Печалби:
- Възможност за изготвяне на основни външнотърговски документи като търговска фактура, проформа, опаковъчен лист и товарителница с изкуствен интелект и проверката им за последователност
- Възможност изкуствен интелект да проверява съгласуваността на кръстосаните данни между документите (количество, тегло, количество, информация за страните) и ранно улавяне на грешки
- Възможността да се гарантира, че проектодекларацията, създадена от изкуствен интелект, не замества официалната декларация и че окончателната декларация е отговорност на митническия консултант.
Невижданият герой на външната търговия са документите. Преди контейнерът да напусне пристанището, зад него се подготвя купчина документи: търговска фактура, опаковъчен лист, товарителница, сертификат за произход, документ за движение, застрахователна полица и митническа декларация. Тези документи трябва да са напълно съвместими един с друг. Ако общото тегло във фактурата и теглото в опаковъчния лист не съвпадат, ако сумата във фактурата и стойността в декларацията са в противоречие, ако заглавията купувач-продавач се различават в различните документи, митническият процес спира: пратката се спира, начислява се неустойка или дори стоките се връщат. В този раздел ще обсъдим как да използваме изкуствения интелект като помощник, който ускорява този трафик на документи и проверява последователността, и къде са неговите граници.
Нека първо изясним условията. Търговска фактура: Това е официалният документ за продажба, издаден от продавача на купувача, показващ вида, количеството, единичната и общата цена на стоките, метода на доставка и плащане; Той формира основата на стойността на митницата. Проформа фактура: Това е проект на фактура в естеството на оферта, дадена преди продажбата. Опаковъчен лист: изброява колко стоки има в коя кутия, брой кутии, брутно/нето тегло и обем. Товарителница (B/L): е транспортният документ, показващ, че превозвачът е получил стоките и ще ги достави при пристигането им; Това е ценен инструмент в морския транспорт. Митническа декларация: Това е документът, в който вносът/износът на стоките се декларира официално пред митниците. ETGB (Митническа декларация за електронна търговия): е опростена декларация, използвана при дребномащабни пратки за електронен износ.
Стъпка по стъпка: мястото на AI в работния процес на документи
Полезно е да мислите за автоматизацията на документи в четири стъпки.
Стъпка 1 — Събиране на данни. Суровата информация, от която се нуждаете: вид и количество стоки, единична цена, грамажи, информация за партита, начин на доставка и плащане. Тази информация обикновено е разпръсната в поръчки, договори и кореспонденция с доставчици. AI е много бърз при извличането на структурирана таблица от този необработен текст, който предоставяте.
Стъпка 2 — Създаване на чернова. Генериране на проект на фактура, проформа или опаковъчен списък от структурирани данни. Тук AI попълва шаблон; Той поддържа формата, задължителните полета и езика. Но черновата, която той изготви, не е официален документ; От вашата система/програма се създава официален документ.
Стъпка 3 — Проверка на кръстосана съгласуваност. Това е най-ценният принос на AI. Предоставяне на фактурата, опаковъчния лист и товарителницата на YZ и запитване „Съвпадат ли количеството, броят колети, брутното/нето тегло, сумата, заглавията на партиите и методът на доставка? Ако не, къде е несъответствието?“ В рамките на секунди изкуственият интелект отбелязва разликата в теглото от 3 килограма или повече от пратка, която човешкото око пропуска.
Стъпка 4 — Експертно одобрение и официални действия. Декларирането и митническите процедури са отговорност на митническия консултант. Нищо, което AI произвежда, не е заместител на официалната декларация; Той проправя пътя за консултанта като чернова, контролен списък и доклад за последователност.
Внимание: AI може да създаде „чернова“ на фактура или извлечение; Но отговорността за официални документи, подписи и декларации е на лицето и на митническия консултант. Изпращането на черновата, мислейки, че е официален документ, е като подписване на непопълнен формуляр.
Съгласуваност между документите: критични контролни точки
Таблицата по-долу обобщава областите, които най-често са в противоречие между документите и причиняват проблеми на митницата:
контролирана зона
В кои документи?
Типична грешка
резултат
Общо количество/бр
Фактура, опаковъчен лист, товарителница
Писане на различни числа
Отказ на митницата, броене
Бруто/нето тегло
Опаковъчен лист, товарителница
Не поддържа тегло
претегляне, забавяне, неустойка
Стойност на стоките (сума)
Фактура, декларация
Несъответствие на сумата
преглед на оценката
Наименование/адрес на партията
Всички документи
различен правопис
отхвърляне на документ
Метод на доставка (Incoterms)
фактура, договор
Конфликт между документи
Спор цена/риск
страна на произход
Фактура, сертификат за произход
Несъвместим произход
Загуба на преференциална тарифа
Брой кашони/опаковки
Опаковъчен лист, товарителница
Липсващи/излишни колети
Брои, минути
Редовната проверка на тези зони с всяка пратка решава повечето проблеми, преди да стигнат до митницата.
Четири копируеми шаблона
1) Извличане на структурирана таблица от необработени данни:
Вашата роля: асистент външнотърговски операции. Таблица с данни за фактура излиза от следния разхвърлян текст на поръчката. Колони: тип стоки | количество | единица | единична цена | общо | Произход. Маркирайте полетата, които виждате като липсващи или противоречиви, като „НЕПЪЛНИ/ПОДОЗРИТЕЛНИ“, не ги попълвайте сами. Запазете валутата такава, каквато е. Текст: [поставете текста за поръчка/кореспонденция тук — не е скрит]
2) Проверка на кръстосана последователност:
Вашата роля: проверка на последователността на документите. Давам ви данните от 3 документа: ФАКТУРА, ОПАКОВЧЕН ЛИСТ, КОНОМАНДАЛИЯ. Сравнете следните полета и покажете „доволни / НЕ ОТНАСЯ“ в таблица: обща сума, брой колети, бруто тегло, нетно тегло, стойност на стоките, заглавие на купувача, заглавие на продавача, начин на доставка, произход. Напишете разликата числено за всеки ред, който НЕ се отнася. Резултатът не е окончателно твърдение; Крайният контрол принадлежи на митническия консултант. ФАКТУРА: [...]КОНТРОЛЕН СПИСЪК: [...]КОНОМИТЕЛНИЦА: [...]
3) Проект на проформа фактура:
Вашата роля: асистент за експортиране на документи. Подгответе проект на ПРОФОРМА ФАКТУРА на английски език със следната информация. Попълнете задължителните полета: продавач/купувач, дата, валидност, описание на стоките, количество, единична/обща цена, начин на доставка (Incoterms), начин на плащане, произход, очаквано време за изпращане. Ще проверя числата; Не предполагайте никаква сума. Информация: [анонимен/примерни данни]
4) Контролен списък за липса на документи:
Вашата роля: асистент в митническия процес. Дестинация: [внос/износ], държава: [...], вид транспорт: [море/въздух/сухопътен]. Направете СПИСЪК с документи, които може да са необходими за тази пратка (фактура, опаковъчен лист, товарителница, сертификат за произход/обръщение, застраховка, специално разрешително/документи за съответствие, ако е необходимо). Напишете "защо е необходимо" и "къде да купя / кой одобрява" до всеки документ. Това е списък за напомняне; Консултантът определя изискванията за окончателния документ.
Слаба подкана / Силна подкана
Слаба подкана:
Проверете тези документи, има ли проблеми?
Тази подкана, написана без предоставяне на документация или указване кои области да се сравняват, дава повърхностен и безполезен отговор „като цяло изглежда добре“; Той не улавя малките числени разлики, които са наистина опасни.
Мощна подкана:
Вашата роля: проверка на последователността на документите. Сравнете нетното тегло, брутното тегло, броя на кутиите и общото количество в данните във ФАКТУРАТА и ОПАКОВЪЧНИЯ СПИСЪК по-долу. За всяко поле дайте „задържа/не се задържа + числена разлика“. Също така проверете дали титлата на купувача е еднаква в двата документа. ФАКТУРА: нето 980 кг, бруто 1.050 кг, 42 кашона, 2.100 бр... ОПАКОВЪЧЕН СПИСЪК: нето 980 кг, бруто 1.050 кг, 40 кашона, 2.100 бр.
Тази подкана дава ясни полета, ясни данни и ясен изходен формат; В резултат на това излиза конкретна и поправима констатация, като "броят на колетите НЕ съвпада: фактура 42, опаковъчен лист 40, разлика 2 колета".
три мини калъфа
Случай 1 — Уловена разлика в колета. Спедиторска компания започна да сравнява фактури и опаковъчни листи с AI за всяка пратка. През първия месец при 7 от 60 пратки е установено несъответствие в номера на кутията или теглото. Те бяха коригирани преди да стигнат до митницата; Бяха избегнати около 3 митнически протокола и закъснения. AI отбеляза разликата, експертът направи корекцията и проверката.
Случай 2 — Грешка при объркана чернова с длъжностно лице. Нов служител изпрати на клиента английската проформа чернова, произведена от YZ, без да я провери. Имаше една единична цена (под действителната цена), останала в черновата, която AI беше задал като "пример". Клиентът помисли, че тази цена е обвързваща и възникна спор. Урок: Всеки номер в черновата на AI трябва да бъде проверен от човек, преди да бъде изпратен; Проектът не е официален документ.
Случай 3 — Несъответствие в сумата. Във фирма за внос имаше малка разлика (120 USD поради закръгляване) между общата стойност във фактурата и стойността, въведена в декларацията. AI маркира това при кръстосана проверка; Консултантът коригира разликата. Ако не беше коригирано, прегледът на оценката и евентуалното наказание ще бъдат на дневен ред. Малка разлика, голям проблем.
Често срещани грешки
- Грешка на черновата на AI за официален документ. Схемата е само предварителна; Официалният документ се генерира от вашата система и експертът го одобрява.
- Пропуснете кръстосаната проверка. Малките разлики между документите водят до най-скъпите митнически проблеми; Сравнете с всяка пратка.
- Накарайте AI да предскаже липсващи данни. Моделът може да побере празно пространство; Маркирайте липсващите елементи като „ЛИПСВАЩИ“ и не ги попълвайте.
- Предоставяне на поверителна информация за цените и клиентите. Изпълнете задължителните полета за проверка с анонимни/извадкови данни.
- Изпращане на числа до AI без проверката им. Всяка сума, тегло и количество трябва да бъдат потвърдени от човешки очи.
Съвет: Когато накарате изкуствения интелект да извърши проверката на документа, винаги казвайте „напишете числената разлика“. — Издържа ли? Моделът лесно отговаря с "да" на въпроса; Когато казвате "покажете разликата с число", това разкрива истинското противоречие.
В обобщение
Изкуственият интелект е много мощен на две места във външнотърговските документи: създаване на бързи чернови от необработени данни и проверка на кръстосана съгласуваност между документите. Ранното улавяне на сумата, теглото, стойността и разликите в заглавието между фактурата, опаковъчния лист и товарителницата предотвратява повечето от митническите откази и санкции. Въпреки това, проектът, който AI произвежда, не е официален документ; Отговорността за декларирането и подписването е на митническия консултант. Всеки номер се проверява, поверителните данни се анонимизират, пропуските не се компенсират.
Задача за приложение
Вземете данни за фактура и опаковъчен лист за реална (или проба) пратка, анонимизирайте поверителна информация. Накарайте AI да сравни с шаблона за „проверка на кръстосана съгласуваност“ по-горе. Проверете редовете „НЕ ЗАДОВОЛЯВА“ в изхода един по един и отбележете дали са правилни. След това създайте „контролен списък за липсващи документи“ и го сравнете със собствения си процес: Има ли документ, който AI ви е напомнил, че сте пропуснали?
контролен списък
- [ ] Анонимизирах данните от документа и ги дадох на AI.
- [ ] Направих сравнение на количество/тегло/стойност/заглавие между фактурата, опаковъчния лист и товарителницата.
- [ ] Исках изхода от AI под формата на "напишете числената разлика", а не "държа ли?"
- [ ] Проверих самостоятелно всяка отбелязана разлика.
- [ ] Проверих всички номера в черновата, преди да я изпратя.
- [ ] Поставям одобрението на митническия консултант за официалния документ и декларацията в работния процес.