KPI እና አስተዳደር ሪፖርት በማዘጋጀት ላይ

ትርፍ፡

• ለቦርድ ተስማሚ KPI ማጠቃለያ ከአውድ እና ከጥሬ መለኪያዎች አዝማሚያ ጋር የማዘጋጀት ችሎታ
• እያንዳንዱን መለኪያ በድርጊት ጥቆማዎች እና የምንጭ መለያዎች የሚያቀርቡ ሪፖርቶችን የመንደፍ ችሎታ
• በሪፖርቱ ውስጥ የእያንዳንዱን ቁጥር ምንጭ ለመከታተል እና ማጋነን ለመከላከል የሚያስችል ዲሲፕሊን የማቋቋም ችሎታ

የወሩ መጨረሻ ነው እና ለዳይሬክተሮች ቦርድ ገለጻ ማዘጋጀት ያስፈልግዎታል። በደርዘን የሚቆጠሩ መለኪያዎች አሉዎት፡ ማዞሪያ፣ ጠቅላላ ህዳግ፣ የመሰብሰቢያ ጊዜ፣ የአንድ ሰራተኛ ገቢ፣ የደንበኞች መጨናነቅ መጠን... የዳይሬክተሮች ቦርድ ግን የቁጥሮች ክምር ማየት አይፈልግም። "የእኛ ንግድ ወዴት እየሄደ ነው እና ምን እናድርግ?" ለጥያቄው መልስ ይፈልጋል ። በዚህ ክፍል ውስጥ፣ ጥሬ መለኪያዎችን ወደ ውሳኔ ሰጪው ቋንቋ የሚተረጎም አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ (AI) እንደ ሪፖርት ማቅረቢያ ረዳት መጠቀምን እንማራለን።

KPI ምንድን ነው እና ከሜትሪክስ እንዴት ይለያል?

ሜትሪክ ሊለካ የሚችል ማንኛውም ነገር ነው። KPI (የቁልፍ አፈጻጸም አመልካች) ውሳኔ ሰጪው በትክክል የሚመለከታቸው የተወሰኑ መለኪያዎች ናቸው፣ ይህም ኩባንያው ከግቦቹ ጋር ምን ያህል ቅርብ እንደሆነ ያሳያል። ጥሩ የአስተዳደር ሪፖርት 40 መለኪያዎችን አያቀርብም ነገር ግን ከ6-8 KPIs ከአውድ፣ አዝማሚያዎች እና ድርጊቶች ጋር።

AI በዚህ ነጥብ ላይ ሶስት ስራዎችን ይሰራል፡ ቁጥሮቹን አውድ ያደርጋል (በቀደመው ክፍለ-ጊዜ፣ ዒላማ)፣ አዝማሚያውን ወደ ትረካ ይተረጉመዋል እና የሚመከሩ ተግባራትን ያዘጋጃል። የእርስዎ ተግባር የእያንዳንዱን ምስል ምንጭ እንዲታይ ማድረግ እና ትረካው ከመጠን በላይ እንዳይጋለጥ መከላከል ነው።

ጠቃሚ ምክር፡ እያንዳንዱን KPI በ "ቁጥር + ለውጥ + ምክንያት + ድርጊት" ኳርት እንዲያቀርብ ጠይቀው። በባዶው “Turnover 12M”፣ “Turnover 12M (+8% ከአለፈው ሩብ ዓመት ጋር ሲነጻጸር)፣ አዲሱ አከፋፋይ ቻናል እየጎተተ ነው፣ በጀቱን ወደዚህ ቻናል ለመቀየር ያስቡበት” የበለጠ ዋጋ ያለው ነው።

ደረጃ በደረጃ፡ ከጥሬ መለኪያዎች እስከ አስተዳደር ሪፖርት

1. የእርስዎን የKPI ስብስብ ይወስናሉ። ሞዴሉ እንዲስማማ አትፍቀድ; የትኞቹን 6-8 አመልካቾች ይስጡ.
2. የንፅፅር መሰረትን ጨምር። ለእያንዳንዱ KPI ዒላማ እና/ወይም ያለፈ ጊዜ።
3. የትረካውን ደረጃ ያስተካክሉ። እንደ "ገንዘብ ነክ ላልሆኑ አስፈፃሚዎች" ያሉ የታለመ ታዳሚዎችን ይግለጹ።
4. እርምጃ እንዲወስድ ጠይቅ፣ ግን ከውሂብ ጋር አስረው። እያንዳንዱ ምክር በግኝት ላይ የተመሰረተ መሆን አለበት.
5. የምንጭ ማስታወሻ ጠይቅ። እያንዳንዱ ቁጥር ከየት እንደመጣ እንዲታይ ይሁን።

ደካማ ፈጣን/ጠንካራ ፍጥነት

ደካማ ጥያቄ፡ ከእነዚህ አኃዞች የአስተዳደር ሪፖርት ይጻፉ። [መለኪያዎች]

ይህ ቁጥሮቹን የሚያስጌጥ "ትልቅ ሩብ ነበረን" የሚል ባዶ ጽሑፍ ያወጣል ነገር ግን ለውሳኔ ሰጪው ምንም አቅጣጫ አይሰጥም።

ኃይለኛ ጥያቄ፡የእርስዎ ሚና፡ የአስተዳደር ሪፖርት ረዳት ለ CFO.ተግባር፡ ከሚከተሉት KPIs ለዲሬክተሮች ቦርድ ባለ 1 ገጽ ማጠቃለያ ይጻፉ። መዋቅር፡- ባለ 3-አረፍተ ነገር ዋና ማጠቃለያ ከላይ- ለእያንዳንዱ KPI፡ እሴት | ያለፈው ጊዜ | ለውጥ% | አንድ ዓረፍተ ነገር አስተያየት | የተጠቆመ እርምጃ- "ለመመልከት 3 አደጋዎች" በመጨረሻ ቃና: ዝቅተኛ, ገለልተኛ, ለገንዘብ ነክ ላልሆነ ቦርድ ተስማሚ ነው. ገደብ: በመረጃው ውስጥ ያሉትን ቁጥሮች ብቻ ይጠቀሙ. ከእያንዳንዱ ቁጥር ቀጥሎ ምንጩን በ[ምንጭ] መለያ ይጻፉ። እርግጠኛ ካልሆኑ አስተያየት አይስጡ።<kpi>በዚህ ሩብ ዓመት 12,400,000 | 11,500,000 ያለፈው ሩብ ዓመት [የገቢ መግለጫ] አጠቃላይ ህዳግ፡ 34% | ያለፈው ሩብ 37% [የገቢ መግለጫ] የስብስብ ጊዜ፡ 58 ቀናት | ያለፈው ሩብ 49 ቀናት [የአሁኑ መለያ] የደንበኛ መጨናነቅ፡ 6% | ያለፈው ሩብ 4% [CRM]</kpi>

ይህ ጥያቄ; በተመጣጣኝ ሁኔታ የዋጋ ግሽበት እያደገ መምጣቱን ነገር ግን የኅዳግና የስብስቡ መጠን እያሽቆለቆለ መምጣቱን እና "እድገቱ አዋጭና ወደ ጥሬ ገንዘብ ተቀይሯል?" ጥያቄውን ከአመራሩ በፊት ያስቀምጣል።

ጥሩ እና መጥፎ የ KPI አቀራረብ

ደካማ አቀራረብ

ኃይለኛ አቀራረብ

"መዞር 12.4M"

"የ 12.4M ለውጥ, + 8% በየሩብ; እድገቱ ይቀጥላል"

"ህዳግ ወድቋል"

"ጠቅላላ ህዳግ 37%→34%፤ የዋጋ ጭማሪ ህዳጎቹን በ3 ነጥብ ቀንሷል"

"ስብስብ መጥፎ ነው"

"ስብስብ 49→58 ቀናት፤ የገንዘብ ዑደት በ9 ቀናት ተራዝሟል፣ የፈሳሽ አደጋ"

ምንም እርምጃ የለም

"አስተያየት፡ የክፍያ ውሎችን በ 5 በጣም ቀርፋፋ ደንበኞች ላይ ይገምግሙ"

መለኪያውን በትክክል መወሰን

KPI ትርጉም የሚሰጠው እንዴት እንደሚሰላ ግልጽ ሲሆን ብቻ ነው። “ትርፋማነት” ለአንዱ ጠቅላላ ህዳግ፣ ለሌላው የተጣራ ህዳግ፣ EBITDA (ከወለድ በፊት የሚገኝ ገቢ፣ የዋጋ ቅናሽ እና ማካካሻ) ለሌላ ሊሆን ይችላል። በተመሳሳዩ ቡድን ውስጥ እንኳን, ተመሳሳይ ቃል የተለያዩ ቁጥሮችን ሊያመለክት ይችላል. AI KPI ዎችን ሲያመርት ለእያንዳንዱ መለኪያ ፍቺውን እና ቀመሩን በግልፅ ያቅርቡ። አለበለዚያ ሞዴሉ በራሱ ግምት ያሰላል እና ሪፖርቱ ለውይይት ክፍት ይሆናል.

የሚከተሉትን KPIዎች ሲዘግቡ ለእያንዳንዱ፡ የመለኪያ ስም | ቀመር |የምትጠቀምባቸው ቁጥሮች ምንጭ | የተሰላውን እሴት አምዶች ይሙሉ. ፎርሙላውን ካልሰጠሁት፡ የገመቱትን ፍቺ “አስተዋይ” ብለው ጻፉልኝና ለማረጋገጥ። በተለይም በተለያየ መንገድ ሊተረጎሙ የሚችሉ መለኪያዎችን (ትርፋማነትን, እድገትን) ምልክት ያድርጉ.

ይህ እርምጃ ትንሽ ይመስላል, ነገር ግን በስብሰባው ላይ "34% ምን ህዳግ ትላለህ?" ውይይቱን ከጅምሩ ያበቃል። የትርጓሜ ግልጽነት በሪፖርቱ ላይ ለመተማመን መሰረት ነው.

የእይታ እና የትረካ ሚዛን

AI ሰንጠረዡን በራሱ አይሳልም, ነገር ግን የትኛው ቻርት የትኛውን መልእክት በተሻለ መንገድ እንደሚያስተላልፍ ይጠቁማል እና የማብራሪያውን ጽሑፍ በገበታው ስር ይጽፋል.

ለሚከተለው የ KPI ስብስብ የአስተዳደር ማቅረቢያ እቅድ ፍጠር፡ - ለእያንዳንዱ KPI በጣም ተገቢ የሆነውን የገበታ አይነት ጠቁም (አዝማሚያ መስመር፣ ባር ለመውጣት፣ ለግብ እውንነት አመልካች) እና ምክንያቱን ይፃፉ - ባለ 1 ዓረፍተ ነገር "ዋና መልእክት" ጽሑፍ ከእያንዳንዱ ገበታ በታች ይፃፉ - የስላይድ ትዕዛዙን በ"መጀመሪያ ውጤት ከዚያም ዝርዝር" በሚለው አመክንዮ ይጠቁሙ

ይጠንቀቁ፡ AI አንድን አዝማሚያ አስደናቂ ለመምሰል (እንደ "ጠንካራ መልሶ ማገገሚያ") ለማለፍ ሊፈተን ይችላል። በአስተዳደር ሪፖርት ውስጥ ያለው ድምጽ ገለልተኛ መሆን አለበት. መመሪያውን በእያንዳንዱ ጊዜ ያካትቱ: "አታጋንኑ, ውሂቡን አጥብቀው ይያዙ, አሉታዊውን በግልጽ ይፃፉ."

ተመሳሳይ ቁጥር ፣ በዒላማ ታዳሚዎች ላይ በመመስረት የተለየ ሪፖርት

ተመሳሳዩ የፋይናንሺያል እውነት ለማን እንደቀረበው ሙሉ ለሙሉ በተለያየ መንገድ ይገለጻል። ቦርዱ ስልታዊ አዝማሚያ እና አደጋን ይፈልጋል; የባንክ ዋስትና እና የመክፈያ ችሎታ; የመምሪያው ሥራ አስኪያጅ የሥራ ክፍል ዝርዝር መግለጫ ። ለ AI ለታለመላቸው ታዳሚዎች እና ለተመልካቾች ውሳኔ ጥያቄ በግልፅ ከተናገሩ ከተመሳሳይ ውሂብ ሶስት የተለያዩ ግን ተከታታይ ዘገባዎችን ሊያወጣ ይችላል።

ከሚከተለው የ KPIs ስብስብ ሶስት የተለያዩ ማጠቃለያዎችን አዘጋጅ፡ 1) ለቦርዱ፡ ስትራቴጅካዊ አዝማሚያ፣ 3 አደጋዎች፣ ምንጩ የተሰየመ፣ ግማሽ ገጽ 2) ለባንክ፡ ጥሬ ገንዘብ የማመንጨት ሃይል፣ የዕዳ አገልግሎት አቅም፣ የፈሳሽ መጠን 3) ለሽያጭ አስተዳዳሪ፡ የሽያጭ እና የትርፍ ክፍፍል ብቻ፣ እርምጃ-ተኮር በሦስቱም ማጠቃለያዎች ተመሳሳይ ቁጥሮችን ይጠቀሙ። አጽንዖት እና ቋንቋ ብቻ ይቀይሩ. ማንኛውንም ቁጥሮች አያጋንኑ; በሦስቱም አሉታዊ ጎኖቹን በሐቀኝነት ይግለጹ።

ይህ አካሄድ ጊዜን ይቆጥባል እና ወጥነትን ይጠብቃል፡ ሦስቱም ሪፖርቶች ከአንድ ምንጭ የመጡ በመሆናቸው በስብሰባው ውስጥ ምንም ግጭቶች የሉም። ዋናው ደንብ አይለወጥም: ቁጥሮቹ ቋሚ ናቸው, የትረካው ትኩረት በዒላማው መሰረት ይለዋወጣል.

ጠቃሚ ምክር፡ በአስተዳደር ሪፖርቱ ውስጥ ለእያንዳንዱ KPI “ገደብ” ይግለጹ እና ሞዴሉ “ከደረጃው በላይ/ከታች ላሉት ቀለም ምልክት ያድርጉ” ይበሉ። የቀይ/ቢጫ/አረንጓዴ አመክንዮ የውሳኔ ሰጪውን ዓይን በሰከንዶች ውስጥ በጣም ወሳኝ ወደሆነው አመልካች ይስባል።

ሚኒ ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - ከእድገት በስተጀርባ ያለው አደጋ. በ SaaS ኩባንያ ገቢ በየሩብ ዓመቱ 8% አድጓል እና ቡድኑ ለማክበር ዝግጁ ነበር። የኤአይኤ ዘገባ በአንድ ጊዜ የደንበኞች ኪሳራ ከ 4% ወደ 6% አድጓል ፣ ዕድገቱ ከአዳዲስ ደንበኞች ጋር ሳይሆን በዋጋ ጭማሪ እና መሠረቱ ቀልጦ ታይቷል ። አስተዳደር ቅድሚያውን ወደ ማቆየት ቀይሮታል።

ጉዳይ 2 - በአንድ ሰዓት ውስጥ የመሰብሰቢያ ፓኬጅ ዝግጁ ነው. የፋይናንስ ሥራ አስኪያጅ በየወሩ የ6-ሰዓት ቦርድ ሪፖርትን ወደ 90 ደቂቃ ያህል በKPI አብነት + የመርጃ መለያ መጠየቂያ ቀንሷል። እንደ ጊዜ መቆጠብ አስፈላጊ ቢሆንም የእያንዳንዱ ቁጥር ምንጭ ምልክት ተደርጎበታል, ስለዚህ በስብሰባው ውስጥ ያለው ጥያቄ "ይህ ቁጥር ከየት ነው?" ጥያቄዎችን ወዲያውኑ መመለስ ችሏል.

ጉዳይ 3 - ጩኸቱን በመያዝ. በመጀመሪያው ረቂቅ ላይ፣ AI የ3-ነጥብ ጠብታውን በህዳግ እንደ “ትንሽ መዋዠቅ” ለስላሳ አድርጎታል። ርእሰ መምህሩ "ገለልተኛ ድምጽ, አሉታዊውን በግልፅ ይፃፉ" የሚለውን ደንብ አክለው እንደገና እንዲባዙ አደረገ; ሁለተኛው ስሪት አደጋውን በቅንነት አቅርቧል. ትምህርት፡ በአስተዳደር ሪፖርት ላይ ታማኝነት ቅልጥፍናን ያመጣል።

የተለመዱ ስህተቶች

• ሞዴሉ የ KPI ስብስብን እንዲመርጥ ማድረግ. ለመከታተል የትኞቹ አመልካቾች ስትራቴጂያዊ ውሳኔ ነው; አንተ ትወስናለህ።
• ለማነፃፀር መሰረት አለመስጠት. ያለ ኢላማ ወይም ያለፈ ጊዜ ቁጥሩ ትርጉም የለሽ ነው።
• ምንጩን ያለመፈለግ መተው። "ይህ ቁጥር ከየት ነው?" ለጥያቄው መልስ መስጠት ካልቻሉ, ሪፖርቱ በራስ መተማመንን ያጣል.
• የተጋነነ ድምጽን በመፍቀድ ላይ። የአስተዳደር ሪፖርት የሽያጭ ብሮሹር አይደለም; ገለልተኛ እና ታማኝ መሆን አለበት.
• ድርጊቱን ከግኝቱ መለየት. "ይህን እናድርግ" የሚለው ሃሳብ በመረጃ ላይ የተመሰረተ መሆን አለበት።

በማጠቃለያው

• የአስተዳደር ዘገባው የቁጥሮች ክምር አይደለም; እያንዳንዱን KPI ከአውድ፣ አዝማሚያ እና የሚመከር ተግባር ጋር ማቅረብ ለውሳኔ ሰጪው እሴት ይጨምራል።
• የ KPI ስብስብ እና የንፅፅር መሰረትን (ዒላማ / ያለፈውን ጊዜ) ይወስናሉ; ከአምሳያው ጋር እንዲስማማ አታድርጉ.
• የእያንዳንዱን ምስል ምንጭ እንዲታይ ማድረግ የሪፖርቱ አስተማማኝነት መሰረት ነው።
• በአስተዳደሩ ዘገባ ውስጥ ያለው ድምጽ ገለልተኛ እና ታማኝ መሆን አለበት; አሉታዊውን በግልጽ ያትሙ እና ማጋነን ያስወግዱ.
• እያንዳንዱ የድርጊት ምክሮች በግኝት ላይ የተመሰረተ መሆን አለበት; AI እንዲሁ በግራፊክ አይነት እና በትረካ አቀማመጥ ይረዳል።

የመተግበሪያ ተግባር

ከ6-8 KPIs ከራስዎ ንግድ (ወይም ምሳሌ) ይምረጡ፣ ለእያንዳንዱ የቀደመውን ጊዜ እሴት ይጨምሩ። ባለ አንድ ገጽ ሥራ አስፈፃሚ ማጠቃለያ ከኃይለኛ ፈጣን አብነት ጋር ይፍጠሩ; እያንዳንዱ ምስል የምንጭ መለያ እንዳለው ያረጋግጡ። ከዚያም ሪፖርቱን "ገለልተኛ ቃና" ህግን በመጠቀም በድጋሚ እንዲዘጋጅ ያድርጉ እና ሁለቱን ስሪቶች ያወዳድሩ. በመጨረሻም በአምሳያው ከተጠቆሙት ድርጊቶች ውስጥ አንዱን ይውሰዱ እና በትክክል መተግበር ይቻል እንደሆነ ይገምግሙ.

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] ለመከታተል ከ6-8 ኪፒአይዎችን ወስኛለሁ።
• [ ] ለእያንዳንዱ KPI ዒላማ ወይም ያለፈ ጊዜ ንጽጽር አክያለሁ።
• [] በእያንዳንዱ ምስል ላይ የምንጭ መለያ አኖራለሁ።
• [ ] ገለልተኛ የሆነ፣ ያልተገለፀ ድምጽ አስተምሬ አሉታዊውን በግልፅ አሳትሜያለሁ።
• [ ] እያንዳንዱ የእርምጃ ምክሮች በግኝት ላይ የተመሰረተ መሆኑን አረጋግጣለሁ።
• [ ] ቢያንስ ሁለቱን ቁልፍ አሃዞች ከምንጩ ጋር አረጋግጫለሁ።