كتابة السياسات والإجراءات

المكاسب:

• القدرة على صياغة وثيقة سياسة/إجراء خاصة بالمؤسسة مع موجه منظم
• القدرة على مطابقة السياسات مع الدور والمسؤولية (RACI) وجعلها قابلة للتدقيق
• القدرة على تطبيق معايير الأسلوب والتنسيق من أجل لغة سياسة مفهومة وقابلة للتطبيق ومتسقة.

إن سياسات المؤسسة هي ذاكرتها المكتوبة ونظام اتخاذ القرار: من مكافحة الرشوة إلى أمن المعلومات، ومن العمل عن بعد إلى تخزين البيانات، إنها النسخة الرسمية لعبارة "هذه هي الطريقة التي نفعل بها ذلك". السياسة الجيدة واضحة وقابلة للتنفيذ وقابلة للتدقيق. إن السياسة السيئة هي إما كومة من المصطلحات التي لا يقرأها أحد، أو مجموعة من النوايا الحسنة التي تظل فارغة في الممارسة العملية. يُنتج الذكاء الاصطناعي (AI) بسرعة المسودة الأولى لوثائق السياسات والإجراءات، ويحافظ على اتساق اللغة، ويبني خرائط الأدوار والمسؤوليات. في هذه الوحدة، سوف نتعلم كيفية إنشاء سياسات خاصة بالمؤسسة وقابلة للتدقيق والفهم من خلال RACI - مع الحفاظ دائمًا على الموافقة البشرية.

دعونا توضيح الشروط. السياسة هي وثيقة رفيعة المستوى ("ماذا ولماذا") تحدد موقف المنظمة وقواعدها بشأن قضية ما. الإجراء هو مستند يشرح خطوة بخطوة كيفية تنفيذ تلك السياسة ("كيف"). RACI عبارة عن مصفوفة توضح أدوار المسؤول والخاضع للمساءلة والمستشار والمطلع لكل مهمة. النطاق هو من وماذا تلزم السياسة. يتم تحديد الفعالية والمراجعة عندما تكون السياسة صالحة وعدد مرات تحديثها.

الهيكل العظمي لوثيقة السياسة

وتشترك السياسات المتسقة في إطار مشترك. إذا أعطيت الذكاء الاصطناعي هذا الهيكل، فستكون جميع مستنداتك بنفس البنية وسهولة القراءة. خطوة بخطوة:

1. الغرض والنطاق. ماذا ومن وما هي المواقف التي تغطيها هذه السياسة؟
2. التعاريف. يتم تعريف المصطلحات الحرجة مرة واحدة، بشكل واضح.
3. المبادئ/القواعد. الموقف الرئيسي والقواعد الملزمة للمؤسسة.
4. الأدوار والمسؤوليات (RACI). من يفعل ماذا، ومن يوافق عليه، ومن تتم استشارته.
5. الإجراء/الخطوات. التدفق الملموس للتطبيق.
6. الاستثناءات والانتهاكات والتنفيذ. كيفية إدارة كسر القواعد.
7. التنفيذ والمراجعة والوثائق ذات الصلة.

دورك: خبير ذو خبرة في كتابة سياسات الشركة. قم بإعداد مسودة سياسة للموضوع التالي. الهيكل: 1) الغرض والنطاق 2) التعاريف 3) المبادئ والقواعد 4) الأدوار والمسؤوليات 5) الخطوات الإجرائية 6) الاستثناء/الانتهاك/العقوبة 7) الإنفاذ والمراجعة. القواعد: - اترك الفراغات الخاصة بالمؤسسة كـ [يتعين ملؤها: ...]؛ ملفق.- إذا كان الإسناد القانوني مطلوبًا، أضف ملاحظة "الموافقة القانونية مطلوبة - يجب التحقق منها"؛ لا تعطي رقم المقالة/القرار الخاص بك. - اجعل اللغة واضحة وقصيرة وقابلة للتطبيق.<topic>[معلومات أساسية حول قضية السياسة والمؤسسة]</topic>

تنبيه: السياسات لها عواقب قانونية؛ يجب أن تتوافق السياسة التأديبية أو سياسة البيانات أو الأمان مع التشريعات المعمول بها. ويجب مراجعة المسودة التي أعدتها منظمة العفو الدولية والموافقة عليها من قبل محامٍ/خبير وفقًا للقانون المعمول به قبل نشرها.

جعلها قابلة للتدقيق مع RACI

إن الوضوح بشأن "من سيفعل ماذا" هو ما يجعل السياسة ممكنة. إن السياسة التي لا دور لها هي وثيقة يتحمل الجميع مسؤوليتها ولكن لا أحد يخضع للمساءلة. الذكاء الاصطناعي قوي في مطابقة كل مسؤولية مع RACI.

قم بإعداد RACItable لكل التزام ملموس في مسودة السياسة التالية: | النشاط/المسؤولية | المسؤول (ر) | وافق عليه (أ) | استشارة (ج) | مطلع (I) |القواعد: - احصل على "موافق (أ)" واحد على كل نشاط. - ضع علامة على الأنشطة التي يظل دورها غير واضح في السياسة على أنها "لم يتم تعيين دور". - اترك عنصرًا نائبًا [الدور: ...] إذا كنت لا تعرف العناوين الفعلية.

هناك أيضًا جانب الاتساق وسهولة القراءة. يجب أن تكون جميع سياسات المؤسسة مكتوبة بنفس الأسلوب وبنفس الشروط. يقوم الذكاء الاصطناعي بتوحيد النص وفقًا لدليل النمط.

تنظيم هذه السياسة وفق هذه المعايير الأسلوبية: - الجمل القصيرة؛ قاعدة واحدة في كل جملة. - تعبيرات الملكية مثل "إنها مسؤولية الوحدة حددها حيث تم ذكرها لأول مرة. - جملة بعد جملة، بنية مرقمة. أظهر التعبيرات التي قمت بتغييرها بجدول قصير (قبل / بعد)."

موجه ضعيف / موجه قوي

مطالبة ضعيفة: اكتب لنا سياسة أمن المعلومات.

النتيجة: نص عام مشتق من متوسط الإنترنت، غير ذي صلة بمؤسستك، مع أدوار غير واضحة، ولم يتم التحقق من امتثاله القانوني. وإذا تم نشره، فلا يمكن تنفيذه ويظل خاملاً قيد المراجعة.

مطالبة قوية: [دور الخبير + الهيكل العظمي المكون من 7 أجزاء + [سيتم ملؤها] الفجوات الخاصة بالمؤسسة + مذكرة "الموافقة القانونية على الإسناد القانوني" + مطابقة RACI + معايير النمط]

النتيجة: مسودة سياسة قابلة للتكيف مع مؤسستك، وتشتمل على كل الالتزامات، ولها لغة متسقة، وجاهزة للموافقة القانونية.

اختبار السياسة: التحقق من قابلية التطبيق

فحتى السياسة التي تبدو مكتوبة بشكل جيد قد لا يتم تنفيذها في الميدان: فقد تحتوي على مواعيد نهائية غير واقعية، أو أدوار غير موجودة، أو قواعد متضاربة. يمكنك استخدام الذكاء الاصطناعي لإخضاع السياسة "لاختبار الجدوى" قبل نشرها. يؤدي ذلك إلى قراءة النص من وجهة نظر الموظف والعثور على النقاط التي قد يتعثر فيها.

اختبر مدى قابلية تطبيق السياسة التالية قبل النشر: 1) تساءل عما إذا كان يمكن تنفيذ كل قاعدة من خلال دور حقيقي؛ ضع علامة على تلك التي تبدو غامضة أو مستحيلة. 2) اكتشف ما إذا كان هناك أي تناقضات أو تكرار للقواعد. 3) قم بتقييم ما إذا كانت الأوقات والتكرارات المحددة واقعية. 4) عندما يسأل الموظف "كيف سأفعل هذا بالضبط؟" قم بإدراج النقاط التي سوف تتعثر فيها. إعطاء اقتراح تصحيح قصير لكل نتيجة؛ فرض الحكم النهائي.

نصيحة: فكر في السياسة على أنها "هل سيقرأ الموظف هذا ويعرف ما يجب فعله؟" يكشف الاختبار باستخدام سؤال عن الخلل الأكثر شيوعًا (القواعد المجردة وغير القابلة للتنفيذ). إن السياسة التي لا يمكن تنفيذها هي أكثر خطورة من سياسة غير موجودة؛ لأنه يخلق وهم الانسجام.

سياسة أم إجراء؟

الحجم

سياسة

الإجراء

سؤال

ماذا ولماذا

كيف

المستوى

العلوي، المبدأ

التشغيلية، خطوة بخطوة

التغيير

نادر

يتم التحديث عندما تتغير العملية

مثال

"البيانات الشخصية محمية"

"طلب حذف البيانات خلال 30 يوما بهذه الخطوات"

موافقة

الإدارة العليا/ القانونية

مالك العملية + الامتثال

ثلاث حالات صغيرة

الحالة 1 - السياسة المهجورة. لقد تم تطبيق سياسة الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بالشركة منذ سنوات، ولكن "من يقوم بحذف البيانات ومتى؟" الجواب على السؤال لم يكن في الوثيقة. عندما وصل طلب العميل للحذف، لم يحصل أحد على الملكية وتأخر الطلب لمدة 40 يومًا. تمت إضافة RACI إلى سياسة الذكاء الاصطناعي؛ تم تعيين شخص معتمد ومسؤول واحد لكل نشاط تخزين وحذف. وتم إغلاق الطلبات اللاحقة في متوسط ​​9 أيام وأصبحت العملية قابلة للتدقيق.

الحالة 2 - مستند غير قابل للقراءة. كانت السياسة الأخلاقية للمؤسسة عبارة عن نص مكون من 14 صفحة يحتوي على مصطلحات ثقيلة؛ أظهر الاستطلاع أن 12٪ فقط من الموظفين يقرؤون. توحيد الأسلوب باستخدام الذكاء الاصطناعي: الجمل القصيرة، والتعبيرات المناسبة، والمصطلحات المحددة. تم تقليص الوثيقة إلى 6 صفحات وارتفعت نسبة القراءة إلى 57% خلال ثلاثة أشهر. بقي المحتوى على حاله. زادت الوضوح عشرة أضعاف.

الحالة 3 - قيمة الموافقة القانونية. كان أحد الفرق على وشك النشر المباشر لمسودة السياسة التأديبية التي أنشأها الذكاء الاصطناعي. ويتضمن المشروع عبارة "الإنهاء من جانب واحد"، وهو ما لا يتوافق مع تشريعات العمل المعمول بها؛ وقد أشارت منظمة العفو الدولية إلى ذلك باعتباره "موافقة قانونية مطلوبة". وقد صححت المراجعة القانونية الصياغة. إذا تم تجاهل الإشارة، فسيتم سن سياسة غير قابلة للتنفيذ وتحمل مخاطر التقاضي.

الأخطاء الشائعة

• إنتاج السياسة العامة دون مؤسسة. النص الذي يتم إنتاجه بدون سياق ومساحات [مطلوب ملؤها] لن يناسب مؤسستك.
• عدم القدرة على توزيع الأدوار. بدون RACI، تظل السياسة مهجورة؛ لا أحد يحاسب.
• الخلط بين السياسة والإجراءات. إذا لم يتم الفصل بين "ماذا/لماذا" و"كيف"، فستكون الوثيقة مجردة وغير كاملة.
• تجاوز الموافقة القانونية. يجب مراجعة السياسات التي لها عواقب قانونية وفقًا للتشريعات.
• المصطلحات والجمل الطويلة. لا يتم فرض نهج غير مقروء؛ المعيار الأسلوبي ضروري.
• عدم تحديد موعد للمراجعة. أصبحت السياسات عفا عليها الزمن؛ وينبغي تحديد الإنفاذ والمراجعة الدورية.

في ملخص

إن كتابة السياسات والإجراءات هي مهمة ترجمة موقف المنظمة إلى قواعد واضحة وملكية وقابلة للتدقيق. يُنتج الذكاء الاصطناعي مسودة أولية جيدة، ويحافظ على اتساق اللغة ويطابق كل التزام مع RACI؛ ولكن يجب عليك ملء الثغرات الخاصة بالمؤسسة، وتمرير المحتوى القانوني من خلال الموافقة القانونية، وإبقاء الوثيقة قابلة للقراءة. افصل السياسة عن الإجراء، وقم بتعيين جهة اعتماد واحدة لكل نشاط، وقم بإنشاء دورة مراجعة. يقوم الذكاء الاصطناعي بإنتاج المخططات والهياكل؛ يقرر المحترف المعتمد مدى شرعية وصحة السياسة.

مهمة التطبيق

حدد موضوع السياسة (مثل الاستخدام المقبول، والاحتفاظ بالبيانات). (1) احصل على مخطط تفصيلي مُنتج بموجه هيكلي مكون من 7 أجزاء؛ افحص جميع العلامات [مطلوب ملؤها] وعلامات "الموافقة القانونية مطلوبة". (2) تعيين الأدوار لكل التزام باستخدام موجه RACI؛ التحقق من وجود معتمد واحد فقط لكل نشاط. (3) تشغيل توحيد الأسلوب وتحسين إمكانية القراءة. (4) أغلق المستند بالحالة "في انتظار الموافقة القانونية/موافقة الخبراء" وتاريخ المراجعة.

قائمة مرجعية

• [ ] هل السياسة مكتوبة بإطار متماسك مكون من 7 أجزاء؟
• [ ] هل تم ترك الفجوات الخاصة بالمؤسسة على أنها [يتعين ملؤها]؟
• [ ] هل يتم تعيين موافق واحد لكل التزام تم تعيينه لـ RACI؟
• [ ] هل الفرق بين السياسة والإجراءات واضح؟
• [ ] هل من المخطط الحصول على موافقة قانونية/موافقة خبير على المحتوى القانوني؟
• [ ] هل أصبحت اللغة قصيرة الجمل وخالية من المصطلحات؟
• [ ] هل تم تحديد تاريخ النفاذ وتاريخ المراجعة؟