收益：
- 能够解释机器人流程自动化 (RPA) 和人工智能以及智能自动化（超级自动化）方法的作用。
- 能够通过将手动流程分为多个步骤并区分适合自动化的步骤和需要人工批准的步骤来设计手动流程
- 能够在异常管理、审计跟踪和错误成本方面评估人工智能支持的自动化设计
在每个组织中，人们每天都会重复一些繁琐且容易出错的任务：从一个系统复制数据并将其输入另一个系统、手动处理账单信息、对传入的电子邮件进行分类。机器人流程自动化 (RPA) 使用软件机器人自动执行这些常规和重复性任务，软件机器人模仿人类在屏幕上执行的步骤。这里的“机器人”并不是物理机器，而是在屏幕上点击、书写和复制的软件。 RPA 的强大之处在于它可以在现有系统之上运行，而无需对其进行更改；因此，即使在难以集成的旧系统中，它也能快速提供结果。
仅 RPA 无法理解“无规则”情况。如果发票以标准格式到达，机器人会读取字段；但如果每个供应商以不同的格式发送，机器人就会感到困惑。这就是人工智能发挥作用的地方：人工智能执行需要“判断”的步骤，例如理解文档、对文本进行分类、从自由文本中提取信息，而 RPA 执行规范步骤。这种组合称为智能自动化或超级自动化（端到端、人工智能支持的流程自动化）。 MIS专家的作用是将流程分解为多个部分，并设计哪些部分属于RPA，哪些部分属于AI，哪些部分属于人类。
自动化流程
自动化设计的核心是将流程分解为步骤并对每个步骤进行分类。共有三类。规则和结构化步骤（RPA 友好）：“将 Excel 中的每一行输入 ERP 屏幕。”需要评论的步骤（人工智能驱动）：“此投诉文本属于哪个类别？”高风险或不确定的步骤（留给本人）：“退款超过 5,000 TL 的批准。”
良好的自动化可以让人们摆脱重复性的负担，而不是整个工作；将关键决定留给人们。这被称为“人在环”设计：机器人准备工作，人类批准它。例如，机器人读取发票并将草稿输入ERP，然后由会计进行最终批准。这样，速度和安全性就得到了保证。
提示：在自动化流程之前，请务必先简化流程。将糟糕的流程自动化只会更快地产生糟糕的结果。首先消除不必要的步骤，然后自动化其余步骤。
异常管理和审计跟踪
每个自动化最终都会遇到违反规则的情况：数据丢失、格式意外、系统崩溃。异常处理允许机器人在这种情况下安全地停止并通知人类，而不是默默地做错误的事情。如果不设计例外情况，机器人就会悄悄地扩散错误，而没有人会注意到。
另一个必要条件是审计跟踪：记录机器人的每个步骤、何时完成、使用哪些数据以及结果。如果没有审计跟踪，以后就无法调查错误；这种可追溯性是法律要求，特别是在财务流程中。 AI可以生成流程设计大纲、异常场景和文档；但哪一步至关重要以及错误的成本是多少，则由业务知识决定。
三个迷你案例：从数字来看
案例 1 — 正确的拆分过程。在一个会计中心，每月手动处理 4,000 张供应商发票；整个过程每人需要 6 分钟。 AI读取文档并提取字段，RPA将草稿输入ERP，会计师刚刚批准。处理时间从 6 分钟减少到 1.5 分钟，但确认步骤仍然由人来完成；因此，错误的发票不断被抓获。
情况 2 — 未设计异常时。在一家保险公司，保单更新机器人默默地错误地处理了 340 条日期格式意外的记录；没有人注意到，并且续订的日期输入了错误。如果例外规则（“如果格式无法识别，则停止并报告”）是从头开始设计的，机器人会将这些记录定向给人类。修复花了几周时间。
案例 3 — 错误流程的自动化。在一家零售商，订单确认流程有 11 个步骤；它将通过机器人实现自动化。当MIS专家检查该流程时，他发现这4个步骤是不必要的双重检查。首先，该过程减少到 7 个步骤，然后实现自动化。如果在不进行简化的情况下实现自动化，那么 4 个不必要的步骤将是永久性的。
弱提示/强提示
弱提示：
自动化发票处理。
强力提示：
您的角色：您是一名流程自动化设计师。将以下手动流程分解为步骤并对每个步骤进行分类：- [RPA] 规范、结构化、重复性 - [AI] 需要解释/分类/文本理解 - [人类] 高风险或不明确的决策 对于每个步骤，写下可能的例外情况以及出现错误时应采取的措施。列出需要记录的审计跟踪信息。流程：【分步手动流程说明】
强大的提示可以分解流程，将每个步骤分配给正确的角色，并从一开始就提出例外情况和审计跟踪。
四个可复制模板
1）流程分解：
将下面的手动过程分成编号的步骤。对于每个步骤：输入、流程、输出和自动化可用性 ([RPA]/[AI]/[HUMAN])。流程：[文本]
2）生成异常场景：
对于以下自动化流程，“可能会出现什么问题？”列表场景：数据丢失、格式不正确、系统错误、重复记录。建议机器人应该为每个人做什么。流程：[文字]
3）简化审核：
标记下面流程中不必要、重复或不会产生价值的步骤，并写下为什么可以删除它们。建议在自动化之前进行简化。流程：[文字]
4) 审计跟踪设计：
为以下自动化流程设计审计跟踪：每个步骤应记录哪些字段（时间、用户/机器人、输入、结果、决策）？指出财务可追溯性方面的任何差距。流程：[文字]
比较图：RPA / AI / 人类
标准
机器人程序自动化
人工智能
人类的
他最擅长什么
有规律、重复
评论、分类
判断力、责任
输入类型
结构化的
半/自由文本
所有类型
错误行为
严格遵守规则
尽可能确定可能是错误的
可以检测并停止
审计
易于登录
必须记录输出
签名/批准
最终决定
不
不
是的
常见错误
- 自动化不良流程。不首先简化而实现自动化会造成浪费。
- 不设计例外。机器人建立在“一切顺利”的假设之上，在第一次意外时会默默地产生错误。
- 将关键决定留给人工智能。将高风险审批委托给模型；即使模型看起来很自信，但它是错误的，无需承担任何责任。
- 绕过审计跟踪。没有痕迹，就无法调查错误；这是财务过程中的违法行为。
- 根本没看机器人。系统变化（屏幕、空间）；有一天，不受监控的机器人开始默默地点击错误的位置。
注意：自动化的速度也会加速错误的发生。如果一个人在每小时处理 60 条记录时犯了一个错误，则错误次数限制为 60 条；安装不正确的机器人可能会在几分钟内损坏数千条记录。因此，首先在监督下进行小批量试点。
总之
RPA 通过模仿屏幕步骤来自动执行常规和重复性任务；人工智能接管需要解释和分类的步骤。两者的结合就是智能自动化。设计的核心是将流程分解为步骤，并将每个步骤分配给 RPA、AI 或人类；高风险决策让人们了解情况。异常处理和审计跟踪是必须的。 AI加速流程分解、异常场景和文档起草；但哪一步才是关键，错误的成本是由业务知识决定的。在自动化之前，首先通过小型试点进行简化和验证。
应用任务
选择“休假请求批准流程”（员工请求、经理批准、人力资源流程）。 (1) 将流程划分为多个步骤，并给出强有力的提示，并将每个步骤分类为[RPA]/[AI]/[HUMAN]。 (2) 描述至少 3 种异常情况以及机器人在每种情况下会做什么。 (3) 找到至少 1 个可以在自动化之前删除的不必要步骤。 (4) 列出要记录审计追踪的区域。 (5) 标记单个高风险步骤并写出为什么应将其保留在人体中。
清单
- [ ] 我将流程划分为多个步骤，并将每个步骤分配给正确的角色。
- [ ] 我简化了自动化之前的流程。
- [ ] 我为每个步骤定义了异常行为。
- [ ] 我已经确定了要记录审计跟踪的区域。
- [ ] 我将高风险决策留在了人类循环中。
- [ ] 我首先计划了一个小批量的、受监督的试点。