收益：
- 能够区分笔记、口头笔记、交涉和内部报告等文档类型，并利用人工智能适当地生成草稿
- 能够从批准的模板中采用正式语言，并根据战略意图调整外交语气强度和建设性模糊性
- 能够将报告中的传输与解释分开，并遵守未经授权批准不得发送任何正式文件的纪律。
外交主要以书面形式进行。大使馆和总部之间的沟通、两国之间的官方消息、对话录音——所有这些都是通过符合一定格式和语言规则的书面文件完成的。这些文件不仅承载信息，而且还承载信息。它还通过其语气、形式和用词来传递外交信息。在本单元中，您将学习如何利用人工智能更快、更一致地起草外交信函和报告；但你将学习如何保持正式的形式、谨慎的语言和最终的责任感。
让我们了解几种类型的文档。外交照会是一国向另一国发送的正式书面信息；它有非常具体的形式和图案语言。口头照会是一种以第三人称单数书写的未签名的官方照会。 Demarche 是针对某个问题传达官方倡议/警告。外交电函是代表处与总部之间的内部汇报文件；通常向总部传达对话、进展或评估。人工智能快速生成这些文件的格式和初稿；但模式的准确性、语气的尺度以及对信息的责任都属于人类。
一步一步：撰写外交文件
1. 确定文档类型和收件人。这是一封便条、一份内部报告、还是一次游行？收件人是外国国家还是您自己的总部？类型决定形式和语言。
2. 明确目的和主要信息。这份文件想要传达什么信息？信息、抗议、需求、评价？主要信息应该用一个句子来表达。
3. 应用适当的格式和措辞。外交文件有标准的开头和结尾模式（“……致以最深切的敬意”、“……荣幸地在……之前采取主动”等）。这些模式因国家和机构而异；您所在机构批准的模板至关重要。人工智能知道一般模式，但它可能不知道你的组织的确切形式。
4. 写正文：清晰、谨慎、明确。外交文字不模糊；每个句子应该有一个含义。而且要适中：不宜太硬或太软。
5. 如果是报告，请将评价与事实分开。在内部报告中，“发生的事情”（会议中所说的内容）和“我们的想法”（机构的评估）之间有明显的区别。中心必须看到什么是传输，什么是解释。
6. 验证、定调、签名。将每个事实与来源联系起来，自己设定基调，并对最终文本负责。
提示：向 AI 请求外交模式语言作为“通用样本”，但从您所在机构批准的模板中获取最终模式。 AI 生成的开盘/收盘公式可能听起来正确，但可能与您所在州的官方程序有所不同；错误的模式被视为形式错误。
外交语言的微妙之处
在外交信函中，语言与信息本身一样重要。同一事件可以用“我们关切地注意到”、“我们严重关切”或“我们强烈抗议”来表达；每个都有不同的强度和意图。这种微妙之处被称为“外交强度”，其错误选择会导致不必要的升级或软弱感。 AI一般都知道这个规模，但它无法知道你当前的战略意图；所以你调整强度。
另一个微妙之处是建设性模糊：在某些情况下，故意使用可以接受多种解释的声明，以便各方能够达成协议。这是一种棘手的技术，可能与人工智能所谓的“清晰”倾向相冲突。何时写得清晰，何时刻意灵活地写，是人类的战略决定。
注意：官方照会或法令构成国家的官方立场，可能产生难以逆转的后果。 YZ 制作的草稿在其格式、图案语言和内容未经授权人员全面检查的情况下均不会发送。即使是一个用词错误也可能导致外交误会。
三个迷你箱子
案例 1 — 报告骨架节省了时间。副部长在开完两个小时的会议后，必须向总部写一份长篇报告。他向人工智能提供了笔记并准备了会议报告框架（参与者、议程、发言内容、评估）；我的文章原定需要 90 分钟，后来减少到了 25 分钟。评价部分和语气都是他自己写的。
情况 2 — 模式错误已纠正。 YZ 在口头笔记草稿中使用第一人称（“我们的要求……”）；而口头照会是用第三人称写的（“他向……大使馆、……部表示敬意”）。高级外交官更正了格式；这将是错误的，并且是程序错误。
情况 3 — 阻止语气升级。在一份法令草案中，人工智能使用了“不可接受”和“将会产生严重后果”等措辞。在那个阶段，预期的信息是警告，而不是威胁。这位专家将语气缓和到了适度的水平，例如“如果我们的期望没有得到满足，关系可能会受到负面影响”。
四个可复制模板
1）采访报告骨架：
您的角色：外交报道专家。该中心的报告框架来自以下访谈记录：(1) 参与者和日期，(2) 议程，(3) 对方所说的内容（转述），(4) 我们传达的内容，(5) 评估（评论） - 将其保留在单独的标题下。不要将转移与评论混淆。注：[此处]
2）注释/三月草案：
为以下消息制作一份[注释/口头注释/进行曲]草稿。使用常见的外交用语，但保留开头/结尾占位符，假设“我将从机构批准的模板中获取最终短语”。语气：[选择：信息性/焦虑/坚定警告]。写的时候要有一个意思，并且要适度。消息：[此处]
3）音调强度调整：
以三种外交强度重写以下段落：(a) 温和/信息丰富，(b) 温和/焦虑，(c) 严厉/抗议。保持相同的事实，只是改变强度。用一句话总结每个版本的信息。段落：[此处]
4）报告简化：
为中心浓缩以下长报告：首先是一段摘要（BLUF），然后是各个部分。将事实与评价分开。请勿更改/编造任何事实或数据。在“附件”标题中列出提取的详细信息。报告：[此处]
弱提示/强提示
弱提示：
请写下相关说明，我们将发送给您。
体裁、对象、语气和形式不明确；而且，将正式文件直接当作“待发送”是有风险的。人工智能生成的通用文本的模式可能不正确。
强力提示：
您的角色：外交信函专家。文件类型：口语分数（第三人称单数）。收件人：一个部委。目的：表达对事态发展的适度关注（而不是抗议）。将打开/关闭模式保留为占位符；我将从批准的模板中获取它。身体：单调、内敛。这是草案，尚待授权批准。主题：[此处]
区别很明显：类型、收件人、目的、语气、格式和“草案/批准”框架使文档安全。
文档类型表
文件
方向
语言
人工智能的作用
临界点
注释
从一个州到另一个州
官方图案
草案
形式、语气
言语成绩
从一个州到另一个州
第三人称单数
草案
人、模具
德马什
官方倡议
测量/精确
草案
浓度调整
内部报告/电报
代表处-总部
转发+评论
骨架
事实与解释的区别
常见错误
- 将模式语言留给AI。开盘/收盘公式应取自批准的模板。
- 混淆移情与解释。报告中的“所说内容”和“我们的评价”应该分开。
- 音调设置不正确。如果外交强度错误，就会导致事态升级或出现软弱感。
- 发送草稿不受控制。未经授权人批准，不得发送官方文件。
- 书写模糊（无意）。除了建设性歧义外，每个句子都应该是单义的。
总之
在外交信函和报道中，人工智能是一个强大的助手，可以快速生成文件框架、初稿和语气变化。但官方形式和语言、外交强度的调整、事实与解释的区分、建设性不确定性的决定和最终批准都属于人类。从批准的模板中套用模板，根据战略意图定调，报告中的传达与解释分开，不要随意发送任何正式文件。
应用任务
为想象的面试场景准备笔记。为中心起草一份带有“访谈报告骨架”的报告；将移情和评价分开。制作口头笔记草稿并使用“笔记草稿”检查其格式。通过“色调浓度调整”，比较同一消息的三个版本并选择适合情况的版本。
清单
- [ ] 我已确定文档类型、收件人和目的。
- [ ] 我根据批准的模板检查了模式语言和格式。
- [ ] 我在报告中分别展示了转移和评估。
- [ ]我根据自己的战略意图调整了外交基调。
- [ ] 未经授权批准，我未发送草稿。