Анализ на бюджета и паричните потоци

Печалби:

• Възможност за поддържане на отклонения от изпълнението на бюджета и изчисляване и интерпретиране в проценти
• Възможност за създаване на седмични прогнози от данни за паричните потоци и определяне на краткосрочните ликвидни рискове
• Възможност за задаване на базирани на сценарий въпроси „какво-ако“ с ясна подкана

Здравето на един бизнес се измерва с два въпроса: „Вървим ли по план?“ и „Има ли достатъчно пари в сейфа?“ Първият е бюджет срещу реален анализ; Второто е управление на паричните потоци. Дори компания, която изглежда печеливша, може да има затруднения в деня на заплатата, ако не се управляват паричните средства. В тази част ще се научим да използваме изкуствения интелект (AI) като асистент за анализ и в двете, но ще запазим решението.

Какво е бюджет срещу реален?

Бюджетът е планът, който поставяте в началото на семестъра; Реализацията е това, което всъщност се случва. Разликата между двете се нарича дисперсия. Дисперсията се изразява по два начина: като сума (действителен − бюджет) и като процент (разлика / бюджет × 100). Дали е положителен или отрицателен зависи от позицията: Добре е, ако реалните приходи надхвърлят бюджета, и обратното за разходите.

Работата на AI тук е двойна: да изчислява отклоненията (които трябва да проверите) и да интерпретира възможните причини за големи отклонения (които трябва да потвърдите).

Съвет: Накарайте модела да каже „сортирайте 5-те най-големи отклонения по абсолютен процент“. Така пренебрегваните, но най-критичните позиции в бюджета от 100 реда излизат на върха.

Стъпка по стъпка: Анализ на отклонението

1. Дайте заедно бюджета и факта. Артикул, бюджет, действително са три колони.
2. Запазете отклонението и го изчислете като процент. Нека показва и формулата.
3. Посочете посоката. Кажете дали идва или си отива, така че „добро/лошо“ да се тълкува правилно.
4. Сложете праг. Като „Открояване на отклонения, по-големи от 10%“.
5. Защо коментирайте, но потвърдете. Причините, предложени от модела, са хипотези; Вие намирате източника.

Слаба подкана / Силна подкана

Слаба подкана: Как върви бюджетът ми? [цифри]

Това дава безполезен отговор като „като цяло добър“, който не показва коя писалка с колко е отклонена.

Силна подкана: Вашата роля: специалист по FP&A (финансово планиране и анализ). Задача: Анализирайте таблицата от бюджет до реализация по-долу. Стъпки: 1) За всеки елемент изчислете отклонение = действително - бюджет (сума) и отклонение% = отклонение / бюджет * 100 (покажете формулата). 2) Маркирайте положителното отклонение в приходните позиции като „положително“, а положителното отклонение в разходните позиции като „отрицателно“. 3) Ранг 5-те най-големи отклонения по абсолютен процент.4) Всеки предлага 1-2 ВЪЗМОЖНИ причини за голямото отклонение и ги маркира като "хипотеза". Ограничение: Използвайте само цифри от данните.<данни>Молив | Бюджет | Реализирани нетни продажби | 5 000 000 | 4 300 000Маркетинг | 400 000 | 610 000 служители | 1 200 000 | 1 180 000Логистика | 300 000 | 470 000</data>

Тази подкана ясно показва, че продажбите са под 14%, маркетингът е над 52%, а логистиката е над 57%; Отваря въпроса, който ръководството трябва да зададе, като например „маркетинговите разходи се увеличиха, но продажбите намаляха“.

Паричен поток: Разлика от печалбата

Печалбата е счетоводна концепция; Парите са истински пари в сейфа. Продажбата се записва като приход при издаване на фактура, но парите може да пристигнат 60 дни по-късно. Анализът на паричните потоци пита: "Има ли излишък в брой през следващите седмици?" търси отговор на въпроса. AI помага при установяването на седмична прогноза за паричните средства от елементи за събиране и плащане и отбелязване на отворени седмици.

Извлечете седмичната прогноза за паричните средства от следния 8-седмичен план за събиране и плащане:- Всяка седмица: пари в брой + събиране - плащане = пари в брой при затваряне- Маркирайте седмиците в парите в брой при затваряне като отрицателни като „ЛИКВИДЕН РИСК“- Обобщете най-ранната седмица на риск и сумата на недостига в горната част Начални пари в брой: 250 000<data> ... </data>

Внимание: Прогнозите за парични средства са толкова добри, колкото и предположенията за събираемост във входните данни. Ако предположението "ще го съберем за 60 дни" не се сбъдне, проектът ще рухне. Изрично отпечатайте предположенията в модела и ги сравнете с реалността.

Анализ на сценария (какво-ако).

Ръководството често пита "ами ако продажбите спаднат с 10%?" пита той. AI генерира тези сценарии бързо:

Изчислете три случая на базата на следния основен сценарий:- Оптимистичен: продажби +10%, период на събиране -5 дни- Базов план: без промяна- Песимистичен: продажби -15%, период на събиране +15 дни. За всеки сценарий направете таблица с 8-седмичните минимални парични средства при затваряне и рисковата седмица. Избройте ясно предположенията.

Сценарий

промяна на продажбите

най-ниски парични средства

рискова седмица

оптимистичен

+10%

180 000

Няма

база

0

40 000

седмица 6 (критична)

песимистичен

−15%

−220 000

седмица 4 (отворена)

Отклонение при правилно четене: Постоянно или временно?

Не всяко отклонение има еднакво значение. Само защото даден артикул надвишава бюджета за месец, не означава, че този артикул е окончателно повреден. Оценете отклонението от AI по две оси: величина (количество и процент) и постоянство (еднократно или повтарящо се). Например еднократно платена консултантска такса може да надхвърли бюджета, но не засяга следващия месец; Увеличаването на разходите за персонал обаче се повтаря всеки месец и тяхното годишно въздействие е много по-голямо.

Класифицирайте всеки елемент в списъка с отклонения по-долу по тези две оси: - Устойчивост: "еднократно" или "повтарящо се" (напишете обосновката си) - Годишно въздействие: ако това отклонение продължи 12 месеца, какво ще бъде въздействието върху годишната сума? Отбележете като „приоритет“ отклоненията, които се повтарят и имат голямо годишно въздействие. Класификацията е хипотеза; Ако няма окончателна информация, добавете „изисква се потвърждение“.

Това разграничение насочва вниманието на ръководството към това, което наистина има значение. Вместо еднократно отклонение от $50 000, повтарящото се изтичане на $8 000 на месец ($96 000 на година) е много по-критично; но като гледаш сумата, първата изглежда по-голяма.

Съвет: Актуализирайте прогнозата за паричните средства всяка седмица (логика на подвижната прогноза). Сравняването на прогнозата от миналата седмица с това, което действително се е случило, ще покаже колко точни са вашите предположения и ще подобри мускула ви за прогнозиране.

Мини калъфи

Случай 1 — Тихо логистично изтичане. В компания за електронна търговия логистичните разходи бяха с 57% над бюджета, но бяха пренебрегнати, тъй като общо бяха малко. Когато AI направи абсолютна процентна класация, писалката излезе на върха; Разследването разкри, че карго компанията е начислила допълнителни такси извън договора без увеличение. Годишните приходи са приблизително 180 000 TL.

Случай 2 — Предотвратена е кризата на Payweek. Прогнозата за паричните средства показа, че през седмица 6 приключващите парични средства ще спаднат до 40 000, докато през тази седмица имаше плащане на заплата от 320 000 TL. Финансовият директор договори отстъпка за ранно плащане с клиента, за да осигури голяма колекция една седмица напред и предотврати кризата.

Случай 3 — Цената на грешното предположение. Един екип се паникьоса, мислейки, че разликата от "-220 000" в песимистичния сценарий на AI е реална. Сценарият обаче се основаваше на предположението, че събирането ще се забави с 15 дни, а това беше нереалистично за компанията. През последните 12 месеца вземанията никога не са били забавяни с повече от 5 дни. Когато предположението беше актуализирано с реални данни, най-ниските пари в песимистичния сценарий се обърнаха от -220 000 на +15 000 и паниката се оказа неоснователна. Урок: резултатът от сценария е хипотетичен; Не предприемайте действия, без да сте тествали предположението с исторически данни.

Често срещани грешки

• Без да се посочва посоката приходи/разходи. Моделът може да обърка положителното отклонение като „добро“ навсякъде; При разходите е точно обратното.
• Отчитайки отклонението само като сума. Голямо процентно отклонение в малък елемент се пренебрегва; Сортиране по абсолютен процент.
• Посочване на причините в доклада, без да ги потвърждава. Причината, предложена от модела, е хипотезата; Човекът намира своя източник.
• Оставяне на предположенията за парични средства частни. Ако критичните допускания, като период на събиране, не са написани ясно, прогнозата ще бъде подвеждаща.
• Объркване на печалбата с парите. Печеливш месец може да завърши с паричен дефицит; Това са два отделни анализа.

В обобщение

• В анализа на изпълнението на бюджета посочете заедно бюджета и действителното и изчислете отклонението като процент; Ти показа формулата.
• Посочването на посоката приходи/разходи и сортирането по абсолютен процент подчертава най-критичните отклонения.
• Причините за отклонението, предложени от модела, са хипотези; Човекът потвърждава, преди да го постави в отчета.
• Паричният поток е различен от печалбата; Уловете ликвидния риск седмици по-рано със седмични прогнози.
• Анализът на сценария е мощен, но изцяло спекулативен; Разпечатайте вашите предположения и ги сравнете с реалността.

Задача за приложение

Подгответе таблица за изпълнение на бюджета от 10-15 точки. Изчислете отклоненията и избройте първите 5 с мощния шаблон за подкана; Проверете ръчно поне два процента отклонения. След това направете проста 8-седмична парична прогноза, изпълнете основни/песимистични сценарии и определете рисковата седмица. И накрая, проучете и потвърдете или опровергайте сами причината за отклонението, предложено от модела.

контролен списък

• [ ] Дадох бюджета и действителните стойности заедно, позиция по позиция.
• [ ] Изчислих отклонението като процент и неговата формула.
• [ ] Посочих посоката приходи/разходи и ги сортирах по абсолютен процент.
• [ ] Проверих ръчно поне два процента отклонения.
• [ ] Ясно съм отпечатал предположенията в паричната прогноза.
• [ ] Отбелязах причините за отклонението на модела като "хипотеза" и ги потвърдих.