Operacije i optimizacija procesa

Dobici:

• Sposobnost analiziranja koraka procesa s njihovim trajanjem i otkrivanja uskih grla i osnovnih uzroka
• Sposobnost da se identifikuju mrtve zalihe i mogućnosti uštede iz podataka o prometu zaliha i gotovinskom ciklusu
• Sposobnost evaluacije konkretnih i mjerljivih prijedloga pojednostavljenja u smislu rizika kontrole

Finansije i poslovanje su isprepleteni. Višak zaliha pretvara se u gotovinu; kašnjenje u naplati guši obrtni kapital; Dužina procesa odobravanja stvara troškove. Umjetna inteligencija (AI) je moćan pomoćnik za analizu u uočavanju uskih grla u operativnim podacima (blokirajućih tačaka koje usporavaju proces), pojednostavljivanju koraka procesa i optimizaciji zaliha/obrtni kapital. U ovoj jedinici ćemo pokriti kako prevesti AI izvan broja i u operativno donošenje odluka.

Gdje AI u operacijama stvara vrijednost?

U tri glavne oblasti: upravljanje zalihama (koliko robe, kada), ciklus obrtnog kapitala (naplata, plaćanje, stanje zaliha) i efikasnost procesa (koliko koraka i u koje vrijeme je posao završen). AI brzo izdvaja obrasce u ovim podacima i generiše hipoteze poboljšanja; Testirate ih sa realnošću na terenu.

Ključni koncept: ciklus konverzije gotovine. To se nalazi po formuli dani zaliha + dani preuzimanja − dani plaćanja i pita se "koliko dana je potrebno da novac izađe iz kase i vrati se u kasu?" odgovara na pitanje. Skraćivanje oslobađa vezan novac.

Savjet: U operativnim upitima uvijek recite „predložite konkretnu, djelotvornu i mjerljivu radnju“. „Poboljšaj procese“ ne radi; "Uklonite 3. korak potvrde, ciklus će se skratiti za 2 dana" radi.

Korak po korak: Analiza uskog grla

1. Navedite korake i vrijeme procesa. Koliko dugo traje svaki korak.
2. Pronađite usko grlo. Označite najduži i najduži korak.
3. Dovedite u pitanje osnovni uzrok. Zašto je moje ime dugo? Potvrda, podaci koji nedostaju, promjena ruke?
4. Predložite pojednostavljenje. Stepenice koje se mogu ukloniti/automatizirati.
5. Izmjerite utjecaj. Koliko dana/koliko TL preporuka poboljšava ciklus?

Slaba prompt / jaka prompt

Slab upit: Poboljšajte naš proces kupovine.

Ovo daje generičke, nepromjenjive savjete poput „ojačajte komunikaciju, idite digitalno“.

Snažan upit: Vaša uloga: analitičar operativnih procesa. Zadatak: Analizirajte sljedeći proces kupovine. Za svaki korak: naziv koraka | prosječno vrijeme (dani) | odgovoran | razlog za čekanje Koraci: 1) Izračunajte ukupno vrijeme ciklusa. 2) Oduzmite 3 najduža koraka i njihov udio (%) u ukupnom vremenu. 3) Predložite 1 hipotezu o osnovnom uzroku i 1 konkretno pojednostavljenje za svako usko grlo. 4) Dajte procjenu "očekivanog dobitka (dana)" za svaki prijedlog i označite ga kao "pretpostavku: i dajte mi pretpostavku da je moguće; davanje općih savjeta.<proces>1. Unos zahtjeva - 0,5 dana2. Usvajanje budžeta - 3 dana3. Prikupljanje ponuda dobavljača - 4 dana4. Odobrenje administratora - 2 dana5. Narudžba - 0,5 dana</process>

Ovaj prompt; Pokazuje da najveći udio u 10-dnevnom ciklusu čine prikupljanje ponuda i odobrenja, te daje konkretnu preporuku kao što je "smanjite korak 3 sa 4 dana na 1 dan sa odobrenom listom dobavljača".

Zalihe i obrtni kapital

AI uklanja stavke koje se sporo okreću (mrtve zalihe) i višak gotovine iz podataka o zalihama.

Analiza dolazi iz tabele zaliha u nastavku:- Stopa obrta zaliha za svaki proizvod = godišnja prodaja / prosječna zaliha- Označite stavke koje su bile neaktivne više od 90 dana kao "mrtve zalihe"- Navedite 5 stavki (količina x jedinični trošak) koje povezuju najviše gotovine- Predložite radnju za mrtve zalihe (popust, povrat, kampanja) Koristite samo brojeve u podacima; Prikaži formulu stope prometa.

Proizvod

Vrijednost dionice

stopa obrtaja

Status

A.

120.000

8.0

zdravo

B.

340.000

1,2

Sporo, troši novac

C.

85,000

0.0

Mrtve zalihe (120 dana neaktivnosti)

Standardizacija procesa i kontrolna lista

AI proizvodi kontrolne liste koje rastavljaju operaciju koja se ponavlja u korake i osigurava da svi to rade na isti način.

Napravite standardnu ​​kontrolnu listu sljedećih raštrkanih završnih zadataka na kraju mjeseca: postavite korake u logičan red, dodajte odgovornu ulogu i procijenjeno vrijeme svakom koraku, označite međusobno povezane korake. Dodajte kolonu "rizik ako je izostavljen" na kraju.

Pažnja: Brojke koje predlaže AI kao što su "očekivana zarada: 3 dana" su procjene, a ne garancije. Uklanjanje koraka potvrde ubrzava proces, ali može oslabiti kontrolu. Ljudi uspostavljaju ravnotežu između efikasnosti i kontrole.

Ubrzavanje procesa prikupljanja

Najčešće usko grlo u obrtnom kapitalu je naplata. Račun se izdaje, ali novac ne stiže nedeljama; U tom periodu kompanija finansira kupca sopstvenim novcem. AI sortira i daje prioritet otvorenim potraživanjima (fakture sa kašnjenjem) analizom starosti (grupiranje prema tome koliko dugo su neplaćena) pa čak i sastavlja komunikaciju podsjetnika.

Napravite analizu starenja sa sljedeće liste otvorenih potraživanja:- Podijelite u grupe dospijeća: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ dana- Prikažite ukupan iznos svake grupe i njihov udio u ukupnom poretku- rangirajte 5 kupaca s najvećim rizikom (veliki iznos + dugo kašnjenje)- Predložite uljudan, ali jasan tekst podsjetnika za prikupljanje podataka za svaki Ljudi donose odluku o prikupljanju.

Ova analiza postavlja pitanje "koga da prvo pozovemo?" zasniva pitanje na podacima. Veliko potraživanje koje je starije od 90 dana je mnogo kritičnije od nekoliko malih kašnjenja i na to biste trebali usmjeriti svoju energiju. AI generira tekst podsjetnika, ali odluka o slanju i upravljanju vezom je vaša.

Savjet: Postoje tri koraka za skraćivanje vremena gotovinskog ciklusa: smanjiti dane zaliha, ubrzati naplatu, produžiti plaćanje (dobar odnos sa dobavljačem). Pitajte AI „koji će od ova tri kraka generirati najbrži profit za nas?“ ' i osmislite prioritet zasnovan na podacima.

Mini Cases

Slučaj 1 — Usko grlo odobrenja. Prosječan ciklus kupovine u jednoj kompaniji bio je 10 dana. Analiza umjetne inteligencije pokazala je da su dva odvojena koraka odobrenja pojela polovinu ukupnog vremena. Kada je uvedeno jednokratno odobrenje za kupovinu ispod određenog iznosa, ciklus je smanjen na 6 dana; Odlaganje za hitne kupovine je završeno.

Slučaj 2 — Mrtva zaliha od 340 hiljada lira. Analiza prometa zaliha otkrila je da nije bilo prodaje artikla 120 dana i da je 85.000 TL bilo vezano u gotovini. Tim je s kampanjom smanjio zalihe; gotovina je puštena. AI je također predložio smanjenje količine narudžbe za sporokretnu stavku B.

Slučaj 3 — Iscjeljenje koje slabi kontrolu. Jedan tim je implementirao preporuku AI „ukloni odobrenje fakture, uštedi 2 dana“; ali je to dovelo do nekontrolisanog plaćanja pogrešnih faktura. Prijedlog je povučen, odobrenje je ponovo uspostavljeno uz automatsku kontrolu praga: ispod određenog iznosa prelazi automatski, iznad pada u odobrenje. Tako je zadržana i brzina i vraćena je kontrola. Pouka: ne bi svako ubrzanje trebalo da žrtvuje kontrolu; većinu vremena rješenje nije “ukloniti” već “automatizirati s pametnim pragom”.

Slučaj 4 — Prioritet koji ubrzava naplatu. U jednoj kompaniji trećina otvorenih potraživanja bila je starija od 90 dana, ali je tim zvao sve istim redom. Analiza starenja veštačke inteligencije pokazala je da je 60% količine koncentrisano na samo pet kupaca. Kada je energija upućena na ovih pet kupaca, period naplate se smanjio sa 58 dana na 44 dana u šest sedmica i oslobođena je značajna količina gotovine. Pouka: Nije trud, već pravilno određivanje prioriteta ono što donosi novac u naplati.

Uobičajene greške

• Budite zadovoljni općim savjetima. „Digitaliziraj“ je nepraktično; Zatražite konkretnu, mjerljivu akciju.
• Čeka se analiza bez davanja podataka o vremenu/koraku. Usko grlo je vidljivo samo sa podacima.
• Pod pretpostavkom da su predviđanja zarade garancija. AI "3-dnevni profit" je hipoteza, testirana na terenu.
• Ubrzanje žrtvovanjem kontrole. Uklanjanje potvrde može povećati rizik; Ljudska bića uspostavljaju ravnotežu.
• Ignoriranje mrtvih zaliha. Vezani novac je tihi trošak; Redovno skenirajte brzinom rotacije.

Ukratko

• AI je moćan analitički pomoćnik koji čini vidljivim operativna uska grla, mrtve zalihe i kašnjenja u ciklusu gotovine.
• Navedite korake procesa s njihovim trajanjem i uklonite najduže korake i osnovni uzrok; Zatražite konkretnu, mjerljivu akciju.
• Vreme ciklusa gotovine (inventar + naplate − dani plaćanja) je pokazatelj zdravlja obrtnih sredstava; Skraćivanje oslobađa gotovinu.
• Brojke "očekivane zarade" koje daje model su procjene; moraju biti testirani na terenu.
• Ljudi uspostavljaju ravnotežu između efikasnosti i kontrole; Svako ubrzanje ne bi trebalo da žrtvuje kontrolu.

Zadatak aplikacije

Zapišite proces koji se ponavlja iz vašeg poslovanja (kupovina, naplata, zatvaranje) s koracima i vremenom. Uklonite uska grla i prijedloge za pojednostavljenje pomoću moćnog predloška upita; ručno provjerite ukupno vrijeme ciklusa. Takođe, neka se stopa obrta izračuna na osnovu liste zaliha i označenih mrtvih stavki zaliha. Uzimamo najprivlačniju ponudu modela i pitamo "koju kontrolu on slabi?" Procijenite pitanjem.

kontrolna lista

• [ ] Dao sam korake procesa sa njihovim trajanjem i odgovornostima.
• [ ] Ručno sam provjerio ukupno vrijeme ciklusa.
• [ ] Želeo sam konkretnu, merljivu akciju; Nisam stao sa opštim savetima.
• [ ] Izračunao sam stopu obrta zaliha po formuli i označio mrtve zalihe.
• [ ] Brojke "očekivane zarade" tretirao sam kao procjene.
• [ ] Procijenio sam svaki prijedlog ubrzanja za kontrolni rizik.