Lợi nhuận:
- Khả năng hiểu các khái niệm về rủi ro, xác suất, tác động, điểm rủi ro và chiến lược ứng phó (tránh, giảm thiểu, chuyển giao, chấp nhận) và tạo dự thảo hồ sơ rủi ro với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo
- Khả năng sử dụng trí tuệ nhân tạo để xác định, phân loại rủi ro, xác định kích hoạt và soạn thảo hành động giảm thiểu cũng như lưu giữ hồ sơ rủi ro
- Hiểu rằng các giá trị xác suất và tác động do trí tuệ nhân tạo tạo ra cần có sự hiệu chỉnh của chuyên gia và quyền sở hữu rủi ro cũng như quyết định cuối cùng thuộc về con người.
Tương lai là không chắc chắn trong mọi dự án; Sự không chắc chắn có nghĩa là rủi ro. Rủi ro là một sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn mà nếu xảy ra sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu của dự án (thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng). Rủi ro có thể là tiêu cực (mối đe dọa) hoặc tích cực (cơ hội), nhưng trong ngôn ngữ hàng ngày chúng ta chủ yếu muốn nói đến mối đe dọa. Điều khác biệt giữa một người quản lý dự án giỏi với một người tầm thường thường là quản lý rủi ro: nhìn ra vấn đề trước khi chúng phát sinh, giảm thiểu khả năng xảy ra và lên kế hoạch trước những việc cần làm khi chúng xảy ra. Trọng tâm của phần này là sổ đăng ký rủi ro: một tài liệu sống nơi lưu giữ tất cả các rủi ro, khả năng xảy ra, tác động, chủ sở hữu và kế hoạch ứng phó. AI rất hữu ích trong việc xác định rủi ro và chấm điểm dự thảo; Nhưng ước tính xác suất và tác động đòi hỏi sự đánh giá cụ thể của cơ quan và quyền sở hữu rủi ro luôn thuộc về con người.
Giải phẫu của sổ đăng ký rủi ro
Dòng nhật ký rủi ro thường bao gồm: mô tả rủi ro (ở định dạng nguyên nhân-sự kiện: “nếu nhà cung cấp chậm, việc tích hợp không bắt đầu, phiếu giao hàng”), danh mục (kỹ thuật, nguồn lực, bên ngoài, tài chính, pháp lý), xác suất (cơ hội xảy ra; ví dụ: 1-5 hoặc %), tác động (mức độ tổn thất nếu xảy ra; 1-5), điểm rủi ro (xác suất × tác động), kích hoạt (dấu hiệu sớm cho thấy rủi ro đang đến gần), chiến lược ứng phó, chủ sở hữu rủi ro (người được giao nhiệm vụ giám sát rủi ro đó) và trạng thái.
Điểm rủi ro = xác suất × tác động là một công cụ ưu tiên đơn giản nhưng mạnh mẽ. Rủi ro có xác suất là 4 và tác động là 5 (điểm 20) đáng được chú ý hơn nhiều so với rủi ro có xác suất là 2 và tác động là 2 (điểm 4). Rủi ro được đặt trong vùng màu đỏ/vàng/xanh lục trên ma trận rủi ro (lưới xác suất-tác động) dựa trên điểm này.
Có bốn chiến lược ứng phó cơ bản (đối với các mối đe dọa):
- Né tránh: Thay đổi/loại bỏ hoàn toàn công việc tạo ra rủi ro.
- Giảm nhẹ: Giảm khả năng xảy ra hoặc tác động (ví dụ: tìm nhà cung cấp thay thế).
- Chuyển giao: Chuyển rủi ro cho người khác (bảo hiểm, điều khoản hợp đồng, nhà thầu phụ).
- Chấp nhận: Chấp nhận rủi ro; nhưng hãy phân bổ kế hoạch dự phòng và phân bổ ngân sách/thời gian.
khu vực
ví dụ
Ai lấp đầy nó?
Định nghĩa rủi ro
"Nếu nhà phát triển chính rời đi, quá trình phát triển sẽ chậm lại."
Thủ tướng + nhóm
Xác suất (1-5)
3
đánh giá chuyên môn
Hiệu ứng (1-5)
4
đánh giá chuyên môn
ghi điểm
12
Tài khoản (AI trợ giúp)
cò súng
“Đi làm sa sút, phỏng vấn tin đồn”
người chấp nhận rủi ro
trả lời
Giảm thiểu: chia sẻ thông tin, người dự phòng
PM + có
chủ sở hữu
trưởng nhóm
gửi thủ tướng
Từng bước: Ghi nhật ký rủi ro bằng AI
- Động não về rủi ro. Cung cấp cho AI bối cảnh dự án ẩn danh và để nó tạo ra các rủi ro có thể xảy ra theo từng danh mục. AI rất giỏi trong việc nhắc nhở chúng ta về những rủi ro mà con người có thể gặp phải.
- Đặt nó ở dạng nguyên nhân-sự kiện-kết quả. Đặt từng rủi ro theo dạng “vì X nên nếu Y xảy ra sẽ có tác động Z”; Những rủi ro mơ hồ không thể được quản lý.
- Dự thảo tính điểm. Yêu cầu AI cung cấp các biểu đồ xác suất/tác động nhưng hãy hiệu chỉnh chúng bằng phán đoán của chuyên gia. Con số của AI là điểm khởi đầu, không phải thực tế.
- Xác định trình kích hoạt. Đối với mọi rủi ro đáng kể, “làm sao chúng ta biết nó đang đến?” Trả lời câu hỏi.
- Dự thảo kế hoạch ứng phó Yêu cầu AI đề xuất 4 chiến lược phù hợp và hành động cụ thể cho từng rủi ro có điểm cao.
- Chỉ định một chủ sở hữu và giữ cho nó tồn tại. Cho mọi rủi ro một chủ sở hữu; Xem lại sổ đăng ký rủi ro hàng tuần. Sổ đăng ký rủi ro là một tài liệu sống, không được viết một lần rồi bị lãng quên.
Mẹo: Tóm tắt nhật ký rủi ro thành “5 rủi ro hàng đầu” và đưa nó vào từng báo cáo trạng thái. Bằng cách này, rủi ro vẫn có thể nhìn thấy được và giảm bớt những điều bất ngờ.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Đã bỏ lỡ rủi ro. Một chuyên gia PMO đưa sổ đăng ký rủi ro gồm 18 dòng đã hoàn thành cho AI và hỏi: "Tôi có thể đã bỏ sót những rủi ro điển hình nào?" anh ấy hỏi. AI; Nó nhắc nhở 5 rủi ro như "gia hạn giấy phép của bên thứ ba", "rủi ro mất di chuyển dữ liệu" và "sự phụ thuộc nhân sự chủ chốt". Chuyên gia đã thêm 3 người trong số họ. Hai tháng sau, rủi ro cấp phép xảy ra nhưng kế hoạch đã sẵn sàng.
Trường hợp 2 - Chênh lệch hiệu chuẩn. Một Thủ tướng đặt câu hỏi về giá trị "xác suất 2" mà AI mang lại cho rủi ro. Sự chậm trễ là điều thường xuyên xảy ra trong lịch sử của nhóm với nhà cung cấp này; xác suất thực tế gần hơn với 4. Điểm tăng từ 6 lên 12 và rủi ro chuyển từ danh sách "cần theo dõi" sang danh sách "phòng ngừa chủ động". Bài học: Dự đoán xác suất của AI cần được sửa chữa bằng dữ liệu của cơ quan.
Trường hợp 3 - Rủi ro không được xác nhận. Một nhóm đã xác định rõ rủi ro nhưng không nắm bắt được rủi ro. Rủi ro xảy ra, không ai theo dõi, cò súng thoát ra và dự án bị trễ 3 tuần. Bài học: rủi ro không có chủ sở hữu là rủi ro không có người giám sát; AI tạo ra rủi ro nhưng chính con người lại gán cho chúng rủi ro.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Liệt kê những rủi ro cho dự án của tôi.
Không có ngữ cảnh, không có danh mục và không có định dạng; Một danh sách chung xuất hiện, hầu hết trong số đó không liên quan đến dự án của bạn.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: một chuyên gia quản lý rủi ro. Bối cảnh: [tóm tắt dự án ẩn danh: ngành, thời gian, nhóm, công nghệ, các ràng buộc]. Nhiệm vụ: Tạo rủi ro theo danh mục (kỹ thuật, nguồn lực, bên ngoài/nhà cung cấp, tài chính, pháp lý, phạm vi). Đối với mỗi rủi ro: - Mô tả ở định dạng nguyên nhân-sự kiện-kết quả - Xác suất (1-5) và tác động (1-5) Giá trị BẢN THẢO + biện minh ngắn gọn- Dấu hiệu kích hoạt sớm- Chiến lược phản hồi được đề xuất (tránh/giảm nhẹ/chuyển/chấp nhận) và 1 cụ thể hành độngLưu ý: Giá trị xác suất/tác động là BẢN THẢO; Tôi sẽ hiệu chỉnh nó với dữ liệu của tổ chức. Đừng đưa ra con số giả, hãy viết lý do của bạn. Đầu ra: bảng.
Lời nhắc này rất mạnh mẽ: nó bao gồm danh mục, định dạng, cảnh báo chấm điểm dự thảo và ghi chú hiệu chỉnh.
Các mẫu bổ sung:
# Công cụ tìm điểm mùXem nhật ký rủi ro của tôi bên dưới. Nhắc nhở tôi, theo từng loại, về những rủi ro THƯỜNG GẶP trong những dự án như vậy nhưng KHÔNG có trong danh sách của tôi. Đừng lặp lại những cái hiện có.
# Trình tạo triggerĐề xuất 3 dấu hiệu cảnh báo sớm (tác nhân) cho rủi ro: [rủi ro]. Đối với mỗi dấu hiệu, hãy ghi lại dữ liệu/chỉ báo nào tôi có thể theo dõi.
# Làm sâu sắc thêm kế hoạch ứng phóĐánh giá tất cả bốn chiến lược đối với rủi ro có điểm cao này (tránh/giảm thiểu/chuyển giao/chấp nhận); so sánh chi phí và tác động của từng cái, giải thích cái nào bạn đề xuất và tại sao. Hãy nhớ rằng quyết định cuối cùng là của tôi.
Những lỗi thường gặp
- Viết rủi ro mơ hồ: “Rủi ro chậm trễ” không quản lý được; "Sẽ trượt tích hợp nếu nhà cung cấp X bị trì hoãn" có thể quản lý được.
- Nhầm điểm AI là thật: Khả năng/tác động là cụ thể của tổ chức; Nó không nên được sử dụng mà không hiệu chuẩn.
- Không chỉ định chủ sở hữu: Rủi ro không có chủ sở hữu không được giám sát.
- Không xác định được nguyên nhân gây ra: Nếu không có dấu hiệu sớm, rủi ro sẽ khiến bạn mất cảnh giác.
- Đóng băng sổ đăng ký rủi ro: Dự án thay đổi, rủi ro thay đổi; Nếu bản ghi không được cập nhật thì nó sẽ chết.
- Chỉ cần nhìn vào các mối đe dọa: Cơ hội (công việc hoàn thành sớm, nguồn lực trở nên rẻ hơn) cũng có thể được quản lý.
Thận trọng: AI có thể gắn nhãn rủi ro là “xác suất thấp”; Nhưng nếu rủi ro đó xảy ra thường xuyên trong tổ chức của bạn thì sự khái quát hóa của AI sẽ khiến bạn hiểu lầm. Luôn kiểm tra điểm số dựa trên dữ liệu lịch sử của riêng bạn.
Tóm lại
Quản lý rủi ro là nghệ thuật nhìn ra vấn đề trước khi chúng bùng nổ và sổ đăng ký rủi ro là tài liệu sống trung tâm của việc này. Mỗi rủi ro được xác định theo định dạng nguyên nhân-sự kiện-kết quả, được tính điểm theo xác suất và tác động, chiến lược kích hoạt và phản ứng (tránh/giảm nhẹ/chuyển/chấp nhận) được xác định và được chỉ định chủ sở hữu. AI có khả năng động não và tính điểm dự thảo rất mạnh mẽ; Nó nhắc nhở bạn về những điểm mù. Tuy nhiên, việc hiệu chỉnh của chuyên gia về các giá trị xác suất/tác động, quyền sở hữu rủi ro và quyết định ứng phó cuối cùng luôn thuộc về con người.
Nhiệm vụ ứng dụng
Tạo bản đăng ký rủi ro dự thảo theo từng danh mục từ AI cho dự án của bạn (ngữ cảnh ẩn danh). Chọn 5 rủi ro có điểm cao nhất; Hiệu chỉnh giá trị xác suất/tác động của từng giá trị bằng dữ liệu lịch sử của riêng bạn, viết hành động kích hoạt và phản hồi, đồng thời chỉ định chủ sở hữu. Sau đó kiểm tra những rủi ro bạn đã bỏ qua bằng mẫu "công cụ tìm điểm mù".
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã viết những rủi ro ở dạng nguyên nhân-sự kiện-kết quả.
- [ ] Tôi đã hiệu chỉnh các giá trị xác suất/tác động với lợi suất tổ chức của mình.
- [ ] Tôi ưu tiên rủi ro theo điểm số (ma trận rủi ro).
- [ ] Tôi đã xác định được các yếu tố kích hoạt và chiến lược ứng phó cho từng rủi ro đáng kể.
- [ ] Tôi đã chỉ định một chủ sở hữu cho mỗi rủi ro.
- [ ] Tôi dự định duy trì nhật ký rủi ro và thêm nó vào báo cáo trạng thái.