Analiza budžeta i novčanih tokova

Dobici:

• Sposobnost zadržavanja odstupanja u realizaciji budžeta i izračunavanja i tumačenja u procentima
• Sposobnost uspostavljanja sedmičnih projekcija iz podataka o novčanim tokovima i utvrđivanja kratkoročnih rizika likvidnosti
• Sposobnost postavljanja pitanja 'šta-ako' zasnovana na scenariju sa jasnim upitom

Zdravlje poslovanja mjeri se sa dva pitanja: „Idemo li prema planu?“ i "Ima li dovoljno novca u sefu?" Prvi je proračun u odnosu na stvarnu analizu; Drugi je upravljanje novčanim tokovima. Čak i kompanija koja se čini profitabilnom može imati problema na dan isplate ako se gotovinom ne upravlja. U ovoj jedinici naučit ćemo koristiti umjetnu inteligenciju (AI) kao pomoćnika u analizi u oba slučaja, ali ćemo zadržati odluku.

Šta je budžet u odnosu na stvarni?

Budžet je plan koji ste postavili na početku semestra; Realizacija je ono što se zapravo dešava. Razlika između njih se zove varijansa. Varijanca se izražava na dva načina: kao iznos (stvarni − budžet) i kao procenat (razlika / budžet × 100). Da li je pozitivan ili negativan zavisi od stavke: Dobro je ako stvarni prihodi premašuju budžet, i obrnuto za rashode.

Posao AI je ovdje dvostruk: izračunavanje odstupanja (koja trebate provjeriti) i tumačenje mogućih uzroka velikih odstupanja (koje morate potvrditi).

Savjet: Neka model kaže "sortirajte 5 najvećih odstupanja po apsolutnom postotku". Dakle, zanemarene, ali najkritičnije stavke u budžetu od 100 linija dolaze na vrh.

Korak po korak: Analiza odstupanja

1. Dajte budžet i stvarni zajedno. Stavka, budžet, stvarna su tri kolone.
2. Zadržite odstupanje i izračunajte ga kao postotak. Neka pokaže i formulu.
3. Odredite pravac. Recite da li dolazi ili odlazi tako da se "dobro/loše" protumači ispravno.
4. Postavite prag. Kao "Istaknite odstupanja veća od 10%".
5. Zašto komentarisati, ali potvrdite. Razlozi koje predlaže model su hipoteze; Naći ćeš izvor.

Slaba prompt / jaka prompt

Slab upit: Kako ide moj budžet? [cifre]

Ovo daje beskorisni odgovor poput "općenito dobro" koji ne pokazuje koja olovka za koliko odstupa.

Snažan upit: Vaša uloga: specijalista za FP&A (finansijsko planiranje i analiza). Zadatak: Analizirajte donju tabelu od budžeta do realizacije. Koraci: 1) Za svaku stavku izračunajte odstupanje = stvarni - budžet (iznos) i odstupanje% = odstupanje / budžet * 100 (prikaži formulu).2) Označite pozitivna odstupanja i stavke rashoda kao pozitivne stavke odstupanja u stavke prihoda "negativno".3) Rangirajte 5 najvećih odstupanja prema apsolutnom procentu.4) Svako predlaže 1-2 MOGUĆA razloga za veliko odstupanje i označite ih kao "hipotezu". Ograničenje: Koristite samo brojke iz podataka.<data>Olovka | Budžet | Ostvarena neto prodaja | 5,000,000 | 4,300,000Marketing | 400.000 | 610.000 Osoblje | 1,200,000 | 1.180.000Logistika | 300.000 | 470.000</data>

Ovaj upit jasno pokazuje da je prodaja ispod 14%, marketing preko 52%, a logistika preko 57%; To otvara pitanje koje menadžment treba da postavi, kao što je „povećana potrošnja na marketing, ali smanjena prodaja“.

Novčani tok: razlika od dobiti

Profit je računovodstveni koncept; Gotovina je pravi novac u sefu. Prodaja se evidentira kao prihod kada se izda faktura, ali novac može stići 60 dana kasnije. Analiza tokova gotovine postavlja pitanje: "Da li će gotovina biti u višku u narednim sedmicama?" traži odgovor na pitanje. AI pomaže u uspostavljanju sedmične projekcije gotovine od predmeta naplate i plaćanja i obilježavanja otvorenih sedmica.

Izvedite sedmičnu projekciju gotovine iz sljedećeg 8-nedeljnog plana naplate i plaćanja:- Svake sedmice: otvaranje gotovine + naplata - plaćanje = zatvaranje gotovine- Označite sedmice na zatvaranju gotovine negativne kao "RIZIK LIKVIDNOSTI"- Sumirajte najraniju sedmicu rizika i iznos manjka na vrhu Početna gotovina: <data>00 ...

Oprez: projekcije gotovine su dobre onoliko koliko su dobre pretpostavke naplate u inputu. Ako se pretpostavka „sakupićemo za 60 dana“ ne ostvari, projekat će propasti. Eksplicitno ispišite pretpostavke u model i uporedite ih sa stvarnošću.

Analiza scenarija (šta-ako).

Menadžment se često pita "šta ako prodaja padne 10%?" pita on. AI brzo generiše ove scenarije:

Izračunajte tri slučaja na osnovu sljedećeg osnovnog scenarija:- Optimistički: prodaja +10%, period naplate -5 dana- Polazna linija: bez promjene- Pesimističan: prodaja -15%, period naplate +15 dana. Za svaki scenario, tabelarizirajte 8-sedmični minimalni iznos gotovine na zatvaranju i sedmicu rizika. Jasno navedite pretpostavke.

Scenario

promjena prodaje

najniža gotovina

sedmica rizika

optimističan

+10%

180,000

Nema

baza

0

40.000

sedmica 6 (kritično)

pesimističan

−15%

−220.000

sedmica 4 (otvoreno)

Odstupanje čitanja ispravno: trajno ili privremeno?

Nije svako odstupanje jednako važno. Samo zato što stavka premašuje budžet za mjesec dana ne znači da je ta stavka trajno pokvarena. Procijenite odstupanje od AI na dvije ose: magnitude (iznos i postotak) i postojanost (jednokratno ili ponavljajuće). Na primjer, jednom plaćena konsultantska naknada može premašiti budžet, ali ne utiče na sljedeći mjesec; Međutim, rastući troškovi osoblja ponavljaju se svakog mjeseca i njihov godišnji uticaj je mnogo veći.

Klasificirajte svaku stavku na donjoj listi odstupanja na ove dvije ose: - Postojanost: "jednokratno" ili "ponavljajuće" (napišite svoje obrazloženje) - Godišnji uticaj: ako ovo odstupanje traje 12 mjeseci, kakav će biti utjecaj na godišnji iznos? Označite kao "prioritet" odstupanja koja se ponavljaju i imaju veliki godišnji uticaj. Klasifikacija je hipoteza; Ako nema definitivnih informacija, dodajte "potrebna potvrda".

Ova razlika usmjerava pažnju menadžmenta na ono što je zaista važno. Umjesto jednokratnog odstupanja od 50.000 USD, mnogo je kritičnije ponavljanje curenja od 8.000 USD mjesečno (96.000 USD godišnje); ali kada pogledate iznos, prvi se čini veći.

Savjet: Ažurirajte projekciju gotovine svake sedmice (promjenjiva logika prognoze). Upoređivanje prošlonedeljnog predviđanja sa onim što se stvarno dogodilo pokazaće koliko su vaše pretpostavke tačne i poboljšaće vaš mišić predviđanja.

Mini Cases

Slučaj 1 — Tiho curenje logistike. U kompaniji za e-trgovinu, logistički trošak je bio 57% veći od budžeta, ali je zanemaren jer je to bila mala stavka. Kada je AI napravio apsolutni procenat, olovka je došla na vrh; Istraga je otkrila da je kargo kompanija naplaćivala dodatne naknade mimo ugovora bez ikakvog povećanja. Godišnja zarada je oko 180.000 TL.

Slučaj 2 — Izbjegnuta kriza u sedmici plaćanja. Projekcija gotovine je pokazala da će u 6. sedmici gotovina na zatvaranju pasti na 40.000, dok je te sedmice bila isplata plata od 320.000 TL. Finansijski direktor pregovarao je s kupcem o popustu za prijevremeno plaćanje kako bi se velika naplata unaprijedila za jednu sedmicu i izbjegla krizu.

Slučaj 3 — Cijena pogrešne pretpostavke. Jedan tim se uspaničio, misleći da je jaz od "-220.000" u pesimističkom scenariju umjetne inteligencije stvaran. Međutim, scenario je zasnovan na pretpostavci da će naplata kasniti 15 dana, a to je bilo nerealno za kompaniju. U proteklih 12 mjeseci naplata nikada nije kasnila više od 5 dana. Kada je pretpostavka ažurirana stvarnim podacima, najniži keš u pesimističkom scenariju se sa -220.000 promijenio na +15.000 i panika se pokazala neosnovanom. Lekcija: izlaz scenarija je hipotetički; Ne preduzimajte radnje bez testiranja pretpostavke sa istorijskim podacima.

Uobičajene greške

• Ne navodeći pravac prihoda/rashoda. Model može pogrešiti pozitivnu pristrasnost kao „dobru“ svuda; Upravo suprotno je u troškovima.
• Odstupanje se smatra samo iznosom. Veliko procentualno odstupanje u maloj stavci se zanemaruje; Poredaj po apsolutnom procentu.
• Stavljanje razloga u izvještaj bez potvrđivanja. Razlog koji predlaže model je hipoteza; Čovjek pronalazi svoj izvor.
• Ostavljanje gotovinskih pretpostavki privatnim. Ako kritične pretpostavke, kao što je period prikupljanja, nisu jasno napisane, projekcija će biti pogrešna.
• Brkanje profita sa gotovinom. Profitabilan mjesec može završiti gotovinskim deficitom; To su dvije odvojene analize.

Ukratko

• U analizi realizacije budžeta dati zajedno budžet i stvarni iznos i izračunati odstupanje u procentima; Pokazao si formulu.
• Određivanje smjera prihoda/rashoda i sortiranje po apsolutnom postotku naglašava najkritičnija odstupanja.
• Uzroci odstupanja koje sugerira model su hipoteze; Čovjek potvrđuje prije nego što to stavi u izvještaj.
• Novčani tok se razlikuje od dobiti; Uhvatite rizik likvidnosti nedeljama ranije sa nedeljnim projekcijama.
• Analiza scenarija je moćna, ali potpuno spekulativna; Odštampajte svoje pretpostavke i uporedite ih sa stvarnošću.

Zadatak aplikacije

Pripremiti tabelu realizacije budžeta od 10-15 stavki. Neka se izračunaju odstupanja i navede prvih 5 sa moćnim šablonom upita; Ručno provjerite najmanje dva postotna odstupanja. Zatim postavite jednostavnu projekciju gotovine za 8 sedmica, pokrenite osnovne/pesimistične scenarije i odredite sedmicu rizika. Konačno, istražite i sami potvrdite ili opovrgnite razlog za odstupanje koje predlaže model.

kontrolna lista

• [ ] Dao sam budžet i stvarne podatke zajedno, stavku po stavku.
• [ ] Odstupanje sam dao izračunati kao postotak i njegovu formulu.
• [ ] Naveo sam smjer prihoda/rashoda i sortirao ga po apsolutnom postotku.
• [ ] Ručno sam provjerio najmanje dva postotna odstupanja.
• [ ] Jasno sam ispisao pretpostavke u projekciji gotovine.
• [ ] Razloge za odstupanje modela označio sam kao "hipotezu" i potvrdio ih.