Lợi nhuận:
- Khả năng phân biệt các loại tài liệu như ghi chú, ghi chú bằng miệng, phân giới và báo cáo nội bộ và đưa ra bản thảo phù hợp bằng trí tuệ nhân tạo
- Khả năng sử dụng ngôn ngữ chính thức từ các mẫu đã được phê duyệt và điều chỉnh cường độ giọng điệu ngoại giao cũng như sự mơ hồ mang tính xây dựng theo mục đích chiến lược
- Khả năng tách biệt việc truyền tải khỏi việc giải thích trong báo cáo và áp dụng kỷ luật không gửi bất kỳ tài liệu chính thức nào mà không có sự chấp thuận của ủy quyền.
Ngoại giao chủ yếu tiến hành bằng văn bản. Liên lạc giữa đại sứ quán và trụ sở chính, các thông điệp chính thức giữa hai quốc gia, việc ghi âm cuộc trò chuyện - tất cả đều được thực hiện thông qua các tài liệu bằng văn bản tuân thủ các quy tắc nhất định về hình thức và ngôn ngữ. Những tài liệu này không chỉ mang thông tin; Nó cũng đưa ra một thông điệp ngoại giao với giọng điệu, hình thức và cách lựa chọn từ ngữ. Trong học phần này, bạn sẽ học cách soạn thảo các thư từ và báo cáo ngoại giao nhanh hơn và nhất quán hơn bằng trí tuệ nhân tạo; nhưng bạn sẽ học cách duy trì hình thức trang trọng, ngôn ngữ có chừng mực và trách nhiệm giải trình cao nhất.
Chúng ta hãy làm quen với một số loại tài liệu. Công hàm ngoại giao là một thông điệp chính thức bằng văn bản được một bang gửi tới một bang khác; Nó có một hình thức và ngôn ngữ mẫu rất cụ thể. Ghi chú bằng lời nói là một loại ghi chú chính thức không có chữ ký được viết ở ngôi thứ ba số ít. Demarche có nhiệm vụ truyền đạt sáng kiến/cảnh báo chính thức về một vấn đề. Điện tín/thư ngoại giao là văn bản báo cáo nội bộ giữa Văn phòng đại diện và trụ sở chính; thường truyền đạt một cuộc trò chuyện, phát triển hoặc đánh giá tới trụ sở chính. AI nhanh chóng tạo ra định dạng và bản thảo đầu tiên của những tài liệu này; Nhưng độ chính xác của các mẫu, thước đo của giọng điệu và trách nhiệm về thông điệp đều thuộc về con người.
Từng bước: viết một văn bản ngoại giao
1. Xác định loại tài liệu và người nhận. Đây có phải là một ghi chú, một báo cáo nội bộ, một cuộc tuần hành? Người nhận là nước ngoài hay trụ sở chính của bạn? Thể loại quyết định hình thức và ngôn ngữ.
2. Làm rõ mục đích và thông điệp chính. Tài liệu này muốn truyền tải điều gì? Thông tin, phản đối, yêu cầu, đánh giá? Thông điệp chính nên được diễn đạt trong một câu duy nhất.
3. Áp dụng định dạng và cụm từ thích hợp. Văn bản ngoại giao có mẫu mở đầu và kết thúc chuẩn mực (“… bày tỏ sự kính trọng sâu sắc nhất”, “… hân hạnh được chủ động trước…” v.v.). Những mô hình này khác nhau tùy theo quốc gia và tổ chức; Các mẫu được phê duyệt của tổ chức của bạn là rất cần thiết. AI biết các mô hình chung nhưng có thể không biết chính xác hình thức tổ chức của bạn.
4. Viết thân bài: rõ ràng, cân đối, đơn điệu. Văn bản ngoại giao không mờ nhạt; Mỗi câu nên có một ý nghĩa. Nó cũng vừa phải: không quá cứng hoặc quá mềm.
5. Nếu là báo cáo, hãy tách biệt việc đánh giá với thực tế. Trong một báo cáo nội bộ, có sự phân biệt rõ ràng giữa “chuyện gì đã xảy ra” (những gì đã nói trong cuộc họp) và “những gì chúng tôi nghĩ” (đánh giá của cơ quan). Trung tâm phải hiểu thế nào là truyền tải và thế nào là diễn giải.
6. Xác minh, đặt âm, ký. Liên kết từng sự kiện với nguồn, tự mình đặt ra giọng điệu và chịu trách nhiệm về văn bản cuối cùng.
Mẹo: Yêu cầu ngôn ngữ mẫu ngoại giao từ AI dưới dạng "mẫu chung", nhưng lấy mẫu cuối cùng từ mẫu đã được phê duyệt của tổ chức của bạn. Công thức mở/đóng do AI tạo ra nghe có vẻ đúng nhưng có thể khác với quy trình chính thức của tiểu bang của bạn; Một mẫu sai được coi là một lỗi hình thức.
Sự tinh tế của ngôn ngữ ngoại giao
Trong thư từ ngoại giao, ngôn ngữ cũng quan trọng như chính thông điệp. Sự kiện tương tự có thể được thể hiện bằng “chúng tôi lưu ý với sự quan ngại”, “chúng tôi thực sự quan ngại” hoặc “chúng tôi phản đối mạnh mẽ”; mỗi người mang một cường độ và ý định khác nhau. Sự tinh vi này được gọi là “cường độ ngoại giao” và sự lựa chọn sai lầm của nó sẽ dẫn đến sự leo thang không mong muốn hoặc nhận thức về sự yếu kém. AI thường biết quy mô này, nhưng nó không thể biết mục đích chiến lược hiện tại của bạn; vì vậy bạn điều chỉnh cường độ.
Một sự tinh tế khác là sự mơ hồ mang tính xây dựng: trong một số trường hợp, một tuyên bố có nhiều cách giải thích được sử dụng có chủ ý để các bên có thể đạt được thỏa thuận. Đây là một kỹ thuật phức tạp và có thể xung đột với xu hướng được cho là "rõ ràng" của AI. Khi nào viết rõ ràng và khi nào viết linh hoạt có chủ ý là một quyết định mang tính chiến lược của con người.
Lưu ý: Một công hàm hoặc nghị định chính thức cấu thành quan điểm chính thức của một quốc gia và có thể gây ra những hậu quả khó đảo ngược. Không có bản nháp nào do YZ tạo ra được gửi đi mà không được người có thẩm quyền kiểm tra đầy đủ định dạng, ngôn ngữ mẫu và nội dung. Ngay cả một sai lầm về từ ngữ cũng có thể dẫn đến sự hiểu lầm về mặt ngoại giao.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Báo cáo thời gian đã lưu của khung. Một thứ trưởng đã phải viết một bản báo cáo dài cho trụ sở chính sau cuộc họp kéo dài hai giờ. Anh ấy đưa những ghi chú của mình cho AI và chuẩn bị khung báo cáo cuộc họp (những người tham gia, chương trình nghị sự, những gì đã nói, đánh giá); Bài viết của tôi lẽ ra phải dài 90 phút đã giảm xuống còn 25 phút. Anh tự viết phần đánh giá và lên giọng.
Trường hợp 2 - Đã sửa lỗi mẫu. YZ sử dụng ngôi thứ nhất (“yêu cầu của chúng tôi…”) trong bản nháp ghi chú bằng miệng; trong khi lời nói được viết ở ngôi thứ ba ("Ông bày tỏ lòng kính trọng với Đại sứ quán ..., Bộ ..."). Nhà ngoại giao cấp cao đã sửa lại định dạng; Nó sẽ sai và một lỗi thủ tục.
Trường hợp 3 - Ngăn chặn tăng âm. Trong dự thảo nghị định, AI đã sử dụng các cụm từ như “không thể chấp nhận được” và “sẽ gây hậu quả nghiêm trọng”. Ở giai đoạn đó, thông điệp dự định là một lời cảnh báo chứ không phải một lời đe dọa. Chuyên gia giảm giọng điệu xuống mức có thể đo lường được, chẳng hạn như "nếu kỳ vọng của chúng ta không được đáp ứng, các mối quan hệ có thể bị ảnh hưởng tiêu cực."
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Khung báo cáo phỏng vấn:
Vai trò của bạn: chuyên gia báo cáo ngoại giao. Khung báo cáo cho trung tâm xuất hiện từ các ghi chú phỏng vấn sau: (1) Người tham gia và ngày tháng, (2) Chương trình nghị sự, (3) Những gì bên kia đã nói (chuyển giao), (4) Những gì chúng tôi đã truyền đạt, (5) Đánh giá (nhận xét) - giữ phần này dưới tiêu đề RIÊNG. Đừng nhầm lẫn chuyển giao với bình luận. Ghi chú: [tại đây]
2) Ghi chú/dự thảo tháng 3:
Tạo một [ghi chú / ghi chú nói / hành khúc] BẢN THẢO cho thông báo sau. Sử dụng cụm từ ngoại giao thông thường nhưng để lại phần giữ chỗ mở đầu/kết thúc, giả sử "Tôi sẽ lấy các cụm từ cuối cùng từ mẫu đã được phê duyệt của tổ chức." Giọng điệu: [chọn: thông tin/lo lắng/cảnh báo chắc chắn]. Viết có một ý nghĩa và có chừng mực. Lời nhắn: [tại đây]
3) Điều chỉnh cường độ âm:
Viết lại đoạn văn sau với ba cường độ ngoại giao: (a) ôn hòa/có nhiều thông tin, (b) vừa phải/lo lắng, (c) khắc nghiệt/phản đối. Giữ nguyên sự thật, chỉ thay đổi cường độ. Tóm tắt thông điệp của mỗi phiên bản bằng một câu. Đoạn: [tại đây]
4) Đơn giản hóa báo cáo:
Cô đọng bản báo cáo dài sau đây cho phần trung tâm: đầu tiên là bản tóm tắt một đoạn (BLUF), sau đó là các phần. Tách thực tế khỏi đánh giá. Không thay đổi/bịa đặt bất kỳ sự kiện hoặc số liệu nào. Liệt kê các chi tiết được trích xuất trong tiêu đề "đính kèm". Báo cáo: [tại đây]
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Viết một ghi chú về nó và chúng tôi sẽ gửi nó.
Thể loại, đối tượng, giọng điệu và hình thức không rõ ràng; Hơn nữa, sẽ rất rủi ro khi coi một tài liệu chính thức trực tiếp là "được gửi đi". AI tạo ra văn bản chung có mẫu có thể không chính xác.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: chuyên gia thư tín ngoại giao. Loại tài liệu: điểm miệng (ngôi thứ ba số ít). Người nhận: Bộ. Mục đích: truyền đạt mối quan ngại có chừng mực về một sự phát triển (không phải sự phản đối). Để lại các mẫu mở/đóng làm phần giữ chỗ; Tôi sẽ lấy nó từ mẫu đã được phê duyệt. Cơ thể: đơn điệu, kiềm chế. Đây là một dự thảo, nó sẽ phải được phê duyệt có thẩm quyền. Chủ đề: [tại đây]
Sự khác biệt rất rõ ràng: loại, người nhận, mục đích, giọng điệu, định dạng và khuôn khổ “dự thảo/phê duyệt” giúp tài liệu trở nên an toàn.
Bảng loại tài liệu
tài liệu
Hướng
ngôn ngữ
Vai trò của AI
điểm tới hạn
ghi chú
từ tiểu bang này sang tiểu bang khác
mẫu chính thức
dự thảo
hình thức, giọng điệu
điểm lời nói
từ tiểu bang này sang tiểu bang khác
ngôi thứ 3 số ít
dự thảo
người, khuôn
Demarsh
sáng kiến chính thức
đo/chính xác
dự thảo
Điều chỉnh mật độ
Báo cáo/điện tín nội bộ
Trụ sở đại diện
Chuyển + bình luận
bộ xương
Sự khác biệt giữa giải thích sự thật
Những lỗi thường gặp
- Để lại ngôn ngữ mẫu cho AI. Công thức đóng/mở phải được lấy từ mẫu đã được phê duyệt.
- Nhầm lẫn sự chuyển giao với sự diễn giải. “Những gì được nói” trong báo cáo và “đánh giá của chúng tôi” phải tách biệt.
- Đặt âm thanh không chính xác. Nếu cường độ ngoại giao sai, sự leo thang hoặc nhận thức về sự yếu kém sẽ xuất hiện.
- Gửi dự thảo mà không kiểm soát. Các tài liệu chính thức không thể được gửi đi nếu không có sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
- Viết mờ (không cố ý). Ngoại trừ sự mơ hồ mang tính xây dựng, mọi câu đều phải đơn nghĩa.
Tóm lại
Trong thư từ và báo cáo ngoại giao, AI là một trợ lý đắc lực giúp nhanh chóng tạo ra khung tài liệu, bản thảo đầu tiên và các biến thể về giọng điệu. Nhưng hình thức và ngôn ngữ chính thức, sự điều chỉnh cường độ ngoại giao, sự phân biệt giữa thực tế và cách giải thích, quyết định mang tính không chắc chắn mang tính xây dựng và sự chấp thuận cuối cùng đều thuộc về con người. Lấy các mẫu từ các mẫu đã được phê duyệt, đặt giọng điệu theo mục đích chiến lược của bạn, tách biệt việc truyền tải với phần diễn giải trong báo cáo và không gửi bất kỳ tài liệu chính thức nào mà không được kiểm tra.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chuẩn bị ghi chú cho một kịch bản phỏng vấn tưởng tượng. Soạn thảo báo cáo cho trung tâm với “bộ khung báo cáo phỏng vấn”; Giữ sự chuyển giao và đánh giá riêng biệt. Tạo bản nháp ghi chú bằng giọng nói và kiểm tra định dạng của nó bằng "bản nháp ghi chú". Với "Điều chỉnh mật độ âm", so sánh ba phiên bản của cùng một thông báo và chọn phiên bản phù hợp với tình huống.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã xác định loại tài liệu, người nhận và mục đích.
- [ ] Tôi đã kiểm tra ngôn ngữ và định dạng mẫu theo mẫu đã được phê duyệt.
- [ ] Tôi đã thể hiện sự chuyển giao và đánh giá riêng biệt trong báo cáo.
- [ ] Tôi đã điều chỉnh giọng điệu ngoại giao phù hợp với mục đích chiến lược của mình.
- [ ] Tôi không gửi bản dự thảo khi chưa được phép.