Lợi nhuận:
- Phân biệt 6 căn cứ pháp lý xử lý dữ liệu bằng AI và lựa chọn cơ sở pháp lý phù hợp
- Đánh giá các điều kiện của sự đồng ý rõ ràng và những hạn chế của việc dựa vào sự đồng ý
- Soạn thảo sách trắng về việc sử dụng AI
Ở bài trước, chúng ta đã nói: “Nhập dữ liệu vào AI là một quá trình xử lý và cần có cơ sở pháp lý hợp lệ”. Vậy cơ sở pháp lý này là gì và được lựa chọn như thế nào? Sai lầm phổ biến nhất mà các nhân viên tuân thủ mắc phải là cố gắng giải quyết mọi việc bằng "sự đồng ý rõ ràng". Tuy nhiên, sự đồng thuận thường là cơ sở yếu nhất và mong manh nhất. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cơ sở pháp lý do KVKK đưa ra, chọn cơ sở pháp lý phù hợp trong số đó, nghĩa vụ thông báo và vị trí thực sự của sự đồng ý rõ ràng trong bối cảnh sử dụng AI.
Cơ sở pháp lý là gì?
Cơ sở pháp lý (điều kiện để xử lý) là lý do khiến việc xử lý dữ liệu cá nhân trở nên hợp pháp. Theo KVKK, dữ liệu cá nhân được xử lý với sự đồng ý rõ ràng theo quy định; Tuy nhiên, luật liệt kê sáu trường hợp ngoại lệ mà không cần phải có sự đồng ý rõ ràng. Một giao dịch phải dựa trên ít nhất một trong những cơ sở này. Việc xử lý mà không có lý do chính đáng là trái pháp luật.
Cơ sở pháp lý
ngắn gọn
Ví dụ sử dụng AI
Pháp luật chưa quy định rõ ràng
Nếu pháp luật yêu cầu
Hồ sơ được pháp luật yêu cầu phải lưu giữ
Thực hiện hợp đồng
Nếu nó là bắt buộc đối với hợp đồng
Chuẩn bị tóm tắt đơn hàng cho khách hàng bằng AI
nghĩa vụ pháp lý
Đối với nghĩa vụ pháp lý của tổ chức
Lập hồ sơ thuế/kiểm toán
công bố
Nếu người đó đã tự mình công khai dữ liệu
Phân tích bài viết công khai của một người
lợi ích chính đáng
Không làm tổn hại đến người liên quan
Phân tích chủ đề văn bản khiếu nại bằng AI
Thiết lập/bảo vệ quyền
Đối với vụ kiện/bảo vệ quyền lợi
Tổng hợp hồ sơ tranh chấp bằng AI
Sự đồng ý rõ ràng
Sự đồng ý tự do và có hiểu biết của cá nhân
Nếu không có điều nào ở trên áp dụng
Thận trọng: Sự đồng ý rõ ràng nằm ở cuối danh sách vì đây là cơ sở mong manh nhất: một người có thể rút lui bất cứ lúc nào và sau khi rút, quá trình xử lý phải dừng lại. Nếu có thể, một trong những căn cứ khác (cụ thể là việc thực hiện hợp đồng hoặc lợi ích hợp pháp) sẽ được đánh giá trước tiên.
Cân bằng lợi ích chính đáng
Lợi ích hợp pháp là cơ sở linh hoạt có thể được sử dụng nếu tổ chức có lợi ích hợp lý và lợi ích này không gây tổn hại đến quyền và tự do của người liên quan. Nhưng nó đòi hỏi một bài kiểm tra cân bằng: lợi ích của tổ chức hay quyền của cá nhân chiếm ưu thế? Khi sử dụng AI, quá trình kiểm tra này được thực hiện như sau:
- Lãi suất có thực tế và hợp pháp không? (Ví dụ: giải quyết khiếu nại nhanh chóng.)
- Việc sử dụng AI có cần thiết cho lợi ích này không? Có cách nào ít xâm phạm hơn không?
- Quyền của người đó có bị vi phạm không? Nếu có dữ liệu nhạy cảm, lập hồ sơ hoặc sử dụng ngoài dự kiến, cán cân sẽ nghiêng về phía cá nhân.
Không thể dựa vào lợi ích chính đáng nếu cán cân nghiêng về phía cá nhân; cần phải có cơ sở khác (thường là sự đồng ý rõ ràng) hoặc chọn không tham gia xử lý.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Bẫy chấp thuận. Nhóm nhân sự thu thập “sự đồng ý rõ ràng” từ nhân viên để phân tích xếp hạng hiệu suất của nhân viên bằng AI. Tuy nhiên, có sự mất cân bằng quyền lực giữa người lao động và người sử dụng lao động; Kết quả của việc nói “không” là không chắc chắn, vì vậy sự đồng ý có thể không được coi là miễn phí. Cách đúng đắn: việc xử lý này không dựa trên sự đồng ý mà dựa trên lợi ích hợp pháp phát sinh từ mối quan hệ kinh doanh hoặc hợp đồng và ghi lại bài kiểm tra cân bằng.
Trường hợp 2 – Có cơ sở đúng, có sự đồng ý không cần thiết. Một công ty thương mại điện tử tạo báo cáo hóa đơn bằng AI khi chuẩn bị đơn đặt hàng. Việc xử lý này trực tiếp nằm trong phạm vi thực hiện hợp đồng; Không cần phải có được sự đồng ý bổ sung. Nhóm thêm một hộp đồng ý không cần thiết, khách hàng từ bỏ giao dịch. Lựa chọn cơ sở phù hợp sẽ cải thiện cả luật pháp và trải nghiệm của khách hàng.
Trường hợp 3 - Bài kiểm tra thăng bằng có lợi cho người đó. Một công ty muốn "phân tích tính cách" và chấm điểm hồ sơ mạng xã hội của ứng viên bằng AI. Đây là thủ tục mà ứng viên không mong đợi và chạm sâu vào quyền riêng tư của anh ta; Bài kiểm tra thăng bằng rõ ràng kết thúc có lợi cho một người. Lợi ích hợp pháp không được sử dụng; Công ty từ bỏ thực hành này.
Bốn điều kiện cho sự đồng ý rõ ràng hợp lệ
Nếu sự đồng ý rõ ràng là thực sự cần thiết thì nó phải đáp ứng cả bốn điều kiện mới có giá trị; Nếu thiếu một cái, sự đồng ý sẽ không có giá trị về mặt pháp lý:
- Về một chủ đề cụ thể: Sự đồng ý chung như "Tôi đồng ý với bất kỳ quá trình xử lý nào" là không hợp lệ; Sự đồng ý phải cụ thể cho các mục đích cá nhân.
- Dựa trên thông tin: Người đó phải biết rõ mình đang đồng ý với điều gì (dữ liệu nào, mục đích gì, AI nào, chuyển ra nước ngoài).
- Giải thích bằng ý chí tự do: Sự đồng ý không được coi là tự do nếu có áp lực, áp đặt hoặc điều kiện “không phục vụ nếu bạn không đồng ý”.
- Có thể hủy bỏ: Người đó phải có thể rút lại sự đồng ý của mình bất cứ lúc nào và quá trình xử lý phải dừng lại khi người đó rút lại.
Trong bối cảnh AI, tình trạng thường gặp nhất là tình trạng sau: người dùng không được thông báo rằng dữ liệu của họ sẽ được nhập vào AI và có thể được xử lý ở nước ngoài. Sự thiếu sót này có thể làm vô hiệu ngay cả sự đồng ý mà về mặt kỹ thuật dường như đã đạt được.
Thận trọng: Việc coi sự đồng ý là điều kiện tiên quyết cho một dịch vụ ("chấp nhận hoặc bạn không thể tiếp tục") sẽ làm mất hiệu lực sự đồng ý trong hầu hết các trường hợp. Sự đồng ý phải là một lựa chọn trong đó người đó thực sự có thể nói “không”; Nếu không thì phải tìm cơ sở pháp lý khác.
Nghĩa vụ thông báo
Bất kể cơ sở pháp lý nào, KVKK áp đặt nghĩa vụ thông báo: chủ thể dữ liệu phải được giải thích rõ ràng bạn là ai, mục đích gì và bạn xử lý dữ liệu trên cơ sở nào, bạn chuyển dữ liệu đó cho ai và quyền của họ là gì. Khi AI phát huy tác dụng, văn bản tiết lộ cũng phải được cập nhật - đặc biệt, nên thêm cụm từ “dữ liệu của bạn có thể được phân tích bằng hệ thống tự động/trí tuệ nhân tạo” và “có thể được chuyển đến máy chủ ở nước ngoài”.
Gợi ý: "Một người có thể đọc đoạn văn làm rõ trong 2 phút và hiểu nó là gì không?" vượt qua bài kiểm tra. Nêu rõ việc sử dụng AI bằng một câu đơn giản, thay vì che giấu nó, vừa là nghĩa vụ pháp lý vừa là cách xây dựng lòng tin.
Mẫu có thể sao chép
MẪU 1 - Lựa chọn cơ sở pháp lý: "Tôi sẽ thực hiện quá trình xử lý sau: [mô tả quá trình xử lý]. Liệt kê cơ sở nào trong 6 cơ sở pháp lý của KVKK có thể PHÙ HỢP và cơ sở nào KHÔNG, kèm theo lý do chính đáng. Chỉ xem xét sự đồng ý rõ ràng như là phương sách cuối cùng. Đưa ra quyết định pháp lý cuối cùng; liệt kê các phương án cần được đệ trình để phê duyệt về mặt pháp lý."
MẪU 2 — Bài kiểm tra cân bằng lợi ích hợp pháp: "Dự thảo bài kiểm tra cân bằng lợi ích hợp pháp cho việc sử dụng AI sau: [mô tả cách sử dụng]. Ba tiêu đề: (1) lợi ích của tổ chức là chính đáng, (2) có các lựa chọn thay thế ít xâm phạm hơn không, (3) quyền của cá nhân có bị tổn hại không? Viết các lập luận ủng hộ/chống đối riêng biệt dưới mỗi tiêu đề."
MẪU 3 - Phần bổ sung AI vào văn bản làm rõ: "Đề xuất một đoạn phản ánh việc sử dụng AI trong văn bản làm rõ hiện tại của chúng tôi. Tuyên bố bằng ngôn ngữ đơn giản: rằng dữ liệu có thể được phân tích bằng hệ thống tự động/AI, khả năng chuyển ra nước ngoài, quyền kiểm soát của con người được bảo toàn và quyền phản đối của chủ thể dữ liệu. Tối đa 120 từ."
MẪU 4 — Kiểm tra yêu cầu về sự đồng ý: "Đánh giá từng quy trình một và nêu rõ 'sự đồng ý rõ ràng là BẮT BUỘC' hay 'cơ sở khác là đủ': [Liệt kê 5 quy trình]. Nhắc từng dòng về nhược điểm của việc thu thập sự đồng ý không cần thiết."
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
YẾU: "Viết văn bản đồng ý cho việc xử lý dữ liệu này."-> Có lẽ khóa tổ chức vào một sự đồng ý không cần thiết hoặc không hợp lệ mà không đặt câu hỏi liệu sự đồng ý có phải là cơ sở chính xác hay không. MẠNH MẼ: "Trước tiên hãy đánh giá cơ sở pháp lý nào phù hợp cho quá trình xử lý này; sự đồng ý có thực sự cần thiết không? Nếu cần, hãy soạn thảo một sự đồng ý tự do, có đầy đủ thông tin và có thể hủy bỏ; nếu không cần thiết, hãy đề xuất nên dựa vào cơ sở nào và bổ sung nội dung gì vào văn bản thông tin."-> Mô hình trước tiên đặt câu hỏi về cơ sở chính xác, sau đó tạo ra văn bản thích hợp.
Những lỗi thường gặp
- Cố gắng tự động giải quyết mọi quá trình xử lý bằng "sự đồng ý rõ ràng".
- Coi sự đồng ý là “miễn phí” trong các mối quan hệ có sự mất cân bằng quyền lực, chẳng hạn như giữa người lao động và người sử dụng lao động.
- Thu thập sự đồng ý không cần thiết khi có căn cứ chính xác (hợp đồng, lợi ích chính đáng).
- Không kiểm tra hoặc ghi lại số dư khi dựa vào lợi ích hợp pháp.
- Hoàn toàn không phản ánh việc sử dụng AI trong văn bản chiếu sáng.
- Che giấu sự chuyển giao quốc tế trong lĩnh vực chiếu sáng.
- Không thiết lập cơ chế ngừng xử lý khi rút lại sự đồng ý.
Tóm lại
- Mọi quy trình xử lý dựa trên AI phải dựa trên ít nhất một trong sáu cơ sở pháp lý của KVKK.
- Sự đồng ý rõ ràng là cơ sở mong manh nhất; có thể bị thu hồi và vô hiệu trong trường hợp mất cân bằng quyền lực.
- Lợi ích chính đáng rất linh hoạt nhưng đòi hỏi phải có sự kiểm tra cân đối; Nó không thể được sử dụng nếu quyền của người đó lớn hơn nó.
- Bất kể căn cứ pháp lý nào đều có nghĩa vụ phải làm sáng tỏ; AI và chuyển giao ra nước ngoài được phản ánh trong văn bản.
- Việc lựa chọn cơ sở phù hợp sẽ cải thiện cả luật pháp và trải nghiệm của khách hàng/nhân viên.
Nhiệm vụ ứng dụng
Xác định ba kịch bản xử lý khác nhau sẽ được thực hiện bằng AI trong tổ chức của bạn (ví dụ: phân tích khiếu nại của khách hàng, hỗ trợ đánh giá ứng viên, tóm tắt hóa đơn). Đối với mỗi tình huống, hãy chọn cơ sở pháp lý phù hợp nhất và giải thích lý do tại sao không cần có sự đồng ý rõ ràng (hoặc tại sao lại như vậy). Viết bài kiểm tra cân bằng ba bước của bạn cho ít nhất một tình huống mà bạn dựa trên lợi ích chính đáng. Cuối cùng, hãy soạn thảo một đoạn văn để đưa vào văn bản công bố đề cập đến các tình huống này và bao gồm thông tin về quá trình xử lý tự động của AI và chuyển giao ra nước ngoài.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã chọn cơ sở pháp lý chính xác cho mỗi lần xử lý.
- [ ] Tôi chỉ sử dụng sự đồng ý rõ ràng khi thực sự cần thiết.
- [ ] Tôi đã thực hiện và ghi lại thử nghiệm cân bằng trong kịch bản lợi ích chính đáng.
- [ ] Tôi đặt câu hỏi về tính hợp lệ của sự đồng ý trong các mối quan hệ có sự mất cân bằng quyền lực.
- [ ] Tôi đã thêm AI và thông tin tự động xử lý vào văn bản chiếu sáng.
- [ ] Tôi đã nêu rõ việc chuyển ra nước ngoài.
- [ ] Tôi đã lên kế hoạch cho cơ chế rút lại sự đồng ý.