Lợi nhuận:
- Khả năng làm rõ và thiết kế quy trình để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, ít phán đoán bằng các công cụ không cần mã
- Khả năng sử dụng trí tuệ nhân tạo vừa là nhà thiết kế tự động hóa vừa là một bước quy trình trong quy trình, bổ sung mạng lưới an toàn và phê duyệt của con người vào các bước quan trọng
- Có thể áp dụng nguyên tắc thiết lập nhỏ và thử nghiệm với dữ liệu thực, giám sát trong tuần đầu tiên và kiểm soát tính bảo mật của đường dẫn dữ liệu, hiểu rằng tự động hóa cũng có thể giảm lỗi.
Bước nhảy vọt lớn nhất về năng suất cá nhân đến từ việc không thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại - tức là tự động hóa chúng. Sao chép và dán cùng một báo cáo hàng tuần, xử lý thủ công từng biểu mẫu đến vào bảng tính, gửi đi gửi lại cùng một thông báo: đây là công việc của máy. Tự động hóa không cần mã (tự động hóa không cần viết mã) có nghĩa là thiết lập các quy tắc "nếu điều này xảy ra, hãy làm điều đó" bằng các công cụ trực quan mà không cần biết lập trình. Trong lĩnh vực này, AI vừa giúp bạn thiết kế tự động hóa vừa hoạt động như một bước xử lý trong quá trình tự động hóa (ví dụ: tóm tắt văn bản đến). Nhưng hãy cẩn thận: tự động hóa cũng tự động hóa lỗi; Một luồng được xây dựng không chính xác sẽ gây ra lỗi nhanh chóng và lặp đi lặp lại.
Điều khoản. No-code là cài đặt phần mềm/tự động hóa mà không cần viết mã. Trình kích hoạt là sự kiện bắt đầu quá trình tự động hóa - “khi có email mới đến”, “khi có phản hồi đến biểu mẫu”. Hành động là hành động được thực hiện sau khi kích hoạt - “thêm hàng vào bảng”, “gửi tin nhắn”. Zapier, Make, Power Automate là những nền tảng tự động hóa không cần mã phổ biến; Họ kết nối các ứng dụng với nhau. Tích hợp là khi hai ứng dụng trao đổi dữ liệu.
Tự động hóa những gì?
Không phải mọi công việc đều phù hợp với tự động hóa. Những công việc tạo ra ứng viên giỏi có ba đặc điểm: lặp đi lặp lại (xảy ra thường xuyên), dựa trên quy tắc (có logic “nếu-thì” rõ ràng) và yêu cầu khả năng phán đoán thấp (không cần thiết phải có sự phán xét của con người). Ví dụ: lưu hóa đơn đến vào một thư mục, xử lý phản hồi của biểu mẫu vào bảng, tổng hợp và gửi báo cáo hàng tuần vào một thời điểm nhất định.
Ứng viên tồi là: những công việc đòi hỏi khả năng phán đoán cao (trả lời cho ai), hiếm (mỗi năm một lần) hoặc có kết quả rất quan trọng và không nên tiến hành nếu không có xác minh. Ở nhóm cuối cùng này, hãy thiết lập tự động hóa cho đến khâu phác thảo sản xuất, giao việc “gửi” cho con người.
Mẹo: Trước khi tự động hóa một tác vụ, hãy thực hiện thủ công vài lần và viết ra các bước chính xác. Bạn không thể tự động hóa một quy trình mà bạn không hiểu; Tự động hóa là bản dịch máy của một quy trình được làm rõ.
Từng bước: thiết lập tự động hóa
- Làm rõ quá trình. Trình kích hoạt là gì, các bước là gì, đầu ra là gì? Viết tay một lần.
- Có nó được thiết kế bởi AI. “Làm cách nào để thiết lập quy trình này với Zapier/Make?” Yêu cầu một kế hoạch bước.
- Thiết lập nhỏ. Ở dạng đơn giản nhất, hãy bắt đầu với một bước.
- Kiểm tra nó. Hãy thử nó với dữ liệu thực; kiểm tra đầu ra bằng tay.
- Đặt một điểm xác minh. Thêm sự chấp thuận của con người ở các bước quan trọng; Đừng tự động hóa mọi thứ.
- Đồng hồ. Kiểm tra bản in thường xuyên trong tuần đầu tiên; Sai lầm thầm lặng là nguy hiểm nhất.
Hai vai trò của AI trong tự động hóa
Vai trò 1 - Nhà thiết kế: Sau khi bạn giải thích những gì bạn muốn làm, AI sẽ cho bạn biết kế hoạch tự động hóa từng bước, những kết nối hành động kích hoạt nào là cần thiết và những cạm bẫy có thể xảy ra. Nếu bạn hoàn toàn không biết gì về công cụ không cần mã, AI sẽ là giáo viên của bạn.
Vai trò 2 - Bước xử lý: Các công cụ không có mã hiện đại cho phép bạn đưa “bước AI” vào luồng - tóm tắt văn bản đến, phân loại, thay đổi giọng điệu, trích xuất các trường từ dữ liệu. Ví dụ: “khi có email hỗ trợ mới → phân loại mức độ khẩn cấp bằng AI → thông báo cho quản trị viên nếu khẩn cấp”. Ở đây, AI là bộ não của tự động hóa, nhưng một lần nữa nó phải hoạt động trong giới hạn có thể kiểm chứng được.
kinh doanh
Nó có phù hợp cho tự động hóa không?
tại sao
Hiển thị phản hồi của biểu mẫu cho bảng
rất thuận tiện
Lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc
Lưu trữ hóa đơn
phù hợp
Dựa trên quy tắc, phán đoán thấp
Gửi email xin lỗi khách hàng
Một phần (dự thảo)
Cần có sự phán xét, thông điệp dành cho người đó
Ai sẽ được thăng chức?
không phù hợp
Tư pháp tối cao, phê phán
Tổng hợp báo cáo hàng tuần
phù hợp
định kỳ, theo thời gian
Bốn mẫu tự động hóa có thể sao chép
Tôi muốn tự động hóa tác vụ lặp đi lặp lại sau đây mà không cần mã:Quy trình: [cho tôi biết từng bước].- Cần có những yếu tố kích hoạt và hành động nào?- Cái nào trong Zapier / Make / Power Automate phù hợp và tại sao? - Tôi nên để lại sự phê duyệt của con người (các bước quan trọng) ở đâu?- 3 điểm lỗi có thể xảy ra và cách tránh chúng?
Tôi sẽ thêm một bước AI vào quy trình tự động hóa sau. Luồng: [đến
Hãy giúp tôi làm rõ quy trình này, sau đó làm cho nó sẵn sàng để tự động hóa: Đại khái là những gì tôi đã làm: [diễn giải lộn xộn].- Sắp xếp các bước theo thứ tự rõ ràng.- Phân tách các điểm quyết định (nếu-thì).- Đánh dấu bước nào là tự động và bước nào sẽ vẫn là của con người.
Một danh sách kiểm tra xuất hiện để kiểm tra quá trình tự động hóa mà tôi đã thiết lập: Tự động hóa: [nó đang làm gì].- Tôi nên kiểm tra những trường hợp đặc biệt nào (dữ liệu trống, định dạng sai, bản ghi kép)? - Tôi nên theo dõi những gì trong tuần đầu tiên? - Nguy cơ xảy ra lỗi im lặng (không được chú ý) ở đâu?
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Yếu: “Xây dựng cho tôi một thiết bị tự động hóa.” (AI đưa ra câu trả lời chung chung mà không biết nó muốn tự động hóa cái gì, dùng công cụ gì.)
Strong: "Tôi muốn tự động xử lý các ứng dụng nhận được trong Google Biểu mẫu vào bảng Trang tính và gửi cho tôi thông báo Slack cho những ứng dụng được đánh dấu là 'khẩn cấp'. Làm cách nào để thiết lập nó với Make? Hãy cho tôi biết từng bước, cho tôi biết tôi cần để lại sự phê duyệt của con người ở đâu và các điểm lỗi có thể xảy ra." Các công cụ lập phiên bản mạnh mẽ mang lại một kế hoạch khả thi vì nó đưa ra động cơ, hành động và nhu cầu bảo mật.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Kết thúc công việc thủ công. Một người giám sát hoạt động đang xử lý thủ công các đơn đặt hàng đến có giá trị hơn 40 ngày vào một bảng tính, ~ 50 phút mỗi ngày. Biểu mẫu → cài đặt tự động hóa bảng; thời gian giảm xuống bằng không. Đã đạt được ~18 giờ mỗi tháng. Điểm quan trọng: trong tuần đầu tiên, anh ấy xác minh thủ công mọi bản ghi, phát hiện hai lỗi định dạng và sửa quy trình.
Trường hợp 2 - Lỗi tự động. Một nhà tiếp thị đã thiết lập một tin nhắn chào mừng tự động vào danh sách email của mình nhưng lại viết sai chính tả ngày trong tin nhắn. Quá trình tự động hóa đã gửi nó tới 600 người với tốc độ hoàn hảo. Sai lầm không chỉ xảy ra một lần mà là 600 lần. Bài học: tự động hóa cũng có sai số quy mô; Trước khi cài đặt, hãy xác minh nội dung một cách hoàn hảo và kiểm tra nhỏ trước.
Trường hợp 3 - Luồng thông minh với bước AI. Nhóm hỗ trợ thiết lập quy trình phân loại email đến là "khẩn cấp/bình thường/thư rác" bằng bước AI và ưu tiên những email khẩn cấp. Thời gian phản hồi giảm từ trung bình 4 giờ xuống còn 40 phút. Về bảo mật: Những email mà AI cho là "thư rác" không bị xóa mà chuyển sang một thư mục riêng - vì vậy nếu AI nhầm, chúng sẽ không bị mất. Người ta xem qua thư mục đó mỗi tuần một lần.
Những lỗi thường gặp
- Tự động hóa quy trình bạn không hiểu: Làm thủ công trước, làm rõ các bước.
- Tự động hóa mọi thứ: Để con người phê duyệt các bước quan trọng/cần phán xét.
- Đi vào hoạt động mà không thử nghiệm: Lỗi quy mô tự động hóa; Trước tiên hãy thử nghiệm với dữ liệu nhỏ và thực.
- Không giám sát: Những sai lầm thầm lặng là nguy hiểm nhất; Kiểm tra bản in thường xuyên trong tuần đầu tiên.
- Tin tưởng một cách mù quáng vào bước AI: Thiết lập mạng lưới an toàn để dữ liệu không bị mất trong trường hợp phân loại sai.
- Quyền riêng tư: Biết tự động hóa di chuyển dữ liệu nhạy cảm đến đâu; công cụ của bên thứ ba xem dữ liệu.
Thận trọng: Tự động hóa di chuyển dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác. Trong quá trình vận chuyển này, dữ liệu nhạy cảm (thông tin cá nhân, hồ sơ tài chính) có thể đi qua máy chủ của bên thứ ba. Hãy nhớ kiểm tra đường dẫn dữ liệu và chính sách lưu giữ dữ liệu của công ty trong quá trình tự động hóa.
Tóm lại
- Lợi ích lớn nhất đến từ việc tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, có tính phán đoán thấp.
- AI đóng hai vai trò: giáo viên thiết kế tự động hóa và bước xử lý trong quy trình (tóm tắt/phân loại).
- Tinh chỉnh quy trình theo cách thủ công trước khi tự động hóa nó; Bạn không thể cài đặt một tiến trình mà bạn không hiểu.
- Xây dựng quy mô nhỏ, thử nghiệm bằng dữ liệu thực, thêm mạng lưới an toàn và phê duyệt của con người vào các bước quan trọng.
- Tự động hóa cũng có lỗi quy mô; Xem tuần đầu tiên, kiểm tra xe buýt để đảm bảo quyền riêng tư.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một công việc lặp đi lặp lại mà bạn thực hiện hàng tuần và viết ra các bước bằng tay trước. Yêu cầu AI làm rõ quy trình với mẫu thứ ba, sau đó đưa ra thiết kế không cần mã với mẫu đầu tiên. Nếu có thể, hãy cài đặt nó ở dạng đơn giản nhất và chuẩn bị danh sách kiểm tra với mẫu thứ tư và thử với dữ liệu thực. Lưu ý nơi bạn để lại sự chấp thuận của con người.
danh sách kiểm tra
- [ ] Lần đầu tiên tôi thực hiện công việc mà tôi định tự động hóa theo cách thủ công và làm rõ các bước.
- [ ] Tôi đã chọn một công việc lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc và ít phán xét.
- [ ] Tôi đã thêm mạng lưới an toàn/phê duyệt của con người vào các bước quan trọng.
- [ ] Tôi thiết lập nó ở quy mô nhỏ và thử nghiệm nó với dữ liệu thực.
- [ ] Tôi dự định xem kết quả đầu ra trong tuần đầu tiên.
- [ ] Tôi đã kiểm tra đường dẫn dữ liệu nhạy cảm và tính bảo mật của quá trình tự động hóa.