … Sie sollten alle an der gleichen Stelle landen: einer Zeile, die mit den Feldern Kategorien, Betrag, Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuer), Datum und Lieferanten strukturiert ist.

Künstliche Intelligenz (KI) ist bei dieser „Freitext-zu-Struktur“-Transformation sehr mächtig. Aber bei Finanzdaten ist es inakzeptabel, dass auch nur ein Cent schief geht. In dieser Einheit werden wir also zwei Dinge gemeinsam lernen: KI dazu zu bringen, Daten nach einem festen Schema (vordefinierte Liste von Feldern) zu erzeugen und die Ausgabe mit aggregierten Konsistenzprüfungen zu validieren.

Warum ist „Schema“ so wichtig?

Beim Schema legen Sie im Voraus fest, welche Felder in welcher Reihenfolge und in welchem ​​Format in jeder Zeile enthalten sein werden. Wenn Sie kein Schema angeben, erstellt das Modell für jede Rechnung ein anderes Format. Dann wäre es schwierig, sie in einer einzigen Tabelle zusammenzufassen, ohne sie manuell zu korrigieren. Wenn Sie ein Schema bereitstellen, ist die Ausgabe sowohl konsistent als auch überprüfbar.

Ein gutes Ausgabendiagramm umfasst die folgenden Felder: Datum, Lieferant, Beschreibung, Kategorie, Mehrwertsteuer-Ausschlussbetrag (Basis), Mehrwertsteuersatz, Mehrwertsteuerbetrag, Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer, Dokumentnr.

Tipp: Definieren Sie numerische Felder immer mit der Konvention „Punkt/Komma“. Wenn Sie sagen: „Schreiben Sie die Beträge im Format 1234,56, ohne das Tausendertrennzeichen“, vermeiden Sie stundenlangen Formatierungsalbtraum beim späteren Export nach Excel.

Schritt für Schritt: Vom Freitext zur Tabelle

1. Korrigieren Sie das Schema. Schreiben Sie die Feldnamen, die Reihenfolge und das Format.
2. Geben Sie die Kategorieliste an. Bitten Sie das Model, aus Ihrer Liste auszuwählen und nicht, in seinem Kopf Kategorien zu erfinden.
3. Erstellen Sie eine Unsicherheitsregel. Lassen Sie ihn den Bereich, bei dem er sich nicht sicher ist, leer lassen und bringen Sie ein „Häkchen“-Schild an.
4. Überprüfen Sie die Mehrwertsteuerlogik. Lassen Sie das Modell die Gleichung Basis + Mehrwertsteuer = Gesamt überprüfen.
5. Überprüfen Sie die Gesamtsumme. Stimmt die Summe aller Zeilen mit Ihrer Prüfsumme überein?

Schwache Eingabeaufforderung / Starke Eingabeaufforderung

Schwache Eingabeaufforderung: Machen Sie eine Tabelle mit den folgenden Ausgaben: - Ankara-Food-Taxi 840 - Schreibwaren 300 inklusive Mehrwertsteuer - Hotel 2 Nächte 3600

Dies führt zu einer Ausgabe mit inkonsistenter Kategorie, vertauschter Mehrwertsteuer und unterschiedlichem Format in jeder Zeile.

Leistungsstarke Eingabeaufforderung: Wandeln Sie die folgenden Freitextgebühren GENAU nach diesem Schema in eine Tabelle um: Felder (in dieser Reihenfolge): Datum | Lieferant | Beschreibung | Kategorie |Basis | Mehrwertsteuersatz | Mehrwertsteuerbetrag | insgesamt | HinweisRegeln:- Nur Kategorie aus der folgenden Liste: [Reisen, Unterkunft, Essen, Schreibwaren, Transport, Sonstiges]- Schreiben Sie die Beträge im Format 1234,56 (kein Tausendertrennzeichen).- Wenn „Mehrwertsteuer inbegriffen“ angegeben ist, berechnen Sie die Basis und die Mehrwertsteuer zurück; Wenn Sie den Mehrwertsteuersatz nicht kennen, schreiben Sie „Satzbestätigung“ in das Notizfeld und lassen Sie es leer. - Geben Sie in jeder Zeile die Gleichheit von Steuerbasis + MwSt.-Betrag = Gesamtbetrag an; Wenn dies nicht der Fall ist, schreiben Sie „NICHT ERFÜLLT“ in das Notizfeld. - Lassen Sie das Feld, bei dem Sie sich nicht sicher sind, und fügen Sie der Notiz „Häkchen“ hinzu.

Diese Eingabeaufforderung berechnet die Basis für Briefpapier einschließlich Mehrwertsteuer auf 250 und Mehrwertsteuer auf 50 zurück, markiert Artikel mit mehrdeutigen Sätzen und erzeugt eine saubere Ausgabe, die in einer einzigen Tabelle zusammengefasst werden kann.

Mehrwertsteuer-Rückberechnungslogik

Die Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage aus einem Betrag inklusive Mehrwertsteuer ist ein häufig erforderlicher Vorgang in der Buchhaltung. Formel: Basis = Gesamt / (1 + Rate). Beispielsweise ist für 300 TL inklusive 20 % Mehrwertsteuer die Basis = 300 / 1,20 = 250, Mehrwertsteuer = 50. Wenn Sie diese Formel explizit dem Modell übergeben, verringert sich die Fehlerquote.

Transaktion

Formel

Probe (20 %)

Ohne Mehrwertsteuer → inklusive

Gesamt = Basis × (1 + Rate)

250 × 1,20 = 300

Mehrwertsteuer inbegriffen → Basis

Basis = Gesamt / (1 + Rate)

300 / 1,20 = 250

Mehrwertsteuerbetrag

Mehrwertsteuer = Gesamt − Basis

300 − 250 = 50

Kontrolle

Basis + Mehrwertsteuer = Gesamt

250 + 50 = 300

Arbeiten mit Rechnungsfoto und OCR-Ausdruck

Spesen aus dem Außendienst kommen oft als Quittungsfoto oder PDF-Rechnung an. Die Technologie, die Text aus diesen Bildern extrahiert, heißt OCR (Optical Character Recognition). Visuelle KI-Tools können den Job erledigen, aber die OCR-Ausgabe ist immer fehlerhaft: Ein Komma kann als Punkt gelesen werden, „5“ kann mit einem „S“ verwechselt werden, eine Ziffer des Betrags geht möglicherweise verloren. Berücksichtigen Sie daher niemals Beträge aus OCR direkt in der Buchhaltung.

Extrahieren Sie die folgenden Felder aus diesem Rechnungsbild und schreiben Sie sie GENAU in das folgende Schema: Datum | Lieferant | Steuernummer | Basis | Mehrwertsteuersatz | Mehrwertsteuerbetrag | totalRules:- Schreiben Sie „UNREAD“ in jedes Feld, das Sie nicht lesen können oder bei dem Sie sich nicht sicher sind, raten Sie nicht.- base + vat_amount = check total; Wenn nicht, markieren Sie „PRÜFEN“. - Geben Sie die Beträge im Format 1234,56 an.

Es ist eine wichtige Sicherheitsregel, niemanden dazu zu bringen, den unsicheren Bereich zu erraten. Wenn das Modell eine Zahl mit „höchstwahrscheinlich“ vervollständigt, trägt der Datensatz den Fehler stillschweigend ein. Die Markierung „UNLESEN“ ermöglicht es dem Menschen, zum Originaldokument zurückzukehren und es zu bestätigen.

Tipp: Im OCR-Ausdruck ist der Gesamtbetrag in der Regel das am zuverlässigsten zu lesende Feld, da er in großer Schrift geschrieben ist. Wenn die Steuerbemessungsgrundlage + Mehrwertsteuer = Gesamtgleichung nicht zutrifft, können Sie herausfinden, in welchem ​​Bereich der Fehler liegt, indem Sie von dieser Gleichung aus zurückgehen.

Erkennung von Anomalien und doppelten Datensätzen

KI übersetzt nicht nur; Es findet auch verdächtige Gegenstände. Zum Beispiel zweimal am selben Tag fast die gleiche Menge vom selben Lieferanten oder ein ungewöhnlich hoher Aufwand für die Kategorie.

Markieren Sie in der Ausgabentabelle unten die folgenden Anomalien und geben Sie den Grund an: 1) Möglicherweise doppelter Datensatz (gleicher Lieferant + ähnlicher Betrag + aktuelles Datum) 2) Beträge, die mehr als das Dreifache des Kategoriedurchschnitts betragen 3) Der Mehrwertsteuersatz weicht vom für die Kategorie erwarteten ab. Markieren Sie einfach den Grund und schreiben Sie ihn ein. Löschen oder ändern Sie keine Zeilen.

Achtung: Die Warnung der KI „Das könnte sich wiederholen“ ist ein Hinweis, keine Entscheidung. Bei den beiden Datensätzen kann es sich tatsächlich um zwei unterschiedliche Dienste handeln. Die Entscheidung zum Löschen oder Zusammenführen wird immer von Menschen getroffen; Das Modell erregt einfach die Aufmerksamkeit.

Mini-Hüllen

Fall 1 – Stapel von 300 Chips. Ein Buchhaltungsexperte wandelte eine 300-zeilige Freitext-Ausgabenliste zum Monatsende mithilfe der Diagrammaufforderung in etwa 15 Minuten in eine Tabelle um. Der Job, der bei manueller Ausführung 4 Stunden dauerte, konnte durch Überprüfung auf 40 Minuten verkürzt werden. Der Gewinn liegt nicht nur in der Geschwindigkeit; Auch die Kategorienkonsistenz wurde verbessert.

Fall 2 – Doppelte Zahlung erwischt. Die Anomalie-Eingabeaufforderung ergab, dass eine Rechnung über 4.720 TL an einen Lieferanten zweimal mit zwei unterschiedlichen Belegnummern eingegeben wurde. Die Prüfung ergab, dass es sich bei der einen um einen Entwurf und bei der anderen um eine endgültige Rechnung handelte und beide zur Zahlung fällig waren. Ohne KI gäbe es eine Doppelzahlung.

Fall 3 – Mehrwertsteuerfalle. Das Modell berechnete 20 % Mehrwertsteuer auf den Kauf eines Grundnahrungsmittels; wohingegen der Artikel in der niedrigeren Tarifgruppe lag. Dank der „Rate-Confirmation“-Regel wurde die Zeile von der Expertenquelle markiert, verifiziert und korrigiert. Lektion: Überlassen Sie den Mehrwertsteuersatz nicht dem Modell, sondern bestätigen Sie ihn anhand der Liste oder des Dokuments.

Häufige Fehler

• Daten übersetzen, ohne ein Schema bereitzustellen. Jede Zeile hat ein anderes Format. Die Kombination erfordert eine manuelle Korrektur.
• Die Kategorieliste wird nicht bereitgestellt. Das Modell passt in seine eigenen Kategorien; Die Berichterstattung wird inkonsistent.
• Keine Prüfung der Mehrwertsteuergleichheit. Steuerbasis + Mehrwertsteuer = Zeilen, die sich nicht zur Gesamtsumme addieren, werden stillschweigend in die Tabelle eingetragen.
• Eine Anomaliewarnung mit einer Entscheidung verwechseln. „Kann wiederholt werden“ ist ein Anfang; Der Mensch trifft die Entscheidung zum Löschen.
• Überspringen der Prüfsumme. Verlassen Sie sich auf die Ausgabe, ohne die Summe der Zeilen mit einer bekannten Kontrollmenge zu vergleichen.

Zusammenfassend

• Bei der Verarbeitung von Freitext-Ausgaben-/Rechnungsdaten mit KI ist es am zuverlässigsten, die Ausgabe nach einem festen Schema anzufordern.
• Durch die Bereitstellung einer Liste von Kategorien und die Klärung von Formatierungsregeln (Punkt/Komma, Tausendertrennzeichen) bleibt die Ausgabe konsistent und übertragbar.
• Geben Sie die Formel zur Berechnung der Mehrwertsteuerrückerstattung explizit an das Modell weiter und überprüfen Sie die Gleichheit von Steuerbemessungsgrundlage + Mehrwertsteuer = Gesamtsumme in jeder Zeile.
• KI kann doppelte und anomale Datensätze leistungsstark kennzeichnen, aber die Entscheidung zum Löschen/Zusammenführen wird immer vom Menschen getroffen.
• Die Kreuzvalidierung der Zeilensummen mit einer bekannten Prüfsumme sichert den gesamten Auftrag.

Anwendungsaufgabe

Bereiten Sie eine gemischte Liste der Ausgaben (tatsächlich oder Muster) mit mindestens 10 Zeilen vor; wissentlich einen doppelten Eintrag und einen Artikel mit dem falschen Mehrwertsteuersatz angeben. Konvertieren Sie es mit der leistungsstarken Eingabeaufforderungsvorlage in eine Tabelle und führen Sie dann die Anomalie-Eingabeaufforderung aus. Überprüfen Sie, ob das Modell die beiden von Ihnen gesetzten Fallen auffängt, und überprüfen Sie manuell die Mehrwertsteuergleichheit in drei Zeilen.

Checkliste

• [ ] Ich habe ein festes Schema mit Feldnamen, Reihenfolge und Format definiert.
• [ ] Ich habe die Kategorieliste dem Modell gegeben, ich habe es nicht erfinden lassen.
• [ ] Ich habe die Regel für das numerische Format (Punkt/Komma, kein Tausendertrennzeichen) hinzugefügt.
• Ich habe die Steuerbemessungsgrundlage + Mehrwertsteuer = völlige Gleichheit überprüft.
• [ ] Ich habe einen Anomalie-/Duplikate-Scan durchführen lassen und die Entscheidungen als Mensch getroffen.
• [ ] Ich habe die Zeilensumme mit einer bekannten Prüfsumme verglichen.