Lợi nhuận:
- Khả năng hiểu các phương pháp ước tính tương tự, tham số và ba điểm (PERT) cũng như sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra các bản dự thảo ước tính thời gian và tài nguyên.
- Khả năng diễn giải sự không chắc chắn của dự báo (các kịch bản lạc quan/có thể/bi quan, khoảng tin cậy) và lập kế hoạch dựa trên một phạm vi thay vì một con số duy nhất
- Khả năng nhận ra rằng dự báo AI dựa trên các mô hình và giả định lịch sử, đồng thời cam kết về thời gian và ngân sách cuối cùng phải được xác thực bằng dữ liệu của nhóm và đánh giá của chuyên gia
Ước tính là nhiệm vụ khó khăn và rủi ro nhất trong quản lý dự án. "Việc này sẽ mất bao lâu?" và "cần bao nhiêu người?" Câu trả lời cho những câu hỏi này tạo thành cơ sở cho lịch trình, ngân sách và lời hứa với khách hàng. Việc ước tính kém sẽ nhấn chìm ngay cả một dự án được quản lý tốt: thời điểm quá lạc quan sẽ dẫn đến chậm trễ và bị phạt, thời điểm quá bi quan sẽ dẫn đến thua thầu. Trí tuệ nhân tạo là trợ thủ đắc lực trong lĩnh vực này; đưa ra một thời gian tính bằng giây. Đó chính xác là lý do tại sao đây là nơi nguy hiểm nhất: AI có thể tạo ra một con số đáng tin cậy mà không cần biết tốc độ thực tế của đội bạn. Trong phần này, chúng tôi sẽ đề cập đến các phương pháp dự báo, cách sử dụng AI một cách an toàn trong dự báo và cách xác thực từng dự báo.
Các phương pháp dự báo cơ bản
Hãy xác định một vài phương pháp. Đoán tương tự có nghĩa là nhìn vào một công việc tương tự trong quá khứ và nói "việc đó mất 10 ngày, công việc này cũng tương tự"; Nó nhanh nhưng thô. Ước tính tham số nhân chi phí/thời gian đơn vị với số lượng (ví dụ: "0,5 ngày mỗi trang × 40 trang = 20 ngày"); dựa trên dữ liệu. Ước tính từ dưới lên và tổng hợp từng gói công việc riêng biệt; Đó là chính xác nhất nhưng chậm nhất. Ước tính ba điểm (PERT) thừa nhận sự không chắc chắn: đối với mỗi nhiệm vụ, khoảng thời gian lạc quan (O), rất có thể (M) và bi quan (P) được ước tính và lấy trung bình có trọng số.
Công thức PERT là: Thời lượng dự kiến = (O + 4M + P) / 6. Ví dụ: đối với một nhiệm vụ, nếu lạc quan 4 ngày thì nhiều khả năng là 6 ngày, thời lượng dự kiến là 14 ngày bi quan = (4 + 24 + 14) / 6 = 7 ngày. Độ lệch chuẩn là (P − O) / 6 = (14 − 4) / 6 ≈ 1,7 ngày; Điều này cho thấy biên độ của sự không chắc chắn. Thay vì chỉ nói một "6 ngày", một kế hoạch trung thực hơn nhiều là nói "dự kiến là 7 ngày, độ lệch ±1,7 ngày".
Ngoài ra, có hai khái niệm rất quan trọng. Nỗ lực là số ngày công cần thiết cho công việc (ví dụ: 10 ngày công). Thời lượng là công việc này sẽ mất bao nhiêu ngày trên lịch. Hai người làm xong công việc 10 ngày công trong 5 ngày; nhưng không phải công việc nào cũng có thể phân chia vô hạn (chín người phụ nữ không thể sinh con trong một tháng). AI có thể nhầm lẫn cả hai; bạn phải tách nó ra.
phương pháp
Khi nào thì thích hợp?
tốc độ
độ chính xác
Vai trò của AI
tương tự
Giai đoạn đầu, ít thông tin
cao
thấp
Đề xuất mô hình dự án tương tự
tham số
Nếu có đơn vị đo được
cao
trung bình
Tạo công thức và phác thảo đơn vị
từ dưới lên
Nếu có WBS chi tiết
thấp
cao
Thu thập các gói bản nháp
Ba điểm (PERT)
Nếu độ không chắc chắn cao
trung bình
trung bình cao
Đề xuất các kịch bản O/M/P
Từng bước: Dự đoán an toàn với AI
- Đặt dữ liệu nhóm lên hàng đầu. Cung cấp cho AI những nhận thức về quá khứ của riêng bạn: “Nhóm của chúng tôi đã mất nhiều thời gian để thực hiện các nhiệm vụ tương tự”. Vì vậy, dự đoán dựa trên dữ liệu của bạn chứ không phải khái quát hóa.
- Chọn phương pháp. Nếu mức độ không chắc chắn cao, hãy yêu cầu PERT; tham số nếu có đơn vị đo được.
- Yêu cầu ba dấu chấm, không phải số đơn. Yêu cầu các giá trị và giả định O/M/P cho từng gói.
- Làm cho các giả định có thể nhìn thấy được. In giả định cơ bản cho từng ước tính (ví dụ: "môi trường thử nghiệm đã sẵn sàng", "khách hàng sẽ trả lại sau 2 ngày"); Một giả định sai là một phỏng đoán sai.
- Thêm nguồn và chia sẻ. Tách nỗ lực khỏi thời gian, xem xét kỳ nghỉ và tình trạng sẵn sàng (ví dụ: một người thực sự làm việc hiệu quả 4 ngày một tuần).
- Hiệu chỉnh với nhóm. Xem lại ước tính cuối cùng với những người sẽ thực hiện công việc. Một dự đoán trở nên đáng tin cậy khi người đưa ra nó sở hữu nó.
Chú ý: Hãy hỏi AI "công việc này sẽ mất bao nhiêu ngày?" Hỏi và viết số kết quả trực tiếp vào biểu đồ là hình thức dự đoán nguy hiểm nhất. Con số này không bao gồm dữ liệu của nhóm bạn; nó chỉ là một hình mẫu chung và có thể là ảo giác.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Kế hoạch trung thực với PERT. Một nhóm phần mềm đã yêu cầu AI đưa ra các dự đoán và giả định về O/M/P cho mô-đun 12 nhiệm vụ. AI đưa ra bản nháp; Nhóm đã sửa từng nhiệm vụ bằng dữ liệu lịch sử của riêng mình. Tổng thời gian dự kiến là 38 ngày, tổng thời gian bi quan là 52 ngày. PM đưa ra thời hạn 45 ngày cho khách hàng và để lại thời hạn 7 ngày. Dự án hoàn thành vào ngày thứ 44; Nếu không có sự chia sẻ thì sẽ có sự chậm trễ.
Trường hợp 2 - Sự nhầm lẫn về nỗ lực/thời gian. Một điều phối viên hỏi AI: "Sẽ mất bao nhiêu ngày để hoàn thành 80 công việc một ngày?" anh ấy nói. AI trả lời là "80 ngày" vì nó nhầm lẫn nỗ lực với thời gian. Biết rằng công việc có thể được thực hiện bởi 4 người song song, người điều phối đã sửa thời gian thành ~25 ngày (không phải 20 vì không chia hết được). Bài học: Con người nên kiểm soát việc phân chia công sức/thời gian của AI.
Trường hợp 3 - Khái quát hóa không có căn cứ. Một Thủ tướng đã viết trên biểu đồ rằng AI đã trả lời “quá trình tích hợp API thường mất 5 ngày”. Kinh nghiệm trước đây của nhóm với nhà cung cấp API này rất kém và tài liệu cũng kém; Công việc mất 13 ngày. Nếu dữ liệu của nhóm được hỏi, điều này sẽ được nhìn thấy ngay từ đầu. Bài học: sự khái quát hóa không thể thay thế được thực tế của nhóm.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Thiết lập một trang thương mại điện tử mất bao nhiêu ngày?
Lời nhắc này buộc AI tạo ra một con số giả mà không biết dữ liệu dự án của bạn. Không có đội ngũ, không có phạm vi, không có sự không chắc chắn.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: một chuyên gia ước tính. Bối cảnh: Dưới đây là 8 gói công việc và các nhiệm vụ tương tự trước đây của nhóm chúng tôi. Nhiệm vụ: Tạo ước tính thời lượng BA ĐIỂM (O lạc quan / rất có thể là M / bi quan P) cho mỗi gói và tính toán thời lượng dự kiến PERT với (O+4M+P)/6. Quy tắc:- Chỉ tham khảo các dữ liệu lịch sử tôi đã đưa ra; thêm giả định thị trường chung.- Viết giả định cơ bản cho mỗi ước tính trong một dòng.- Hiển thị nỗ lực (ngày công) và thời lượng (ngày theo lịch) trong một cột riêng.- Đánh dấu gói mà bạn không chắc chắn bằng "[yêu cầu xác nhận của nhóm]". Đầu ra: bảng (Gói | O | M | P | PERT | Nỗ lực | Giả định). Dữ liệu lịch sử:- Tích hợp thanh toán (lịch sử: 9,11,8 ngày)- Danh mục sản phẩm (lịch sử: 6,5 ngày)- ... (các gói khác)
Tuyên bố này rất mạnh mẽ: phương pháp (PERT), giới hạn nguồn dữ liệu, yêu cầu giả định và sự phân biệt nỗ lực/thời gian là rõ ràng.
Các mẫu bổ sung:
# Thợ săn giả địnhLiệt kê tất cả các giả định mà bạn đã âm thầm chấp nhận là đúng để dự đoán này trở thành sự thật. Đối với mỗi giả định, hãy ước tính xem nó sẽ ảnh hưởng đến thời gian như thế nào nếu nó sai.
# Phân tích độ nhạyNếu khoảng thời gian có khả năng xảy ra nhất của nhiệm vụ sau là M; Tổng thời gian của dự án thay đổi như thế nào nếu M tăng 20%? 3 nhiệm vụ nào nhạy cảm nhất với tổng thời lượng? (Những nhiệm vụ này phải được xem trước.)
# Người đề xuất dự phòng Dựa trên độ lệch PERT bên dưới, hãy đề xuất tỷ lệ phần trăm thời gian cho phép hợp lý cho toàn bộ dự án và giải thích điều này dựa trên cơ sở nào của bạn. Đây là một gợi ý; Phần chia cuối cùng thuộc về người quản lý.
Những lỗi thường gặp
- Bám sát một con số duy nhất: Nói “10 ngày” ẩn chứa sự không chắc chắn; Phạm vi O/M/P ở mức trung thực.
- Nỗ lực khó hiểu với thời gian: 40 ngày công không phải là 40 ngày theo lịch.
- Giả sử có sẵn 100%: Không ai có thể dành 5 ngày một tuần cho nhiệm vụ này một mình; Có những cuộc họp, những cuộc ra đi, những sự gián đoạn.
- Khái quát hóa sai dữ liệu nhóm: "thời gian điển hình" của AI không phải là tốc độ của nhóm bạn.
- Không viết ra các giả định: Một giả định không nhìn thấy được là một phỏng đoán bùng nổ.
- Không có biên độ: Nếu có sự không chắc chắn thì bắt buộc phải có biên độ thời gian/ngân sách hợp lý.
Mẹo: Khi bạn đoán xong, hãy tự hỏi: "Có 90% khả năng con số này trở thành sự thật hay 50% cơ hội đạt được nó?" Hầu hết các cược một điểm thực sự là cược 50 phần trăm; Hãy biết điều này khi thực hiện lời hứa với khách hàng.
Tóm lại
Ước tính là công việc rủi ro nhất của dự án. Các phương pháp tương tự, tham số, từ dưới lên và ba điểm (PERT) cung cấp tốc độ và độ chính xác khác nhau. AI rất nhanh trong việc dự báo dự thảo và tạo kịch bản, nhưng nó khái quát hóa mà không biết dữ liệu của nhóm bạn và có thể gây nhầm lẫn về nỗ lực/thời gian. Đoán an toàn; Đặt dữ liệu của nhóm lên hàng đầu, làm việc theo ba điểm, đưa ra các giả định rõ ràng, tách biệt nỗ lực và thời gian, đồng thời hiệu chỉnh con số cuối cùng với nhóm. Ngày và ngân sách cam kết luôn được con người xác minh.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn 5 nhiệm vụ từ dự án của bạn. Hỏi AI về ước tính O/M/P và thời gian dự kiến PERT cho từng loại (cung cấp ẩn danh dữ liệu lịch sử của nhóm bạn). Sau đó viết ra giả định đằng sau mỗi nhiệm vụ và xem xét ước tính đó với một thành viên trong nhóm sẽ thực hiện công việc đó. Chỉnh sửa ít nhất hai ước tính dựa trên dữ liệu của nhóm và xác định khoảng thời gian hợp lý cho tổng số.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đưa ra ước tính dựa trên dữ liệu lịch sử của nhóm tôi chứ không phải dựa trên sự khái quát hóa.
- [ ] Tôi đã luyện tập O/M/P (ba dấu chấm) thay vì số lẻ.
- [ ] Tôi đã viết ra giả định làm cơ sở cho mỗi dự đoán.
- [ ] Tôi đã tách công sức (ngày công) và thời gian (lịch).
- [ ] Tôi đã tính đến những hạn chế thực sự như tính khả dụng/sự cho phép.
- [ ] Tôi đã để lại một mức chênh lệch hợp lý cho sự không chắc chắn và đã hiệu chỉnh ước tính với nhóm.