Lợi nhuận:
- Khả năng giải thích vai trò của chuyên gia Hệ thống thông tin quản lý là cầu nối giữa đơn vị kinh doanh và CNTT và nơi trí tuệ nhân tạo tạo ra giá trị trong cầu nối này.
- Khả năng phân biệt những quyết định nào vẫn là trách nhiệm của con người khi sử dụng AI làm công cụ tăng tốc trong giao tiếp CNTT-kinh doanh
- Áp dụng kỷ luật làm việc xác thực chéo mọi đầu ra AI bằng quy tắc kinh doanh, dữ liệu thực và xác thực của các bên liên quan
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một tập hợp các hệ thống cho phép một tổ chức thực hiện các quy trình kinh doanh của mình bằng công nghệ thông tin (IT). Chuyên gia trong lĩnh vực này thường được coi là “cầu nối”: một mặt có bộ phận kinh doanh (bán hàng, kế toán, nhân sự, vận hành) giải thích những gì họ muốn bằng ngôn ngữ kinh doanh, mặt khác có đội ngũ phần mềm và cơ sở hạ tầng chuyển nó thành mã và hệ thống. Chuyên gia MIS chuyển hai thế giới này sang nhau. Tuyên bố của người quản lý bán hàng "Tôi muốn hiểu rõ hơn về khách hàng của mình" trở thành một yêu cầu rõ ràng mà nhà phát triển có thể thực hiện; Bản chất của công việc này là dịch câu nói của nhà phát triển “trường này phải là khóa ngoại” thành lời giải thích mà đơn vị kinh doanh có thể hiểu được.
Trí tuệ nhân tạo (AI) phù hợp ngay giữa công việc cầu nối này, vì nó chủ yếu bao gồm việc tạo, diễn giải và cấu trúc văn bản: ghi chú phỏng vấn, tài liệu yêu cầu, từ điển dữ liệu, bản đồ quy trình, mô tả báo cáo, thuyết trình. Đây đều là những sản phẩm trung gian mà AI có thể tăng tốc. Nhưng có một nguyên tắc mà mô-đun này nêu rõ ngay từ đầu: trí tuệ nhân tạo đẩy nhanh quá trình soạn thảo các sản phẩm này; Công việc của người nắm rõ các quy tắc kinh doanh và chịu trách nhiệm quyết định xem chúng có đúng hay không.
Cả hai bên cầu và nơi của AI
Phía đơn vị kinh doanh là một thế giới của những câu hỏi cái gì và tại sao: vấn đề nào, mục tiêu nào, ưu tiên nào. Bên CNTT là thế giới của câu hỏi như thế nào: bảng nào, API nào (Giao diện lập trình ứng dụng tiếng Anh; giao diện chuẩn được hai phần mềm sử dụng để trao đổi dữ liệu), tích hợp nào. Giá trị của chuyên gia MIS là điền vào những phần còn thiếu mà hai bên đã giải thích. Đơn vị kinh doanh thường quên đề cập đến các trường hợp ngoại lệ (“thực tế nó hoạt động khác với khách hàng nước ngoài”); Nhóm CNTT cũng không thể thấy tác động kinh doanh ("xóa trường này sẽ làm hỏng báo cáo").
AI giúp ích ở đây theo ba cách cụ thể. Đầu tiên là bản nháp nhanh: trích xuất danh sách các yêu cầu ban đầu từ ghi chú phỏng vấn trong vài phút. Thứ hai là tạo ra các câu hỏi không đầy đủ: “tình huống nào không được xác định trong yêu cầu này?” Khi được hỏi, nó nhắc nhở chúng ta về những trường hợp ngoại lệ mà mọi người bỏ qua. Thứ ba, dịch thuật: dịch mô tả kỹ thuật sang ngôn ngữ kinh doanh, yêu cầu bằng ngôn ngữ kinh doanh thành bản thảo kỹ thuật. Cả ba đều tiết kiệm thời gian; nhưng không ai trong số họ là quyết định chính nó.
Mẹo: Hãy coi AI giống như “một thực tập sinh gõ phím nhanh hơn”. Bạn luôn xem lại kết quả đầu ra của thực tập sinh, sửa nó theo nội quy công việc và ghi tên mình bên dưới. Trách nhiệm vẫn thuộc về bạn.
Từng bước: Nghiên cứu về cầu nối được hỗ trợ bởi AI
Bước 1 - Thu thập bối cảnh. Viết vấn đề của đơn vị kinh doanh bằng lời của bạn; Có những hệ thống nào, dữ liệu gì, những hạn chế nào. Đừng đưa bất cứ thứ gì cho AI ở bước này; hiểu đầu tiên.
Bước 2 - Phác thảo. Bằng cách đưa ghi chú bạn đã thu thập cho trí tuệ nhân tạo, trí tuệ nhân tạo sẽ đưa ra danh sách đầu tiên các yêu cầu, các câu hỏi và giả định có thể có. Ở đây AI tạo ra “bức ảnh chụp đầu tiên”.
Bước 3 - Đánh dấu các khoảng trống. Thu thập từng điểm được đánh dấu là "không chắc chắn", "phỏng đoán" và "cần xác nhận" trong bản nháp do AI tạo ra. Danh sách này là một bộ câu hỏi để hỏi đơn vị kinh doanh của bạn.
Bước 4 - Xác nhận với các bên liên quan. Mang bản thảo đến đơn vị kinh doanh, cùng nhau điền vào các chỗ trống. AI không thể thực hiện được bước này; Bởi quy luật kinh doanh thực sự chỉ nằm trong đầu người làm công việc đó mà thôi.
Bước 5 - Bảo mật và chuyển giao. Kiểm tra kỹ yêu cầu đã được xác nhận dựa trên dữ liệu thực và hệ thống hiện có, sau đó bàn giao cho nhóm CNTT.
Ba trường hợp nhỏ: Bằng những con số
Trường hợp 1 - Tiết kiệm thời gian, bảo toàn độ chính xác. Tại một công ty bán lẻ, một chuyên gia MIS thường dành 3 ngày để tạo tài liệu yêu cầu từ bản ghi chú phỏng vấn dài 40 trang. Với trí tuệ nhân tạo, anh ấy đã tạo ra bản thảo đầu tiên trong nửa ngày; tuy nhiên, có xác nhận của các bên liên quan rằng 9 trong số 62 yêu cầu trong dự thảo là trái với quy tắc kinh doanh. Lợi nhuận ròng: thời gian giảm từ 3 ngày xuống còn 1,5 ngày, nhưng bước xác minh không bao giờ bị bỏ qua.
Trường hợp 2 - Cái giá của ảo giác. Tại một công ty logistics, AI đã bổ sung thêm câu “hệ thống tự động xóa hồ sơ sau 30 ngày” vào dự thảo yêu cầu; Tuy nhiên, vấn đề như vậy đã không được thảo luận trong cuộc họp. Nếu câu này không được chú ý, quy tắc xóa có thể đã được viết ra và vi phạm thời hạn lưu giữ hợp pháp. Chuyên gia hỏi: “Quy tắc này đến từ cuộc họp nào?” Anh ta nắm bắt được ảo giác (sự tự tin của người mẫu đưa ra thông tin không tồn tại trong thực tế) bằng cách đặt câu hỏi.
Trường hợp 3 - Giá trị của bản dịch. Nhóm CNTT tại một công ty sản xuất cho biết: "Chúng tôi cần loại bỏ dữ liệu chính". Với sự trợ giúp của AI, chuyên gia MIS đã dịch điều này cho đơn vị kinh doanh là “cùng một nhà cung cấp xuất hiện trong hệ thống với 3 bản ghi khác nhau, chúng ta cần kết hợp chúng thành một bản ghi duy nhất”. Chỉ sau bản dịch này, đơn vị kinh doanh mới nhớ ra một ngoại lệ quan trọng: hai hồ sơ này thực ra là hai chi nhánh của cùng một công ty với mã số thuế khác nhau và không nên sáp nhập.
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Viết tài liệu yêu cầu từ những ghi chú này.[ghi chú]
Lời nhắc này mang lại cho mô hình nhiều tự do; Mô hình lấp đầy những khoảng trống trong đầu của chính nó và nguy cơ bị ảo giác tăng lên.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: Bạn là một nhà phân tích kinh doanh MIS có kinh nghiệm. BẢN THẢO các yêu cầu từ ghi chú phỏng vấn bên dưới. Quy tắc: - Chỉ sử dụng thông tin RÕ RÀNG nêu trong ghi chú; KHÔNG bổ sung những gì còn thiếu.- Viết từng yêu cầu ở mức có thể đo lường được, ở định dạng "Hệ thống nên...". - Liệt kê riêng từng điểm chưa rõ ràng trong ghi chú bằng thẻ [UNCERTAIN].- Đánh dấu mỗi giả định bạn đưa ra là [ASSUMPTION].- Thêm phần "5 câu hỏi để hỏi các bên liên quan" ở cuối. Ghi chú phỏng vấn: [ghi chú]
Lời nhắc mạnh mẽ giữ cho mô hình nằm trong ranh giới của ghi chú, cấm chế tạo và đưa ra những điểm rõ ràng cần xác minh.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Dịch từ ngôn ngữ kinh doanh sang bản thảo kỹ thuật:
Dịch yêu cầu kinh doanh sau đây thành bản dự thảo yêu cầu kỹ thuật. Không thêm bất kỳ chi tiết kỹ thuật nào không có trong công việc; Đồng thời liệt kê từng giả định mà bạn đã thêm vào. Yêu cầu: [văn bản]
2) Dịch từ mô tả kỹ thuật sang ngôn ngữ kinh doanh:
Dịch phần giải thích kỹ thuật dưới đây sang tiếng Thổ Nhĩ Kỳ đơn giản để người quản lý bán hàng không biết về cơ sở dữ liệu có thể hiểu được. Làm nổi bật tác động kinh doanh trong một câu. Mô tả: [văn bản]
3) Tạo câu hỏi chưa đầy đủ:
Kiểm tra danh sách các yêu cầu bên dưới và trích xuất các tình huống không xác định (ngoại lệ, giới hạn, trạng thái lỗi, ủy quyền) dưới dạng câu hỏi. Đừng trả lời, chỉ liệt kê những câu hỏi cần được hỏi. Danh sách: [văn bản]
4) Trích xuất hành động từ bản tóm tắt cuộc họp:
Từ ghi chú cuộc họp sau đây: (a) các quyết định đã được đưa ra, (b) các vấn đề còn tồn tại, (c) các hành động cụ thể chịu trách nhiệm. Không chịu trách nhiệm nếu không có ghi chú hoặc ghi ngày thiếu. Lưu ý: [văn bản]
Biểu đồ so sánh: Có thể giao nó cho AI?
Nhiệm vụ
AI có tăng tốc không?
Ai đưa ra quyết định?
Bản thảo đầu tiên từ ghi chú phỏng vấn
Vâng, mạnh mẽ
Chuyên gia MIS khẳng định
Yêu cầu viết có thể đo lường được
Có
Các bên liên quan xác nhận
Tính đúng đắn của quy tắc kinh doanh
không
đơn vị kinh doanh
Quyết định về phạm vi và mức độ ưu tiên
không
Đơn vị kinh doanh + quản lý
dịch kỹ thuật
Có
Đội ngũ CNTT xác nhận
Phê duyệt tài liệu cuối cùng
không
Dấu hiệu chuyên gia MIS
Những lỗi thường gặp
- Cung cấp bản dự thảo AI như hiện tại. Mô hình được cho là đúng vì nó viết trôi chảy; Tuy nhiên, những câu vi phạm quy tắc kinh doanh cũng có thể trôi chảy. Lọc từng câu theo quy tắc kinh doanh.
- Hỏi không có ngữ cảnh. Nói "yêu cầu ghi" buộc mô hình phải vừa với khoảng trống. Bạn đưa ra bối cảnh càng cụ thể thì ảo giác sẽ càng ít.
- Che giấu sự không chắc chắn. Sai lầm nguy hiểm nhất là xóa dấu "[UNCERTAIN]" của mô hình và làm cho tài liệu trông sạch sẽ; Sự không chắc chắn không biến mất, nó chỉ trở nên vô hình.
- Bỏ qua xác minh của các bên liên quan. Nói "dù sao thì điều đó cũng đúng" và bỏ qua việc xác nhận dưới áp lực về thời gian là nguồn gốc của những sai lầm đắt giá nhất.
- Đổ lỗi cho AI. “Đó là những gì người mẫu đã viết” không phải là lời bào chữa; Chữ ký thuộc về chuyên gia MIS.
Lưu ý: Yêu cầu do chuyên gia MIS đưa ra là cơ sở của đoạn mã bên dưới mà hàng chục người sẽ viết trong suốt một tháng. Một sự mơ hồ nhỏ ở phần đầu sẽ biến thành một bản làm lại lớn và tốn kém ở phần cuối. Đó là lý do tại sao việc giảm tốc độ ở đầu cầu lại tăng tốc ở cuối cầu.
Tóm lại
Chuyên gia MIS là người phiên dịch giữa đơn vị kinh doanh và CNTT, công việc này phần lớn bao gồm việc tạo, phiên dịch và cấu trúc văn bản. AI tăng tốc đáng kể việc soạn thảo các công việc trung gian này: soạn thảo nhanh, tạo câu hỏi không đầy đủ và dịch hai chiều. Nhưng tính đúng đắn của quy tắc kinh doanh, quyết định phạm vi và phê duyệt cuối cùng luôn thuộc về con người. Sử dụng AI giống như một “thực tập sinh đánh máy nhanh”: xem lại kết quả đầu ra của nó, sửa nó theo quy tắc kinh doanh, hiển thị những điểm không rõ ràng và xác nhận với các bên liên quan. AI không thể thay thế cho sự chấp thuận của chuyên gia có thẩm quyền trong bất kỳ quyết định quan trọng nào về tài chính và tuân thủ.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một yêu cầu kinh doanh thực tế từ tổ chức của bạn (hoặc một kịch bản tưởng tượng): ví dụ: “nhóm bán hàng muốn nhận báo cáo doanh thu hàng tháng chỉ bằng một cú nhấp chuột”. (1) Viết yêu cầu bằng từ ngữ của bạn theo ngữ cảnh. (2) Đưa ra yêu cầu dự thảo với “dấu nhắc nguồn” ở trên. (3) Liệt kê từng thẻ [UNCERTAIN] và [ASSUMPTION] do mô hình tạo ra trong một danh sách riêng. (4) Biến danh sách này thành 5 câu hỏi bạn sẽ hỏi các bên liên quan. (5) Cuối cùng, hãy viết một tình huống trong đó ít nhất một câu trong bản nháp có thể vi phạm quy tắc kinh doanh và giải thích bạn sẽ nhận thấy như thế nào.
danh sách kiểm tra
- [ ] Bản thân tôi đã hiểu yêu cầu công việc và viết ra ngữ cảnh trước khi giao cho AI.
- [ ] Trong phần gợi ý, tôi đã đưa ra quy tắc "không được bù đắp, đánh dấu phần mơ hồ".
- [ ] Tôi đã thu thập riêng biệt tất cả những điều không chắc chắn và giả định do mô hình tạo ra.
- [ ] Tôi đã không hoàn thiện dự thảo mà không xác nhận với các bên liên quan.
- [ ] Tôi xác nhận rằng tôi chịu trách nhiệm về tài liệu cuối cùng.
- [ ] Tôi không để lại bất kỳ quyết định quan trọng nào về tài chính/tuân thủ cho AI.