收益：
- 能够在人工智能的支持下将会议记录和笔录转换为分为决策、行动和责任 (RACI) 区域的摘要
- 能够使用人工智能创建行动项目、分配截止日期和起草行动跟踪器
- 了解人工智能跳过或错误分配的决策以及需要保密的内容必须受到人类控制。
大多数项目都是在会议中管理的；但大多数会议都转瞬即逝，无影无踪。 “我们讨论了什么？”、“谁会做这件事？”、“我们做出了什么决定？”问题是成绩不好的代价。一份好的会议摘要可以将长达一小时的对话归结为三件事：做出的决定、采取的行动（谁、什么、何时）以及未解决的话题。人工智能在这项工作中的功能非常强大：在几秒钟内将会议记录或分散的笔记变成有组织的摘要、决策列表和责任日期行动跟踪图表。但人工智能可能会跳过决定，将行动分配给错误的人，或者做出不言而喻的承诺；此外，应谨慎处理机密对话。摘要不应在未经人为控制的情况下分发。
良好的会议摘要的结构
有效的总结由四个部分组成：
- 印记：日期、参与者、主题、持续时间。
- 决定：会议上明确做出的决定（结果，而不是讨论）。
- 行动：每一项都采用“什么、谁（负责）、何时（截止日期）”格式。这是跟踪的核心。
- 开放主题/停放列表：无法决定并留待稍后的主题。
首字母缩略词 RACI 对于阐明操作很有用：R（负责）执行工作，A（负责）最终负责/批准工作，C（咨询）咨询，I（通知）通知。一项动作必须只有一个“A”；如果两个人同等负责，那么实际上没有人负责。
操作跟踪器是一个实时图表，其中所有未完成的操作都在一个位置进行跟踪：操作、负责人、截止日期、状态（未完成/进行中/已完成/逾期）、注释。每次会议都以更新此列表开始（“上周的行动怎么样？”）并以新的行动结束。
面积
例子
为什么它很重要？
行动
“设置测试环境”
很清楚要做什么
负责人（右）
单身人士
两个负责=零负责
截止日期
9 月 12 日
没有日期的行动被推迟
状态
进行中
可追溯性
背景/决定
“会议 5，决定 2”
追踪能力
一步一步：用 AI 进行总结和动作提取
- 准备原始输入。会议记录、笔记或音频文本输出。如果存在机密/个人内容，请将其匿名。
- 要求提供结构化摘要。向 AI 请求以署名 + 决策 + 行动 + 开放主题的格式进行摘要。
- 禁止捏造。指示“不要添加文中未明确提及的决定/负责人/日期；如果不清楚，请写“不确定”。
- 负责并验证日期。检查人工智能指定的每个负责人和历史参与者的事实；最常见的错误就在这里。
- 转移到监视列表。将新操作添加到操作跟踪器，更新先前操作的状态。
- 分发前请阅读。在将摘要发送给参与者之前，先阅读摘要；检查隐藏内容和不正确的分配。
提示：会议结束后，请在当天分发摘要。 24小时后每个人的记忆都不同；新的总结结束了讨论。
三个迷你箱子
案例 1 — 丢失的操作已恢复。一名项目协调员向 AI 提供了 70 分钟会议记录并采取了行动。 AI发现14个动作；协调员推断出其中 3 个实际上是“想法”而不是行动，并确认了其余 11 个的负责日期。原本手动需要 40 分钟的工作在 10 分钟内完成，并且没有丢失任何行动。
案例 2 — 发现错误的分配。一位 PM 在 AI 的摘要中看到了“Ash 将进行数据库迁移”这句话；不过，艾哈迈德在会上表示“我可以调查”，并没有做出任何承诺。总理纠正说，“艾哈迈德将研究可行性，并在下次会议上做出决定。”教训：人工智能可以把犹豫变成承诺；必须验证负责的任务。
案例 3 — 隐私泄露风险。一位团队负责人向 AI 提供了一次会议的完整记录，该会议讨论了一名员工的绩效问题，并作为公开摘要进行分发。幸运的是，他在分发之前阅读了它并删除了个人/机密部分。教训：在摘要分发之前进行人工审查可以保持机密性。
弱提示/强提示
弱提示：
总结这些会议记录。
AI给出总体总结；它不会将决策与行动分开，不会分配责任/日期，并且可以捏造。
强力提示：
您的角色：项目会议的秘书。输入：以下是会议记录（个人/机密姓名[掩码]）。任务：生成结构化摘要：1) 印记（日期、参与者人数、主题）2) 决策（仅最终决策）3) 行动表：行动 | 行动负责 (R) |截止日期|上下文 4) 明确的问题规则：- 添加文本中未明确提及的决定、负责人或日期。如果不清楚，请写“不确定”。 - 不要将犹豫不决的表达方式（“我会看看”，“也许”）写成承诺；按原样报告。- 将想法与行动分开；对每一个行为全权负责。
这种要求是强烈的：该结构包括禁止捏造、犹豫与承诺的区别以及唯一负责的规则。
附加模板：
# 行动完整性检查器在下面的行动列表中，标记负责或截止日期缺失的行动。对于每一个缺失，请在会议中询问我是谁/何时承担的；不要预约。
# 关注列表更新器提供了我之前的关注列表（附后）和本周的会议摘要。更新先前操作的状态、标记已完成的操作、添加新操作。列表更改。
# 隐私扫描器 在分发此摘要之前扫描此摘要：标记包含个人表现、薪资、健康、纪律或机密商业信息的句子，并建议我将其排除在分发之外。
常见错误
- 将想法误认为行动：并非所有所说的都是承诺；人工智能可能无法区分它们。
- 不验证责任人：分配给错误人员的操作会在跟踪中丢失。
- 没有最后期限的行动：没有最后期限的行动将无限期推迟。
- 将犹豫变成承诺：“我会看看”和“我会”是不同的。
- 未经过滤就分发机密内容：性能/个人问题可能会短暂泄露。
- 不更新观察名单：一旦采取行动，如果不遵守，就毫无意义。
注意：人工智能有时可以添加会议中从未提及但看起来“合乎逻辑”的操作。这是一种善意的幻觉，但它让人们对他们从未承担过的任务负责。将每一行与实际的转录本进行比较。
综上所述
会议摘要将对话简化为决策、行动和开放主题；操作跟踪列表使它们保持活动状态。人工智能可在几秒钟内将成绩单转换为结构化摘要，并生成负责日期表。然而，它可能会混淆想法与行动，将犹豫变成承诺，做出错误的分配，或者携带隐藏的内容。验证主体和日期、过滤机密性并在分发摘要之前阅读摘要是人类的工作。
应用任务
将您上次会议的记录（掩盖秘密名称）提供给人工智能，并生成结构化摘要和行动表。核实责任人及每项行动的日期；至少将一个“想法”与行动分开。使用“隐私扫描仪”模板执行部署前检查，并将操作转移到您的监视列表。
清单
- [ ] 我将总结分为决策、行动和开放主题。
- [ ] 每个行动都有一个负责人和一个截止日期。
- [ ] 我用实际成绩单核实了负责人和日期分配。
- [ ] 我把想法和承诺分开了；我保留了犹豫。
- [ ] 我在分发之前过滤了私人/个人内容。
- [ ] 我将动作添加到后续列表中，并更新了之前的情况。