Табыстар:
- Жасанды интеллектпен күрделі тапсырмалар жинағына басымдық беру және оны шұғылды маңыздыдан бөлетін уақытша блокталған жоспарға айналдыру мүмкіндігі.
- Жоғары энергия сағаттарында терең жұмысты орналастыру және әр блокта буферлерді қалдыру арқылы нақты, мүмкін болатын күн мен аптаны орнату мүмкіндігі
- Жасанды интеллекттің уақытты оптимистік бағалауын өзінің тарихи деректерімен калибрлеу және жоспардағы жасырын шектеулерді көрсету мүмкіндігі
Уақыт - өнімділіктегі қайталанбайтын жалғыз ресурс. AI электрондық пошта сияқты мәтіндік тапсырмаларды жылдамдатады; Бірақ нақты пайда қандай жұмысты және қашан істеу керектігі туралы қабылдаған шешімдердің сапасына байланысты. Бұл бөлімде сіз AI-ны уақытты жоспарлаудың көмекшісі ретінде пайдалануды үйренесіз: тапсырмаларға басымдық беру, күн мен аптаны блоктау, күнтізбелік қайшылықтарды шешу, уақытты нақты бағалау. AI жоспарды жылдам жасайды; Бірақ сіздің жоспарыңыз шындыққа және оның шегіне сәйкес келетінін өзіңіз шешесіз - өйткені AI сіздің энергетикалық ырғақтарыңызды, отбасылық жүктемелеріңізді және жасырын басымдықтарыңызды білмейді.
Шарттар. Уақытты блоктау - бұл күнді белгілі бір тапсырмалар үшін сақталған уақыт аралығына бөлу. Терең жұмыс - бұл тұрақты назар аударуды талап ететін жоғары құнды жұмыс — есеп жазу, талдау, жобалау. Таяз жұмыс - бұл аз назар аудару, реактивті жұмыс — электрондық пошта, мәтіндік хабар алмасу, әкімшілік жұмыс. Басымдық матрица - бұл тапсырмаларды «шұғыл/маңызды» осьтер бойынша бөлетін шешім қабылдау құралы (Эйзенхауэр матрицасы деп те аталады).
АИ көмегімен жоспарлау логикасы
Жоспарлаудағы AI күші - ол тапсырмалардың ретсіз артта қалуын тез құрастырады. Басыңыздағы шатасуды шикі күйінде төгесіз; AI оны басымдықты, жоспарланған, әрекет етуге болатын жоспарға аударады. Бірақ екі нәрсеге назар аударыңыз: біріншіден, AI уақыттарды оптимистік түрде бағалауға бейім - нақты әлемде нәрселер ұзағырақ уақыт алады. Екіншіден, AI сіздің жасырын шектеулеріңізді білмейді - сіз таңертең жиналыста тұрасыз ба немесе түстен кейін энергияңыз төмендей ме. Сондықтан AI жоспарын сызба ретінде қабылдаңыз, оны өзіңіздің шындықпен салыстырыңыз.
Қадамдық: AI көмегімен апталық жоспарды орнату
- Шикізат құюды орындаңыз. Ойыңыздағы барлық тапсырмаларды, жиналыстарды және мерзімдерді ретсіз жазыңыз.
- Маған шектеулерді айтыңыз. Бекітілген жиналыстар, жұмыс уақыты, энергетикалық ырғақ, бос уақыт.
- Басымдылық. AI-дан маңыздылық/шұғылдық матрицасына тапсырмалар қоюды сұраңыз.
- Блоктау. Терең жұмысты жоғары энергия сағаттарына, ал төмен жұмысты аз энергия сағатына қойыңыз.
- Буфер қосыңыз. AI-ға «әр блокқа 20% буфер уақытын қосыңыз» деп айтыңыз; оптимистік болжамды түзетеді.
- Бақылау және иелену. Жоспарды шындықпен салыстырыңыз, қажет емес нәрсені алып тастаңыз.
Кеңес: AI бүкіл күніңізді толтыруға жол бермеңіз. Бос қалған уақыт қате емес, ол буфер және ойлау кеңістігі. «Күніңіздің 70%-дан аспайтын уақытын жоспарлаңыз, қалғанын күтпеген тапсырмаларға қалдырыңыз» адамдардың көпшілігі үшін шынайы.
Басымдылық: шұғылды маңыздыдан ажырату
Ең жиі кездесетін өнімділік қатесі - маңызды деп шұғылды қате қабылдау. Телефонның шырылдауы шұғыл, бірақ маңызды болмауы мүмкін; Стратегиялық есеп маңызды, бірақ ол шұғыл болып көрінбейтіндіктен үнемі кейінге қалдырылады. AI - бұл екі ось бойынша тапсырмаларды орналастырудың жақсы айнасы - бірақ соңғы шешімді сіз қабылдайсыз, өйткені «маңызды» анықтамасы сіздің мақсаттарыңызға байланысты.
Санат
Сипаттама
Тәсіл
Шұғыл + Маңызды
Дағдарыс, қысқа мерзім
қазір жасаңыз
Маңызды + Шұғыл емес
Стратегия, жоспарлау, дамыту
Күнтізбені блоктау, қорғау
Шұғыл + Маңызды емес
Көптеген үзілістер, кейбір электрондық пошта
Тасымалдау немесе қысу
Шұғыл да, маңызды да емес
алаңдату
Эле, олай етпе
Көпшіліктің қателігі – «Маңызды + Шұғыл емес» фрейміне немқұрайлы қарау және үнемі «Шұғыл» кадрларда өмір сүру. AI апталық жоспарын орнатқан кезде, келесі сұрақты қойыңыз: «Осы аптадағы тапсырмаларымның қайсысы «маңызды, бірақ шұғыл емес» санатында және олардың күнтізбеде қорғалған блогы бар ма?»
Төрт көшірілетін жоспарлау үлгісі
Төмендегі ретсіз тапсырмалар тізіміме басымдық беріңіз.- Әрбір тапсырманы шұғыл/маңызды матрицаға орналастырыңыз (4 санат).- «Осы аптада орындалуы керек», «Өкілетті», «Кейінге қалдыруға болады» топтары бойынша топтаңыз.- Кез келген көрінбейтін тәуелділіктер болса ескертіңіз (X аяқталғанша Y іске қосылмайды). Тапсырмалар: """[шикі тізім]"""
Күнделікті уақыт блогының жоспары келесі тапсырмалардан құрылады. Менің жұмыс уақытым: [09:00-17:30]. Тұрақты кездесулер: [11:00 команда, 15:00 клиент]. Менің энергиям таңертең жоғары, түстен кейін төмен. Таңертең терең жұмыс, түстен кейін таяз жұмыс жасаңыз. Әр блокқа 20% буфер қосыңыз, 45 минуттық түскі үзіліс қалдырыңыз. Тапсырмалар: """[тізім]"""
Келесі тапсырма үшін нақты уақытты бағалаңыз және оны ішкі қадамдарға бөліңіз. Тапсырма: [мыс. тоқсан сайынғы есеп].- Ішкі қадамдарды тізімдеңіз, әрқайсысына уақыт беріңіз.- Жалпы уақытқа 25% белгісіздік қосыңыз.- Қай қадам ең көп бұғатталғанын ескертіңіз.
Менің апталық жоспарымды қарап шығыңыз. Мына сұрақтарға жауап беріңіз: 1. Менің «маңызды, бірақ шұғыл емес» жұмыстарым үшін қорғалған блок бар ма?2. Толық (буферленбеген) күндер қандай?3. Қандай тапсырмаларды тасымалдауға болады, бірақ менде қалады? Жоспар: """[ағымдағы жоспар]"""
Әлсіз шақыру / Күшті шақыру
Әлсіз: «Маған бір күнге жоспар құрыңыз». (AI сіздің сағаттарыңызды, жиналыстарыңызды, энергетикалық ырғақтарыңызды білмей-ақ жалпы, практикалық емес жоспарды жасайды.)
Güçlü: "Осы 6 тапсырманың ішінен сағат 09:00-17:30-ға арналған уақыт блогының жоспарын жасаңыз. Менің командалық жиналысым 1 сағатқа 11:00-ге бекітіледі. Менің назарым таңертең жоғары, баяндама жазуды сол жерге қойыңыз. Түстен кейін электрондық пошта және әкімшілік жұмыс. Әр блокқа 20% буфер қосыңыз, 45 минуттық үзіліс lun:130." Күшті нұсқа тікелей қолданылатын жоспарды қайтарады, себебі ол шектеулерді, ырғақты және буферді береді.
үш шағын іс
1-жағдай — оптимистік болжам тұзағы. Дизайнер AI-ның «бұл жұмыс 2 сағатқа созылады» деген болжамына сеніп, күнді соған сәйкес белгіледі. Жұмыс 3,5 сағатқа созылды, келесі үш блок ауысты, күн шешілді. Ол келесі аптаға әрбір AI болжамына 40% қосу арқылы жоспарлады; Күндер кете бастады. Сабақ: AI қысқа уақытты бағалайды; Өзіңіздің тарихи деректеріңізбен мультипликаторды қолданыңыз.
2-жағдай – бизнесті терең қалпына келтіру. Бағдарламалық жасақтаманы әзірлеуші күніне орташа есеппен 4,5 сағатты үзік-үзік таяз жұмыстарға жұмсайтынын байқады. AI таңғы 9-дан 11-ге дейін «терең жұмыс, жиналыстар жоқ» деп түзетіп, электрондық хаттарды 2 блокқа (11.00 және 16.00) біріктірді. Екі аптадан кейін орындалған құнды жұмыстардың саны аптасына 2-ден 5-ке дейін өсті.
3-жағдай — Қате басымдық. Топ басшысы тоқсан сайынғы стратегиялық құжатты 5 аптаға кешіктіріп, үнемі «шұғыл» сұраныстарға ие болды. Мен AI өз тапсырмаларын матрицаға орналастырған кезде, құжат «маңызды, бірақ шұғыл емес» шаршыда қорғалмаған болып шықты. Ол күнтізбеде екі бекітілген блокты ашты; Құжат 9 күнде аяқталды. Табыс AI көзге көрінбейтін немқұрайлылықты көрінетін етіп жасады.
Жалпы қателер
- Күнді толтыру: буфері жоқ жоспар бірінші сәтсіздікте бұзылады.
- AI уақытын бағалауға соқыр сену: оптимистік; Өзіңіздің мультипликаторыңызды қосыңыз.
- Маңызды деп қателесу: матрицаны пайдаланыңыз, «шұғыл емес, маңызды» күйін сақтаңыз.
- Энергия ырғағын елемеу: терең жұмысты аз энергия сағаттарына қою өнімділікті екі есе азайтады.
- Өкілетті жұмысты сақтау: AI «бұл тасымалданады» десе, қарсы болмаңыз, іс жүзінде оны тапсырыңыз.
- Жоспар бекітілген деп ойлау: Жоспар нобай; Күні бойы сырғытуға ашық болыңыз.
Абайлаңыз: AI жақсы жоспар жасайды, бірақ оны жүзеге асыратын сіз болмасаңыз, жоспар пайдасыз. Жоспардың шынайы болуы; Орташа орындалатын жоспар тамаша, бірақ орындалмайтын жоспардан жақсы.
Қысқаша айтқанда
- Жасанды интеллект тапсырмаларды тез құрастырады, бірақ уақытты бағалауда оптимистік және оның жасырын шектеулерін білмейді.
- Аптаны өңделмеген бөлу → шектеу → басымдық → блоктау → буфер қадамдарымен орнатыңыз.
- Шұғылды маңыздыдан ажыратыңыз; Күнтізбеде «маңызды, бірақ шұғыл емес» тапсырмалар үшін қорғалған блокты жасаңыз.
- Терең жұмысты жоғары энергия сағатына, таяз жұмысты аз энергия сағатына қойыңыз; Күнді толтыру 70%-дан астам.
- Өзіңіздің тарихи деректеріңізбен AI ұзақтығын бағалауға мультипликаторды қосыңыз (мысалы, 25-40%).
Қолданбалы тапсырма
Келесі аптаның барлық тапсырмаларының өңделмеген қалдықтары. Бірінші үлгімен басымдықты белгілеңіз, екінші үлгімен үлгі күн үшін уақыт бойынша блокталған жоспарды жасаңыз. AI берген уақытты бағалауға өзіңіздің мультипликаторыңызды қолданыңыз. Содан кейін жоспарды төртінші үлгімен тексеріңіз: «маңызды, бірақ шұғыл емес» тапсырмалар үшін қорғалған блоктардың бар-жоғын тексеріңіз.
бақылау парағы
- [ ] Тапсырмаларымды шұғыл/маңызды матрицаға орналастырдым.
- [ ] Мен «маңызды, бірақ шұғыл емес» жұмыстарым үшін қорғалған блок аштым.
- [ ] Мен жоғары энергия сағатыма терең жұмыс қойдым.
- [ ] Жасанды интеллект уақытын бағалауға өзімнің мультипликаторымды қостым.
- [ ] Әр блокқа тампондар қалдырдым, күні бойы сығымдамадым.
- [ ] Мен іс жүзінде өкілеттік беретін тапсырмаларды бердім.