Lợi nhuận:
- Khả năng tự kiểm soát cấu trúc bằng cách tạo tài liệu trước tiên dưới dạng khung, sau đó là bản nháp, từng phần và sau đó theo thứ tự sửa đổi.
- Khả năng ngăn chặn dữ liệu bịa đặt bằng cách đưa ra thông điệp chính, con số và dữ liệu, đồng thời đan xen luồng câu vào trí tuệ nhân tạo
- Khả năng sử dụng lại cùng một nội dung bằng cách chuyển đổi nó sang các định dạng khác nhau (báo cáo, tóm tắt, trình bày, e-mail) và xác minh từng thông tin mà không cần gửi nó
Viết là kết quả dễ thấy nhất của người lao động tri thức—báo cáo, đề xuất, thuyết trình, văn bản đề xuất, tài liệu nội bộ. Nhưng viết cũng là công việc tốn nhiều thời gian nhất, bị trì hoãn nhiều nhất: sợ trang giấy trắng, khó xây dựng cấu trúc, phải sửa lại nhiều lần. AI là đòn bẩy ở đây; tạo khung, tạo bản thảo đầu tiên, sửa lại và dịch nó sang các định dạng khác nhau. Tuy nhiên, giá trị thực sự nằm ở bạn: ý tưởng, thông điệp và trách nhiệm là của bạn. AI tạo ra sức mạnh của chữ viết; Bạn cung cấp khuôn khổ (nói gì) và phê duyệt (có đúng không, có thể gửi được không).
Điều khoản. Khung/phác thảo là cấu trúc của tài liệu bao gồm các tiêu đề phần. Bản nháp là văn bản được điền vào nhưng không phải là bản cuối cùng. Sửa đổi là một vòng cải thiện bản thảo. Tóm tắt điều hành là một bản tóm tắt ngắn ở phần đầu của một tài liệu dài mà người ra quyết định sẽ đọc. Tái sử dụng là chuyển đổi cùng một nội dung sang một định dạng khác (báo cáo→trình bày→e-mail).
Thứ tự đúng của quy trình soạn thảo
Sai lầm phổ biến nhất là trực tiếp yêu cầu AI “viết báo cáo cho tôi” - điều này tạo ra văn bản chung chung không có thông điệp. Thứ tự đúng là: đầu tiên là khung xương, sau đó là bản phác thảo, sau đó là sửa đổi.
- Bạn chọn bộ xương (hãy để AI giúp bạn). Bạn muốn nói gì, theo trình tự nào? AI gợi ý bộ xương, bạn chọn.
- Soạn thảo từng phần một. Yêu cầu từng phần riêng biệt; Việc AI tập trung vào một phần sẽ tốt hơn việc yêu cầu toàn bộ tài liệu cùng một lúc.
- Cung cấp tài liệu của riêng bạn. Những con số, ví dụ, kiến thức bên trong đều đến từ bạn; AI dệt nên ngôn ngữ.
- Ôn lại. Tham quan cho giai điệu, độ dài, độ rõ ràng.
- Xác minh. Mọi sự kiện, con số, tuyên bố có được xác minh không?
- Sở hữu nó. Đánh bóng nó lần cuối bằng chính giọng nói của bạn; rõ ràng những lời sáo rỗng.
Mẹo: Hãy nói với AI "làm khung xương trước, đừng viết nội dung trước khi tôi phê duyệt". Vì vậy bạn hãy kiểm tra cấu trúc và khóa học cho đúng trước khi AI viết sai hướng 3 trang.
Tin nhắn từ bạn, ngôn ngữ từ AI
Nguyên tắc quan trọng: Bạn không thể viết điều gì đó mà AI không biết. Giá trị thực sự trong báo cáo của bạn – tại sao nó lại giảm trong quý này, điều khách hàng thực sự muốn, đề xuất nào bạn đang ủng hộ – đều nằm trong đầu bạn. AI không biết điều này. Nếu bạn chỉ yêu cầu nó "viết báo cáo bán hàng", nó sẽ tạo ra văn bản trống, có một kích thước phù hợp cho tất cả. Nếu bạn cung cấp dữ liệu, phát hiện và ý kiến của riêng mình, nó sẽ biến nó thành một văn bản trôi chảy và có tổ chức. Vì vậy: bạn cung cấp mật độ ý tưởng, hãy để AI cung cấp tính trôi chảy.
mảnh tài liệu
Ai sản xuất
ghi chú
Thông điệp/luận điểm chính
bạn
Một điều AI không thể biết
Số liệu/dữ liệu
bạn
AI tạo nên; bạn cho
Cấu trúc/khung xương
Bạn + AI
AI khuyên bạn nên chọn
Dòng câu/ngôn ngữ
A.I.
Nó mạnh nhất ở đâu?
Giai điệu/định dạng
AI (với mô tả của bạn)
Mô tả rõ ràng
Xác nhận độ chính xác
bạn
Không thể chuyển nhượng
Bốn mẫu văn bản có thể sao chép
Đối với tài liệu sau, CHỈ phần khung (tiêu đề phần) xuất hiện đầu tiên: Loại tài liệu: [báo cáo / đề xuất / khuyến nghị]. Người đọc: [ai]. Mục đích: [cái gì]. Thông điệp chính của tôi: [một câu]. Không viết nội dung mà không xác nhận khuôn khổ; Đề xuất 5-7 tiêu đề.
Viết phần này. Tài liệu của tôi ở bên dưới; chỉ cần sử dụng cái này, dữ liệu phù hợp. Phần: [title]. Giọng điệu: [chuyên nghiệp]. Độ dài: [~200 từ]. Tài liệu: """[ghi chú, số liệu, phát hiện riêng]"""
Viết phần tóm tắt cho tài liệu đã hoàn thành sau: - Không quá 5 mục, bằng ngôn ngữ mà người ra quyết định sẽ đọc.- Các phát hiện và khuyến nghị chỉ có trong tài liệu; thêm thông tin mới.- Một dòng "hành động được đề xuất" rõ ràng ở cuối. Tài liệu: """[dán]"""
Chuyển báo cáo sau sang định dạng [10 slide thuyết trình / email ngắn]:- Tiêu đề + 3 gạch đầu dòng cho mỗi slide.- Giữ số, không thêm nhận xét.- Giữ trình bày hợp lý (tình huống → tìm kiếm → đề xuất → bước tiếp theo). Báo cáo: """[dán]"""
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Yếu: “Viết cho tôi báo cáo bán hàng hàng quý.” (AI tạo nên một văn bản chung chung không có tin nhắn, không có dữ liệu - có thể có số giả.)
Mạnh: "Tôi đã phê duyệt khuôn khổ sau. Bây giờ hãy viết phần 'Hiệu suất Lãnh thổ'. Chất liệu: Miền Bắc +12%, Miền Nam -4% (một khách hàng rời bỏ), Ổn định ở miền Tây. Thông điệp chính của tôi: từ chối một nguồn duy nhất, tạm thời. Giọng điệu: phân tích trung lập, ~150 từ. Đừng vượt quá những con số tôi đưa ra." Vì phiên bản mạnh cung cấp thông báo, dữ liệu và ranh giới nên nó trả về một văn bản thực và có thể sử dụng được.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Đánh trang trống. Một người quản lý đã hoãn báo cáo đánh giá hàng năm của mình 2 ngày mỗi năm. Trước tiên, anh ấy yêu cầu AI tạo ra một bộ xương và sau đó phác thảo từng phần, cung cấp cho nó những ghi chú của riêng anh ấy; Tổng số bài viết của tôi đã giảm xuống còn 3 giờ. Phần thưởng không đến từ việc gõ AI mà từ việc giúp bắt đầu dễ dàng hơn — một khi bộ xương đã có trong tay, phần còn lại sẽ trôi chảy.
Trường hợp 2 - Thảm họa số giả. “Viết một báo cáo bán hàng,” một nhà phân tích cho biết, chỉnh sửa một chút văn bản mà AI trả về - với những con số tăng trưởng giả trong đó - và trình bày cho ban quản lý. Ban quản lý cho rằng những con số này là có thật và đưa ra quyết định; Sau đó, khi sai lầm được phát hiện, họ đã phải hủy bỏ quyết định. Bài học: Đừng bao giờ làm cho dữ liệu phù hợp với AI; Bạn đưa ra những con số, anh ấy chỉ dệt ngôn ngữ.
Trường hợp 3 - Một nội dung, ba định dạng. Một nhà tiếp thị đã dịch chiến lược 8 trang của mình thành ba định dạng bằng AI: bản tóm tắt 1 trang dành cho quản lý, bản trình bày 10 slide dành cho nhóm, email ngắn dành cho khách hàng. Anh ấy giữ nguyên các con số và đặt âm ở mọi định dạng. Ba kết quả đầu ra từ cùng một nội dung, tổng cộng 40 phút. Lợi ích đến từ việc tái sử dụng.
Những lỗi thường gặp
- Nói "viết" trực tiếp: Xuất ra văn bản chung chung không có khung; Xây dựng cấu trúc đầu tiên.
- Lập dữ liệu: Bạn đưa ra những con số; Hạn chế AI “tạo dữ liệu”.
- Yêu cầu toàn bộ tài liệu cùng một lúc: Từng phần sẽ mang lại chất lượng tốt hơn.
- Bỏ đi những lời sáo rỗng: Xóa các cụm từ AI như “Báo cáo này đề cập đến thị trường năng động của chúng tôi…”
- Cố gắng để AI thiết lập thông điệp: Luận điểm chính là của bạn; AI không thể biết điều đó, bạn đưa nó cho anh ta.
- Bỏ qua xác minh: Tài liệu bạn gửi có chữ ký của bạn; xác minh mọi khiếu nại.
Thận trọng: Văn bản do AI tạo ra có cảm giác "chính xác" vì nó trôi chảy. Sự trôi chảy không phải là sự chính xác. Xác minh từng câu một, đặc biệt là những câu có chứa số, ngày tháng, tên và khẳng định, cho dù chúng được viết đẹp đến đâu.
Tóm lại
- Thứ tự đúng: đầu tiên là khung (bạn xác định), sau đó là bản thảo từng chương, sau đó là bản sửa đổi.
- Tin nhắn, dữ liệu và xác nhận là từ bạn; cấu trúc chung; dòng câu và giai điệu là từ AI.
- Bạn không thể viết những gì AI không biết; Bạn cung cấp mật độ ý tưởng, hãy để AI cung cấp sự trôi chảy.
- Đừng bao giờ làm cho AI phù hợp với những con số; áp đặt ràng buộc "tạo dữ liệu" và xác minh mọi thực tế.
- Tái sử dụng cùng một nội dung bằng cách chuyển đổi nó sang các định dạng khác nhau (báo cáo→tóm tắt→trình bày→e-mail).
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một tài liệu thực tế bạn cần viết. Với mẫu đầu tiên, trước tiên bạn chỉ cần trích xuất bộ xương và tự chỉnh sửa. Sau đó, yêu cầu mẫu thứ hai phác thảo một phần có dữ liệu của riêng bạn - đảm bảo rằng bạn không để AI tạo nên dữ liệu. Khi hoàn tất, hãy chuyển đổi tài liệu sang định dạng thứ hai (tóm tắt hoặc bản trình bày) bằng mẫu thứ tư và xác minh rằng các số được giữ nguyên.
danh sách kiểm tra
- [ ] Đầu tiên, tôi loại bỏ bộ xương và tự mình phê duyệt cấu trúc.
- [ ] Tôi đã đưa ra những con số và dữ liệu, tôi không làm cho chúng phù hợp với AI.
- [ ] Tôi đã soạn thảo các chương riêng biệt.
- [ ] Tôi tự mình xác định thông điệp/luận đề chính.
- [ ] Tôi đã loại bỏ các khuôn mẫu AI sáo rỗng và áp dụng chúng bằng chính giọng nói của mình.
- [ ] Tôi đã xác minh mọi thông tin và số liệu trước khi đăng.