Interviewnotiz und -aufzeichnung: Strukturierte Notiz, Zusammenfassung und Prozessverfolgung — Künstliche Intelligenz in der Beratung und psychologischen Beratung (PDR)

Gewinne:

Fähigkeit, vereinzelte Notizen nach einem Einzelinterview mithilfe künstlicher Intelligenz in eine strukturierte, unvoreingenommene und beobachtungsbasierte Aufzeichnung umzuwandeln
Möglichkeit, unter Expertenkontrolle Anfragen für eine Besprechungszusammenfassung, Prozessverfolgung und einen Plan für die nächsten Schritte zu verfassen.
Verstehen Sie das Risiko, dass KI Kommentare hinzufügt und markiert, und stellen Sie sicher, dass der Datensatz anonymisiert und überprüft werden muss, wobei Fakten von Interpretationen getrennt werden müssen

Wenn ein Einzelgespräch beendet ist, bleibt dem Experten oft eine unordentliche Notiz zurück: an den Rand gekritzelte Sätze, ein paar einprägsame Sätze, halbe Gedanken darüber, was als nächstes zu tun ist. Die Umwandlung dieser Notiz in eine organisierte, objektive und nachvollziehbare Aufzeichnung des Gesprächs erfordert Zeit und erstreckt sich oft bis zum Ende des Tages oder sogar bis zum nächsten Tag; Inzwischen gehen Details verloren. Ein Interviewprotokoll ist ein professionelles Dokument, das dokumentiert, wann ein Interview mit einem Studierenden stattgefunden hat, zu welchem Zweck, was beobachtet wurde und welche Schritte geplant waren. Gute Aufzeichnungen; Es stellt Kontinuität sicher, schafft eine gemeinsame Basis für die Zusammenarbeit mit Kollegen und ermöglicht bei Bedarf Verantwortlichkeit.

In dieser Einheit lernen wir, KI als Bearbeitungsassistenten zu verwenden, der das chaotische Post-Interview-Memo in eine strukturierte, unvoreingenommene und beobachtungsbasierte Aufzeichnung umwandelt. Aber lassen Sie uns das wichtigste Prinzip von Anfang an nennen: KI organisiert die Note; Der Schüler wird nicht interpretiert, beschriftet oder diagnostiziert. Die Fakten, Beobachtungen und Entscheidungen, die das Rückgrat der Aufzeichnung bilden, stammen vom Experten.

Anatomie einer guten Aufnahme: Fakten von Interpretation trennen

Das grundlegendste professionelle Prinzip der Aufzeichnungen besteht darin, Fakten von Interpretationen zu trennen. Phänomen; ist das, was beobachtet oder gesagt wird („Der Student vermied während des gesamten Interviews Augenkontakt“, „Er sagte, seine Noten seien bei der letzten Prüfung schlechter geworden“). Kommentar; ist die fachliche Bedeutung, die der Sachverständige aus diesen Tatsachen ableitet (z. B. „beobachtete Angstzeichen“). Die Verwechslung der beiden macht den Bericht sowohl voreingenommen als auch irreführend. Beispielsweise ist „fauler Student“ eine Bezeichnung, keine Tatsache; „Der Student gab an, dass er seine letzten drei Aufgaben nicht abgegeben hat“ ist eine Tatsache.

KI ist hier ein wechselseitiges Werkzeug. Das Gute: Sie können eine unordentliche Notiz in einer übersichtlichen Struktur organisieren, die Fakten- und Kommentarüberschriften trennt. Riskanter Aspekt: neigt dazu, spontan Kommentare und Tags hinzuzufügen; Er kann Wörter wie „unglücklich“, „introvertiert“, „beunruhigt“ einstreuen, ohne dass Sie es wollen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Aufforderung immer auf „Fügen Sie keine Kommentare hinzu, sondern bearbeiten Sie nur die Fakten, die ich geschrieben habe“ beschränken.

Achtung: Zeichnen Sie keine von der KI erstellten Kommentare auf, es sei denn, Sie sind mit diesem Kommentar fachlich einverstanden. Sie sind für jeden Satz der Aufnahme verantwortlich; „Die KI hat es so zusammengefasst“ ist keine Begründung.

Anonymisierung: Voraussetzung für die Registrierung

Anrufaufzeichnungen enthalten sensible personenbezogene Daten. Achten Sie darauf, eine Note zu anonymisieren, bevor Sie sie an die KI weitergeben: Machen Sie den Namen „Schüler A“, die Klasse „einen Mittelschüler“, den Elternteil „einen Elternteil“; Entfernen Sie den Namen der Schule und andere Kennungen als das Datum. Sie fügen die tatsächlichen Anmeldeinformationen hinzu und speichern gleichzeitig den von der KI erzeugten regulären Text in Ihrem eigenen sicheren System. KI tritt also nur anonym in die Phase „Sprache und Form“ des Prozesses ein; Der authentifizierte Datensatz wird niemals an ein öffentliches Tool weitergeleitet.

Schritt für Schritt: von der unordentlichen Notiz zur organisierten Aufnahme

Sammle die Rohnote ein. Sobald das Interview beendet ist, schreiben Sie auf, was Ihnen durch den Kopf geht. Suche noch nicht nach Ordnung.
Anonymisieren. Ersetzen Sie Anmeldeinformationen durch allgemeine Formulierungen.
Separate Tatsache/Interpretation. Markieren Sie in Ihren Notizen grob, was eine Beobachtung und was eine Schlussfolgerung ist.
Lassen Sie es von AI bearbeiten. Bitten Sie es, in eine strukturierte Vorlage zu passen. Verbieten Sie ihm das Hinzufügen von Kommentaren.
Überprüfen und vervollständigen. Lesen Sie die Ausgabe. Entfernen Sie alle Fehlinterpretationen, ergänzen Sie die fehlenden Fakten und entscheiden Sie über den nächsten Schritt.
Im sicheren System speichern. Fügen Sie in dieser letzten Phase die Anmeldeinformationen Ihrem geschlossenen System hinzu.

Kopierbare Vorlagen

1) Unordentliche Notiz konfigurieren:

Ihre Rolle: SCHREIBAssistent eines Schulberaters. Regel: KEINE KOMMENTARE, Diagnosen oder Tags HINZUFÜGEN. Bearbeiten Sie einfach den Hinweis unten. Fügen Sie die anonyme Rohinterviewnotiz unten unter den folgenden Überschriften ein: 1) Zweck des Interviews, 2) Beobachtete Fakten (was der Student gesagt/beobachtet hat), 3) Expertennotiz (leer lassen, ich werde ausfüllen), 4) Geplanter nächster Schritt (leer lassen). Rohnotiz: [Fügen Sie Ihre anonyme Notiz ein]

2) Zusammenfassung des Interviews (zur Kontinuität):

Fassen Sie die anonyme Gesprächsaufzeichnung unten zu einer neutralen Zusammenfassung mit 3–4 Sätzen zusammen, die mein Kollege in 30 Sekunden lesen kann. Verwendung von Etiketten und Diagnosen; Geben Sie nur den Zweck des Treffens, das besprochene Thema und die geplanten Schritte an. Aufzeichnung: [Anonyme Aufzeichnung einfügen]

3) Prozessverfolgungstabelle:

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung von 3 Interviews mit demselben Studenten (anonym). Ordnen Sie sie in einer Tabelle mit Spalten für Datum, behandeltes Thema, beobachtete Veränderung (auf Phänomenebene) und geplante Schritte an. Kommentare hinzufügen.Zusammenfassungen: [Anonyme Zusammenfassungen einfügen]

4) Generator für offene Interviewfragen:

Ihre Rolle: PDR-Schreibassistent. Ich bereite mich auf ein unterstützendes Gespräch mit einer 15-jährigen Schülerin über akademische Motivation vor. Schlagen Sie 8 nicht wertende, offene Fragen vor, die es dem Schüler erleichtern, sich auszudrücken. Vermeiden Sie geschlossene oder Leitfragen.

Schwache Eingabeaufforderung / Starke Eingabeaufforderung

Schwach:

Fassen Sie dieses Treffen zusammen: Ali 9-A, sein Vater ist arbeitslos, sehr aggressiv, ich glaube, er hat ein Wutproblem.

Es enthält identifizierende Informationen, vermischt Fakten mit Interpretationen („sehr aggressiv“, „hat Wutprobleme“ sind Bezeichnungen) und lädt die KI ein, eine Diagnose zu stellen.

Stark:

Ihre Rolle: PDR-Schreibassistent, Kommentare/Diagnosen hinzufügen. Rohnotiz anonym bearbeiten. Behalten Sie die Fakten, lassen Sie meine Kommentarzeile leer. Rohnotiz: 15-jähriger Student; Es gab zwei Momente in der Sitzung, in denen er seine Stimme erhob. Er sagte, er habe in den letzten zwei Wochen dreimal Warnungen aus der Klasse erhalten, und deutete an, dass es zu Hause Spannungen gebe. Zweck des Treffens: Unterstützung nach Verhaltenswarnungen.

Anonym, faktenorientiert, begrenzt und zu regulatorischen Zwecken.

drei Mini-Koffer

Fall 1 – Erfassen des Tags. Ein Experte ließ die KI Notizen aus einer intensiven Woche mit 12 Interviews bearbeiten. Im Ausdruck hatte KI für einen Schüler spontan den Satz „introvertiert und anfällig für Depressionen“ hinzugefügt; In der Stellungnahme des Sachverständigen stand jedoch lediglich, dass „er im Interview wenig gesprochen hat“. Der Experte hat dieses Tag gelöscht und den Fall aufbewahrt. Dadurch wurde verhindert, dass die Patientenakte durch eine unbegründete Diagnose beeinträchtigt wurde.

Fall 2 – Kontinuitätsgewinn. Eine Berufsberaterin hatte Schwierigkeiten, sich an alle fünf Treffen zu erinnern, die sie innerhalb von drei Monaten mit demselben Schüler hatte. Er ließ die KI die anonymen Zusammenfassungen in eine Prozesstabelle sortieren; Das Muster zeigte, dass die Fehlzeiten der Studierenden während der Prüfungszeiten abnahmen, die Angst jedoch zunahm. Dieses Muster ermöglichte es dem Spezialisten, sich beim nächsten Treffen auf die Angstbewältigung zu konzentrieren. Der Sachverständige hat die Entscheidung getroffen; KI hat nur vereinzelte Informationen sichtbar gemacht.

Fall 3 – Zeitwiederherstellung. Ein PDR-Spezialist verbrachte durchschnittlich 50 Minuten am Tag damit, Aufzeichnungen zu schreiben. Anonymous reduzierte diese Zeit auf etwa 20 Minuten pro Tag, indem er die Rohnotiz von der KI bearbeiten ließ und die Endkontrolle selbst durchführte. Die eingesparte Zeit widmete er nicht der Erhöhung der Anzahl der Treffen, sondern der besseren Vorbereitung vor jedem Treffen; Die Aufnahmequalität nahm nicht ab, da die Fakten und Entscheidungen immer vom Experten kamen.

Häufige Fehler

Arbeiten mit Anmeldeinformationen. Rohnotiz mit Namen einfügen. Lösung: Immer zuerst anonymisieren.
Übernahme der Interpretation der KI. Nehmen Sie zusätzliche Bezeichnungen wie „introvertiert“ auf, ohne es zu merken. Lösung: Kommentarzeile ausfüllen, KI's prüfen.
Verwirrung bei der Interpretation von Fakten. Schreiben Sie Tags wie „faul“ oder „aggressiv“ in die Aufnahme. Lösung: Schreiben Sie nur das, was beobachtet und gesagt wird.
Der nächste Schritt besteht darin, es von der KI installieren zu lassen. Überlassen Sie den Plan dem Fahrzeug. Lösung: Der Experte entscheidet über den Schritt.
Extrem detailliert. Jeden Satz des Gesprächs aufzuzeichnen ist sowohl im Hinblick auf die Vertraulichkeit als auch auf den Nutzen falsch. Lösung: Bewahren Sie die notwendigen Fakten auf, die dem Zweck dienen.

Tabelle: Fakt oder Interpretation?

Ausdruck

Typ

Ist es zum Aufnehmen geeignet?

„Er vermied es, während des Treffens Blickkontakt herzustellen.“

Fall (Beobachtung)

„Ein introvertiertes Kind“

Kommentar/Tag

Nein (in seiner Rohform)

„Er sagte, er hätte seine letzten drei Aufträge nicht abgegeben.“

Tatsache (Aussage)

„Deprimiert“

Diagnose (außergerichtlich)

Nein

„Er gab an, dass er vor der Prüfung nicht schlafen konnte“

Tatsache (Aussage)

„Seine Familie ist gleichgültig“

Kommentar/Tag

Nein

Zusammenfassend

Die Interviewaufzeichnung ist ein objektives und nachvollziehbares professionelles Dokument, das Fakten von Interpretationen trennt. KI ist ein leistungsstarker Helfer bei der Strukturierung, Zusammenfassung und Verarbeitung der verstreuten Rohnotiz (nach der Anonymisierung); aber die Kommentare, Etiketten und Entscheidungen kommen vom Experten. KI anonym in Form und Sprache einführen; Bewahren Sie den identifizierten Datensatz in Ihrem eigenen sicheren System auf.

Anwendungsaufgabe

Anonymisieren Sie die Notizen eines kürzlich von Ihnen geführten (oder fiktiven) Gesprächs vollständig. Lassen Sie die KI es mit der oben genannten Vorlage „Strukturieren unordentlicher Notizen“ organisieren. Untersuchen Sie die Ausgabe: Hat die KI einen Kommentar oder Tag hinzugefügt, den Sie nicht geschrieben haben? Markieren Sie Ihre Ergänzungen, löschen Sie sie und erstellen Sie Ihre eigene faktenorientierte Endversion.

Checkliste

[ ] Ich habe alle identifizierenden Informationen anonymisiert, bevor ich die Rohnotiz in das Tool eingespeist habe.
[ ] Ich habe die Beschränkung „Kommentar/Diagnose/Tag hinzufügen“ in die Eingabeaufforderung geschrieben.
[ ] Ich entferne die von der KI in der Ausgabe hinzugefügten Kommentare und behalte nur die Fakten bei.
[ ] Den Kommentar und die Entscheidung für den nächsten Schritt habe ich selbst getroffen.
[ ] Ich habe den authentifizierten Datensatz nur auf mein eigenes sicheres System geschrieben.