Gewinne:
- Fähigkeit, grundlegende Außenhandelsdokumente wie Handelsrechnung, Proforma, Packliste und Frachtbrief mit künstlicher Intelligenz zu erstellen und auf Konsistenz prüfen zu lassen
- Möglichkeit, die datenübergreifende Konsistenz zwischen Dokumenten (Betrag, Gewicht, Betrag, Parteiinformationen) durch künstliche Intelligenz zu überprüfen und Fehler frühzeitig zu erkennen
- Sicherstellen können, dass der durch künstliche Intelligenz erstellte Deklarationsentwurf nicht die offizielle Deklaration ersetzt und dass die endgültige Deklaration in der Verantwortung des Zollberaters liegt.
Der unsichtbare Held des Außenhandels sind Dokumente. Bevor ein Container den Hafen verlassen kann, wird dahinter ein Stapel Dokumente vorbereitet: Handelsrechnung, Packliste, Frachtbrief, Ursprungszeugnis, Transportdokument, Versicherungspolice und Zollanmeldung. Diese Dokumente müssen vollständig miteinander übereinstimmen. Stimmen das Gesamtgewicht auf der Rechnung und das Gewicht auf der Packliste nicht überein, widersprechen sich der Betrag auf der Rechnung und der Wert auf der Deklaration, unterscheiden sich die Käufer-Verkäufer-Bezeichnungen von Dokument zu Dokument, wird das Zollverfahren gestoppt: Der Versand wird ausgesetzt, es wird eine Strafe erhoben oder die Ware wird sogar zurückgesandt. In dieser Einheit besprechen wir, wie man künstliche Intelligenz als Assistent nutzt, der diesen Dokumentenverkehr beschleunigt und auf Konsistenz prüft, und wo die Grenzen liegen.
Lassen Sie uns zunächst die Begriffe klären. Handelsrechnung: Hierbei handelt es sich um das offizielle Verkaufsdokument, das der Verkäufer dem Käufer ausstellt und in dem Art, Menge, Einheit und Gesamtpreis der Waren sowie Lieferung und Zahlungsmethode aufgeführt sind. Es bildet die Wertgrundlage beim Zoll. Proforma-Rechnung: Hierbei handelt es sich um einen Rechnungsentwurf in Form eines vor dem Verkauf abgegebenen Angebots. Packliste: listet auf, wie viel Ware sich in welchem Karton befindet, Anzahl der Kartons, Brutto-/Nettogewicht und Volumen. Frachtbrief (B/L): ist das Transportdokument, aus dem hervorgeht, dass der Spediteur die Waren erhalten hat und sie bei Ankunft liefern wird; Es ist ein wertvolles Instrument im Seetransport. Zollanmeldung: Dabei handelt es sich um das Dokument, in dem die Ein-/Ausfuhr der Waren offiziell beim Zoll angemeldet wird. ETGB (Electronic Commerce Customs Declaration): ist eine vereinfachte Erklärung, die bei E-Export-Sendungen in kleinem Umfang verwendet wird.
Schritt für Schritt: Der Stellenwert von KI im Dokumentenworkflow
Es ist hilfreich, sich die Dokumentenautomatisierung in vier Schritten vorzustellen.
Schritt 1 – Datenerfassung. Die Rohinformationen, die Sie benötigen: Art und Menge der Waren, Stückpreis, Gewichte, Partyinformationen, Lieferung und Zahlungsmethode. Diese Informationen sind in der Regel verstreut in Bestellungen, Verträgen und Lieferantenkorrespondenz enthalten. Die KI extrahiert sehr schnell eine strukturierte Tabelle aus diesem von Ihnen bereitgestellten Rohtext.
Schritt 2 – Erstellen eines Entwurfs. Generieren von Rechnungs-, Proforma- oder Packlistenentwürfen aus strukturierten Daten. Hier füllt die KI eine Vorlage; Es behält das Format, die erforderlichen Felder und die Sprache bei. Der von ihm vorgelegte Entwurf ist jedoch kein offizielles Dokument; Aus Ihrem System/Programm wird ein offizielles Dokument erstellt.
Schritt 3 – Kreuzkonsistenzprüfung. Dies ist der wertvollste Beitrag der KI. Geben Sie YZ die Rechnung, die Packliste und den Frachtbrief und fragen Sie: „Stimmen Menge, Anzahl der Pakete, Brutto-/Nettogewicht, Betrag, Parteititel und Liefermethode überein? Wenn nicht, wo liegt die Diskrepanz?“ Innerhalb von Sekunden markiert die KI den Gewichtsunterschied von 3 Kilogramm oder mehr zu einem Paket, den das menschliche Auge übersieht.
Schritt 4 – Expertengenehmigung und behördliche Maßnahmen. Die Anmeldung und Zollabwicklung obliegt dem Zollberater. Nichts, was die KI produziert, ist ein Ersatz für eine offizielle Erklärung; Als Entwurf, Checkliste und Konsistenzbericht ebnet es dem Berater den Weg.
Achtung: KI kann einen „Entwurf“ einer Rechnung oder eines Kontoauszugs erstellen; Die Verantwortung für amtliche Dokumente, Unterschriften und Erklärungen liegt jedoch bei der Person und dem Zollberater. Das Versenden des Entwurfs in dem Glauben, es handele sich um ein offizielles Dokument, ist so, als würde man ein nicht ausgefülltes Formular unterschreiben.
Konsistenz zwischen Dokumenten: kritische Prüfpunkte
Die folgende Tabelle fasst die Bereiche zusammen, die am häufigsten Konflikte zwischen Dokumenten verursachen und Probleme beim Zoll verursachen:
kontrollierter Bereich
In welchen Dokumenten?
Typischer Fehler
Ergebnis
Gesamtmenge/Stück
Rechnung, Packliste, Frachtbrief
Verschiedene Zahlen schreiben
Ablehnung beim Zoll, Zählung
Brutto-/Nettogewicht
Packliste, Frachtbrief
Gewicht nicht halten
Abwägung, Verzögerung, Strafe
Warenwert (Menge)
Rechnung, Erklärung
Betrag stimmt nicht überein
Bewertungsüberprüfung
Titel/Adresse der Partei
Alle Dokumente
unterschiedliche Schreibweise
Ablehnung des Dokuments
Versandart (Incoterms)
Rechnung, Vertrag
Konflikt zwischen Dokumenten
Kosten-/Risikostreit
Herkunftsland
Rechnung, Ursprungszeugnis
Inkompatibler Ursprung
Vorzugszollverlust
Anzahl der Kartons/Pakete
Packliste, Frachtbrief
Fehlende/überzählige Pakete
Zählen Sie, Minuten
Die regelmäßige Kontrolle dieser Bereiche bei jeder Sendung löst die meisten Probleme, bevor sie den Zoll erreichen.
Vier kopierbare Vorlagen
1) Extrahieren einer strukturierten Tabelle aus Rohdaten:
Ihre Rolle: Außenhandelsassistent. Aus dem folgenden unordentlichen Bestelltext entsteht eine Rechnungsdatentabelle. Spalten: Warenart | Menge | Einheit | Stückpreis | insgesamt | Herkunft. Markieren Sie die Felder, die Ihrer Meinung nach fehlen oder widersprüchlich sind, als „UNVOLLSTÄNDIG/VERDÄCHTIG“ und füllen Sie sie nicht selbst aus. Behalten Sie die Währung bei, wie sie ist.Text:[Bestell-/Korrespondenztext hier einfügen – nicht ausgeblendet]
2) Kreuzkonsistenzprüfung:
Ihre Rolle: Konsistenzprüfer für Dokumente. Ich gebe Ihnen die Daten von 3 Dokumenten: RECHNUNG, PACKLISTE, Frachtbrief. Vergleichen Sie die folgenden Felder und zeigen Sie „zufrieden/TÜR NICHT“ in einer Tabelle an: Gesamtmenge, Anzahl der Pakete, Bruttogewicht, Nettogewicht, Warenwert, Titel des Käufers, Titel des Verkäufers, Versandart, Herkunft. Schreiben Sie die Differenz numerisch für jede Zeile auf, die NICHT zutrifft. Das Ergebnis ist keine endgültige Aussage; Die Endkontrolle obliegt dem Zollberater. RECHNUNG: [...] CHECKLISTE: [...] Frachtbrief: [...]
3) Proforma-Rechnungsentwurf:
Ihre Rolle: Exportdokumentassistent. Bereiten Sie einen Entwurf einer PROFORMA-RECHNUNG in englischer Sprache mit den folgenden Informationen vor. Füllen Sie die Pflichtfelder aus: Verkäufer/Käufer, Datum, Gültigkeit, Warenbeschreibung, Menge, Stück-/Gesamtpreis, Lieferart (Incoterms), Zahlungsart, Herkunft, voraussichtliche Versandzeit. Ich werde die Zahlen überprüfen; Erraten Sie keinen Betrag. Informationen: [anonym/Beispieldaten]
4) Checkliste für Dokumentenmängel:
Ihre Rolle: Zollprozessassistent. Bestimmungsort: [Import/Export], Land: [...], Transportart: [See/Luft/Land]. Erstellen Sie eine CHECKLISTE der Dokumente, die für diese Sendung möglicherweise erforderlich sind (Rechnung, Packliste, Frachtbrief, Ursprungs-/Umlaufzeugnis, Versicherung, Sondergenehmigung/Konformitätsdokumente, falls erforderlich). Schreiben Sie neben jedes Dokument „Warum wird es benötigt“ und „Wo kann man es kaufen / wer genehmigt es“. Dies ist eine Erinnerungsliste; Der Berater legt den endgültigen Dokumentenbedarf fest.
Schwache Eingabeaufforderung / Starke Eingabeaufforderung
Schwache Eingabeaufforderung:
Überprüfen Sie diese Dokumente. Gibt es Probleme?
Diese Aufforderung, die ohne Dokumentation oder Angabe der zu vergleichenden Bereiche verfasst wurde, führt zu einer oberflächlichen und nutzlosen „Sieht im Allgemeinen gut aus“-Antwort; Die kleinen numerischen Unterschiede, die wirklich gefährlich sind, werden nicht erfasst.
Kraftvolle Aufforderung:
Ihre Rolle: Konsistenzprüfer für Dokumente. Vergleichen Sie das Nettogewicht, das Bruttogewicht, die Anzahl der Kartons und die Gesamtmenge in den Daten zur RECHNUNG und VERPACKUNGSLISTE unten. Geben Sie für jedes Feld „gilt/gilt nicht + numerische Differenz“ ein. Prüfen Sie auch, ob der Titel des Käufers in den beiden Dokumenten exakt identisch ist. RECHNUNG: Netto 980 kg, Brutto 1.050 kg, 42 Kartons, 2.100 Stück... PACKLISTE: Netto 980 kg, Brutto 1.050 kg, 40 Kartons, 2.100 Stück...
Diese Eingabeaufforderung liefert klare Felder, klare Daten und ein klares Ausgabeformat. Als Ergebnis ergibt sich ein konkreter und korrigierbarer Befund, wie zum Beispiel „Anzahl der Pakete stimmt NICHT überein: Rechnung 42, Packliste 40, Differenz 2 Pakete“.
drei Mini-Koffer
Fall 1 – Erfasste Paketdifferenz. Ein Spediteur begann, für jede Sendung Rechnungen und Packlisten mit KI abzugleichen. Im ersten Monat wurde bei 7 von 60 Sendungen festgestellt, dass die Kartonnummer oder das Gewicht nicht übereinstimmten. Diese wurden korrigiert, bevor sie den Zoll erreichten; Schätzungsweise 3 Zollmeldungen und Verzögerungen konnten vermieden werden. Die KI hat den Unterschied festgestellt, der Experte hat die Korrektur und Überprüfung vorgenommen.
Fall 2 – Fehler bei der Verwechslung des Entwurfs mit dem Beamten. Ein neuer Mitarbeiter schickte den von YZ erstellten englischen Proforma-Entwurf ungeprüft an den Kunden. Im Entwurf war noch ein Einheitspreis (unterhalb des tatsächlichen Preises) übrig, den die KI als „Beispiel“ festgelegt hatte. Der Kunde hielt diesen Preis für verbindlich und es kam zu einem Streit. Lektion: Jede Zahl im KI-Entwurf muss vor dem Senden von Menschen überprüft werden. Der Entwurf ist kein offizielles Dokument.
Fall 3 – Betragsabweichung. Bei einem Importunternehmen gab es eine kleine Differenz (rundungsbedingt 120 USD) zwischen dem Gesamtwert auf der Rechnung und dem in der Deklaration eingetragenen Wert. Die KI hat dies bei der Gegenprüfung festgestellt; Der Berater hat den Unterschied korrigiert. Sollte es nicht zu einer Korrektur kommen, stünden eine Bewertungsüberprüfung und eine mögliche Bestrafung auf der Tagesordnung. Kleiner Unterschied, großes Problem.
Häufige Fehler
- Den KI-Entwurf mit einem offiziellen Dokument verwechseln. Der Umriss ist nur vorläufig; Das offizielle Dokument wird aus Ihrem System generiert und vom Experten genehmigt.
- Überspringen Sie die Gegenprüfung. Kleine Unterschiede zwischen den Dokumenten führen zu den teuersten Zollproblemen; Vergleichen Sie mit jeder Sendung.
- KI lässt fehlende Daten vorhersagen. Das Modell kann in leeren Raum passen; Markieren Sie die fehlenden Elemente als „FEHLT“ und füllen Sie sie nicht aus.
- Bereitstellung vertraulicher Preis- und Kundeninformationen in unveränderter Form. Führen Sie die erforderlichen Felder für die Prüfung mit anonymen/Beispieldaten aus.
- Nummern an die KI senden, ohne sie zu verifizieren. Jede Menge, jedes Gewicht und jede Menge muss durch menschliches Auge bestätigt werden.
Tipp: Wenn Sie die Dokumentenprüfung durch die KI durchführen lassen, sagen Sie immer „Zahlendifferenz aufschreiben“. „Hält es?“ Das Modell beantwortet die Frage problemlos mit „Ja“. Wenn Sie sagen „Zeigen Sie den Unterschied mit einer Zahl“, offenbart das den wahren Widerspruch.
Zusammenfassend
Künstliche Intelligenz ist in Außenhandelsdokumenten an zwei Stellen sehr leistungsfähig: bei der Erstellung schneller Entwürfe aus Rohdaten und bei der Überprüfung der Querkonsistenz zwischen Dokumenten. Durch frühzeitiges Erkennen der Betrags-, Gewichts-, Wert- und Titelunterschiede zwischen Rechnung, Packliste und Frachtbrief werden die meisten Zollablehnungen und Strafen vermieden. Allerdings handelt es sich bei dem Entwurf, den die KI erstellt, nicht um ein offizielles Dokument; Die Verantwortung für die Anmeldung und Unterschrift liegt beim Zollberater. Jede Zahl wird überprüft, vertrauliche Daten werden anonymisiert, Auslassungen werden nicht nachgeholt.
Anwendungsaufgabe
Erhalten Sie Rechnungs- und Packlistendaten einer echten (oder Muster-)Sendung und anonymisieren Sie vertrauliche Informationen. Lassen Sie die KI mit der obigen Vorlage „Kreuzkonsistenzprüfung“ vergleichen. Überprüfen Sie nacheinander die Zeilen „DOES NOT FATISFY“ in der Ausgabe und stellen Sie fest, ob sie korrekt sind. Erstellen Sie dann eine „Checkliste für fehlende Dokumente“ und vergleichen Sie diese mit Ihrem eigenen Prozess: Gibt es ein Dokument, an das Sie die KI erinnert hat und das Sie übersehen haben?
Checkliste
- [ ] Ich habe die Dokumentdaten anonymisiert und an AI übergeben.
- [ ] Ich habe einen Mengen-/Gewichts-/Wert-/Titelvergleich zwischen der Rechnung, der Packliste und dem Frachtbrief durchgeführt.
- [ ] Ich wollte die Ausgabe der KI in der Form „Schreibe die numerische Differenz“ und nicht in der Form „Gilt es?“
- [ ] Ich habe jeden deutlichen Unterschied selbst unabhängig überprüft.
- [ ] Ich habe alle Zahlen im Entwurf überprüft, bevor ich ihn gesendet habe.
- [ ] Ich füge die Genehmigung des Zollberaters für das amtliche Dokument und die Anmeldung in den Workflow ein.