የፖሊሲ እና የአሰራር ሂደት — በሕግ እና በማክበር ላይ አርቲፊሻል ኢንተለጀንስ

ትርፍ፡

ከተዋቀረ ጥያቄ ጋር አንድ ተቋም-ተኮር ፖሊሲ/ሥርዓት ሰነድ የማዘጋጀት ችሎታ
ፖሊሲዎችን ከሚና እና ኃላፊነት (RACI) ጋር የማዛመድ እና ኦዲት እንዲደረጉ የማድረግ ችሎታ
ለመረዳት ለሚቻል፣ ለሚተገበር እና ወጥነት ያለው የፖሊሲ ቋንቋ የቅጥ እና የቅርጸት ደረጃዎችን የመተግበር ችሎታ።

የተቋሙ ፖሊሲዎች የማስታወሻ እና የውሳኔ ዲሲፕሊን ናቸው፡ ከፀረ-ጉቦ እስከ የመረጃ ደህንነት፣ ከርቀት ስራ እስከ መረጃ ማከማቻ ድረስ “እንዲህ እናደርገዋለን” የሚለው ሀረግ መደበኛ ስሪት ነው። ጥሩ ፖሊሲ ግልጽ፣ ተፈጻሚነት ያለው እና ኦዲት የሚችል ነው፤ መጥፎ ፖሊሲ ማንም የማያነበው የቃላት ክምር ወይም በተግባር ባዶ ሆኖ የሚቀር የመልካም ዓላማዎች ስብስብ ነው። አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ (AI) የመጀመሪያውን የፖሊሲ እና የአሰራር ሂደት ሰነዶች በፍጥነት ያዘጋጃል፣ ቋንቋን ወጥነት ያለው ያደርገዋል፣ እና የሚና-ኃላፊነት ካርታዎችን ያዋቅራል። በዚህ ክፍል ውስጥ፣ እንዴት ድርጅት-ተኮር፣ RACI-የሚሰሙ እና ሊረዱ የሚችሉ ፖሊሲዎችን መፍጠር እንደምንችል እንማራለን።

ውሎችን እናብራራ። ፖሊሲ የድርጅቱን አቋም እና በአንድ ጉዳይ ላይ ደንቦችን የሚያረጋግጥ ከፍተኛ ደረጃ ሰነድ ("ምን እና ለምን") ነው. የአሰራር ሂደት ያንን ፖሊሲ እንዴት ተግባራዊ ማድረግ እንደሚቻል ("እንዴት") ደረጃ በደረጃ የሚያብራራ ሰነድ ነው። RACI ለእያንዳንዱ ተግባር ኃላፊነት የሚሰማው፣ተጠያቂ፣ አማካሪ እና መረጃ ያለው ሚናዎችን የሚያብራራ ማትሪክስ ነው። ወሰን ፖሊሲው ማን እና ምን እንደሚያስር ነው። ውጤታማነት እና ግምገማ ፖሊሲው የሚሰራ ሲሆን በየስንት ጊዜው እንደሚዘምን ነው።

የፖሊሲ ሰነድ አጽም

ወጥነት ያለው ፖሊሲዎች የጋራ ማዕቀፍ ይጋራሉ። ይህንን አጽም AI ከሰጡ ሁሉም ሰነዶችዎ ተመሳሳይ መዋቅር እና ተነባቢነት ይኖራቸዋል። ደረጃ በደረጃ፡-

ዓላማ እና ወሰን። ፖሊሲው ምን፣ ማን እና ምን ሁኔታዎችን ይሸፍናል?
ፍቺዎች። ወሳኝ ቃላት አንድ ጊዜ በግልፅ ተገልጸዋል።
መርሆዎች / ደንቦች. የተቋሙ ዋና አቋም እና አስገዳጅ ህጎች።
ሚናዎች እና ኃላፊነቶች (RACI). ማን ምን ያደርጋል፣ ማን አፀደቀው፣ ማን ተማከረ።
ሂደት/እርምጃዎች። የመተግበሪያው ተጨባጭ ፍሰት.
የተለዩ፣ ጥሰት እና ማስፈጸሚያ። ደንቦቹን መጣስ እንዴት እንደሚቆጣጠር።
ማስፈጸሚያ, ግምገማ እና ተዛማጅ ሰነዶች.

የእርስዎ ሚና፡ በድርጅት ፖሊሲ አፃፃፍ ልምድ ያለው ባለሙያ። ለሚከተለው አርእስት የፖሊሲ ረቂቅ አዘጋጁ። መዋቅር፡ 1) ዓላማ እና ወሰን 2) ፍቺ 3) መርሆዎች እና ደንቦች4) ሚናዎች እና ኃላፊነቶች 5) የሥርዓት እርምጃዎች 6) ልዩ/መጣስ/እገዳ7) አፈፃፀም እና ግምገማ።ህጎች፡- ከተቋም መውጣት። አፖክሪፋ.- ህጋዊ ባህሪ የሚያስፈልግ ከሆነ, ማስታወሻ ያክሉ "ህጋዊ ማፅደቅ ያስፈልጋል - መረጋገጥ አለበት"; የራስዎን ጽሑፍ/የውሳኔ ቁጥር አይስጡ። - ቋንቋው ግልጽ፣ አጭር ዓረፍተ ነገር እና ተፈጻሚነት እንዲኖረው ያድርጉ።<ርዕስ>[የመመሪያው ጉዳይ እና ተቋም መሠረታዊ መረጃ]</ ርዕስ>

ትኩረት: ፖሊሲዎች ህጋዊ ውጤቶች አላቸው; የዲሲፕሊን፣ የውሂብ ወይም የደህንነት ፖሊሲ የሚመለከተውን ህግ ማክበር አለበት። በ AI የተዘጋጀው ረቂቅ ከመታተሙ በፊት በሚመለከተው ህግ መሰረት ተገምግሞ በጠበቃ/ኤክስፐርት መጽደቅ አለበት።

በRACI እንዲታይ ማድረግ

ፖሊሲን ተግባራዊ የሚያደርገው “ማን ምን ያደርጋል” በሚለው ላይ ግልጽነት ነው። ሚና-አልባ ፖሊሲ ሁሉም ተጠያቂ የሚሆንበት ሰነድ ነው ነገር ግን ማንም ተጠያቂ የማይሆንበት ሰነድ ነው። AI እያንዳንዱን ተጠያቂነት ከ RACI ጋር በማዛመድ ኃይለኛ ነው።

ወጥነት ያለው እና የሚነበብበት ገጽታም አለ. ሁሉም የተቋሙ ፖሊሲዎች በተመሳሳይ ዘይቤ እና በተመሳሳይ ሁኔታ መፃፍ አለባቸው። AI በቅጥ መመሪያ መሰረት ጽሑፍን መደበኛ ያደርገዋል።

ይህንን ፖሊሲ በእነዚህ የቅጥ ደረጃዎች መሰረት ያደራጁ: - አጫጭር ዓረፍተ ነገሮች; በእያንዳንዱ ዓረፍተ ነገር ውስጥ አንድ ደንብ. - እንደ "የመለኪያው ሃላፊነት ነው" እንደ "የመለኪያው ሃላፊነት ነው በመጀመሪያ የተጠቀሰበትን ቦታ ይግለጹ. - አንቀጽ በአንቀጽ, ቁጥር ያለው መዋቅር. የቀየሩትን መግለጫዎች በአጭር ሰንጠረዥ (በፊት / በኋላ) ያሳዩ.

ደካማ ፈጣን/ጠንካራ ፍጥነት

ደካማ ጥያቄ፡የመረጃ ደህንነት ፖሊሲ ይፃፉልን።

ውጤት፡ ከኢንተርኔት አማካኝ የወጣ አጠቃላይ ጽሁፍ፣ ለድርጅትዎ የማይዛመድ፣ ግልጽ ካልሆኑ ሚናዎች ጋር፣ እና የህግ ተገዢነቱ ያልተረጋገጠ። ከታተመ, ሊተገበር አይችልም እና በኦዲት ውስጥ ስራ ፈትቶ ይቆያል.

ኃይለኛ ጥያቄ፡ (የባለሙያ ሚና + ባለ 7-ክፍል አጽም + [መሞላት ያለበት] ተቋም-ተኮር ክፍተቶች + "ለህጋዊ መገለጫ ህጋዊ ማረጋገጫ" ማስታወሻ + RACI ተዛማጅ + የቅጥ ደረጃዎች]

ውጤት፡- ከተቋምዎ ጋር የሚስማማ፣ ሁሉንም ግዴታዎች የሚቀበል፣ ወጥ የሆነ ቋንቋ ያለው እና ለህጋዊ ይሁንታ ዝግጁ የሆነ ረቂቅ ፖሊሲ።

ፖሊሲውን መሞከር፡ የተግባራዊነት ማረጋገጫ

በደንብ የተጻፈ የሚመስለው ፖሊሲ እንኳን በመስኩ ላይ ላይተገበር ይችላል፡ ከእውነታው የራቁ የጊዜ ገደቦችን፣ የሌሉ ሚናዎችን ወይም እርስ በእርሱ የሚጋጩ ህጎችን ሊይዝ ይችላል። ፖሊሲውን ከማተምዎ በፊት በ"የአዋጭነት ፈተና" በኩል ለማስቀመጥ AIን መጠቀም ይችላሉ። ይህ ጽሑፉን ከሠራተኛው አንፃር ያነባል እና ሊጣበቁ የሚችሉባቸውን ነጥቦች ያገኛል።

ከማተምዎ በፊት ለሚከተለው ፖሊሲ ተፈፃሚነት ይሞክሩ፡1) እያንዳንዱ ህግ በእውነተኛ ሚና መተግበር ይቻል እንደሆነ ይጠይቁ። mark those that seem vague or possible.2) የደንቦች ተቃርኖዎች ወይም ብዜቶች እንዳሉ ይወቁ።3) የተገለጹት ጊዜያት እና ድግግሞሾች ተጨባጭ መሆናቸውን መገምገም።4) ሰራተኛው "ይህን በትክክል እንዴት አደርጋለሁ?" የሚጣበቁበትን ነጥቦች ይዘርዝሩ። ለእያንዳንዱ ግኝት አጭር የእርምት አስተያየት ይስጡ; የመጨረሻ ፍርድ መሰጠት.

ጠቃሚ ምክር: ፖሊሲውን እንደ "አንድ ሰራተኛ ይህን አንብቦ ምን ማድረግ እንዳለበት ያውቃል?" በጥያቄ መሞከር በጣም የተለመደውን ጉድለት ይይዛል (የማይጨበጥ እና የማይተገበሩ ህጎች)። ሊተገበር የማይችል ፖሊሲ ከሌለ ፖሊሲ የበለጠ አደገኛ ነው; ምክንያቱም የስምምነት ቅዠትን ይፈጥራል.

መመሪያ ወይስ አሰራር?

መጠን

ፖለቲካ

አሰራር

ጥያቄ

ምን እና ለምን

እንዴት

ደረጃ

የላይኛው, መርህ

ተግባራዊ ፣ ደረጃ በደረጃ

መለወጥ

ብርቅዬ

ሂደቱ ሲቀየር ተዘምኗል

ምሳሌ

"የግል መረጃ የተጠበቀ ነው"

"በእነዚህ እርምጃዎች በ 30 ቀናት ውስጥ የውሂብ ስረዛ ጥያቄ"

ማጽደቅ

ከፍተኛ አስተዳደር / ህጋዊ

የሂደቱ ባለቤት + ተገዢነት

ሶስት ሚኒ ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - የተሳሳተ ፖሊሲ። የኩባንያው የመረጃ ማቆያ ፖሊሲ ለዓመታት ሲተገበር ቆይቷል ነገር ግን "መረጃን የሚሰርዘው እና መቼ?" የጥያቄው መልስ በሰነዱ ውስጥ አልነበረም። የደንበኛ የመሰረዝ ጥያቄ በመጣ ጊዜ ማንም ባለቤት አልያዘም እና ጥያቄው በ40 ቀናት ዘግይቷል። ከ AI ጋር RACI ወደ ፖሊሲ ታክሏል; ለእያንዳንዱ የማከማቻ እና የስረዛ እንቅስቃሴ ነጠላ አጽዳቂ እና ኃላፊነት ያለው ሰው ተመድቧል። ተከታይ ጥያቄዎች በአማካይ በ9 ቀናት ውስጥ ተዘግተዋል እና ሂደቱ ኦዲት የሚቻል ሆነ።

ጉዳይ 2 - የማይነበብ ሰነድ. የአንድ ተቋም የሥነ ምግባር ፖሊሲ ባለ 14 ገጽ ጽሑፍ ከከባድ ጃርጎን ጋር ነበር; ጥናቱ እንደሚያሳየው ከሰራተኞች መካከል 12% ብቻ ያነብባሉ. የስታቲስቲክስ ደረጃ ከ AI ጋር: አጫጭር ዓረፍተ ነገሮች, ተገቢ መግለጫዎች, የተገለጹ ቃላት. ሰነዱ ወደ 6 ገፆች የተቀነሰ ሲሆን የንባብ መጠኑ በሦስት ወራት ውስጥ ወደ 57% አድጓል። ይዘቱ ተመሳሳይ ሆኖ ቀረ; የመረዳት ችሎታ በአስር እጥፍ ጨምሯል።

ጉዳይ 3 - የህግ ማፅደቅ ዋጋ. አንድ ቡድን በ AI የመነጨውን ረቂቅ የዲሲፕሊን ፖሊሲ በቀጥታ ሊያትመው ነበር። ረቂቁ "የአንድ ወገን መቋረጥ" መግለጫ ይዟል, እሱም ከሚመለከታቸው የሠራተኛ ሕግ ጋር ያልተጣጣመ; AI እንደ "ህጋዊ ማረጋገጫ ያስፈልጋል" ብሎ ጠቁሞታል። የሕግ ግምገማው የቃላቱን አጻጻፍ አስተካክሏል. ምልክቱ ችላ ከተባለ፣ የማይተገበር እና ሙግት-አደጋ ያለው ፖሊሲ ይወጣ ነበር።

የተለመዱ ስህተቶች

ያለ ተቋም አጠቃላይ ፖሊሲ ማውጣት። ያለ ዐውደ-ጽሑፍ እና [መሞላት ያለበት] ቦታዎች የተዘጋጀ ጽሑፍ ከተቋምዎ ጋር አይጣጣምም።
ሚናዎችን መመደብ አለመቻል። ያለ RACI, ፖለቲካ እንደ ተወው ይቆያል; ማንም ተጠያቂ አይደለም.
ግራ የሚያጋባ ፖሊሲ ከአሰራር ጋር። "ምን/ለምን" እና "እንዴት" ካልተለያዩ ሰነዱ ረቂቅ እና ያልተሟላ ይሆናል።
የህግ ማጽደቅን ማለፍ። ህጋዊ ውጤት ያላቸው ፖሊሲዎች በህጉ መሰረት መከለስ አለባቸው.
ጃርጎን እና ረጅም ዓረፍተ ነገሮች. ያልተነበበ ፖሊሲ አይተገበርም; የስታስቲክስ መስፈርት አስፈላጊ ነው.
የግምገማ ቀን አላዘጋጀም። ፖሊሲዎች ጊዜ ያለፈባቸው ይሆናሉ; የአፈፃፀም እና ወቅታዊ ግምገማ መገለጽ አለበት.

በማጠቃለያው

የፖሊሲ እና የአሰራር ሂደት መፃፍ የድርጅቱን አቋም ወደ ግልፅ፣ የባለቤትነት እና ኦዲት ወደሚቻል ህጎች የመተርጎም ተግባር ነው። AI ጥሩ የመጀመሪያ ረቂቅ ያዘጋጃል, ቋንቋው ወጥነት ያለው እና እያንዳንዱን ግዴታ ከ RACI ጋር ይዛመዳል; ነገር ግን ከተቋሙ ጋር የተያያዙ ክፍተቶችን መሙላት፣ ህጋዊ ይዘቱን በህጋዊ ፍቃድ ማስተላለፍ እና ሰነዱ እንዲነበብ ማድረግ አለቦት። ፖሊሲን ከሂደቱ ይለዩ፣ ለእያንዳንዱ እንቅስቃሴ አንድ አጽዳቂ ይመድቡ እና የግምገማ ዑደት ያዘጋጁ። AI ንድፎችን እና መዋቅርን ያዘጋጃል; የተፈቀደለት ባለሙያ የፖሊሲውን ህጋዊነት እና ትክክለኛነት ይወስናል.

የመተግበሪያ ተግባር

የመመሪያ ርዕስ ይምረጡ (ለምሳሌ ተቀባይነት ያለው አጠቃቀም፣ የውሂብ ማቆየት)። (1) ባለ 7 ክፍል የአጽም መጠየቂያ ንድፍ ያለው ንድፍ ይኑርዎት; ሁሉንም [መሞላት ያለበት] እና "ህጋዊ ማረጋገጫ ያስፈልጋል" ምልክቶችን ይፈትሹ። (2) በ RACI ጥያቄ ለእያንዳንዱ ግዴታ ሚናዎችን መድብ; ለእያንዳንዱ እንቅስቃሴ አንድ አጽዳቂ ብቻ እንዳለ ያረጋግጡ። (3) የአጻጻፍ ዘይቤን ያሂዱ እና ተነባቢነትን ያሻሽሉ። (4) ሰነዱን "በመጠባበቅ ላይ ያለ ህጋዊ / የባለሙያ ፈቃድ" እና የግምገማ ቀን ይዘጋል.

የማረጋገጫ ዝርዝር

[ ] ፖሊሲው የተጻፈው ወጥ በሆነ ባለ 7 ክፍል ማዕቀፍ ነው?
[] ተቋሙ-ተኮር ክፍተቶች እንደ [መሞላት] ቀርተዋል?
[ ] እያንዳንዱ ግዴታ RACI ላይ ካርታ, ነጠላ አጽዳቂ ተሾመ?
[ ] በፖሊሲ እና በአሰራር መካከል ያለው ልዩነት ግልጽ ነው?
[ ] ህጋዊ/የባለሙያ ማጽደቅ ለህጋዊ ይዘት ታቅዷል?
[ ] ቋንቋው አጫጭር ዓረፍተ ነገሮች፣ ፈሊጣዊ እና ከቃላት ቃላቶች የጸዳ እንዲሆን ተደርጓል?
[ ] ውጤታማ እና የግምገማ ቀናት ተገልጸዋል?