收益：
- 通过在会议前使用人工智能准备定时议程和可能反对的列表，能够为会议做好准备
- 能够将原始笔记或记录构建为决策/行动（谁-什么-何时）/开放问题以防止丢失行动
- 通过确认人工智能可以做出的作业和决策并分发摘要，能够关注成绩单同意和保密性
会议是公司时间中最重要、也是最受抱怨的项目。糟糕的会议；这是一场毫无准备、分散开来的会议，最终谁会做什么也不清楚。会议工作流程的每个阶段都利用了人工智能：之前的议程和准备、期间的笔记、之后的总结和行动跟踪。但人决定会议的质量； AI只会让准备工作变得更加锐利，让后续的工作不容错过。最大的好处通常出现在会议之后：决策和行动不会消失。
条款。议程是会议上要讨论的主题的有序列表。行动项目是会议产生的、分配给某人并有日期的任务。会议摘要/会议纪要是讨论内容和决定的记录。文字记录是对话的逐字转录——一些会议工具会自动生成它。后续行动是监控是否实际采取行动。
会议和AI的三个阶段
之前（准备）：人工智能从分散的主题列表中提取结构化议程，预先思考可能的问题和反驳，总结相关文档并让您做好准备。充分的准备可以将会议时间缩短一半。
命令（注）：会议期间不要乱动AI；做原始笔记或使用转录工具（如果允许）。将注意力集中在谈话上。
后果（总结和行动）：这是真正的回报。您将原始笔记或文字记录输入人工智能，并将其构建为“决策、行动（谁-什么-何时）、开放式问题”。然后你将其清楚地分发给参与者。那么“我们接下来要做什么？”不确定性消失了。
循序渐进：会议工作流程
- 设定议程。为人工智能提供原始主题，并提出优先级和定时议程。
- 准备。总结相关文件；提前考虑可能的反对意见。
- 做原始笔记。简化的原始录音；别惹AI。
- 配置。然后将笔记/成绩单交给人工智能并做出决策和行动。
- 核实。将每个决定和作业与您记忆中的内容进行比较； AI可能会分配错误。
- 部署和跟踪。发送摘要；将行动放入后续清单中。
提示：在使用人工智能准备会议摘要后，参与者会被询问“此摘要是否正确，是否有遗漏/不正确的地方？” 24小时内询问。通过这种方式，您可以捕获错误并确保每个人都在同一页面上。
成绩单和保密性
许多会议平台提供自动笔录和人工智能摘要。这很强大，但要注意两件事。首先是同意：参与者需要知道他们正在被记录；在某些地方，这是法律要求。其次是隐私：笔录可能包含敏感信息；了解它的保存位置以及谁访问过它。将秘密会议记录粘贴到通用人工智能工具中只是提取该信息。
舞台
人工智能的贡献
男人的角色
议程
结构、优先顺序
决定谈论什么
准备
文件总结，提出反对意见
决定策略
注释
成绩单/摘要（带工具）
保持谈话的焦点
总结
决定+行动
确认准确性
追踪
提醒、状态询问
承担责任
四个可复制的会议模板
根据以下原始主题创建结构化会议议程：- 给出每个主题的预计时间，总计不超过 [45] 分钟。- 将最重要/需要决策的主题放在第一位。- 说明每个主题的“期望结果”（决策或信息）。主题：“”“[原始列表]”“”
帮我准备明天的会议。主题：[X]。- 可能来自另一方的 5 个难题/反对意见。- 每个问题有 1-2 句话准备好的回应方向。- 会议前我需要知道的 3 个关键点。上下文：“”“[短背景]”“”
构建我的原始会议记录：- 标题“决策”、“行动（谁-什么-何时）”、“开放式问题”。- 如果分配不清楚，请写“未分配”，不要向任何人分配虚构的任务。- 如果未指定日期，请写“无日期”。原始注释：“”“[粘贴]”“”
从以下会议摘要中准备一条后续消息：- 简短，将发送给参与者。- 仅涉及每个人的决策 + 每个人自己的行动。- 在最后注明“如果有任何遗漏/不正确的内容，请在 24 小时内告诉我”。摘要：“”“[粘贴]”“”
弱提示/强提示
弱：“总结一下这个会议记录。” （决策和行动混合成一个凌乱的文本；目前还不清楚谁会做什么。）
Strong：“将这份原始备忘录分为三个标题：决策、行动（谁-什么-何时）、开放式问题。如果不清楚谁将执行此操作，请写“未分配”——不要向任何人分配任务。如果没有日期，请写“无日期”。”强大的版本提供了可操作、可直接部署的输出，无需任何虚构的任务。
三个迷你箱子
案例 1——准备的力量。一位销售经理在一次重要的客户会议之前让人工智能提出了“5 种可能的反对意见和回应方向”。在会议上，客户提出了其中的三个反对意见；经理已经做好了准备。该交易在那次会议上完成。回报来自人工智能提前思考可能的场景。
案例 2 — 丢失操作。一个团队每周举行一次会议，但没有记录行动；每周都会再次提出相同的话题。每次与人工智能会面后，他们开始创建并分享“行动（人物、事件、时间）”列表。 4周后，重新打开的主题数量减少了70%，会议时长也缩短了。
案例 3 — 错误分配陷阱。助理在未经验证的情况下分发了人工智能结构的会议摘要。大赦国际根据一句含糊的句子“艾斯将准备预算报告”制定了一项行动——尽管尚未做出这样的任命。艾谢感到惊讶，心中一片混乱。教训：AI可以编排动作和任务；用你的记忆确认每一行。
常见错误
- 毫无准备：AI只是为了以后才使用；它至少和以前一样有价值。
- 在以下情况下处理 AI： 焦点分散；记录原始笔记，留待以后处理。
- 不验证任务：人工智能可以编造任务和人员；确认。
- 不分发摘要：留在里面的摘要是不存在的摘要；分享并要求确认。
- 绕过成绩单隐私：获得同意，不要将敏感成绩单粘贴到公共工具中。
- 忽视跟进：如果你制定了一个行动清单但不遵循它，那么这个清单就会消亡。
注意：自动会议摘要可以将模糊的对话转变为明确的决定。在摘要工具中，“也许我们会这样做”可能是“已经决定这样做”。始终用人类记忆交叉检查关键决策。
总之
- 会议的所有三个阶段都利用了人工智能，但真正的回报是在会议结束后：确保决策和行动不会丢失。
- 首先，设定议程并考虑可能的反对意见；准备工作可以缩短会议时间。
- 做原始笔记时不要干扰人工智能；留待以后处理。
- 然后将笔记构造为“决策+行动（谁-什么-何时）+开放式问题”。
- AI可以进行预约和决策；确认每一行，分发摘要并寻求反馈；请注意成绩单的保密性和同意。
应用任务
使用第一个模板为即将召开的会议创建定时议程，并使用第二个模板创建可能反对的列表。使用第三个模板构建您的会后原始备忘录，并将每个操作分配与您记住的内容进行比较 - 检查人工智能是否做出了任何虚假分配。最后，使用第四个模板准备后续消息并要求参与者确认。
清单
- [ ] 我使用人工智能进行会前议程和准备。
- 我在[ ]期间记了原始笔记，我没有打扰人工智能。
- [ ] 我将笔记构建为决策/行动/开放式问题。
- [ ] 我用我的记忆确认了每个动作分配。
- [ ] 我在24小时内分发了摘要并要求反馈。
- [ ] 我已获得该笔录的同意并确保保密。