收益：
- 它从传入的请愿书中提取请求和持续时间，并使用人工智能生成正式正确的回复草案。
- 它以适当的方式将相同的内容适应不同的对话者，例如下级单位、公民和上级当局，并保持内容的完整性。
- 它检查正式的通信格式规则并捕获人工智能在简化时丢弃的任何条件或异常。
公共行政的语言是写作。收到的请愿书、发出的答复、同意、批准、会议纪要、求职信、通知、通函、内部信函……公职人员一天的很大一部分时间都花在阅读和制作文本上。这些文本既具有法律价值，又具有严格的形式：官方信函（公共机构与公民之间根据某些程序和正式规则进行的通信；在土耳其受“官方通信中适用的程序和原则的规定”监管）需要某些标题、号码、日期、地址、主题、利益和签名要素。在这里，人工智能通过接管这种重复的风格工作和初稿来节省你的时间；但文本的法律内容、正当性和最终版本由您负责。
在本单元中，您将了解如何利用人工智能加快整个通信流程，从理解收到的请愿书到生成回复信草稿，从检查是否符合官方格式到语言和风格，从个人数据清理到批准前的最终阅读。
理解传入文本：摘要和需求提取
当一份又长又乱的请愿书到来时，首先要做的就是清楚地了解公民的诉求。公民在解释自己的问题时，往往将真正的需求隐藏在文本中间；有时会有多个请求。人工智能在这里很强大：它总结文本，列出请求，建议它涉及哪个单元，并标记缺失的信息（如果有）。
但要注意：人工智能有时可以“补充”文本中没有的请求或跳过请求。因此，请务必将发出的要求清单与原始请愿书进行比较。
提示：要求摘要时，向AI询问规则“只删除文本中明确写明的请求，不进行推断，添加不存在的请求”。这样您就可以降低捏造索赔的风险。
答案文本草稿：形式+内容
回复写作由两层组成：形式（标题元素、地址、兴趣、语言、结束语）和内容（对请求的法律和行政回复）。人工智能可以几乎完美地生成表格，因为这种模式是清晰的。它还将内容制作为草稿；但内容中的每项法律依据——法律、法规、截止日期、费用——都需要验证（参见第 1 单元和第 4 单元）。充满信心地使用人工智能作为格式生成器，并在草稿和验证模式下作为内容制作者。
逐步对应流程
- 总结传入的文本并提取请求（禁止捏造，忠实于来源）。
- 确定相关立法和内部程序（待核实）。
- 制作答案草稿（正式格式+简单但正式的语言）。
- 检查个人数据和机密信息（写入不必要的数据）。
- 遵循格式和语言清单（地址、兴趣、日期、签名地点）。
- 核实法律背景并澄清理由。
- 报主管批准；批准后通知。
三个迷你箱子
案例 1 — 工作量减少。省局的一名公务员平均每天要准备 22 封回复信；每个持续约 25 分钟。通过将格式和初稿交给AI，只专注于内容和验证，每个帖子的时间减少到9分钟；该官员将节省下来的时间用于处理待决的异议文件。
情况 2 — 捕获到跳过的请求。在一份长长的请愿书中，公民要求获得分区地位并退还费用。起初，该官员只会回应分区请求；当YZ发出的诉求清单显示第二个诉求时，这两个诉求都在一封信中得到了答复，公民无需再次申请。
案例 3 — 避免了隐私错误。在回应草案中，人工智能不必要地将第三方的健康信息包含在文件中。它在预批准检查期间被注意到并被删除。教训：草稿可能包含不相关的个人数据；审批前必须进行数据清理。
四个可复制模板
1）请愿书摘要和权利要求摘录：
您的角色：编辑专家。处理以下请愿书：（1）3-4句话摘要，（2）逐项列出仅在文本中明确写明的要求（不要做出推论，添加要求），（3）建议它涉及哪个单位/立法（待核实），（4）如果有缺失/不清楚的信息，请标记。请愿书：[粘贴文本]
2) 答复草案（正式形式）：
您的角色：官方通信专家。根据正式的通信风格，对以下请求生成一份答复草案：兴趣、主题、正文（请求 - 基础 - 结论）、结束语。保持语言正式但简单。在每个法律依据旁边写上“[待确认]”。写入实际的个人数据，替换为[PERSON]/[IDENTITY]。请求：[摘要] 上下文：[内部程序/立法说明]
3）格式和语言控制：
检查下面的正式信函草稿并提供列表：(1) 缺失的格式元素（兴趣、主题、日期/数字位置、签名）、(2) 与官方语言相反的表达方式、(3) 歧义/矛盾的句子、(4) 不必要的个人数据。不要重写文本，只需给出更正列表。草稿：[文本]
4）语气柔和（否定答案）：
以尊重和不冒犯公民的描述性语言重写以下拒绝/否定回应，而不改变法律内容和理由。使用注释指定您的反对权及其期限[待确认]。文本：[否定回应草案]
弱提示/强提示
弱者：“回复这份请愿书。”
Güçlü：“这个角色是官方的信函专家。首先，逐条提出请愿书的要求，不做任何推论。然后，按照官方信函的格式，制作一份答复草案；建立利益-主体-主体-结束结构，保持语言正式而简单。在每个法律依据旁边添加“[待确认]”，用[PERSON]/[IDENTITY]掩盖真实的个人数据。最后，向上级批准。” “在提交之前列出我应该检查的 5 件事。”
区别：强大的提示链将推理、格式、验证、隐私和断言控制请求集成到一个流程中；输出是可以直接修改的草稿。
人工智能在哪些通信业务中的可靠性如何？
商业
人工智能信任
注释
正式形式（关注点、主题、结束语）
高
图案清晰
语言简化/语气
高
内容不应改变
需求推断
中等
与原文对比
法律依据/期限/费用
低
必须得到官方消息来源确认
理由和赞赏
低
人类责任
风格、形式和收件人设置
在官方信件中，根据收件人和目的，相同的信息会以不同的风格书写。写给公民的拒绝理由是可以理解和尊重的；向上级机关征求意见是经过衡量和合理的；给下级单位的指示必须明确、强制性。风格（文本的正式程度、语气以及与对话者的距离）是人工智能最容易调整但最需要控制的维度——因为过于正式的语言会疏远公民，过于友好的语言会抹黑机构。 《官方信函适用程序和原则条例》确定了标题、号码、日期、附件和签名栏等正式义务； AI 填充了这个骨架，但你控制格式保真度。
迷你案例——一篇文本，三个对话者。地区总监将向三个不同的收件人宣布立法变更：14 个市镇（官方指示）、大约 900 名商人（短信/公告、简单语言）和州长办公室（信息说明）。官员用人工智能从一个核心文本中得出了三个版本；持续时间从2小时减少到25分钟。但商家公告中的“紧急”一词被简化具体为“最迟在8月15日之前”，因为语言通俗易懂的原则排除了模糊的官方模式。
将相同内容适应三个对话者的模板：
任务：将以下核心信息转化为3个版本。核心：[修正案/决定文本]版本1——对下级单位的指示：清晰、命令式、逐条。版本2——对公民的公告：通俗易懂、短句、做什么+截止日期。版本3——向上级信息说明：衡量、合理、说明参考条款。规则：添加虚构的日期/文章；如果仍不清楚，请写[待填写]。
对话者
语气
长度
最大的风险
亚基
指挥、明确
短
越权
公民
恭敬、简单
短
难以理解
上级机关
测量、推理
中等
毫无根据的说法
注意：文体改编不应改变内容。当人工智能说“简化”时，有时意味着放弃例外或条件；始终将简化文本与原始决定/立法进行比较。
常见错误
- 将请求留给人工智能进行推理。人工智能可以创造或破坏需求；将列表与原始请愿书进行比较。
- 未经核实法律依据而以书面形式提出。项目编号和持续时间是最容易产生幻觉的领域。
- 在草稿中留下不必要的个人数据。审批前进行数据清理；仅保留必要的数据。
- 改变内容，同时软化语气。拒绝原因和法律结果必须保持不变；只有舌头变软了。
- 忘记写下反对权及其期限。通常有必要明确消极诉讼中的补救措施；确认时间。
- 跳过确认步骤。 AI草案从来不直接传达；需要主管批准和校对。
总之
人工智能通过承担格式化和首先起草信件的负担，为公职人员节省了大量时间。格式生成几乎完全可靠，语言简化能力强；但请求摘录必须与原文进行比对，每项法律依据必须从官方来源进行验证，个人数据必须清除，最终文本必须得到上级批准。草稿是 AI 的，理由和签名是你的。
应用任务
收到真实的（但带有隐藏的个人数据）请愿书。使用“请愿摘要和权利要求提取”模板提取请求，并将其与原始文本进行比较，注意是否至少存在一处差异（添加/省略的请求）。然后使用“答案文本草稿”模板生成草稿，并使用“格式和语言检查”模板检查您自己的草稿。
清单
- [ ] 我将这些请求与原始请愿书进行了比较（没有捏造/遗漏）。
- [ ] 正式信件格式元素完整（兴趣、主题、日期/号码、签名地点）。
- [ ] 我已从官方来源确认了所有法律依据。
- [ ] 我从草稿中删除了不必要的个人数据。
- [ ] 我已在否定行动中指定了反对的权利和期限（已确认）。
- [ ]我将文本提交给上级批准；我没有直接通知你。