ተገዢነት ማረጋገጫ ዝርዝሮች እና ክፍተት ትንተና — በሕግ እና በማክበር ላይ አርቲፊሻል ኢንተለጀንስ

ትርፍ፡

ደንብ ወይም ደረጃን ወደ ተግባራዊ ተገዢነት ማረጋገጫ ዝርዝር የመተርጎም ችሎታ
እያንዳንዱን መስፈርት በኃላፊነት ሚና፣ በማስረጃ እና በተሟላ ሁኔታ ወደ ኦዲት ሊደረግ በሚችል ጠረጴዛ ላይ የማስቀመጥ ችሎታ
የተጣጣሙ ክፍተቶችን (ክፍተት ትንተና) እና የማስተካከያ የድርጊት መርሃ ግብር የማዋቀር ችሎታ

ደንብ፣ መደበኛ ወይም የፖሊሲ ጽሑፍ ብቻውን ምንም ፋይዳ የለውም። ድርጅቱ በየቀኑ ሊተገበር ወደሚችል ተጨባጭ ቁጥጥሮች መተርጎም አስፈላጊ ነው. "KVKK ን እናከብራለን" የሚለው ዓረፍተ ነገር ዓላማ ነው; "ለእያንዳንዱ የውሂብ ሂደት እንቅስቃሴ ህጋዊ መሰረት ያለው መዝገብ ይቀመጣል፣ የውሂብ ጥበቃ ኦፊሰሩ ሀላፊ ነው፣ እና የማስረጃው ሂደት ክምችት" ቁጥጥር ነው። አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ (AI) ረዣዥም ረቂቅ የቁጥጥር ፅሁፎችን ወደ ኦዲት ማድረግ ወደሚችሉ የፍተሻ ዝርዝሮች እና የክፍተት ትንተናዎች ለመቀየር በጣም ፈጣን ነው። በዚህ ክፍል ውስጥ፣ ደንብን ወደ ተፈጻሚነት ባለው የማክበር ማዕቀፍ እንዴት መተርጎም እንዳለብን እንማራለን።

ውሎችን እናብራራ። ተገዢነት ተቋሙ የሚገዛባቸው ህጎች፣ ደንቦች እና ደረጃዎች መስፈርቶች ማሟላት ነው። ቁጥጥር አደጋን ለመቀነስ ወይም መስፈርትን ለማሟላት የሚተገበር ተጨባጭ እርምጃ ነው። ማስረጃው ቁጥጥር በትክክል መተግበሩን የሚያሳይ ሰነድ/መዝገብ (ምዝግብ ማስታወሻ፣ የተፈረመ ቅጽ፣ ቅጽበታዊ ገጽ እይታ) ነው። ክፍተት ትንተና በ"ምን መሆን አለበት" እና "አሁን ባለው ሁኔታ" መካከል ያለውን ልዩነት የሚያሳየው ጥናት ነው። የማስተካከያ የድርጊት መርሃ ግብር (CAP) በማን ፣ ምን እና መቼ የታዩ ክፍተቶችን መዝጋት እንዳለበት ለሚነሱ ጥያቄዎች መልስ የሚሰጥ እቅድ ነው።

ድርጅትን ወደ የማረጋገጫ ዝርዝር መለወጥ

አንድን ረቂቅ ጽሁፍ መቆጣጠር የሚቻልበት ምክንያት “ተፈላጊ → ኃላፊነት የተሞላበት → ማስረጃ → ሁኔታ” በማለት መከፋፈል ነው። ይህንን መዋቅር ለ AI ከሰጡት እያንዳንዱን የአርትዖት ዓረፍተ ነገር ወደሚከተለው መስመር ይተረጉመዋል። ደረጃ በደረጃ፡-

ምንጩን እና ወሰንን ይለዩ. የትኛው ደንብ, የትኞቹ ክፍሎች, ለየትኞቹ ክፍሎች.
መስፈርቶቹን መተንተን. እያንዳንዱ "የግድ/የመስጠት" መግለጫ የተለየ መስፈርት መስመር ነው።
ኃላፊነት የሚሰማውን ሚና መድብ. እያንዳንዱ አስፈላጊነት ባለቤት ሊኖረው ይገባል; ወላጅ አልባ ቁጥጥር አይተገበርም.
ማስረጃን መለየት። ይህ መስፈርት መሟላቱን ምን ያሳያል?
ሁኔታውን ይገምግሙ. ተገናኝቷል / በከፊል / አልተገናኘም.
ክፍተቶቹን ከድርጊቱ ጋር ያገናኙ. ተጠያቂነት ያለው እና ቀን ያለው ለእያንዳንዱ ተጋላጭነት የእርምት እርምጃ።

የእርስዎ ሚና፡ ተገዢነት ባለሙያ። የሚከተለውን የቁጥጥር ጽሑፍ ወደ ኦዲት ማመሳከሪያ ዝርዝር ቀይር። የውጤት ሠንጠረዥ:: የለም | መስፈርት (ጽሑፍ ላይ የተመሠረተ) | ምንጭ (አንቀጽ/ምዕራፍ) | ኃላፊነት የሚሰማው ሚና (ምክር) | የሚጠበቀው ማስረጃ | ሁኔታ (ባዶ ይተው) |ሕጎች፡- እያንዳንዱን "የግድ/የቀረበ" መግለጫ የተለየ መስመር ይስሩ፤ concatenation.- ኃላፊነት የሚሰማውን ሚና እና ማስረጃን እንደ አስተያየት ይስጡ ፣ ማስታወሻ ጨምር "መረጋገጥ አለበት" ። - በጽሁፍ ውስጥ ካልሆነ የሚስማማ መስፈርት; አስተያየት አትስጥ።<edit>[ አርትዕ ወይም የቀኖና ጽሑፍ ]</edit>

ጠቃሚ ምክር፡ በእያንዳንዱ መስፈርት ላይ "የሚጠበቀው ማስረጃ" አምድ ማከል የፍተሻ ዝርዝሩን ከምኞት ዝርዝር ወደ ኦዲት ወደሚችል መሳሪያ ይለውጠዋል። በኦዲት ውስጥ "ተኝተናል" ማለት ብቻ በቂ አይደለም; "ማስረጃው እዚህ አለ" ማለት መቻል አለብህ። ማስረጃውን ከመጀመሪያው መግለፅ ሁል ጊዜ ለኦዲት ዝግጁ መሆንዎን ያረጋግጣል።

ክፍተት ትንተና እና የማስተካከያ እርምጃ

የማረጋገጫ ዝርዝሩ "ምን መሆን እንዳለበት" ይነግርዎታል; ክፍተት ትንተና "የሌለንበት" ያሳያል። ለ AI የአሁኑን ሁኔታ (የአሁኑን ፖሊሲ ፣ ትግበራ ፣ ምዝገባ) ይሰጡታል እና ከመስፈርቶቹ ጋር ያወዳድሩ።

የመላመድ ሥራ አንድ ጊዜ ተሠርቶ አልተጠናቀቀም; አዘውትሮ መደጋገም ያስፈልገዋል. AI በተጨማሪም ወቅታዊ ራስን መገምገም ዳሰሳ ወይም የውስጥ ኦዲት ጥያቄዎችን ለማዘጋጀት አጋዥ ነው።

ከላይ ካለው የማረጋገጫ ዝርዝር ውስጥ ለክፍል አስተዳዳሪዎች በየሩብ ዓመቱ እንዲጠናቀቁ የራስ-ግምገማ ዳሰሳ ያዘጋጁ። ለእያንዳንዱ መስፈርት፡- አዎ/አይ/በከፊል አማራጭ፣ “ከማስረጃ ጋር የሚገናኝ” መስክ እና “መጨረሻ የተገመገመ” መስክ። የዳሰሳ ጥናቱን አጭር እና ግልጽ ያድርጉት; የሕግ ቃላትን ቀለል ያድርጉት።

በአንድ ጊዜ ከአንድ በላይ ደንብ በሚታዘዙ ተቋማት ውስጥ በተለያዩ ደንቦች (የቁጥጥር ካርታ) ውስጥ ያሉትን ተመሳሳይ የቁጥጥር አቻዎችን ማዛመድ ከፍተኛ ብቃትን ይሰጣል. አንድ ነጠላ ማስረጃ ብዙ መስፈርቶችን ሊያሟላ ይችላል; ይህንን ማየት ሁለቱንም የስራ ጫና እና ድግግሞሽ ይቀንሳል።

ደካማ ፈጣን/ጠንካራ ፍጥነት

ደካማ ጥያቄ፡- ይህንን ደንብ ለማክበር የፍተሻ ዝርዝር ያዘጋጁ።

ውጤት፡ ተጠያቂነት የሌለበት፣ ምንም ማስረጃ እና ደረጃ የሌሉ የአብስትራክት መጣጥፎች ዝርዝር። ማን ምን እንደሚያደርግ እና እንዴት እንደምናሳይ ግልጽ አይደለም; መከታተል አይቻልም።

ኃይለኛ ጥያቄ፡- [የማሟያ ባለሙያ ሚና + መስፈርት-ተጠያቂ-ማስረጃ-ሁኔታ ሰንጠረዥ + “ለእያንዳንዱ የተለየ መስመር መደረግ አለበት” + የማስረጃ አምድ + ከአሁኑ ሁኔታ ጋር ያለው ክፍተት ትንተና + የአደጋ ደረጃ + የማስተካከያ እርምጃ + ኃላፊነት / ቀን]

ማጠቃለያ: የሁሉም አስፈላጊ ነገሮች ባለቤት, ማስረጃው እና ሁኔታው; ክፍተቶችን በስጋት ደረጃ የሚይዝ እና ከማስተካከያ እርምጃ ጋር የሚያገናኝ ኦዲት ሊደረግ የሚችል ማዕቀፍ።

የተገዢነት ቁጥጥር ብስለት ደረጃዎች

ደረጃ

ምልክት

ችግር

ዓላማ

"እናከብራለን" ይላል።

የማይዳሰስ፣ የማይታይ

ዝርዝር

መስፈርቶች ተጽፈዋል

ተጠያቂ / ምንም ማስረጃ የለም

መቆጣጠር

ኃላፊነት ያለበት + ማስረጃ ተወስኗል

ሁኔታ አልተለካም።

ኦዲት ሊደረግ የሚችል

ሁኔታ + ክፍተት + ድርጊት

በየጊዜው መደጋገም አለበለዚያ ያረጃል

ቀጣይ

የሩብ ጊዜ ራስን መገምገም

ተስማሚ ኢላማ

ሶስት ሚኒ ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - የኦዲት ዝግጁነት. አንድ የፊንቴክ ኩባንያ ከቁጥጥር ኦዲት በፊት የ 60 ገጽ ደንብን በ 84 መስመሮች ከ AI ጋር ተከፋፍሏል; በእያንዳንዱ መስመር ላይ ኃላፊነት ያለው ሚና እና የሚጠበቀው ማስረጃ ተጨምሯል. ቡድኑ ምንም ማስረጃ የሌለባቸውን 17 መስፈርቶች አውቆ ሰነዶቹን አዘጋጅቷል። በኦዲት ውስጥ "ይህን መስፈርት እንዴት ያሟላሉ?" ጥያቄዎቻቸውን በማስረጃ ማህደር መለሱ; የኦዲት ጊዜው ከተገመተው 5 ቀናት ወደ 3 ቀናት ዝቅ ብሏል, እና ምንም ጠቃሚ ግኝቶች አልተገኙም.

ጉዳይ 2 - የተደበቀ ጉድጓድ. አንድ የማኑፋክቸሪንግ ኩባንያ የሙያ ጤና እና ደህንነት መስፈርቶችን ሲመረምር፣ “የአደጋ ጊዜ ልምምድ በዓመት አንድ ጊዜ መካሄድ አለበት” ብሎ ቢያስብም፣ የመጨረሻው ልምምዱ የተካሄደው ከ19 ወራት በፊት መሆኑን አረጋግጧል። የ AI "የማስረጃ ማረጋገጫ ያስፈልጋል" ባንዲራ ይህንን ክፍተት አጋልጧል። ኩባንያው መልመጃውን አቅዶ የጊዜ ሰሌዳውን አወጣ; የሥራ አደጋ ሲያጋጥም የሚያባብሰውን የኃላፊነት አደጋ ዘግቷል።

ጉዳይ 3 - ከአብስትራክት ወደ ኮንክሪት. አንድ ድርጅት ለዓመታት "የሥነ ምግባር መርሆዎች ይከተላሉ" የሚለውን ፖሊሲ ተግባራዊ ሲያደርግ ነበር ብሎ አስቦ ነበር ነገር ግን ምንም ዓይነት ቁጥጥር አልነበረውም። ከ AI ጋር, ፖሊሲው ወደ 22 ተጨባጭ መቆጣጠሪያዎች ተተርጉሟል (የስጦታ ምዝገባ, የፍላጎት ግጭት, የስልጠና ማጠናቀቅ); እያንዳንዳቸው ኃላፊነት እና ማስረጃ ተሰጥቷቸዋል. በመጀመሪያው ሩብ አመት ራስን መገምገም 41% ብቻ መቆጣጠሪያዎች ተረጋግጠዋል; በአንድ አመት ውስጥ, ይህ መጠን ወደ 88% ጨምሯል. ረቂቅ ዓላማ ወደ ሚለካ ፕሮግራም ተለወጠ።

የተለመዱ ስህተቶች

ዝርዝሮችን በሃላፊነት እና ያለ ማስረጃ መስራት። የይገባኛል ጥያቄ ያልተነሳበት እና ከማስረጃ ነፃ የሆነው መስፈርት ተፈጻሚነት የሌለው እና በኦዲት ውስጥ ጥቅም የለውም።
መስፈርቶቹን በማጣመር. በአንድ መስመር ውስጥ ከአንድ በላይ "መደረግ ያለበት" ካለ, መከታተል የማይቻል ይሆናል; እያንዳንዳቸው የተለየ መስመር መሆን አለባቸው.
አሁን ያለውን ሁኔታ ሳያረጋግጡ "ተኝተናል" እያሉ። ያለማስረጃ ማረጋገጫ የታሰበ ተገዢነት ማለት የተደበቀ ክፍተት ማለት ነው።
ክፍተቶችን ወደ ተግባር አለማገናኘት። ክፍተት ትንተና ተጠያቂነት ያለው እና ቀኑ ያለፈ የእርምት እቅድ ሳይኖረው የመደርደሪያ ማስዋብ ይሆናል።
አንድ ጊዜ ያድርጉት እና እዚያ ይተዉት። ስምምነት በየጊዜው መደጋገም ያስፈልገዋል; የራስ-ግምገማ ዑደት ካልተመሠረተ, ማዕቀፉ ጊዜው ያለፈበት ይሆናል.
በ AI የተጠቆመው የኃላፊነት/የጊዜ ጊዜ እርግጠኛ ነው ብለን በማሰብ። ሚናዎች እና ቆይታዎች ጥቆማዎች ናቸው; ሰዎች በተቋሙ መዋቅር እና በህጉ መሰረት ማጽደቅ አለባቸው።

በማጠቃለያው

ማክበር ረቂቅ ደንቦችን ወደ ኮንክሪት ፣ባለቤትነት እና የተረጋገጡ ቁጥጥሮች የመተርጎም ተግባር ነው። AI ይህን ትርጉም ያፋጥነዋል፡ ደንቡን ወደ መስፈርት-ተጠያቂ-ማስረጃ-ሁኔታ መስመሮችን መስበር፣ አሁን ካለው ሁኔታ ጋር በማነፃፀር፣ ክፍተቶችን በመግለጥ እና ከማስተካከያ እርምጃ ጋር ማገናኘት። ነገር ግን እያንዳንዱ ኃላፊነት, ማስረጃ እና ጊዜ ፕሮፖዛል በሰው መረጋገጥ አለበት; አሁን ያለው ሁኔታ በማስረጃ መረጋገጥ እና ማዕቀፉ በየጊዜው መደገም አለበት። AI የፍተሻ ዝርዝሩን እና ክፍተቱን ትንተና ያዘጋጃል; ብቃት ያለው ባለሙያ ማክበር በትክክል መፈጸሙን እና ተጠያቂው ማን እንደሆነ ይወስናል።

የመተግበሪያ ተግባር

ድርጅትዎን የሚመለከት ደንብ ወይም ደረጃ ይምረጡ። (1) ከማረጋገጫ ዝርዝር ጥያቄ ጋር ወደ አስፈላጊ-ተጠያቂ-ማስረጃ-ሁኔታ ሠንጠረዥ ይለውጡት; እያንዳንዱ "መሆን" የተለየ መስመር መሆኑን ያረጋግጡ. (2) አሁን ያለውን ሁኔታ አስገብተህ የክፍተት ትንተና አዘጋጅ እና ክፍተቶቹን በስጋት ቅደም ተከተል አስቀመጥ። (3) ለ 3 ከፍተኛ የአደጋ ክፍተቶች ከኃላፊነት እና ከቀን ጋር የእርምት እርምጃን ይግለጹ. (4) በየሩብ ወሩ የራስ ግምገማ ዳሰሳ አዘጋጅ እና ቀጠሮ ያዝ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

[ ] እያንዳንዱ መስፈርት እንደ የተለየ መስመር ተተነተነ?
[ ] ለእያንዳንዱ መስፈርት ኃላፊነት ያለው ሚና እና የሚጠበቀው ማስረጃ ተሰጥቷል?
[ ] ሁኔታው (ተገናኘ/ከፊል/ያልተሟላ) ተገምግሟል?
[ ] አሁን ያለው ሁኔታ በማስረጃ የተረጋገጠ (ያልታሰበ) ነው?
[ ] ክፍተቶቹ በአደጋዎች ቅደም ተከተል ተወስነዋል እና ከማስተካከያ እርምጃ ጋር ተያይዘዋል?
[ ] የኃላፊነት እና የጊዜ ምክሮች በሰው ጸድቀዋል?
[ ] ወቅታዊ የራስ-ግምገማ ዑደት ተመስርቷል?