লাভ:
- একটি নির্দিষ্ট স্কিমা অনুযায়ী কাঠামোবদ্ধ একটি টেবিলে বিনামূল্যে পাঠ্য এবং চালান ডেটা রূপান্তর করার ক্ষমতা
- ব্যয় শ্রেণীকরণ, ভ্যাট ফেরত গণনা এবং অসঙ্গতি সনাক্তকরণের জন্য পুনরাবৃত্তিযোগ্য প্রম্পট সেট আপ করার ক্ষমতা
- ভ্যাট সমতা এবং মোট সামঞ্জস্য চেক সহ নিষ্কাশিত আর্থিক ক্ষেত্রগুলি যাচাই করার ক্ষমতা
অ্যাকাউন্টিং দলগুলি যে কাজগুলিতে সর্বাধিক সময় ব্যয় করে তার মধ্যে একটি হল বিক্ষিপ্ত ব্যয় এবং চালান ডেটা সংগঠিত টেবিলে সংগঠিত করা। একটি ইমেলের সাথে সংযুক্ত একটি চালান, হোয়াটসঅ্যাপ থেকে পাঠানো একটি রসিদের একটি ফটো, একটি বিনামূল্যে-টেক্সট খরচ নোট যেমন "আঙ্কারা মিটিং মিল + ট্যাক্সি 840 TL"... এগুলি সব একই জায়গায় শেষ হওয়া উচিত: বিভাগ, পরিমাণ, ভ্যাট (মূল্য সংযোজন কর), তারিখ এবং সরবরাহকারী ক্ষেত্রগুলির সাথে একটি লাইন গঠিত৷
এই "ফ্রি টেক্সট টু স্ট্রাকচার" রূপান্তরে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা (AI) খুবই শক্তিশালী। কিন্তু আর্থিক তথ্যে, একটি পয়সাও ভুল হওয়া অগ্রহণযোগ্য। সুতরাং এই ইউনিটে আমরা দুটি জিনিস একসাথে শিখব: একটি নির্দিষ্ট স্কিমা (ক্ষেত্রগুলির পূর্বনির্ধারিত তালিকা) অনুসারে AI উত্পাদন ডেটা তৈরি করা এবং সামগ্রিক সামঞ্জস্য পরীক্ষা সহ আউটপুটকে বৈধ করা।
কেন "স্কিমা" এত গুরুত্বপূর্ণ?
স্কিমা হল যখন আপনি আগে থেকে বলবেন কোন ক্ষেত্র প্রতিটি সারিতে থাকবে, কোন ক্রমে এবং কোন বিন্যাসে। আপনি একটি স্কিমা প্রদান না করলে, মডেল প্রতিটি চালানের জন্য একটি ভিন্ন বিন্যাস তৈরি করে; তারপর ম্যানুয়ালি সংশোধন না করে তাদের একটি একক টেবিলে একত্রিত করা কঠিন হবে। আপনি একটি স্কিমা প্রদান করলে, আউটপুটটি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং যাচাইযোগ্য উভয়ই হবে।
একটি ভাল ব্যয়ের চার্টে নিম্নলিখিত ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে: তারিখ, সরবরাহকারী, বিবরণ, বিভাগ, ভ্যাট বর্জনের পরিমাণ (বেস), ভ্যাট হার, ভ্যাটের পরিমাণ, ভ্যাট সহ মোট, নথি নং।
টিপ: সর্বদা "পিরিয়ড/কমা" কনভেনশন দিয়ে সাংখ্যিক ক্ষেত্রগুলিকে সংজ্ঞায়িত করুন৷ "হাজার বিভাজক ছাড়াই 1234.56 ফরম্যাটে পরিমাণগুলি লিখুন" বলার ফলে পরে Excel এ রপ্তানি করার সময় ফর্ম্যাটিং দুঃস্বপ্নের ঘন্টা এড়াবে৷
ধাপে ধাপে: বিনামূল্যে পাঠ্য থেকে টেবিল পর্যন্ত
- স্কিম ঠিক করুন। ক্ষেত্রের নাম, ক্রম এবং বিন্যাস লিখুন।
- ক্যাটাগরির তালিকা দিন। মডেলটিকে আপনার তালিকা থেকে বেছে নিতে বলুন, তার মাথায় বিভাগগুলি তৈরি করতে নয়।
- একটি অনিশ্চয়তা নিয়ম করুন। তাকে ফাঁকা সম্পর্কে নিশ্চিত না এমন এলাকা ছেড়ে যেতে দিন এবং একটি "চেক" চিহ্ন রাখুন।
- ভ্যাট যুক্তি যাচাই করুন। মডেলটিকে সমীকরণ বেস + ভ্যাট = মোট পরীক্ষা করতে দিন।
- ক্রস চেক মোট. সমস্ত লাইনের মোট কি আপনার চেকসামের সাথে মেলে?
দুর্বল প্রম্পট / শক্তিশালী প্রম্পট
দুর্বল প্রম্পট: নিম্নলিখিত খরচগুলিকে একটি টেবিলে পরিণত করুন: - আঙ্কারা ফুড ট্যাক্সি 840 - ভ্যাট সহ স্টেশনারি 300 - হোটেল 2 রাত 3600
এটি বিভাগ অসামঞ্জস্যপূর্ণ, ভ্যাট মিশ্রিত, প্রতিটি লাইনে ভিন্ন বিন্যাস সহ একটি আউটপুট দেয়।
শক্তিশালী প্রম্পট:নিম্নলিখিত বিনামূল্যের টেক্সট চার্জগুলিকে ঠিক এই স্কিম অনুযায়ী একটি টেবিলে রূপান্তর করুন:ক্ষেত্রগুলি (এই ক্রমে): তারিখ | সরবরাহকারী | বর্ণনা | বিভাগ | ভিত্তি | ভ্যাট_রেট | ভ্যাট_অ্যামাউন্ট | মোট | নোটের নিয়ম:- শুধুমাত্র নিম্নলিখিত তালিকা থেকে বিভাগ: [ভ্রমণ, বাসস্থান, খাদ্য, স্টেশনারি, পরিবহন, অন্যান্য]- পরিমাণগুলি 1234.56 ফরম্যাটে লিখুন (কোন হাজার বিভাজক নেই)।- যদি "ভ্যাট অন্তর্ভুক্ত" বলা হয়, তাহলে ভিত্তি এবং ভ্যাট হিসাব করুন; আপনি যদি ভ্যাটের হার না জানেন, তাহলে নোটের ক্ষেত্রে "রেট নিশ্চিতকরণ" লিখুন এবং এটি খালি রাখুন। - প্রতিটি লাইনে ট্যাক্স বেস + ভ্যাট_অ্যামাউন্ট = মোটের সমতা প্রদান করুন; যদি এটি প্রদান না করে, তাহলে নোট ক্ষেত্রে "DOES NOT MEET" লিখুন। - যে ক্ষেত্রটি সম্পর্কে আপনি নিশ্চিত নন সেটি ছেড়ে দিন, নোটে "চেক" যোগ করুন।
এই প্রম্পটটি ভ্যাট থেকে 250 এবং ভ্যাট থেকে 50 সহ স্টেশনারির জন্য ভিত্তি গণনা করে, অস্পষ্ট হার সহ আইটেমগুলিকে ফ্ল্যাগ করে এবং একটি পরিষ্কার আউটপুট তৈরি করে যা একটি একক টেবিলে একত্রিত করা যেতে পারে।
ভ্যাট ব্যাক ক্যালকুলেশন লজিক
ভ্যাট সহ একটি পরিমাণ থেকে ট্যাক্স বেস খুঁজে বের করা অ্যাকাউন্টিংয়ে একটি ঘন ঘন প্রয়োজনীয় পদ্ধতি। সূত্র: ভিত্তি = মোট / (1 + হার)। উদাহরণস্বরূপ, 20% VAT সহ 300 TL এর জন্য, বেস = 300 / 1.20 = 250, VAT = 50। আপনি যদি এই সূত্রটি মডেলটিকে স্পষ্টভাবে দেন, তাহলে ত্রুটির মার্জিন কমে যায়।
লেনদেন
সূত্র
নমুনা (20%)
ভ্যাট বাদ → অন্তর্ভুক্ত
মোট = ভিত্তি × (1 + হার)
250 × 1.20 = 300
ভ্যাট অন্তর্ভুক্ত → ভিত্তি
ভিত্তি = মোট / (1 + হার)
300 / 1.20 = 250
ভ্যাট পরিমাণ
ভ্যাট = মোট − ভিত্তি
300 − 250 = 50
নিয়ন্ত্রণ
ভিত্তি + ভ্যাট = মোট
250 + 50 = 300
ইনভয়েস ফটো এবং ওসিআর প্রিন্টআউট নিয়ে কাজ করা
ক্ষেত্র থেকে খরচ প্রায়ই একটি রসিদ ছবি বা পিডিএফ চালান হিসাবে আসে। যে প্রযুক্তি এই ছবিগুলো থেকে টেক্সট বের করে তাকে OCR (Optical Character Recognition) বলে। ভিজ্যুয়াল AI সরঞ্জামগুলি কাজটি করতে পারে, তবে OCR আউটপুট সর্বদা ত্রুটিযুক্ত: একটি কমা একটি বিন্দু হিসাবে পড়া হতে পারে, "5" একটি "S" এর সাথে বিভ্রান্ত হতে পারে, পরিমাণের একটি অঙ্ক হারিয়ে যেতে পারে। অতএব, অ্যাকাউন্টিংয়ে সরাসরি OCR থেকে রাশি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
এই ইনভয়েস ইমেজ থেকে নিম্নলিখিত ক্ষেত্রগুলি বের করুন এবং সেগুলিকে নিম্নলিখিত স্কিমাতে লিখুন: তারিখ | সরবরাহকারী | ট্যাক্স_না | ভিত্তি | ভ্যাট_রেট | ভ্যাট_অ্যামাউন্ট | totalRules:- আপনি পড়তে পারেন না বা নিশ্চিত নন এমন যেকোনো ক্ষেত্রে "UNREAD" লিখুন, অনুমান করবেন না।- base + vat_amount = মোট চেক করুন; যদি না হয়, "চেক" চিহ্নিত করুন। - 1234.56 ফরম্যাটে পরিমাণ দিন।
কাউকে অনিশ্চিত এলাকা অনুমান না করা একটি গুরুত্বপূর্ণ নিরাপত্তা নিয়ম। যদি মডেলটি "সম্ভবত" সহ একটি সংখ্যা সম্পূর্ণ করে, রেকর্ডটি নীরবে ত্রুটিটি প্রবেশ করে। "UNREAD" পতাকা মানুষকে আসল নথিতে ফিরে যেতে এবং এটি নিশ্চিত করতে দেয়।
টিপ: OCR প্রিন্টআউটে, মোট পরিমাণ সাধারণত পড়ার জন্য সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য ক্ষেত্র কারণ এটি বড় ফন্টে লেখা হয়। যদি ট্যাক্স বেস + ভ্যাট = মোট সমীকরণ ধরে না থাকে, তাহলে এই সমীকরণ থেকে ফিরে গিয়ে আপনি খুঁজে পেতে পারেন কোন এলাকায় ত্রুটি।
অসঙ্গতি এবং ডুপ্লিকেট রেকর্ড সনাক্তকরণ
AI শুধু অনুবাদ করে না; এতে সন্দেহজনক জিনিসপত্রও পাওয়া যায়। উদাহরণস্বরূপ, একই দিনে দুবার একই সরবরাহকারীর কাছ থেকে প্রায় একই পরিমাণ, বা বিভাগের জন্য একটি অস্বাভাবিকভাবে বড় ব্যয়।
নীচের ব্যয় সারণীতে, নিম্নলিখিত অসামঞ্জস্যগুলি চিহ্নিত করুন এবং কারণ লিখুন: 1) সম্ভাব্য ডুপ্লিকেট রেকর্ড (একই সরবরাহকারী + অনুরূপ পরিমাণ + সাম্প্রতিক তারিখ) 2) ক্যাটাগরির গড় থেকে 3 গুণের বেশি পরিমাণ 3) ক্যাটাগরির জন্য প্রত্যাশিত ভ্যাটের হার ভিন্ন শুধু চিহ্নিত করুন এবং কারণ লিখুন; কোনো সারি মুছে ফেলবেন না বা পরিবর্তন করবেন না।
সতর্কতা: AI এর "এটি পুনরাবৃত্তিমূলক হতে পারে" সতর্কতা একটি ইঙ্গিত, সিদ্ধান্ত নয়। দুটি রেকর্ড আসলে দুটি ভিন্ন পরিষেবা হতে পারে। মুছে ফেলা বা একত্রিত করার সিদ্ধান্ত সবসময় মানুষের দ্বারা করা হয়; মডেল শুধু আপনার দৃষ্টি আকর্ষণ.
মিনি কেস
কেস 1 — 300 টি চিপের স্ট্যাক। একজন অ্যাকাউন্টিং বিশেষজ্ঞ ডায়াগ্রাম প্রম্পটের সাহায্যে প্রায় 15 মিনিটের মধ্যে একটি 300-লাইনের বিনামূল্যে-পাঠ্য মাস-শেষের ব্যয়ের তালিকাকে একটি টেবিলে রূপান্তরিত করেছেন। কাজটি, যা ম্যানুয়ালি করার সময় 4 ঘন্টা সময় নেয়, যাচাইকরণের সাথে 40 মিনিটে কমিয়ে দেওয়া হয়েছিল৷ লাভ শুধু গতি নয়; বিভাগের ধারাবাহিকতাও বৃদ্ধি পেয়েছে।
কেস 2 - ডবল পেমেন্ট ধরা হয়েছে। অসংগতি প্রম্পট ফ্ল্যাগ করে যে সরবরাহকারীর কাছে 4,720 TL-এর একটি চালান দুটি ভিন্ন নথি নম্বর সহ দুবার প্রবেশ করানো হয়েছিল। পরীক্ষায় দেখা গেছে যে একটি ছিল একটি খসড়া এবং অন্যটি একটি চূড়ান্ত চালান, এবং উভয়ই অর্থপ্রদানের জন্য ছিল৷ এআই ছাড়া দ্বিগুণ অর্থপ্রদান হবে।
কেস 3 — ভ্যাট রেট ফাঁদ। মডেলটি একটি প্রধান খাদ্য ক্রয়ের জন্য 20% ভ্যাট বরাদ্দ করেছে; আইটেম নিম্ন হার গ্রুপ ছিল যেখানে. "রেট নিশ্চিতকরণ" নিয়মের জন্য ধন্যবাদ, লাইনটি বিশেষজ্ঞ উত্স দ্বারা চিহ্নিত, যাচাই এবং সংশোধন করা হয়েছে৷ পাঠ: মডেলের উপর ভ্যাট হার ছেড়ে দেবেন না, তালিকা বা নথি থেকে এটি নিশ্চিত করুন।
সাধারণ ভুল
- একটি স্কিমা প্রদান ছাড়াই ডেটা অনুবাদ করা হচ্ছে। প্রতিটি লাইন একটি ভিন্ন বিন্যাসে আসে, একত্রিত করার জন্য ম্যানুয়াল সংশোধন প্রয়োজন।
- বিভাগ তালিকা প্রদান না. মডেল তার নিজস্ব বিভাগ ফিট; রিপোর্টিং অসামঞ্জস্যপূর্ণ হয়ে ওঠে।
- ভ্যাট সমতা যাচাই করা হচ্ছে না। ট্যাক্স বেস + ভ্যাট = সারি যা মোট যোগ করে না সেগুলি নীরবে টেবিলে প্রবেশ করানো হয়।
- একটি সিদ্ধান্তের জন্য একটি অসঙ্গতি সতর্কতা ভুল করা. "পুনরাবৃত্তি হতে পারে" একটি শুরু; মানুষ মুছে ফেলার সিদ্ধান্ত নেয়।
- চেকসাম এড়িয়ে যাওয়া। একটি পরিচিত নিয়ন্ত্রণ পরিমাণের সাথে সারিগুলির মোট তুলনা না করে আউটপুটের উপর নির্ভর করা।
সংক্ষেপে
- AI এর সাথে বিনামূল্যের পাঠ্য ব্যয়/চালান ডেটা প্রক্রিয়া করার সময়, সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য উপায় হল একটি নির্দিষ্ট স্কিমা অনুযায়ী আউটপুট অনুরোধ করা।
- বিভাগগুলির একটি তালিকা প্রদান করা এবং ফর্ম্যাটিং নিয়মগুলি স্পষ্ট করা (পিরিয়ড/কমা, হাজার বিভাজক) আউটপুটকে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং স্থানান্তরযোগ্য রাখে।
- মডেলটিতে স্পষ্টভাবে ভ্যাট ফেরত গণনার সূত্র দিন এবং প্রতিটি লাইনে ট্যাক্স বেস + ভ্যাট = মোটের সমতা পরীক্ষা করুন।
- AI ডুপ্লিকেট এবং অস্বাভাবিক রেকর্ডগুলি পতাকাঙ্কিত করার ক্ষেত্রে শক্তিশালী, তবে মুছে ফেলা/একত্র করার সিদ্ধান্ত সর্বদা মানুষের দ্বারা নেওয়া হয়।
- একটি পরিচিত চেকসাম দিয়ে লাইনের মোট সংখ্যা ক্রস-ভ্যালিডিটিং পুরো কাজকে সুরক্ষিত করে।
আবেদন টাস্ক
কমপক্ষে 10 লাইনের ব্যয়ের (প্রকৃত বা নমুনা) একটি মিশ্র তালিকা প্রস্তুত করুন; জেনেশুনে একটি ডুপ্লিকেট এন্ট্রি এবং ভুল ভ্যাট হার সহ একটি আইটেম অন্তর্ভুক্ত করুন৷ শক্তিশালী প্রম্পট টেমপ্লেট সহ এটিকে একটি টেবিলে রূপান্তর করুন, তারপর অসঙ্গতি প্রম্পট চালান। মডেলটি আপনার সেট করা দুটি ফাঁদ ধরছে কিনা তা পরীক্ষা করুন এবং তিনটি সারিতে ম্যানুয়ালি ভ্যাট সমতা যাচাই করুন।
চেকলিস্ট
- [ ] আমি ক্ষেত্রের নাম, ক্রম এবং বিন্যাস সহ একটি নির্দিষ্ট স্কিমা সংজ্ঞায়িত করেছি।
- মডেলকে ক্যাটাগরি লিস্ট দিয়েছিলাম, মেক আপ করতে দেইনি।
- [ ] আমি সাংখ্যিক বিন্যাস (পিরিয়ড/কমা, হাজার বিভাজক নয়) নিয়ম যোগ করেছি।
- আমি [ ] ট্যাক্স বেস + ভ্যাট = মোট সমতা পরীক্ষা করেছি৷
- [ ] আমি একটি অসঙ্গতি/সদৃশ স্ক্যান করেছি এবং একজন মানুষ হিসাবে সিদ্ধান্ত নিয়েছি।
- [ ] আমি একটি পরিচিত চেকসামের সাথে সারির মোট তুলনা করেছি৷