Lợi nhuận:
- Khả năng hiểu điều lệ dự án, các mẫu, bài học kinh nghiệm và khái niệm cơ sở kiến thức, đồng thời tạo ra các bản thảo tài liệu tiêu chuẩn với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo
- Khả năng sử dụng trí tuệ nhân tạo để chuẩn hóa tài liệu, tóm tắt lưu trữ và trích xuất thông tin tổ chức
- Hiểu rằng độ chính xác của tài liệu, kiểm soát phiên bản và bộ nhớ công ty phải được con người kiểm soát
Các dự án kết thúc nhưng ký ức về các thể chế vẫn còn - hoặc không. Ở hầu hết các tổ chức, mọi dự án mới đều bắt đầu từ đầu; Những bài học, khuôn mẫu và kiến thức của các dự án trước đây sẽ đọng lại trong tâm trí mọi người và đồng hành cùng họ. PMO (Văn phòng quản lý dự án) là đơn vị đưa ra các tiêu chuẩn, phương pháp và hỗ trợ cho các dự án trong cơ quan; Một trong những nhiệm vụ của họ là giữ cho ký ức thể chế này tồn tại. Chủ đề của đơn vị này là quản lý kiến thức và tài liệu dự án tốt: các mẫu tiêu chuẩn, điều lệ dự án, rút ra bài học và thiết lập cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm được. Trí tuệ nhân tạo là một trợ thủ đắc lực trong lĩnh vực này: nó tạo ra các bản thảo tài liệu tiêu chuẩn, tóm tắt kho lưu trữ phân tán, trích xuất các chủ đề và hiểu biết sâu sắc từ các dự án trước đây. Nhưng độ chính xác của tài liệu, khả năng kiểm soát phiên bản và độ tin cậy của bộ nhớ tổ chức cần có sự kiểm soát của con người.
Tài liệu PMO cơ bản
Điều lệ dự án là tài liệu chính thức khởi động dự án, xác định mục đích, phạm vi, nhà tài trợ, các mốc quan trọng và thẩm quyền của Thủ tướng. Nó giống như một bản hợp đồng ngắn gọn nhưng quan trọng: “Tại sao chúng ta thực hiện dự án này và ai chịu trách nhiệm?”
Mẫu chuẩn hóa các tài liệu lặp đi lặp lại: mẫu WBS, mẫu đăng ký rủi ro, mẫu báo cáo trạng thái, mẫu tóm tắt cuộc họp. Các mẫu tiêu chuẩn tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng cũng như khả năng so sánh; Đây là một trong những kết quả đầu ra có giá trị nhất của PMO.
Bài học rút ra là tài liệu ghi lại câu trả lời cho các câu hỏi “điều gì đã diễn ra tốt đẹp, điều gì đã diễn ra tồi tệ, chúng ta sẽ làm gì tiếp theo” ở cuối một dự án (hoặc khi kết thúc giai đoạn). Tài liệu này là công cụ rẻ nhất để ngăn tổ chức lặp đi lặp lại cùng một lỗi - nhưng ở hầu hết các tổ chức, nó không bao giờ được viết hoặc viết và không bao giờ được mở lại.
Cơ sở tri thức là bộ nhớ chung nơi tất cả các tài liệu này được lưu trữ ở định dạng có thể tìm kiếm và truy cập được. Để có giá trị, nó phải được tổ chức, cập nhật và có thể tìm kiếm được; Một đống tập tin lộn xộn không phải là cơ sở tri thức.
tài liệu
Mục đích
Đóng góp của AI
Điều lệ dự án
Chính thức khởi động dự án
sản xuất dự thảo tiêu chuẩn
mẫu
chuẩn hóa sự lặp lại
Đề xuất khung mẫu
Bài học rút ra
bảo tồn trí nhớ
Trích xuất chủ đề từ bản ghi
Lưu trữ báo cáo trạng thái
Lịch sử tiến độ
Sản xuất tóm tắt xu hướng
cơ sở tri thức
bộ nhớ có thể tìm kiếm
Phân loại/tóm tắt tài liệu
Từng bước: Quản lý tài liệu và kiến thức bằng AI
- Tạo mẫu chuẩn. Yêu cầu YZ cung cấp bộ khung mẫu tài liệu theo nhu cầu của tổ chức bạn; thích ứng với bối cảnh thể chế.
- Soạn thảo điều lệ. Yêu cầu dự thảo điều lệ dự án từ AI với thông tin dự án ẩn danh; Điền vào các khu vực tài trợ và thẩm quyền bằng sự thật.
- Tóm tắt kho lưu trữ. Cung cấp báo cáo trạng thái lịch sử hoặc tài liệu kết thúc cho AI và yêu cầu AI trích xuất các chủ đề cũng như các vấn đề tái diễn.
- Tổng hợp bài học rút ra. Cô đọng các bài học của nhiều dự án thành các chủ đề chung với AI; nhưng hãy xác minh từng suy luận với bối cảnh của nó.
- Kiểm tra phiên bản và thực tế. Xác minh tài liệu mà AI tạo ra; Thêm ngày, số phiên bản và thông tin phê duyệt. Một tài liệu không chính xác sẽ đầu độc cơ sở tri thức.
- Quyền riêng tư và ẩn danh. Xóa mọi dữ liệu bí mật hoặc buộc tội khỏi bài học và bản tóm tắt lưu trữ.
Thận trọng: Tài liệu rút ra bài học có thể dễ dàng trở thành tài liệu “truy lùng tội phạm”. Sử dụng ngôn ngữ ẩn danh, tập trung vào quy trình như “quy trình phê duyệt không được xác định” thay vì “người X đến muộn”. AI có thể tạo ra các tuyên bố buộc tội; Người ta phải làm mềm những thứ này.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Tăng tốc theo tiêu chuẩn. Một chuyên gia PMO muốn chuẩn hóa các báo cáo trạng thái mà các PM khác nhau viết ở các định dạng khác nhau. Nó lấy một khung mẫu chung từ AI và điều chỉnh nó cho phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp. Trong vòng ba tháng, tất cả các dự án đều được báo cáo theo cùng một định dạng; quản lý có thể so sánh và thời gian chuẩn bị báo cáo giảm trung bình 40%.
Trường hợp 2 - Tiết lộ ký ức ẩn giấu. Một tổ chức đã đưa ra 14 báo cáo tổng kết trong 2 năm qua cho AI và xác định các vấn đề thường gặp (dữ liệu được ẩn danh). AI đã tìm thấy một mô hình như “việc tích hợp nhà cung cấp bị trì hoãn ở 6 trên 9 dự án”. Với thông tin chi tiết này, PMO đã tạo ra một “danh sách kiểm tra tích hợp nhà cung cấp” tiêu chuẩn. Những thông tin rải rác trong tâm trí mọi người đã trở thành một công cụ của công ty.
Trường hợp 3 - Cơ sở tri thức bị đầu độc. Một nhóm đưa tài liệu “các phương pháp hay nhất” do AI tạo ra vào cơ sở kiến thức mà không xác thực nó. Tài liệu mô tả một phương pháp chưa bao giờ được sử dụng trong viện là "tiêu chuẩn của chúng tôi" (ảo giác). Các Thủ tướng mới cho rằng điều này là có thật và sự nhầm lẫn xảy ra sau đó. Bài học: mọi tài liệu đi vào cơ sở tri thức đều phải được con người xác minh.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Viết điều lệ dự án.
Không có bối cảnh; Một tài liệu xuất hiện chung chung, không liên quan đến tổ chức của bạn và có thể chứa các trường bịa đặt.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: chuyên gia tài liệu PMO. Bối cảnh: [dự án ẩn danh: mục đích, vai trò nhà tài trợ, các sản phẩm chính, thời lượng, phạm vi ngân sách]. Nhiệm vụ: Lập BẢN THẢO điều lệ dự án. Các phần: Mục đích/cơ sở lý luận, Tóm tắt phạm vi, Các mốc quan trọng, Nhà tài trợ và ủy quyền, Rủi ro cấp cao, Tiêu chí thành công. Quy tắc:- Chỉ sử dụng thông tin tôi cung cấp; Để lại trường không quen thuộc "[để điền]", điền vào.- KHÔNG THÊM tên tổ chức, tên người thật hoặc số tiền thực.- Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn và trang trọng; Mỗi phần tối đa 4 câu.
Lời nhắc này rất mạnh mẽ: nó bao gồm cấu trúc, đánh dấu trường để điền, cấm chế tạo và ranh giới quyền riêng tư.
Các mẫu bổ sung:
# Bộ tổng hợp suy luận bài học Dưới đây là ghi chú suy luận bài học từ nhiều dự án (ẩn danh). Nhóm các chủ đề chung (quy trình, giao tiếp, dự báo, mua sắm). Viết đề xuất cải tiến ẩn danh, tập trung vào QUY TRÌNH cho từng chủ đề. Không sử dụng một biểu thức buộc tội.
# Trình chuẩn hóa mẫuDưới đây là các báo cáo trạng thái ở 3 định dạng khác nhau. Đề xuất một khung mẫu chung, có thể tái sử dụng; Chỉ định trường nào là bắt buộc và trường nào là tùy chọn.
# Trình trích xuất xu hướng lưu trữTrích xuất các vấn đề định kỳ và các lĩnh vực cần cải thiện từ kho lưu trữ báo cáo trạng thái lịch sử này (ẩn danh). Đối với mỗi phát hiện, hãy cho biết bạn dựa vào báo cáo nào; Đưa ra những tuyên bố vô căn cứ.
Những lỗi thường gặp
- Không viết bài nào cả: Một bài học không được viết ra là một lỗi lặp đi lặp lại.
- Lưu trữ tài liệu mà không xác minh: Tài liệu không chính xác sẽ làm hỏng nền tảng kiến thức và đánh lừa người mới.
- Bỏ qua kiểm soát phiên bản: Nếu không rõ tài liệu nào là hiện tại, bộ nhớ công ty sẽ bị nhầm lẫn.
- Ngôn ngữ buộc tội: Đặt tên suy luận khiến con người không thành thật.
- Có áp đặt khuôn mẫu hay không: Nếu sử dụng khuôn mẫu chung của AI mà không phù hợp với thực tế của thể chế thì sẽ không hiệu quả.
- Di chuyển dữ liệu bí mật vào kho lưu trữ: Thông tin khách hàng/cá nhân không được lưu trữ mà không ẩn danh.
Mẹo: Thu thập các bài học kinh nghiệm ở các mốc quan trọng chứ không chỉ khi hoàn thành dự án. Khi dự án kết thúc, mọi người đều mệt mỏi và quên mất các chi tiết; Những bài học mới có giá trị hơn.
Tóm lại
Quản lý kiến thức và tài liệu PMO cho phép tổ chức học hỏi từ dự án này sang dự án khác. Điều lệ dự án bắt đầu dự án, các mẫu tiêu chuẩn tăng tốc độ lặp lại, suy luận bài học giúp duy trì bộ nhớ và cơ sở kiến thức giúp chúng có thể tìm kiếm được. Trí tuệ nhân tạo là trợ thủ đắc lực trong việc tạo mẫu, tóm tắt kho lưu trữ và tổng hợp khóa học. Nhưng độ chính xác của tài liệu, kiểm soát phiên bản, không có ngôn ngữ buộc tội và tính bảo mật đòi hỏi sự giám sát của con người; Một tài liệu chưa được xác minh đầu độc bộ nhớ tổ chức.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn loại tài liệu không chuẩn ở tổ chức của bạn (ví dụ: báo cáo trạng thái hoặc tóm tắt cuộc họp). Tạo khung mẫu tiêu chuẩn từ AI và điều chỉnh nó cho phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, hãy giảm bớt (bằng cách ẩn danh) các ghi chú bài giảng của ít nhất hai dự án trước đây về các chủ đề chung với AI và đưa ra ba đề xuất cải tiến ẩn danh, theo định hướng quy trình. Xác minh các tài liệu bạn tạo và thêm chúng vào cơ sở kiến thức với thông tin về phiên bản/ngày.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã điều chỉnh điều lệ/mẫu dự án cho phù hợp với bối cảnh thể chế, không để lại chỗ cho sự giả tạo.
- [ ] Tôi đã xác minh tài liệu cũng như thông tin về phiên bản và ngày bổ sung.
- [ ] Tôi đã viết bài học bằng ngôn ngữ ẩn danh và định hướng quy trình.
- [ ] Tôi đã giữ các bản tóm tắt lưu trữ cùng với cơ sở của chúng (báo cáo nào).
- [ ] Tôi đã ẩn danh dữ liệu bí mật/cá nhân.
- [ ] Tôi chỉ thêm các tài liệu đã được xác minh vào cơ sở kiến thức.