Mga nadagdag:
- Kakayahang ipaliwanag ang mga tungkulin ng robotic process automation (RPA) at artificial intelligence at ang smart automation (hyperautomation) na diskarte.
- Kakayahang magdisenyo ng isang manu-manong proseso sa pamamagitan ng paghahati nito sa mga hakbang at pagkilala sa pagitan ng mga hakbang na angkop para sa automation at yaong nangangailangan ng pag-apruba ng tao
- Kakayahang suriin ang mga disenyo ng automation na suportado ng AI sa mga tuntunin ng pamamahala ng exception, audit trail at gastos ng error
Sa bawat organisasyon, may mga nakakapagod at madaling pagkakamali na gawain na inuulit ng mga tao araw-araw: pagkopya ng data mula sa isang system at pagpasok nito sa isa pa, manu-manong pagproseso ng impormasyon sa pagsingil, pag-uuri ng mga papasok na email. Ang robotic process automation (RPA) ay ino-automate ang mga regular at paulit-ulit na gawaing ito gamit ang mga software robot na ginagaya ang mga hakbang na ginawa ng isang tao sa screen. Ang "Robot" dito ay hindi isang pisikal na makina, ngunit software na nagki-click, nagsusulat at nagkokopya sa screen. Ang kapangyarihan ng RPA ay gumagana ito sa itaas ng mga umiiral na system nang hindi binabago ang mga ito; Samakatuwid, nagbibigay ito ng mabilis na mga resulta kahit na sa mga lumang sistema na mahirap isama.
Ang RPA lamang ay hindi makakaintindi ng mga sitwasyong "walang mga panuntunan". Kung dumating ang isang invoice sa karaniwang format, babasahin ng robot ang mga field; Ngunit kung ipapadala ito ng bawat supplier sa ibang format, malito ang robot. Dito pumapasok ang artificial intelligence: Ginagawa ng AI ang mga hakbang na nangangailangan ng "paghatol" tulad ng pag-unawa sa dokumento, pag-uuri ng text, pagkuha ng impormasyon mula sa libreng text, at isinasagawa ng RPA ang mga canonical na hakbang. Ang kumbinasyong ito ay tinatawag na intelligent automation o hyperautomation (end-to-end, artificial intelligence-supported process automation). Ang tungkulin ng espesyalista sa MIS ay hatiin ang isang proseso sa mga bahagi at disenyo kung aling bahagi ang kabilang sa RPA, kung aling bahagi ang kabilang sa AI, at kung aling bahagi ang pag-aari ng tao.
Pag-automate ng isang Proseso
Ang puso ng disenyo ng automation ay hinahati ang proseso sa mga hakbang at pag-uuri ng bawat hakbang. May tatlong kategorya. Pinamunuan at nakabalangkas na mga hakbang (RPA-friendly): "Ipasok ang bawat row sa Excel sa screen ng ERP." Mga hakbang na nangangailangan ng komento (pinagana ng AI): "Sa aling kategorya nabibilang ang text ng reklamong ito?" Mataas ang panganib o hindi tiyak na mga hakbang (iiwan sa tao): "I-refund ang pag-apruba ng higit sa 5,000 TL."
Ang mahusay na automation ay nagliligtas sa mga tao mula sa paulit-ulit na pasanin, hindi mula sa buong trabaho; iniiwan ang kritikal na desisyon sa mga tao. Ito ay tinatawag na human-in-the-loop na disenyo: inihahanda ng robot ang trabaho, inaprubahan ito ng tao. Halimbawa, binabasa ng robot ang invoice at ipinasok ang draft sa ERP, at binigay ng accountant ang panghuling pag-apruba. Kaya, ang bilis at seguridad ay sinisiguro nang magkasama.
Tip: Bago i-automate ang isang proseso, palaging pasimplehin muna ito. Ang pag-automate ng masamang proseso ay magbubunga lamang ng hindi magandang resulta nang mas mabilis. Tanggalin muna ang mga hindi kinakailangang hakbang, pagkatapos ay i-automate ang natitira.
Exception Management at Audit Trail
Ang bawat automation sa kalaunan ay makakatagpo ng isang sitwasyon na lumalabag sa mga panuntunan: nawawalang data, hindi inaasahang format, pag-crash ng system. Ang paghawak ng eksepsiyon ay nagbibigay-daan sa robot na ligtas na huminto at maabisuhan ang isang tao sa mga ganitong sitwasyon, sa halip na tahimik na gumawa ng maling bagay. Kung walang mga pagbubukod na idinisenyo, ang robot ay tahimik na magpaparami ng mga error at walang makakapansin.
Ang isa pang pangangailangan ay ang audit trail: isang talaan ng bawat hakbang ng robot, kung kailan ito ginawa, kung anong data at kung anong resulta. Kung walang audit trail, hindi masisiyasat ang isang error sa ibang pagkakataon; Ang traceability na ito ay isang legal na kinakailangan, lalo na sa mga prosesong pinansyal. Maaaring gumawa ang AI ng outline ng disenyo ng prosesong ito, mga senaryo ng pagbubukod, at dokumentasyon; Ngunit kung aling hakbang ang kritikal at kung ano ang halaga ng error ay tinutukoy ng kaalaman sa negosyo.
Tatlong Mini Cases: By the Numbers
Case 1 — Tamang proseso ng split. Sa isang accounting center, 4,000 buwanang mga invoice ng supplier ang manu-manong pinoproseso; Ang pamamaraan ay tumagal ng 6 na minuto bawat tao. Binasa ng AI ang dokumento at kinuha ang mga patlang, ipinasok ng RPA ang draft sa ERP, inaprubahan lang ito ng accountant. Bumaba ang oras ng pagpoproseso mula 6 minuto hanggang 1.5 minuto, ngunit nanatili ang hakbang sa pagkumpirma sa tao; kaya patuloy na nahuli ang maling invoice.
Kaso 2 — Kapag walang pagbubukod ang idinisenyo. Sa isang insurer, ang isang policy renewal robot ay tahimik na nag-mishandle ng 340 record na may hindi inaasahang mga format ng petsa; walang nakapansin at maling petsa ang nailagay sa mga renewal. Kung ang panuntunan sa pagbubukod ("ihinto at iulat kung hindi kinikilala ang format") ay idinisenyo mula sa simula, ididirekta ng robot ang mga tala na ito sa tao. Ang pag-aayos ay tumagal ng ilang linggo.
Case 3 — Automation ng maling proseso. Sa isang retailer, ang proseso ng pagkumpirma ng order ay may 11 hakbang; Ito ay magiging awtomatiko gamit ang isang robot. Nang suriin ng eksperto sa MIS ang proseso, nakita niya na ang 4 na hakbang ay hindi kinakailangang double check. Una ang proseso ay nabawasan sa 7 hakbang, pagkatapos ito ay awtomatiko. Kung ito ay awtomatiko nang walang pagpapasimple, 4 na hindi kinakailangang hakbang ang magiging permanente.
Mahina Prompt / Malakas na Prompt
Mahinang prompt:
I-automate ang pagproseso ng invoice.
Napakahusay na prompt:
Ang iyong tungkulin: Ikaw ay isang taga-disenyo ng automation ng proseso. Hatiin ang sumusunod na manu-manong proseso sa mga hakbang at uriin ang bawat hakbang:- [RPA] canonical, structured, repetitive- [AI] na nangangailangan ng interpretasyon/categorization/text understanding- [TAO] mataas ang panganib o malabong desisyon Para sa bawat hakbang, isulat ang mga posibleng eksepsiyon at kung ano ang gagawin kung sakaling magkamali. Ilista ang impormasyong kailangang itala para sa audit trail. Proseso: [step-by-step manual process description]
Pinaghihiwa-hiwalay ng makapangyarihang prompt ang proseso, itinatalaga ang bawat hakbang sa tamang tungkulin, at nagtataas ng mga exception at audit trail mula sa simula.
Apat na Nakokopyang Template
1) Proseso ng pagkabulok:
Hatiin ang manu-manong proseso sa ibaba sa may bilang na mga hakbang. Para sa bawat hakbang: pagiging available ng input, proseso, output, at automation ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Proseso: [text]
2) Pagbuo ng senaryo ng pagbubukod:
Para sa sumusunod na awtomatikong proseso, "ano ang maaaring magkamali?" Listahan ng mga sitwasyon: nawawalang data, maling format, error sa system, dobleng tala. Imungkahi kung ano ang dapat gawin ng robot para sa bawat isa. Proseso: [teksto]
3) Pagsusuri sa pagpapasimple:
Markahan ang mga hakbang sa proseso sa ibaba na hindi kailangan, paulit-ulit, o hindi nagbibigay ng halaga, at isulat kung bakit maaaring alisin ang mga ito. Magmungkahi ng pagpapasimple BAGO ang automation. Proseso: [teksto]
4) Disenyo ng audit trail:
Magdisenyo ng audit trail para sa sumusunod na awtomatikong proseso: aling mga field (oras, user/robot, input, resulta, desisyon) ang dapat itala sa bawat hakbang? Proseso: [teksto]
Tsart ng Paghahambing: RPA / AI / Tao
pamantayan
RPA
Artipisyal na Katalinuhan
tao
Kung ano ang galing niya
Regular, paulit-ulit
Komento, pag-uuri
paghatol, pananagutan
Uri ng input
nakabalangkas
Semi/libreng text
lahat ng uri
Mali ang pag-uugali
Sinusunod ang tuntunin sa liham
Tiyak na maaaring mali
Maaaring makakita at huminto
Pag-audit
Madaling mag-log
Dapat na naka-log ang output
Lagda/pag-apruba
pangwakas na desisyon
hindi
hindi
Oo
Mga karaniwang pagkakamali
- Pag-automate ng masamang proseso. Ang pag-automate nang hindi pinasimple muna ay nagpapanatili ng basura.
- Hindi nagdidisenyo ng mga pagbubukod. Ang robot, na binuo sa pag-aakalang "ang lahat ay maayos", tahimik na gumagawa ng mga error sa unang sorpresa.
- Ipaubaya ang kritikal na desisyon sa AI. Delegasyon ng mataas na panganib na pag-apruba sa modelo; Kahit na ang modelo ay tila tiwala, ito ay mali at walang pananagutan.
- Pag-bypass sa audit trail. Kung walang bakas, hindi masisiyasat ang pagkakamali; Ito ay isang legal na paglabag sa proseso ng pananalapi.
- Hindi man lang nanonood ng robot. Pagbabago ng system (screen, space); Isang araw, ang hindi sinusubaybayang robot ay tahimik na nagsimulang mag-click sa maling lugar.
Babala: Ang bilis ng automation ay nagpapabilis din ng error. Kung ang isang tao ay nagkamali habang nagpoproseso ng 60 mga tala kada oras, ang mga ito ay limitado sa 60 mga pagkakamali; Ang isang maling naka-install na robot ay maaaring masira ang libu-libong mga tala sa ilang minuto. Kaya i-pilot ito sa maliit na volume sa una, sa ilalim ng pangangasiwa.
Sa buod
Ang RPA ay nag-o-automate ng mga regular at paulit-ulit na gawain sa pamamagitan ng paggaya sa mga hakbang sa screen; Ang artificial intelligence ay tumatagal sa mga hakbang na nangangailangan ng interpretasyon at pag-uuri. Ang kumbinasyon ng dalawa ay intelligent automation. Ang puso ng disenyo ay hatiin ang proseso sa mga hakbang at italaga ang bawat hakbang sa RPA, AI, o tao; Ang mga desisyon na may mataas na peligro ay nagpapanatili sa mga tao sa loop. Ang paghawak ng exception at audit trail ay kinakailangan. Pinapabilis ng AI ang proseso ng pagkabulok, senaryo ng pagbubukod at pagbalangkas ng dokumentasyon; Ngunit kung alin ang kritikal na hakbang at ang halaga ng pagkakamali ay tinutukoy ng kaalaman sa negosyo. Bago mag-automate, pasimplehin at patunayan muna gamit ang maliit na piloto.
Gawain ng aplikasyon
Pumili ng "proseso ng pag-apruba ng kahilingan sa pag-alis" (mga kahilingan ng empleyado, pag-apruba ng manager, mga proseso ng HR). (1) Hatiin ang proseso sa mga hakbang na may malakas na prompt at uriin ang bawat hakbang bilang [RPA]/[AI]/[TAO]. (2) Ilarawan ang hindi bababa sa 3 mga senaryo ng pagbubukod at kung ano ang gagawin ng robot sa bawat isa. (3) Maghanap ng hindi bababa sa 1 hindi kinakailangang hakbang na maaaring alisin bago ang automation. (4) Ilista ang mga lugar na itatala para sa audit trail. (5) Markahan ang nag-iisang hakbang na may mataas na panganib at isulat kung bakit ito dapat manatili sa tao.
checklist
- [ ] Hinati ko ang proseso sa mga hakbang at itinalaga ang bawat hakbang sa tamang tungkulin.
- [ ] Pinasimple ko ang proseso bago ang automation.
- [ ] Tinukoy ko ang pag-uugali ng exception para sa bawat hakbang.
- [ ] Natukoy ko ang mga lugar na itatala para sa audit trail.
- [ ] Nag-iwan ako ng mga desisyong may mataas na panganib sa loop ng tao.
- [ ] Una kong binalak ang isang maliit na volume, pinangangasiwaang piloto.