Печалби:
- Възможност за изготвяне на специфичен за институцията документ за политика/процедура със структурирана подкана
- Способност за съпоставяне на политики с роля и отговорност (RACI) и да ги направи подлежащи на одит
- Възможност за прилагане на стандарти за стил и форматиране за разбираем, приложим и последователен език на политиката.
Политиките на една институция са нейната писмена памет и дисциплина при вземане на решения: от борба с подкупите до информационна сигурност, от дистанционна работа до съхранение на данни, това е официалната версия на фразата „ние така го правим“. Добрата политика е ясна, приложима и подлежаща на одит; Лошата политика е или купчина жаргон, който никой не чете, или колекция от добри намерения, които остават невалидни на практика. Изкуственият интелект (AI) бързо създава първия проект на документи за политики и процедури, поддържа езика последователен и структурира картографирането на ролите и отговорностите. В този модул ще се научим как да създаваме специфични за организацията, подлежащи на одит от RACI и разбираеми политики – винаги поддържайки одобрението на хората.
Нека уточним условията. Политиката е документ на високо ниво („какво и защо“), който установява позицията и правилата на организацията по даден въпрос. Процедурата е документ, който обяснява стъпка по стъпка как да се приложи тази политика („как“). RACI е матрица, която изяснява ролите на Отговорен, Отчетен, Консултиран и Информиран за всяка задача. Обхватът е кого и какво обвързва политиката. Ефективността и прегледът е кога политиката е валидна и колко често ще се актуализира.
Скелет на политическия документ
Последователните политики имат обща рамка. Ако дадете на AI този скелет, всичките ви документи ще имат еднаква структура и четимост. стъпка по стъпка:
- Цел и обхват. Какво, кого и какви ситуации покрива полицата?
- Дефиниции. Критичните термини се дефинират веднъж, ясно.
- Принципи/правила. Основната позиция и задължителните правила на институцията.
- Роли и отговорности (RACI). Кой какво прави, кой го одобрява, с кого се консултира.
- Процедура/стъпки. Конкретният поток на приложението.
- Изключения, нарушения и прилагане. Как да управлявате нарушаването на правилата.
- Документи за принудително изпълнение, преглед и свързани с тях.
Вашата роля: опитен експерт в писането на корпоративна политика. Подгответе проект на политика за следната тема. Структура: 1) Цел и обхват 2) Дефиниции 3) Принципи и правила 4) Роли и отговорности 5) Стъпки на процедурата 6) Изключение/нарушение/санкция 7) Изпълнение и преглед. Правила:- Оставете празни места, специфични за институцията като [ДА СЕ ПОПЪЛНИ: ...]; apocryphal.- Ако се изисква правно приписване, добавете бележка „изисква се законово одобрение — трябва да се провери“; Не давайте своя номер на статия/решение. - Поддържайте езика ясен, кратък и приложим.<topic>[основна информация относно проблема с правилата и институцията]</topic>
Внимание: Политиките имат правни последици; Дисциплинарната политика, политиката за данни или политиката за сигурност трябва да отговарят на приложимото законодателство. Проектът, изготвен от AI, трябва да бъде прегледан и одобрен от адвокат/експерт в съответствие с приложимото законодателство, преди да бъде публикуван.
Правене на одит с RACI
Яснотата относно „кой какво ще направи“ е това, което прави политиката осъществима. Политиката без роли е документ, за който всеки носи отговорност, но никой не носи отговорност. AI е мощен в съпоставянето на всяка отговорност с RACI.
Създайте RACItable за всяко конкретно задължение в следния проект на политика:| Дейност/отговорност | Отговорен (R) | Одобрено от (A) | Консултиран (C) | Информиран (I) |Правила:- Имайте ЕДИН „Одобряващ (A)“ за всяка дейност.- Маркирайте дейности, чиято роля остава неясна в правилата като „няма присвоена роля“.- Оставете [РОЛЯ: ...] контейнер, ако не знаете действителните заглавия.
Има и аспект на последователност и четливост. Всички политики на институцията трябва да бъдат написани в същия стил и с едни и същи термини. AI стандартизира текста според ръководство за стил.
Организирайте тази политика според тези стилистични стандарти: - Кратки изречения; по едно правило във всяко изречение. - Притежателни изрази като "Това е отговорност на единицата. Дефинирайте го там, където е споменато за първи път. - Клауза по клауза, номерирана структура. Покажете изразите, които сте променили, с кратка таблица (преди/след).
Слаба подкана / Силна подкана
Слаба подкана: Напишете ни политика за сигурност на информацията.
Резултат: Общ текст, извлечен от средната интернет стойност, неподходящ за вашата организация, с неясни роли и чието правно съответствие не е проверено. Ако бъде публикуван, той не може да бъде внедрен и остава неактивен в одита.
Мощна подкана: [експертна роля + скелет от 7 части + [ДА БЪДЕ ПОПЪЛЕН] пропуски, специфични за институцията + бележка „законово одобрение за законно приписване“ + съвпадение на RACI + стилови стандарти]
Резултат: Проект на политика, която е адаптивна към вашата институция, обхваща всяко задължение, има последователен език и е готова за законово одобрение.
Тестване на политиката: Проверка на приложимостта
Дори привидно добре написана политика може да не бъде приложена на място: тя може да съдържа нереалистични срокове, несъществуващи роли или противоречиви правила. Можете да използвате AI, за да подложите политиката на „тест за осъществимост“, преди да я публикувате. Това чете текста от гледна точка на служител и намира точките, в които той може да заседне.
Тествайте следната политика за приложимост преди публикуване: 1) Въпрос дали всяко правило може да бъде приложено от реална роля; маркирайте онези, които изглеждат неясни или невъзможни. 2) Разберете дали има някакви противоречия или дублиране на правила. 3) Оценете дали посочените времена и честоти са реалистични. 4) Когато служител попита "как точно ще направя това?" Избройте точките, в които ще заседнете. Дайте кратко предложение за корекция за всяка констатация; налагане на окончателна присъда.
Съвет: Мислете за политиката като „ще прочете ли служител това и ще знае ли какво да прави?“ Тестването с въпрос улавя най-честия недостатък (абстрактни и неприложими правила). Политика, която не може да бъде приложена, е по-рискова от политика, която не съществува; защото създава илюзията за хармония.
Политика или процедура?
Размер
Политика
Процедура
Въпрос
какво и защо
как
Ниво
горен, принцип
Оперативно, стъпка по стъпка
промяна
редки
Актуализира се при промяна на процеса
пример
„Личните данни са защитени“
„Заявка за изтриване на данни в рамките на 30 дни с тези стъпки“
Одобрение
Висше ръководство/правен
Собственик на процеса + съответствие
Три мини калъфа
Случай 1 — Политика за изоставяне. Политиката на компанията за запазване на данни е в сила от години, но "кой изтрива данните и кога?" Отговорът на въпроса го нямаше в документа. Когато дойде клиентска заявка за изтриване, никой не пое собствеността и заявката беше забавена с 40 дни. Добавен RACI към правилата с AI; За всяка дейност по съхранение и изтриване беше назначено едно одобряващо и отговорно лице. Последващите заявки бяха затворени средно за 9 дни и процесът стана подлежащ на проверка.
Случай 2 — Нечетлив документ. Етичната политика на една институция беше текст от 14 страници с тежък жаргон; проучването показа, че само 12% от служителите четат. Стилистична стандартизация с AI: кратки изречения, подходящи изрази, дефинирани термини. Документът беше намален до 6 страници и степента на четене се увеличи до 57% за три месеца. Съдържанието остана същото; разбираемостта се увеличава десетократно.
Случай 3 — Стойността на правното одобрение. Един екип беше на път да публикува директно генерирания от AI проект на дисциплинарна политика. Проектът съдържа изявление за „едностранно прекратяване“, което не съответства на действащото трудово законодателство; AI го маркира като „изисква се законово одобрение“. Правният преглед коригира формулировката. Ако знакът бъде пренебрегнат, ще бъде въведена неприложима и рискована от съдебен процес политика.
Често срещани грешки
- Произвеждане на обща политика без институция. Текстът, създаден без контекст и интервали [ДА БЪДЕ ПОПЪЛЕН], няма да пасне на вашата институция.
- Не можете да разпределяте роли. Без RACI политиката остава изоставена; никой не носи отговорност.
- Объркване на политика с процедура. Ако „какво/защо“ и „как“ не са разделени, документът ще бъде едновременно абстрактен и непълен.
- Заобикаляйки законното одобрение. Политиките, които имат правни последици, трябва да бъдат преразгледани в съответствие със законодателството.
- Жаргон и дълги изречения. Непрочетена политика не се прилага; Стилистичният стандарт е важен.
- Не е зададена дата за преглед. Политиките остаряват; прилагането и периодичният преглед трябва да бъдат определени.
В обобщение
Писането на политики и процедури е задачата да се превърне позицията на организацията в ясни, частни и подлежащи на одит правила. AI създава добър първи проект, поддържа езика последователен и съпоставя всяко задължение с RACI; Но трябва да попълните пропуските, специфични за институцията, да преминете правното съдържание през законово одобрение и да поддържате документа четим. Отделете политиката от процедурата, задайте един одобряващ за всяка дейност и установете цикъл на преглед. AI създава чертежи и структура; Оторизираният професионалист взема решение относно законосъобразността и валидността на полицата.
Задача за приложение
Изберете тема на правилата (напр. допустима употреба, запазване на данни). (1) Създайте контур с подканата за скелет от 7 части; проверете всички маркировки [ДА СЕ ПОПЪЛНИ] и „изисква се законово одобрение“. (2) Присвояване на роли на всяко задължение с подканата RACI; Проверете дали има само един одобряващ за всяка дейност. (3) Стандартизация на стила на изпълнение и подобряване на четливостта. (4) Затворете документа със статус „очаква правно/експертно одобрение“ и дата за преглед.
контролен списък
- [ ] Политиката написана ли е с последователна рамка от 7 части?
- [ ] Специфичните за институцията пропуски оставени ли са като [ДА БЪДАТ ПОПЪЛНЕНИ]?
- [ ] Всяко задължение, свързано с RACI, назначен ли е един одобряващ?
- [ ] Ясна ли е разликата между политика и процедура?
- [ ] Планирано ли е правно/експертно одобрение за законно съдържание?
- [ ] Направен ли е езикът с кратки изречения, идиосинкратичен и без жаргон?
- [ ] Определени ли са датите за влизане в сила и преглед?