Lợi nhuận:
- Khả năng tạo bản thảo hỗ trợ tìm kiếm (công cụ mô tả), ghi chú nội dung phạm vi và các phần bố cục bằng trí tuệ nhân tạo
- Khả năng hiểu nguy cơ ảo giác của lịch sử tiểu sử/thể chế và chỉ căn cứ phần này vào các nguồn đã được xác minh
- Khả năng kích hoạt trí tuệ nhân tạo để hướng người nghiên cứu đến nguồn thay vì đưa ra sự thật trực tiếp trong dịch vụ tham khảo
Cơ quan lưu trữ không chỉ chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu; cũng chịu trách nhiệm làm cho chúng có thể tiếp cận được với nhà nghiên cứu. Có hai phương tiện chính để truy cập này: các công cụ mô tả giới thiệu bộ sưu tập (hỗ trợ tìm kiếm - tài liệu hướng dẫn xác định nội dung, tổ chức và phạm vi của bộ sưu tập lưu trữ) và dịch vụ tham khảo hỗ trợ trực tiếp cho các nhà nghiên cứu. Cả hai đều đòi hỏi nỗ lực rất lớn: việc viết hướng dẫn cho một bộ sưu tập mất nhiều tuần và trả lời các câu hỏi của nhà nghiên cứu suốt cả ngày tiêu tốn thời gian. Hơn nữa, hai tác phẩm này còn là “bộ mặt” của kho lưu trữ; Lần tiếp xúc đầu tiên của nhà nghiên cứu với bộ sưu tập thường là thông qua bàn hướng dẫn và thông tin, do đó, sai sót ở đây được phản ánh trực tiếp đến độ tin cậy của kho lưu trữ.
AI là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc soạn thảo các công cụ mô tả và hỗ trợ dịch vụ tham khảo. Trong phần này, chúng ta sẽ học cách soạn thảo hướng dẫn thu thập (tìm trợ giúp), viết mô tả phạm vi và nội dung, hỗ trợ giải đáp các câu hỏi của nhà nghiên cứu và xem tại sao độ chính xác là điều không thể thương lượng trong các dịch vụ này.
Công cụ mô tả: bản đồ bộ sưu tập
Công cụ mô tả cho phép nhà nghiên cứu hỏi “điều gì trong bộ sưu tập này phù hợp với tôi?” Nó cho phép bạn trả lời câu hỏi. Thông thường bao gồm:
- Mô tả chung: Tên, phạm vi, phạm vi ngày, kích thước của bộ sưu tập.
- Lịch sử tiểu sử/tổ chức: Tóm tắt lịch sử của cá nhân hoặc tổ chức đã tạo ra các tài liệu.
- Ghi chú về phạm vi và nội dung: Giải thích loại tài liệu nào và về chủ đề nào trong sưu tập.
- Sắp xếp: Cách các tài liệu được nhóm lại (loạt, loạt phụ).
- Khoảng không quảng cáo: Danh sách chi tiết ở cấp độ hộp/tập tin.
Các tài liệu này được viết theo các tiêu chuẩn (ví dụ: ISAD(G) hoặc EAD - Mô tả lưu trữ được mã hóa, tiêu chuẩn mã hóa kỹ thuật số cho hướng dẫn lưu trữ). AI có thể tạo ra các phác thảo của các phần này từ bản tóm tắt tài liệu và kho lưu trữ thô; nhưng mọi sự thật (lịch sử, con người, lịch sử thể chế) đều phải được xác minh.
Một giá trị khác của các công cụ mô tả là chúng có thể được viết ở các mức độ chi tiết khác nhau. Đôi khi không có đủ thời gian hoặc nguồn lực để mô tả hàng nghìn hộp lưu trữ ở cấp độ tài liệu; Trong trường hợp này, một mô tả đa cấp được thực hiện: đầu tiên là mô tả chung ở cấp quỹ, sau đó là loạt bài, sau đó bất cứ khi nào có thể là cấp tập tin. AI đặc biệt hữu ích trong việc soạn thảo ghi chú phạm vi tổng thể cấp cao nhất từ các bản tóm tắt trường hợp cấp thấp hơn; Nó làm cho một bản tóm tắt từ đại chúng đến tổng thể. Nhưng mỗi lớp của bản tóm tắt này phải phù hợp với các tài liệu thực tế ở lớp dưới cùng; AI không được đưa ra yêu cầu về phạm vi không có trong bộ sưu tập cấp cao nhất.
Thận trọng: Phần lịch sử tiểu sử/thể chế là nơi ảo giác thường xuyên xuất hiện nhất. AI có thể viết lịch sử trôi chảy về một người hoặc tổ chức từ “kiến thức thông thường” trong khi thêm các sự kiện không tồn tại, ngày tháng giả và tiêu đề bịa đặt. Phần này chỉ nên dựa trên các nguồn đã được xác minh.
Quy trình làm việc: từng bước
1. Thu thập nguyên liệu thô. Kiểm kê, tóm tắt tài liệu, danh sách hộp, ghi chú hiện có nếu có.
2. Đặt tiêu chuẩn. Nó sẽ được viết theo tiêu chuẩn mô tả nào (ISAD(G)/EAD)?
3. Soạn thảo theo từng chương. Có các phần dự thảo AI như ghi chú phạm vi và nội dung cũng như mô tả bố cục từ nguyên liệu thô.
4. Xác minh sự thật. Đặc biệt ở phần lịch sử, hãy kiểm tra từng ngày, tên, sự kiện với các nguồn độc lập.
5. Kiểm tra hạn chế truy cập. Có tài liệu bí mật/bị hạn chế bản quyền trong bộ sưu tập không? Những điều này nên được nêu trong hướng dẫn.
6. Sự chấp thuận của chuyên gia. Hướng dẫn cuối cùng trải qua sự phê duyệt của cơ quan lưu trữ.
Dịch vụ tham khảo: hỗ trợ nhà nghiên cứu
Trong dịch vụ tham khảo, AI trợ giúp theo hai cách: (1) hiểu câu hỏi của nhà nghiên cứu và gợi ý những bộ sưu tập nào cần xem và (2) bằng cách soạn thảo câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp. Nhưng có một giới hạn quan trọng ở đây: AI không nên cung cấp cho nhà nghiên cứu câu trả lời "thực tế" trực tiếp mà phải hướng anh ta đến nguồn. Thay vì nói "Ngày này là ngày này", nó nên nói "Bạn có thể tìm thấy thông tin này từ các tài liệu như vậy trong bộ sưu tập này". Bởi vì câu trả lời thực tế trực tiếp do AI đưa ra có thể bịa đặt và nhà nghiên cứu có thể nhầm nó với nguồn.
Nhiệm vụ tham khảo
Vai trò phù hợp của AI
cách sử dụng phản cảm
Hiểu ý nghĩa của câu hỏi
Đề nghị làm rõ các câu hỏi
—
Định tuyến bộ sưu tập
Đề xuất "Nhìn kìa"
Nói "Câu trả lời là"
bản thảo câu hỏi thường gặp
Bản nháp từ thông tin đã được xác minh
câu trả lời giả
Danh sách nguồn
Gợi ý tìm kiếm trong danh mục
Đưa ra một tài liệu tham khảo trang điểm
câu hỏi thực tế
Chuyển hướng đến nguồn
Phản hồi thực tế trực tiếp
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Dự thảo hướng dẫn giảm 4 tuần xuống còn 1 tuần. Một kho lưu trữ đang chuẩn bị hỗ trợ tìm kiếm cho một bộ sưu tập gồm 120 hộp. Danh sách hộp và tóm tắt tệp được cung cấp cho AI; YZ đã đưa ra bản thảo của phần ghi chú nội dung phạm vi và bố cục. Người lưu trữ đã xác minh và sắp xếp các dữ kiện trong một tuần; theo phương pháp truyền thống, ước tính này là một tháng. Nhưng 3 ngày tháng và 2 tựa đề ở phần tiểu sử đều sai; Đã sửa lỗi trong xác minh.
Trường hợp 2 - Lịch sử thể chế hư cấu. Một thực tập sinh đã nhờ AI viết lịch sử của một tổ chức và đưa nó trực tiếp vào thư mục. YZ đã đưa ra sai ngày thành lập tổ chức và đề cập đến việc sáp nhập không tồn tại. Một nhà nghiên cứu đã phát hiện và báo cáo sai sót; Hướng dẫn đã được sửa, nhưng độ tin cậy của kho lưu trữ đã bị tổn hại. Bài học: phần lịch sử sẽ không được xuất bản nếu không có sự xác minh.
Trường hợp 3 - Hướng dẫn đúng, thực tế sai. Một nhà nghiên cứu đã yêu cầu một cuộc hẹn hò. Một trợ lý dựa trên AI đã đưa ra ngày tháng trực tiếp (bịa đặt). Nhà nghiên cứu sẽ sử dụng thông tin này làm nguồn thông tin; Nhà lưu trữ cấp cao đã can thiệp và nói, "AI không đưa ra sự thật, nó hướng bạn đến bộ sưu tập" và bắt anh ta xem tài liệu thật; lịch sử đã khác. Bài học: Trong dịch vụ tham khảo, AI chỉ đạo chứ không đưa ra sự thật.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Dự thảo phạm vi và nội dung lưu ý:
DỰA TRÊN danh sách hộp/tập tin và tóm tắt tài liệu bên dưới, viết bản nháp "ghi chú phạm vi và nội dung" cho một bộ sưu tập. Chỉ sử dụng những gì có trong tài liệu được cung cấp; THÊM chủ đề, ngày tháng hoặc người không có trong bộ sưu tập. Đánh dấu bất kỳ thông tin nào mà bạn không chắc chắn về [cần xác minh]. Chất liệu: [tại đây]
2) Lịch sử tiểu sử/thể chế (được kiểm soát):
Dưới đây là các ghi chú ĐÃ XÁC MINH về [người/tổ chức]. Viết một phác thảo lịch sử ngắn gọn CHỈ dựa trên những ghi chú này. KHÔNG THÊM bất kỳ ngày, sự kiện hoặc tiêu đề nào không có trong ghi chú; Đừng thêm thông tin "kiến thức" chung chung. Để lại khoảng trống [không có thông tin]. Ghi chú: [tại đây]
3) Hướng dẫn nghiên cứu viên:
Câu hỏi của nhà nghiên cứu: [câu hỏi]. KHÔNG đưa ra câu trả lời thực tế TRỰC TIẾP cho câu hỏi này. Thay vào đó: (1) gợi ý 1-2 câu hỏi để làm rõ câu hỏi, (2) cho anh ấy biết LOẠI bộ sưu tập/tài liệu nào anh ấy nên xem, (3) gợi ý những thuật ngữ nào anh ấy có thể tìm kiếm trong danh mục. Đừng tạo ra một tài liệu tham khảo giả tạo.
4) Bản nháp câu trả lời câu hỏi thường gặp:
Dưới đây là các tờ thông tin đã được XÁC MINH từ kho lưu trữ của chúng tôi. Dựa trên những ghi chú này, hãy soạn thảo câu trả lời cho câu hỏi thường gặp sau: [câu hỏi]. Bổ sung thông tin không có trong ghi chú; [check]đánh dấu vào chỗ bạn không chắc chắn. Khi kết thúc câu trả lời, hãy hướng người nghiên cứu đến bộ sưu tập liên quan. Ghi chú: [tại đây]
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
yếu:
Viết một trợ giúp tìm kiếm toàn diện cho bộ sưu tập này, bao gồm cả lịch sử.
“Mở rộng” và “bao gồm cả lịch sử” thúc đẩy AI vượt ra ngoài tài liệu nhất định và thêm thông tin bịa đặt về tổ chức/cá nhân.
Mạnh mẽ:
Viết đề cương của công cụ hỗ trợ tìm kiếm DỰA TRÊN các danh sách hộp sau đây và ghi chú lịch sử đã được xác minh: phần nội dung phạm vi và bố cục. Không bao gồm bất kỳ sự kiện nào không có trong tài liệu nhất định; Chỉ sử dụng ghi chú đã được xác minh trong lịch sử, để trống [không có thông tin]. Đánh dấu mọi thông tin có vấn đề [cần xác minh]. Chất liệu: [tại đây]
Sự khác biệt: tuân thủ tài liệu nhất định, cấm chế tạo, bảo toàn các khoảng trống và dấu xác minh làm cho hướng dẫn trở nên đáng tin cậy.
Những lỗi thường gặp
- Để lại lịch sử cho “kiến thức phổ thông” của AI. Bộ phận này dễ bị ảo giác nhất; chỉ nên dựa trên các ghi chú đã được xác minh.
- Đưa ra sự thật trực tiếp trong tài liệu tham khảo. AI nên hướng dẫn người nghiên cứu chứ không phải thay thế nguồn.
- Bỏ qua các hạn chế truy cập. Các tài liệu bị hạn chế về tính bảo mật/bản quyền phải được đánh dấu trong thư mục.
- Đề xuất một tài liệu tham khảo trang điểm. Bất kỳ tài liệu tham khảo chưa được xác minh nào trong danh mục sẽ không được cung cấp cho nhà nghiên cứu.
- Xuất bản dự thảo mà không được phê duyệt. Hướng dẫn cuối cùng được người lưu trữ phê duyệt.
Tóm lại
Dịch vụ tham khảo và truy cập kho lưu trữ là một lĩnh vực hiệu quả, nơi AI đang đẩy nhanh quá trình soạn thảo các công cụ mô tả và hỗ trợ hướng dẫn cho nhà nghiên cứu. Nhưng lịch sử tiểu sử/thể chế là điểm thâm nhập của ảo giác, và trong dịch vụ tham khảo, AI không được đưa ra sự thật mà phải đi thẳng vào nguồn. Hướng dẫn chỉ dựa trên tài liệu đã được xác thực, giữ lại các khoảng trống, đánh dấu các hạn chế truy cập và để người lưu trữ phê duyệt cuối cùng. AI phác thảo bản đồ bộ sưu tập; Cơ quan lưu trữ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản đồ đó.
Nhiệm vụ ứng dụng
Lấy danh sách hộp/tệp của một bộ sưu tập (thực hoặc mẫu) và yêu cầu AI cung cấp một bản phác thảo với mẫu “phác thảo ghi chú phạm vi và nội dung”; Kiểm tra xem nó có vượt quá vật liệu đã cho hay không. Sau đó, chạy mẫu “lịch sử tiểu sử” cho một cá nhân/tổ chức chỉ có các ghi chú đã được xác minh và quan sát xem AI có cố gắng lấp đầy các khoảng trống hay không. Cuối cùng, xử lý câu hỏi của nhà nghiên cứu bằng mẫu “định hướng nhà nghiên cứu”.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi chỉ đưa ra hướng dẫn dựa trên tài liệu đã cho/đã được xác minh.
- [ ] Tôi đã xác minh độc lập mọi ngày tháng và tên trong lịch sử.
- [ ] Tôi đã đánh dấu các hạn chế truy cập (quyền riêng tư/bản quyền) trong hướng dẫn.
- [ ] Thay vì đưa ra thông tin thực tế trong tài liệu tham khảo, tôi đã hướng dẫn bạn đến nguồn.
- [ ] Tôi đã gửi bản hướng dẫn cuối cùng để người lưu trữ phê duyệt.