Lợi nhuận:
- Khả năng sẵn sàng tham gia cuộc họp bằng cách chuẩn bị chương trình nghị sự theo thời gian và danh sách các phản đối có thể xảy ra với trí tuệ nhân tạo trước cuộc họp
- Khả năng cấu trúc các ghi chú hoặc bản ghi thô dưới dạng Quyết định/Hành động (ai-làm gì-khi nào)/Câu hỏi mở để ngăn chặn hành động bị mất
- Khả năng chú ý đến sự đồng ý và bảo mật của bản ghi bằng cách xác nhận các nhiệm vụ và quyết định mà trí tuệ nhân tạo có thể thực hiện và phân phối bản tóm tắt
Các cuộc họp là hoạt động lớn nhất - và bị phàn nàn nhiều nhất - trong thời gian của công ty. Cuộc họp tồi tệ; Đó là một cuộc họp diễn ra không chuẩn bị trước, phân tán và cuối cùng không rõ ai sẽ làm gì. AI được tận dụng ở mọi giai đoạn của quy trình cuộc họp: chương trình nghị sự và chuẩn bị trước, ghi chú trong, tóm tắt và theo dõi hành động sau. Nhưng con người quyết định chất lượng cuộc họp; AI chỉ mài giũa quá trình chuẩn bị và khiến việc theo dõi trở nên không thể bỏ qua. Lợi ích lớn nhất thường đến sau cuộc họp: các quyết định và hành động không hề bốc hơi.
Điều khoản. Chương trình nghị sự là một danh sách theo thứ tự các chủ đề sẽ được thảo luận tại cuộc họp. Mục hành động là một nhiệm vụ được đưa ra khỏi cuộc họp, được giao cho ai đó và có ngày tháng. Tóm tắt/biên bản cuộc họp là bản ghi lại những gì đã được thảo luận và các quyết định. Bản chép lời là bản chép lại từng từ của cuộc hội thoại — một số công cụ cuộc họp tự động tạo bản chép lời đó. Theo dõi là theo dõi xem các hành động có thực sự được thực hiện hay không.
Ba giai đoạn của cuộc họp và AI
Trước (chuẩn bị): AI trích xuất một chương trình nghị sự có cấu trúc từ một danh sách chủ đề rải rác, suy nghĩ trước các câu hỏi và lập luận phản bác có thể có, tóm tắt các tài liệu liên quan và giúp bạn sẵn sàng. Sự chuẩn bị tốt có thể giảm thời gian họp xuống một nửa.
Thứ tự (lưu ý): Đừng gây rối với AI trong cuộc họp; Ghi chú thô hoặc sử dụng công cụ ghi chép (nếu được phép). Hãy tập trung vào cuộc trò chuyện.
Hậu quả (tóm tắt và hành động): Đây là phần thưởng thực sự. Bạn cung cấp ghi chú hoặc bản ghi thô cho AI và cấu trúc nó thành “quyết định, hành động (ai-cái gì-khi nào), câu hỏi mở”. Sau đó, bạn phân phát nó một cách rõ ràng cho những người tham gia. Vậy “chúng ta sẽ làm gì tiếp theo?” sự không chắc chắn biến mất.
Từng bước: quy trình họp
- Đặt chương trình nghị sự. Đưa ra các chủ đề thô cho AI và đưa ra chương trình nghị sự theo thứ tự ưu tiên và đúng thời gian.
- Hãy sẵn sàng. Tóm tắt các tài liệu liên quan; Hãy xem xét trước những phản đối có thể xảy ra.
- Ghi chú thô. Đơn giản hóa, ghi âm thô trong quá trình; Đừng gây rối với AI.
- Cấu hình. Sau đó đưa ghi chú/bản ghi cho AI và đưa ra quyết định cũng như hành động.
- Xác minh. So sánh từng quyết định và nhiệm vụ với những gì bạn nhớ được; AI có thể chỉ định không chính xác.
- Triển khai và theo dõi. Gửi tóm tắt; Đưa các hành động vào danh sách theo dõi.
Mẹo: Sau khi chuẩn bị tóm tắt cuộc họp bằng AI, người tham gia sẽ được hỏi "bản tóm tắt này có đúng không, có thiếu/sai gì không?" Hỏi trong vòng 24 giờ. Bằng cách này, bạn sẽ phát hiện được lỗi và đảm bảo mọi người đều hiểu nhau.
Biên bản và bảo mật
Nhiều nền tảng cuộc họp cung cấp bản ghi tự động và bản tóm tắt AI. Điều này rất mạnh mẽ, nhưng hãy cẩn thận với hai điều. Đầu tiên là sự đồng ý: người tham gia cần biết họ đang bị ghi hình; Ở một số nơi đây là một yêu cầu pháp lý. Thứ hai là quyền riêng tư: bản ghi có thể chứa thông tin nhạy cảm; Biết nó được lưu ở đâu và ai đã truy cập nó. Việc dán bản ghi cuộc họp bí mật vào một công cụ AI chung chỉ là lấy thông tin đó ra.
Sân khấu
Đóng góp của AI
vai trò của đàn ông
chương trình nghị sự
Cấu trúc, ưu tiên
quyết định những gì để nói về
sự chuẩn bị
Văn bản tóm tắt, đề nghị phản đối
Quyết định chiến lược
ghi chú
Bảng điểm/tóm tắt (có công cụ)
Giữ sự tập trung vào cuộc trò chuyện
Tóm tắt
Quyết định+hành động
Xác nhận độ chính xác
theo dõi
Nhắc nhở, hỏi trạng thái
Chịu trách nhiệm
Bốn mẫu cuộc họp có thể sao chép
Tạo chương trình họp có cấu trúc từ các chủ đề thô sau: - Dành thời gian ước tính cho mỗi chủ đề, tổng cộng không quá [45] phút. - Đặt các chủ đề quan trọng/cần đưa ra quyết định nhất lên hàng đầu.- Nêu rõ "kết quả mong muốn" (quyết định hoặc thông tin) cho mỗi chủ đề. Chủ đề: """[danh sách thô]"""
Giúp tôi chuẩn bị cho cuộc họp ngày mai. Chủ đề: [X].- 5 câu hỏi/phản đối khó có thể đến từ phía bên kia.- 1-2 câu hướng dẫn trả lời sẵn sàng cho mỗi câu.- 3 điểm quan trọng tôi cần biết trước cuộc họp. Bối cảnh: """[nền ngắn]"""
Cấu trúc ghi chú cuộc họp thô của tôi:- Tiêu đề "Quyết định", "Hành động (ai-cái gì-khi nào)", "Câu hỏi mở".- Nếu nhiệm vụ không rõ ràng, hãy viết "không được giao", không giao nhiệm vụ giả cho bất kỳ ai.- Nếu không chỉ định ngày, hãy viết "không có ngày". Ghi chú thô: """[dán]"""
Chuẩn bị tin nhắn tiếp theo từ phần tóm tắt cuộc họp sau:- Ngắn gọn, sẽ đến tay những người tham gia.- Chỉ những quyết định liên quan đến mọi người + hành động của riêng mỗi người.- Lưu ý cuối cùng “hãy cho tôi biết trong vòng 24 giờ nếu có điều gì thiếu/sai”. Tóm tắt: """[dán]"""
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Yếu: "Tóm tắt biên bản cuộc họp này." (Các quyết định và hành động được trộn lẫn vào một văn bản lộn xộn; vẫn chưa rõ ai sẽ làm gì.)
Strong: "Hãy cấu trúc bản ghi nhớ thô này thành ba tiêu đề: Quyết định, Hành động (ai-cái gì-khi nào), Câu hỏi mở. Nếu không rõ ai sẽ thực hiện việc đó, hãy viết 'không được giao' — đừng giao nhiệm vụ cho bất kỳ ai. Nếu không có ngày, hãy viết 'không có ngày.'" Phiên bản mạnh mẽ này đưa ra một đầu ra có thể thực hiện được, có thể triển khai trực tiếp mà không cần có nhiệm vụ giả.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Sức mạnh của sự chuẩn bị. Một giám đốc bán hàng đã nhờ AI đưa ra “5 phản đối có thể xảy ra và hướng phản hồi” trước cuộc họp quan trọng với khách hàng. Tại cuộc họp, khách hàng đã lên tiếng chính xác ba trong số những phản đối đó; Người quản lý đã chuẩn bị sẵn sàng. Thỏa thuận đã được hoàn tất tại cuộc họp đó. Phần thưởng đến từ việc AI suy nghĩ trước về các tình huống có thể xảy ra.
Trường hợp 2 - Hành động bị mất. Một nhóm tổ chức họp hàng tuần nhưng không ghi chép các hoạt động; Các chủ đề tương tự lại được đưa ra hàng tuần. Họ bắt đầu tạo và chia sẻ danh sách "hành động (ai-làm-khi nào)" sau mỗi cuộc gặp với AI. Sau 4 tuần, số chủ đề được mở lại giảm 70% và thời gian họp được rút ngắn lại.
Trường hợp 3 - Bẫy phân công sai. Một trợ lý đã phân phát bản tóm tắt cuộc họp có cấu trúc AI mà không cần xác minh. AI đã bịa ra một hành động từ một câu mơ hồ nói rằng "Ayse sẽ chuẩn bị báo cáo ngân sách" - mặc dù chưa có cuộc hẹn nào như vậy được thực hiện. Ayşe ngạc nhiên, sự bối rối bùng phát. Bài học: AI có thể tạo ra các hành động và nhiệm vụ; Xác nhận từng dòng với hồi ức của bạn.
Những lỗi thường gặp
- Đi vào không chuẩn bị: chỉ sử dụng AI cho lần sau; Ít nhất thì nó cũng có giá trị như trước đây.
- Xử lý AI trong: Phân chia tiêu điểm; Ghi chép thô, để việc xử lý sau.
- Không xác thực nhiệm vụ: AI có thể tạo nên nhiệm vụ và con người; xác nhận.
- Không phát bản tóm tắt: Bản tóm tắt còn sót lại bên trong là bản tóm tắt không tồn tại; Chia sẻ và yêu cầu xác nhận.
- Bỏ qua quyền riêng tư của bản ghi: Nhận được sự đồng ý, không dán bản ghi nhạy cảm vào công cụ công khai.
- Bỏ qua việc theo dõi: Nếu bạn lập một danh sách hành động và không theo dõi nó, danh sách đó sẽ chết.
Thận trọng: Bản tóm tắt cuộc họp tự động có thể biến những cuộc trò chuyện mơ hồ thành những quyết định dứt khoát. “Có lẽ chúng ta sẽ làm việc này” có thể là “đã quyết định làm việc này” trong một công cụ tóm tắt. Luôn kiểm tra chéo các quyết định quan trọng với trí nhớ của con người.
Tóm lại
- AI được tận dụng trong cả ba giai đoạn của cuộc họp, nhưng phần thưởng thực sự nằm ở phần sau: đảm bảo rằng các quyết định và hành động không bị mất đi.
- Đầu tiên, hãy đặt ra chương trình làm việc và suy nghĩ về những phản đối có thể xảy ra; Sự chuẩn bị rút ngắn cuộc họp.
- Đừng gây rối với AI trong quá trình, hãy ghi chú thô; Để lại việc xử lý sau.
- Sau đó cấu trúc ghi chú là "Quyết định + Hành động (ai-cái gì-khi nào) + Câu hỏi mở".
- AI có thể đưa ra các cuộc hẹn và quyết định; xác nhận từng dòng, phân phát bản tóm tắt và yêu cầu phản hồi; Hãy lưu ý đến tính bảo mật và sự đồng ý của bản ghi.
Nhiệm vụ ứng dụng
Tạo chương trình làm việc theo lịch trình cho cuộc họp sắp tới với mẫu đầu tiên và danh sách những phản đối có thể xảy ra với mẫu thứ hai. Cấu trúc bản ghi nhớ thô sau cuộc họp của bạn với mẫu thứ ba và so sánh từng nhiệm vụ hành động với những gì bạn nhớ - kiểm tra xem liệu AI có thực hiện bất kỳ nhiệm vụ giả mạo nào không. Cuối cùng, chuẩn bị tin nhắn tiếp theo với mẫu thứ tư và yêu cầu người tham gia xác nhận.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã sử dụng AI cho chương trình nghị sự và chuẩn bị trước cuộc họp.
- Tôi ghi chú thô trong [ ], tôi không bận tâm đến AI.
- [ ] Tôi cấu trúc ghi chú dưới dạng Quyết định/Hành động/Câu hỏi mở.
- [ ] Tôi xác nhận từng nhiệm vụ hành động bằng trí nhớ của mình.
- [ ] Tôi đã phân phát bản tóm tắt và yêu cầu phản hồi trong vòng 24 giờ.
- [ ] Tôi đã nhận được sự đồng ý về bản ghi và đảm bảo tính bảo mật.