收益：
- 能够在总结收到的电子邮件并生成回复草稿时确定主要信息和决策，并使用人工智能作为仅将单词转换为字符串的助手
- 能够根据上下文以不同的语气调整相同的信息，并消除陈词滥调和被动攻击模式，从而进行专业的沟通。
- 能够验证每个具体承诺（日期、价格、库存、承诺），无需发送包含敏感数据的链并对其进行匿名化
知识工作者平均每天大约有四分之一的时间花在电子邮件上。电子邮件是人工智能为个人生产力带来最具体、最直接回报的领域——因为大部分工作都是语言工作：理解消息、以适当的语气回复、总结长链。在本单元中，您将学习使用人工智能作为助手，快速清理您的收件箱，而不会压垮它。但让我们从一开始就强调一下：你按下了发送按钮；您拥有该电子邮件的签名并承担责任。
几个术语。草稿是发送之前编辑的第一个文本。语气是信息的情感色彩——正式、友好、严厉、歉意。线程是关于同一主题的一系列电子邮件。该模板是用于重复电子邮件的现成骨架文本。本单元的要点：人工智能生成草稿，你控制语气和事实。
人工智能在电子邮件工作流程中的四个角色
- 草稿生成：结束空白页综合症。告诉目的，AI会给出初稿。
- 准备回复：粘贴收到的电子邮件，说“写一条包含这些要点的回复”。
- 总结：将一条长链压缩成“谁说什么，等待什么决定”。
- 语气调整：软化您所写的粗糙轮廓，或将过于宽松的轮廓专业化。
最大的回报来自于将这四者结合起来：总结传入链→起草响应→设定基调→阅读、验证、发送。
一步一步：使用 AI 回复收到的电子邮件
- 复制传入的电子邮件（或链）。
- 为 AI 提供上下文：谁写的、你们的关系是什么、你想回应什么。
- 自己确定回复的主要信息——不要让人工智能决定，只需打印即可。
- 拿出草稿，阅读；寻找夸大的承诺、虚假的日期或捏造的细节。
- 根据上下文设定语气。
- 用您自己的签名、您自己的声音对其进行修饰并发送。
提示：始终做出答案的主要决定（是/否/推迟）。问 AI“我应该接受这个提议吗？”不要问；说“写一封回复，礼貌地拒绝此提议。”你决定，人工智能的话。
音调管理：相同的消息，不同的颜色
语气甚至比电子邮件中的内容更重要。同样的“不”答案会结束或加强一段关系，具体取决于语气。人工智能非常擅长快速改变语气。认识到这个范围：正式（高层管理人员、政府机构）、专业中立（大多数商务信函、安全默认）、友好专业（熟悉的同事）、热情（长期客户）。清楚地告诉AI语气；不要使用“礼貌”等模糊的词语，而应使用“专业但疏远”等明确的描述。
状态
推荐语气
应避免
延误/道歉
真诚、占有欲强
辩护人、辩解者
不要传递坏消息
中立、清晰、尊重
含糊、拖延
报价被拒绝
专业、感恩
冷酷无理
第一次接触（冷）
简短、清晰、尊重
太亲密，太长
向高级管理层报告
正式、简洁
松散、凌乱
四个可复制的电子邮件模板
回复收到的电子邮件。关系：[客户/经理/同事]。消息：[要点 - 是/否/延迟 + 原因]。语气：[专业中立]。长度：最多 [100] 个字。捏造的细节或承诺；只需使用我提供的信息即可。传入电子邮件：“”“[粘贴]”“”
总结以下电子邮件链： - 按主题总结，而不是按时间顺序。 - 使用标题“已同意”、“待定决定”、“我的任务”。 - 指定每项任务的截止日期（如果有）。链：“”“[粘贴]”“”
将此大纲的基调定为[友好-专业]。规则：- 改变含义和事实。- 将防御性陈述转变为占有性陈述。- 清晰的被动攻击语气。草稿：“”“[自己的草稿]”“”
为我经常写的以下电子邮件创建可重复使用的模板：状态：[例如欢迎新客户]。用[方括号]显示变量字段。语气：[热情专业]。 2个短段落。
弱提示/强提示
弱：“回复这封电子邮件。” （人工智能不知道该回答什么，返回的是通用且可能过度承诺的文本。）
Strong：“回复此客户电子邮件。我的信息：我不能给予他要求的折扣，但我可以提供 12 个月的忠诚度折扣。语气：温暖，维持关系。缓和拒绝，但要明确，不要含糊其辞。最多 90 个字。”
在强版本中，您做出决定（没有折扣，替代方案），定下基调并设定界限。人工智能只是排版单词——这是它最擅长的。
三个迷你箱子
案例 1 — 收件箱清理。一位经理度假归来，带着 320 封未读电子邮件。他总结了每条链发给AI的第一条消息，并将其标记为“紧急/信息/任务”。 3小时的阅读时间减少到40分钟。更关键的是：他仍然打开并验证了 6 封人工智能认为“紧急”的电子邮件，其中一封被错误分类。
案例 2 — 音调恢复。 “让这种语气保持专业中立，清除被动攻击性的语气，”一名员工在深夜发送愤怒的电子邮件之前告诉人工智能。 AI软化了三句尖锐的句子。该员工后来说：“如果我以原始形式发送该电子邮件，就会破坏我们的关系。”回报来自人工智能冷静地查看自己的文本。
案例 3——虚构的词语陷阱。一名代表在未阅读人工智能生成的回复的情况下发送了该回复；文字上写着“你的产品明天就会发货”——但没有库存，人工智能已经补足了。第二天客户就等货了，货还没到就投诉了。教训：人工智能可以在你不知道的文本中放入一个承诺；验证每一个具体的词。
常见错误
- 让 AI 决定：您决定电子邮件的内容；让AI来写吧。
- 不确认具体承诺：日期、价格、可用性、承诺——全部确认。
- 坚持单一语气：用相同的“礼貌”语气发送每封电子邮件似乎很不自然；根据上下文进行调整。
- 过度延伸：AI有时会写出不必要的长单词；设置“最大 X 个字数”限制。
- 签名盲目性：在未清除 AI 陈词滥调的结束语（“此致，[姓名]”）的情况下发送。
- 敏感数据粘贴：将包含客户个人数据的链导出到人工智能而不进行匿名化。
请注意：人工智能生成的电子邮件通常可能“太好了”和陈词滥调（“我希望这封电子邮件让您满意”）。清除这些模式；否则，接收者会明白该文本是人工智能生成的，就会失去诚意。
综上所述
- 电子邮件是人工智能增长最快的领域，因为它主要是一种语言业务。
- 人工智能的四个角色：起草、响应制定、总结、基调设定——最好将这四个角色链接在一起。
- 你总是做出答案的主要决定；人工智能将单词串在一起，您确定消息。
- 根据上下文清楚地描述语气；说清楚，比如“专业但疏远”而不是“礼貌”。
- 发送前验证每项具体承诺（日期、价格、承诺）；清理陈词滥调的人工智能模式。
应用任务
从收件箱中选择真实的电子邮件链（无敏感数据）。首先使用第二个模板进行总结，然后使用第一个模板起草回复。以三种不同的语气（“正式”、“专业中立”、“坦诚”）要求草稿，并考虑哪一种适合语境。在提交之前验证其中的每一个具体陈述。
清单
- [ ] 我确定了答案的主要信息，而不是 AI。
- [ ] 我已经根据上下文清楚地描述了语气。
- [ ] 我核实了稿件中的每一个日期、价格和承诺。
- [ ] 我清理了散发着陈词滥调/人工智能气味的模具。
- [ ] 我对包含敏感数据的部分进行了匿名处理。
- [ ] 在按发送之前我从头到尾读了一遍。