Lợi nhuận:
- Hiểu các khái niệm về cột mốc quan trọng, sự phụ thuộc của nhiệm vụ, đường dẫn quan trọng và biên độ chậm trễ (độ trễ) và tạo bản phác thảo lịch trình và bản đồ phụ thuộc với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo.
- Khả năng sử dụng AI để phân tích kịch bản (tăng tốc, chạy song song, cân bằng tài nguyên) và hiển thị rủi ro lịch trình
- Hiểu rằng lịch trình do trí tuệ nhân tạo đề xuất không thể trở thành một cam kết nếu không có sự xác nhận với các ràng buộc về lịch thực, ngày nghỉ, nguồn lực và sự phụ thuộc.
Khi các dự đoán đã sẵn sàng, đã đến lúc ghi chúng vào lịch. Lịch trình là một kế hoạch cho thấy nhiệm vụ nào sẽ bắt đầu và kết thúc khi nào, nhiệm vụ nào phụ thuộc vào nhiệm vụ nào và khi nào dự án sẽ kết thúc. Một lịch trình tốt không chỉ liệt kê các nhiệm vụ lần lượt; Nó tính đến sự phụ thuộc, hạn chế về tài nguyên và độ trễ giữa các tác vụ. AI là một đối tác soạn thảo mạnh mẽ trong việc lập kế hoạch: nó ra lệnh cho các nhiệm vụ, đề xuất các yếu tố phụ thuộc, đánh dấu đường dẫn quan trọng và hỏi “điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta đẩy nhanh nhiệm vụ đó?” Nó thử các tình huống như thế này trong vài giây. Nhưng tiến độ là một văn bản cam kết; Không nên hứa hẹn ngày nào nếu không có sự xác minh của con người về lịch thực tế, ngày lễ, tình trạng sẵn sàng của nhóm và sự phụ thuộc thực tế.
Các khái niệm cơ bản
Cột mốc là sự kiện không có thời hạn, chỉ đánh dấu một điểm quan trọng: “thiết kế đã được phê duyệt”, “đã hoàn thành thử nghiệm”, “đi vào hoạt động”. Các cột mốc quan trọng là điểm neo để liên lạc với các bên liên quan và theo dõi tiến độ.
Sự phụ thuộc là mối quan hệ trình tự giữa hai nhiệm vụ. Phổ biến nhất là Finish-to-Start (FS): B không thể bắt đầu cho đến khi A hoàn thành (không thể sơn trước khi xây tường). Các loại khác: bắt đầu-bắt đầu (SS), kết thúc-kết thúc (FF), bắt đầu-kết thúc (SF). Các phần phụ thuộc cũng có thể là bắt buộc (yêu cầu vật lý/logic) hoặc tùy chọn (ưu tiên). Ngoài ra còn có độ trễ: “đợi 2 ngày cho khô sau khi sơn”, v.v.
Đường dẫn quan trọng là một chuỗi các nhiệm vụ được kết nối với nhau với tổng thời gian dài nhất, kéo dài từ đầu đến cuối dự án. Độ dài của chuỗi này xác định ngày hoàn thành sớm nhất của dự án. Độ trễ/trôi của các nhiệm vụ trên đường găng bằng 0: nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn thì toàn bộ dự án cũng bị trì hoãn. Các nhiệm vụ nằm ngoài đường găng sẽ có một số lợi nhuận; Họ có thể trượt khá tốt.
Có hai kỹ thuật nén biểu đồ. Sự cố đang rút ngắn một nhiệm vụ (tăng chi phí) bằng cách đưa thêm nguồn lực vào. Song song hóa (theo dõi nhanh) là thực hiện các nhiệm vụ thường được thực hiện lần lượt, đồng thời một phần (rủi ro tăng lên). AI gợi ý những tình huống này; Bạn quyết định xem xét cái nào.
khái niệm
Ý nghĩa
Tại sao nó quan trọng?
cột mốc quan trọng
Sự kiện quan trọng vô thời hạn
Người dẫn chương trình truyền thông và theo dõi
Người phụ thuộc (FS/SS/FF)
Trình tự giữa các công việc
Nếu sai biểu đồ sẽ bị treo
con đường quan trọng
Chuỗi liên kết dài nhất
Xác định thời hạn dự án
Phụ cấp độ trễ (chậm)
Lượng thời gian nhiệm vụ có thể thay đổi
Ưu tiên rủi ro
tăng tốc
Viết tắt có tham khảo
Mua thời gian với giá phải trả
sự song song hóa
đừng làm điều đó cùng một lúc
Tiết kiệm thời gian, tăng thêm rủi ro
Từng bước: Vẽ biểu đồ bằng AI
- Chuẩn bị sẵn các nhiệm vụ và ước tính. WBS của bạn và ước tính thời lượng (đơn vị trước đó) trở thành đầu vào.
- Yêu cầu phụ thuộc. Đề xuất các phần phụ thuộc giữa các tác vụ hợp lý (FS/SS) và cơ sở lý luận của chúng từ AI; Sau đó kiểm tra chúng với thực tế trồng chúng.
- Loại bỏ đường dẫn quan trọng. Yêu cầu AI tính toán đường đi quan trọng và độ trễ của từng nhiệm vụ; Hãy tự mình kiểm tra tổng thời gian.
- Đặt nó vào lịch. Bao gồm ngày bắt đầu thực tế, ngày lễ, ngày nghỉ phép và tình trạng sẵn sàng của nhóm. AI không biết những điều này; bạn thêm vào.
- Hãy thử kịch bản. Chạy các kịch bản "Nếu chúng ta tăng tốc nhiệm vụ X trên đường quan trọng", "Nếu chúng ta song song hóa Y và Z".
- Biên độ rủi ro và vùng đệm. Đặt một khoảng đệm dự án hợp lý ở cuối đường dẫn quan trọng; Hiển thị biên độ không chắc chắn trong biểu đồ.
Lưu ý: AI có thể chấp nhận thời hạn thực hiện nhiệm vụ là "5 ngày" và đưa nó vào lịch trình, nhưng nó không biết ngày nghỉ lễ nằm giữa những ngày đó, ngày nghỉ phép của thành viên nhóm hay khối lượng công việc của họ trong dự án khác. Công việc của con người luôn là thêm dữ kiện vào lịch.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Con đường quan trọng đã trở nên rõ ràng. Một PM đang gặp khó khăn khi tìm đường dẫn quan trọng trong một dự án gồm 40 nhiệm vụ. Anh ấy đưa ra danh sách nhiệm vụ và các phần phụ thuộc cho AI, đồng thời trích xuất đường dẫn quan trọng và giới hạn độ trễ. AI đánh dấu đường dẫn quan trọng gồm 9 nhiệm vụ; Thủ tướng đã xác minh điều này một cách thủ công bằng hai nhiệm vụ. Vì vậy, anh tập trung sức lực vào 9 nhiệm vụ này trong suốt quá trình theo dõi hàng tuần và không gây áp lực không cần thiết cho những nhiệm vụ có nhiều lượt chia sẻ.
Trường hợp 2 - Bắt nhầm chứng nghiện. Một điều phối viên đã đặt câu hỏi về đề xuất của AI rằng “thử nghiệm không thể bắt đầu cho đến khi quá trình phát triển hoàn tất (FS)”. Trong thực tế nhóm, các mô-đun có thể được kiểm tra từng phần một (SS + lag). Khi chúng tôi sửa lỗi phụ thuộc, đường dẫn quan trọng đã được rút ngắn đi 6 ngày. Bài học: Sự phụ thuộc giả định của AI không phải lúc nào cũng đúng.
Trường hợp 3 - Dữ kiện lịch bị bỏ qua. Một nhóm đã chấp nhận biểu đồ do AI tạo ra; Nhưng trong khi lịch trình tính ngày làm việc, nó không bao gồm ngày nghỉ lễ kéo dài 9 ngày và thời gian nghỉ phép theo kế hoạch của hai nhà phát triển. Thời gian thực tế hoàn thành chậm hơn kế hoạch 12 ngày. Bài học: không có cam kết về lịch trình nếu không có sự bổ sung của con người về lịch, ngày lễ và tình trạng sẵn sàng.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Lập lịch dự án cho những nhiệm vụ này và nêu rõ ngày đến hạn.
AI tạo ngày kết thúc mà không biết ngày bắt đầu thực tế, ngày lễ và tình trạng sẵn sàng.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: một chuyên gia lập kế hoạch dự án. Bối cảnh: Dưới đây là các nhiệm vụ, thời gian PERT và các phần phụ thuộc đã biết. Bắt đầu: ngày 1 tháng 9. Đội: 3 người. Ngày lễ: [danh sách]. Quyền: [danh sách]. Nhiệm vụ:1) Sắp xếp nhiệm vụ theo phụ thuộc; ghi loại (FS/SS/FF) và giải thích cho từng phần phụ thuộc.2) Trích xuất đường dẫn quan trọng và độ trễ (độ trễ) của từng tác vụ; hiển thị tổng thời gian.3) CÓ tính đến các ngày nghỉ lễ và nghỉ phép; sử dụng lịch ngày làm việc.4) Đánh dấu các phần phụ thuộc không rõ ràng bằng "[xác nhận với nhóm]", phù hợp. Kết quả: bảng (Nhiệm vụ | Thời lượng | Người tiền nhiệm | Bắt đầu | Kết thúc | Slack) + danh sách đường dẫn quan trọng.
Lời nhắc này rất mạnh vì đưa ra lý do biện minh cho việc bắt đầu, kỳ nghỉ, tình trạng sẵn sàng và sự phụ thuộc; sự không chắc chắn được đánh dấu.
Các mẫu bổ sung:
# Công cụ kịch bảnLiệt kê các nhiệm vụ trên đường quan trọng. Đối với mỗi: cái nào ít rủi ro hơn: tăng tốc (tài nguyên bổ sung) hay song song hóa? Viết ra lợi ích về thời gian và rủi ro được thêm vào bởi mỗi lựa chọn.
# Tác động chậm trễNếu nhiệm vụ sau bị trì hoãn 3 ngày: nó có nằm trên đường quan trọng không? Việc hoàn thành dự án có bị ảnh hưởng không? Nhiệm vụ tiếp theo nào sẽ cuộn? Hiển thị hiệu ứng dây chuyền
# Đề xuất bộ đệm: Dựa trên độ lệch PERT trong thời gian đường dẫn quan trọng, đề xuất và biện minh cho bộ đệm (ngày) hợp lý sẽ được thêm vào cuối dự án. Đây là một gợi ý; Sự phê duyệt thuộc về quản trị viên.
Những lỗi thường gặp
- Bỏ phép, nghỉ phép: Nếu không lập lịch ngày làm việc thì ngày kết thúc công việc bị sai ngay từ đầu.
- Loại phụ thuộc sai: Giả sử mọi thứ đều là FS sẽ kéo dài đường dẫn quan trọng một cách không cần thiết.
- Không đi theo con đường quan trọng: Tốn sức vào những nhiệm vụ có tỷ lệ cao và bỏ qua con đường quan trọng sẽ tạo ra sự chậm trễ.
- Bỏ qua xung đột về nguồn lực: Việc giao cùng một người vào hai nhiệm vụ song song sẽ khiến lịch trình trở nên hư cấu.
- Không có khoảng đệm: Lịch trình ký quỹ bằng 0 là một lời hứa gần như không thể thực hiện được khi có sự không chắc chắn.
- Cam kết lịch trình AI như sau: Lịch trình chưa được xác nhận là một lời hứa hẹn không được ký tên.
Mẹo: Quản lý lịch trình thông qua các mốc quan trọng. Các bên liên quan không thể theo dõi 200 nhiệm vụ nhưng có thể dễ dàng theo dõi 6-8 cột mốc; Truyền đạt tiến độ với những mỏ neo này.
Tóm lại
Tiến độ là tài liệu cam kết liên kết các ước tính với tiến độ thực tế. Các cột mốc quan trọng là điểm mấu chốt của quá trình theo dõi, sự phụ thuộc là logic của trình tự và đường dẫn quan trọng là chuỗi xác định ngày hoàn thành sớm nhất của dự án. AI nhanh chóng phụ thuộc, phân tích kịch bản và đường dẫn quan trọng; nhưng nó không biết về ngày nghỉ, ngày nghỉ phép, xung đột tài nguyên và sự phụ thuộc thực sự. Công việc của con người luôn là thêm thông tin thực tế về lịch trình, xác minh đường dẫn quan trọng, đưa vào vùng đệm và cam kết đúng ngày.
Nhiệm vụ ứng dụng
Cung cấp các nhiệm vụ và ước tính thời gian trong dự án của bạn cho AI và tạo lịch trình dự thảo, đường dẫn quan trọng và giới hạn độ trễ. Sau đó thêm thủ công ngày bắt đầu thực tế, ngày lễ và nghỉ phép nhóm; Xác minh đường dẫn quan trọng bằng hai nhiệm vụ. Khắc phục ít nhất một phần phụ thuộc theo sự thật của nhóm và đặt một vùng đệm hợp lý ở cuối đường dẫn quan trọng.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã liệt kê các tác vụ với các loại phụ thuộc chính xác (FS/SS/FF).
- [ ] Tôi đã trích xuất đường dẫn quan trọng và xác minh nó theo cách thủ công.
- [ ] Tôi đã thêm ngày nghỉ, ngày nghỉ và tình trạng sẵn sàng vào lịch ngày làm việc.
- [ ] Tôi đã kiểm tra rằng không có xung đột tài nguyên.
- [ ] Tôi đặt ra các cột mốc quan trọng và gắn kết việc giao tiếp với chúng.
- [ ] Tôi đã chống lại sự không chắc chắn; Tôi đã không cam kết mà không xác nhận ngày.