Optimalizace provozu a procesů

zisky:

• Schopnost analyzovat kroky procesu s jejich trváním a odhalit úzká místa a základní příčiny
• Schopnost identifikovat mrtvé zásoby a příležitosti k úsporám z údajů o obratu zásob a peněžních cyklech
• Schopnost vyhodnotit konkrétní a měřitelné návrhy na zjednodušení z hlediska kontrolního rizika

Finance a provoz se prolínají. Přebytečné zásoby se mění v hotovost; zpoždění inkasa dusí pracovní kapitál; Délka schvalovacího procesu vytváří náklady. Umělá inteligence (AI) je výkonným pomocníkem při analýze, který umožňuje vidět úzká místa v provozních datech (blokující body, které zpomalují proces), zjednodušovat kroky procesu a optimalizovat zásoby/pracovní kapitál. V této jednotce se budeme zabývat tím, jak přenést AI nad rámec počtu a do operativního rozhodování.

Kde AI v operacích vytváří hodnotu?

Ve třech hlavních oblastech: Řízení zásob (kolik zboží, kdy), cyklus pracovního kapitálu (inkaso, platba, bilance skladových dnů) a efektivita procesu (kolik kroků a za jakou dobu je zakázka dokončena). Umělá inteligence rychle extrahuje vzory z těchto dat a generuje hypotézy zlepšení; Vyzkoušíte je s realitou na hřišti.

Klíčový koncept: cyklus konverze hotovosti. To se zjistí pomocí vzorce skladové dny + inkasní dny − platební dny a zeptá se "kolik dní trvá, než peníze opustí pokladnu a vrátí se do pokladny?" odpovídá na otázku. Zkrácení uvolňuje vázanou hotovost.

Tip: V provozních výzvách vždy řekněte „navrhněte konkrétní, proveditelné a měřitelné opatření“. „Zlepšit procesy“ nefunguje; "Odstraňte 3. potvrzovací krok, cyklus se zkrátí o 2 dny" funguje.

Krok za krokem: Analýza úzkých míst

1. Uveďte kroky a časy procesu. Jak dlouho trvá každý krok.
2. Najděte úzké hrdlo. Nechte si označit nejdelší a nejčekanější krok.
3. Zeptejte se hlavní příčiny. Proč je moje jméno dlouhé? Potvrzení, chybějící údaje, změna majitele?
4. Navrhněte zjednodušení. Odnímatelné/automatické schůdky.
5. Změřte dopad. Kolik dní/kolik TL zlepšuje doporučení cyklus?

Slabá výzva / Silná výzva

Slabá výzva: Zlepšete náš nákupní proces.

To poskytuje obecnou, nefunkční radu jako „posílit komunikaci, přejít na digitální vysílání“.

Výkonná výzva:Vaše role: analytik provozních procesů.Úkol: Analyzujte následující nákupní proces.Pro každý krok: název kroku | průměrný čas (dny) | odpovědný | důvod čekáníKroky:1) Vypočítejte celkovou dobu cyklu.2) Odečtěte 3 nejdelší kroky a jejich podíl (%) na celkovém čase.3) Navrhněte 1 hypotézu hlavní příčiny a 1 konkrétní zjednodušení pro každé úzké místo.4) Uveďte odhad „očekávaného zisku (dny)“ pro každý návrh a označte jej jako „předpoklad“. Omezení: Uskutečnitelné a měřitelné návrhy poskytování obecných rad.<proces>1. Žádost o vstup - 0,5 dne2. Schválení rozpočtu - 3 dny3. Vyzvednutí nabídky dodavatele - 4 dny4. Schválení administrátorem - 2 dny5. Objednávka – 0,5 dne</process>

Tato výzva; Ukazuje, že největší podíl na 10denním cyklu má shromažďování nabídek a schvalování, a vytváří konkrétní doporučení, jako je „zkraťte krok 3 ze 4 dnů na 1 den se seznamem schválených dodavatelů“.

Akcie a provozní kapitál

Umělá inteligence odstraňuje pomalu se obracející (mrtvé zásoby) položky a přebytečnou hotovost z dat zásob.

Analýza vychází z níže uvedené tabulky zásob:- Míra obratu zásob pro každý produkt = roční tržby / průměrné zásoby- Označte položky, které byly neaktivní déle než 90 dní jako „mrtvé zásoby“- Vyjmenujte 5 položek (množství x jednotkové náklady), které váží nejvíce hotovosti- Navrhněte akci pro nevyužité zásoby (sleva, vratka, kampaň) Používejte pouze čísla v datech; Zobrazit vzorec pro míru obratu.

Produkt

Hodnota akcií

míra obratu

Stav

A.

120 000

8.0

zdravý

B.

340 000

1,2

Pomalé, náročné na hotovost

C.

85 000

0,0

Mrtvé zásoby (120 dní neaktivní)

Standardizace procesů a kontrolní seznam

Umělá inteligence vytváří kontrolní seznamy, které rozdělují opakující se operace do kroků a zajišťují, že to všichni dělají stejným způsobem.

Vytvořte standardní kontrolní seznam následujících roztroušených úkolů na konci měsíce: seřaďte kroky do logického pořadí, přidejte ke každému kroku odpovědnou roli a odhadovaný čas, označte propojené kroky. Na konec přidejte sloupec „riziko, pokud je vynechán“.

Pozor: Čísla navrhovaná AI ​​jako „očekávané příjmy: 3 dny“ jsou odhady, nikoli záruky. Odstranění potvrzovacího kroku urychlí proces, ale může oslabit kontrolu. Lidé vytvářejí rovnováhu mezi efektivitou a kontrolou.

Urychlení procesu sběru

Nejčastějším úzkým hrdlem pracovního kapitálu je inkaso. Faktura je vystavena, ale peníze nedorazí týdny; V tomto období firma financuje zákazníka z vlastních peněz. AI třídí a upřednostňuje otevřené pohledávky (faktury po splatnosti) pomocí analýzy stárnutí (seskupení podle doby, kdy byly nezaplaceny) a dokonce navrhuje komunikaci s upomínkami.

Vytvořte analýzu stárnutí z následujícího seznamu otevřených pohledávek:- Rozdělte do skupin splatností: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ dní- Ukažte celkovou částku každé skupiny a její podíl na celku- Seřaďte 5 nejrizikovějších zákazníků (vysoká částka + dlouhé zpoždění)- Navrhněte zdvořilé, ale pouze jasné upozornění na shromažďování pro každou z dat Použijte; O sbírce rozhodují lidé.

Tato analýza se ptá: „Komu bychom měli zavolat jako prvnímu? zakládá otázku na datech. Velká pohledávka, která je starší než 90 dní, je mnohem kritičtější než několik malých zpoždění, a tam byste měli zaměřit svou energii. AI generuje text připomenutí, ale rozhodnutí o odeslání a správě vztahu je na vás.

Tip: Existují tři možnosti zkrácení doby hotovostního cyklu: snížení skladových dní, urychlení inkasa, prodloužení platby (dobrý vztah s dodavatelem). Zeptejte se AI „která z těchto tří zbraní nám bude generovat nejrychlejší zisk? “ a přijít s prioritou založenou na datech.

Mini pouzdra

Případ 1 – Úzké místo při schválení. Průměrný nákupní cyklus u jedné společnosti byl 10 dní. Analýza AI ukázala, že dva samostatné schvalovací kroky zabraly polovinu celkového času. Když bylo zavedeno jednotné schválení pro nákupy pod určitou částku, cyklus se zkrátil na 6 dní; Prodleva pro urgentní nákupy skončila.

Případ 2 – Mrtvé zásoby 340 tisíc lir. Analýza obratu zásob odhalila, že nedošlo k žádnému prodeji zboží po dobu 120 dnů a 85 000 TL bylo svázáno v hotovosti. Tým snížil zásoby s kampaní; byla uvolněna hotovost. AI také navrhla snížit množství objednávky u pomalu se otáčející položky B.

Případ 3 — Léčení, které oslabuje kontrolu. Jeden tým implementoval doporučení AI „odebrat schválení faktury, ušetřit 2 dny“; ale to vedlo k nekontrolovanému placení chybných faktur. Návrh byl stažen, schvalování bylo obnoveno s automatickou kontrolou prahu: pod určitou částku automaticky projde, nad ní spadá do schválení. Tak byla zachována jak rychlost, tak řízení bylo obnoveno. Ponaučení: ne každé zrychlení by mělo obětovat ovládání; většinou řešení není „odebrat“, ale „automatizovat pomocí chytrého prahu“.

Případ 4 – Priorita, která urychluje sběr. V jedné společnosti byla jedna třetina otevřených pohledávek starší 90 dnů, ale tým volal všem ve stejném pořadí. Analýza stárnutí pomocí umělé inteligence ukázala, že 60 % množství bylo soustředěno pouze u pěti zákazníků. Když byla energie nasměrována k těmto pěti zákazníkům, doba inkasa se zkrátila z 58 dnů na 44 dnů za šest týdnů a uvolnilo se značné množství hotovosti. Ponaučení: Na sbírkách nevydělává úsilí, ale správné stanovení priorit.

Časté chyby

• Spokojte se s obecnými radami. „Přejít na digitální“ je nepraktické; Požádejte o konkrétní, měřitelnou akci.
• Čekání na analýzu bez poskytnutí údajů o čase/kroku. Úzké místo je viditelné pouze u dat.
• Za předpokladu, že předpovědi příjmů jsou zárukou. „3denní zisk“ AI je hypotéza, testovaná v terénu.
• Zrychlení obětováním kontroly. Odstranění potvrzení může zvýšit riziko; Lidské bytosti vytvářejí rovnováhu.
• Ignorování mrtvých zásob. Vázaná hotovost je tichým nákladem; Pravidelně skenujte s rychlostí otáčení.

V souhrnu

• Umělá inteligence je výkonný analytický asistent, který zviditelní provozní úzká místa, mrtvé zásoby a zpoždění v peněžním cyklu.
• Uveďte kroky procesu s jejich trváním a odstraňte nejdelší kroky a hlavní příčinu; Požádejte o konkrétní, měřitelnou akci.
• Doba hotovostního cyklu (zásoby + inkasa − platební dny) je ukazatelem zdraví pracovního kapitálu; Zkrácení uvolňuje hotovost.
• Údaje o „očekávaných výdělcích“ uváděné modelem jsou odhady; nutno vyzkoušet v terénu.
• Lidé vytvářejí rovnováhu mezi efektivitou a kontrolou; Každé zrychlení by nemělo obětovat ovládání.

Aplikační úkol

Zapište si opakující se proces z vašeho vlastního podnikání (nákup, vyzvednutí, uzavření) s kroky a časy. Odstraňte úzká hrdla a návrhy na zjednodušení pomocí výkonné šablony výzvy; ručně ověřte celkovou dobu cyklu. Nechte si také označit obratovost vypočítanou ze skladového seznamu a mrtvých skladových položek. Vezmeme nejatraktivnější návrh modelu a zeptáme se: "Jakou kontrolu oslabuje?" Hodnotit otázkou.

kontrolní seznam

• [ ] Uvedl jsem kroky procesu s jejich trváním a odpovědností.
• [ ] Ověřil jsem celkovou dobu cyklu ručně.
• [ ] Chtěl jsem konkrétní, měřitelnou akci; Nezůstal jsem jen u obecných rad.
• [ ] Vzorcem jsem vypočítal rychlost obratu zásob a označil mrtvé zásoby.
• [ ] Údaje o „očekávaných výdělcích“ jsem považoval za odhady.
• [ ] Vyhodnotil jsem každý návrh zrychlení z hlediska kontrolního rizika.