Печалби:
- Възможност за анализиране на стъпките на процеса с тяхната продължителност и разкриване на тесни места и първопричини
- Възможност за идентифициране на мъртви запаси и възможности за спестявания от данните за оборота на запасите и паричния цикъл
- Способност за оценка на конкретни и измерими предложения за опростяване по отношение на контролния риск
Финансите и операциите са преплетени. Излишните запаси се превръщат в пари; забавянето на събирането задушава оборотния капитал; Продължителността на процеса на одобрение създава разходи. Изкуственият интелект (AI) е мощен асистент за анализ при откриване на тесни места в оперативните данни (блокиращи точки, които забавят процеса), опростяване на стъпките на процеса и оптимизиране на инвентара/оборотния капитал. В този раздел ще разгледаме как да пренесем AI отвъд числото и да го направим във вземането на оперативни решения.
Къде AI в операциите създава стойност?
В три основни области: Управление на запасите (колко стоки, кога), цикъл на оборотния капитал (събиране, плащане, баланс на складовите дни) и ефективност на процеса (колко стъпки и за колко време е завършена дадена работа). AI бързо извлича модели в тези данни и генерира хипотези за подобрение; Тестваш ги с реалността на терена.
Ключова концепция: цикъл на преобразуване на пари. Това се намира по формулата дни на наличност + дни на събиране − дни на плащане и пита "колко дни са необходими на парите да напуснат касата и да се върнат в касата?" отговаря на въпроса. Скъсяването освобождава обвързани пари.
Съвет: В подканите за операции винаги казвайте „предложете конкретно, приложимо и измеримо действие“. „Подобряване на процесите“ не работи; „Премахнете 3-тата стъпка за потвърждение, цикълът ще бъде съкратен с 2 дни“ работи.
Стъпка по стъпка: Анализ на тесните места
- Дайте стъпки и времена на процеса. Колко време отнема всяка стъпка.
- Намерете тясното място. Маркирайте най-дългата и чакаща стъпка.
- Поставете под въпрос първопричината. Защо името ми е дълго? Потвърждение, липсващи данни, смяна на собственика?
- Предложете опростяване. Подвижни/автоматични стъпала.
- Измерете въздействието. Колко дни/колко TL препоръката подобрява цикъла?
Слаба подкана / Силна подкана
Слаба подкана: Подобрете нашия процес на закупуване.
Това дава общи, неработещи съвети като „укрепете комуникацията, преминете към цифрови технологии“.
Мощна подкана: Вашата роля: анализатор на оперативен процес. Задача: Анализирайте следния процес на закупуване. За всяка стъпка: име на стъпка | средно време (дни) | отговорен | причина за чакане Стъпки:1) Изчислете общото време на цикъла.2) Извадете 3-те най-дълги стъпки и техния дял (%) в общото време.3) Предложете 1 хипотеза за първопричината и 1 конкретно опростяване за всяко пречка.4) Дайте оценка на „очакваната печалба (дни)“ за всяко предложение и го маркирайте като „предположение“. Ограничение: Направете предложенията осъществими и измерими; даване на общи съвети.<процес>1. Вписване на заявка - 0,5 дни2. Одобряване на бюджет - 3 дни3. Събиране на оферти от доставчик - 4 дни4. Одобрение от администратор - 2 дни5. Поръчка - 0,5 дни</process>
Тази подкана; Той показва, че най-големият дял в 10-дневния цикъл е събирането на оферти и одобренията и дава конкретна препоръка като „намалете стъпка 3 от 4 дни на 1 ден със списъка с одобрени доставчици“.
Запаси и оборотен капитал
AI премахва бавно оборотните (мъртви запаси) артикули и излишните пари от данните за инвентара.
Анализът идва от таблицата със складови наличности по-долу: - Степен на оборот на запасите за всеки продукт = годишни продажби / средни складови наличности - Маркирайте артикули, които са били неактивни повече от 90 дни като "мъртви запаси" - Избройте 5-те артикула (количество х единична цена), които свързват най-много пари - Предложете действие за мъртви запаси (отстъпка, връщане, кампания) Използвайте само числата в данните; Показване на формулата за процент на текучество.
Продукт
Стойност на акциите
текучество
Статус
А.
120 000
8.0
здрави
б.
340 000
1,2
Бавно, отнема много пари
В.
85 000
0,0
Мъртъв запас (120 дни неактивен)
Стандартизация на процеса и контролен списък
AI създава контролни списъци, които разбиват повтаряща се операция на стъпки и гарантират, че всеки го прави по един и същи начин.
Създайте стандартен контролен списък от следните разпръснати задачи за затваряне в края на месеца: подредете стъпките в логичен ред, добавете отговорна роля и очаквано време към всяка стъпка, отбележете взаимосвързаните стъпки. Добавете колона „риск, ако е пропусната“ в края.
Внимание: Цифрите, предложени от AI, като „очаквани печалби: 3 дни“ са прогнозни, а не гаранции. Премахването на стъпка за потвърждение ускорява процеса, но може да отслаби контрола. Хората установяват баланса между ефективност и контрол.
Ускоряване на процеса на събиране
Най-често срещаното затруднение при оборотния капитал е събирането. Издава се фактура, но парите не пристигат със седмици; През този период компанията финансира клиента със собствени средства. AI сортира и приоритизира откритите вземания (просрочени фактури) с анализ на стареенето (групиране според това колко дълго са били неплатени) и дори изготвя съобщение за напомняне.
Създайте анализ на стареенето от следния списък с отворени вземания: - Разделете на групи по падеж: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ дни - Покажете общата сума на всяка група и нейния дял в общия - Класирайте 5 клиента с най-голям риск (висока сума + голямо забавяне) - Предложете учтив, но ясен текст за напомняне за събиране за всеки Използвайте само информацията в данните; Хората вземат решение за събиране.
Този анализ пита „на кого да се обадим първо?“ основава въпроса на данни. Голямо вземане, което е над 90 дни, е много по-критично от няколко малки забавяния и там трябва да насочите енергията си. AI генерира текста за напомняне, но решението да изпратите и управлявате връзката е ваше.
Съвет: Има три насоки за съкращаване на времето на паричния цикъл: намаляване на дните за наличност, ускоряване на събирането, удължаване на плащането (добри отношения с доставчика). Попитайте AI "кое от тези три ръце ще генерира най-бърза печалба за нас?" “ и измислете приоритет, базиран на данни.
Мини калъфи
Случай 1 — Тясно място при одобрение. Средният цикъл на покупка в една компания е 10 дни. Анализът на AI показа, че две отделни стъпки за одобрение са изяли половината от общото време. Когато беше въведено единично одобрение за покупки под определена сума, цикълът беше намален на 6 дни; Забавянето за спешни покупки приключи.
Случай 2 — Мъртъв запас от 340 хиляди лири. Анализът на оборота на запасите разкри, че не е имало продажби на артикул в продължение на 120 дни и 85 000 TL са били вързани в брой. Екипът намали запасите с кампанията; бяха пуснати пари в брой. AI също предложи намаляване на количеството на поръчката за бавно въртящ се артикул B.
Случай 3 — Лечение, което отслабва контрола. Един екип приложи препоръката на AI „премахнете одобрението на фактура, спестете 2 дни“; но това доведе до безконтролно плащане на грешни фактури. Предложението беше оттеглено, одобрението беше възстановено с автоматичен контрол на прага: под определено количество минава автоматично, над това попада в одобрение. Така хем скоростта беше запазена, хем контролът беше възстановен. Урок: не всяко ускорение трябва да жертва контрола; през повечето време решението не е „премахване“, а „автоматизиране с интелигентен праг“.
Случай 4 — Приоритет, който ускорява събирането. В една компания една трета от отворените вземания са над 90 дни, но екипът се обаждаше на всички в един и същи ред. Анализът на стареенето на AI показа, че 60% от сумата е концентрирана само в пет клиента. Когато енергията беше насочена към тези пет клиента, периодът на събиране намаля от 58 дни на 44 дни за шест седмици и беше освободена значителна сума в брой. Поука: Не усилията, а правилното приоритизиране правят пари в колекциите.
Често срещани грешки
- Задоволете се с общи съвети. „Преминете към цифрови технологии“ е непрактично; Поискайте конкретни, измерими действия.
- Изчакване на анализ без предоставяне на данни за време/стъпка. Тесното място се вижда само с данни.
- Ако приемем, че прогнозите за печалбите са гаранция. „3-дневната печалба“ на AI е хипотеза, тествана на място.
- Ускоряване чрез жертване на контрола. Премахването на потвърждение може да увеличи риска; Човешките същества установяват баланса.
- Игнориране на мъртвите запаси. Обвързаните пари са тихи разходи; Сканирайте редовно със скорост на въртене.
В обобщение
- AI е мощен помощник за анализи, който прави видими оперативните затруднения, мъртвите запаси и закъсненията в паричния цикъл.
- Дайте стъпките на процеса с тяхната продължителност и отстранете най-дългите стъпки и първопричината; Поискайте конкретни, измерими действия.
- Времето на паричния цикъл (инвентаризация + събиране − дни на плащане) е индикатор за здравето на оборотния капитал; Скъсяването освобождава пари.
- Цифрите за „очаквани печалби“, дадени от модела, са приблизителни; трябва да се тества на място.
- Хората установяват баланса между ефективност и контрол; Всяко ускорение не трябва да жертва контрола.
Задача за приложение
Запишете повтарящ се процес от вашия собствен бизнес (закупуване, събиране, приключване) със стъпки и времена. Премахнете тесните места и предложенията за опростяване с мощния шаблон за подкана; ръчно проверете общото време на цикъла. Освен това изчислете скоростта на оборот от списък със складови наличности и маркирани артикули на мъртва наличност. Ние приемаме най-привлекателното предложение на модела и питаме "какъв контрол отслабва?" Оценете с въпроса.
контролен списък
- [ ] Дадох стъпките на процеса с тяхната продължителност и отговорности.
- [ ] Проверих общото време на цикъла ръчно.
- [ ] Исках конкретни, измерими действия; Не спрях с общи съвети.
- [ ] Изчислих скоростта на обръщане на запасите с формулата и маркирах мъртвите запаси.
- [ ] Отнесох се към цифрите за „очаквани печалби“ като приблизителни.
- [ ] Оцених всяко предложение за ускорение за контролен риск.