Lợi nhuận:
- Khả năng tạo ra một khung tóm tắt và các luận điểm phù hợp với người đọc và mục đích, tách biệt các sự kiện và đề xuất theo nguyên tắc BLUF.
- Khả năng điều chỉnh cường độ giọng điệu ngoại giao theo mục đích chiến lược và điều chỉnh giọng điệu mặc định của trí tuệ nhân tạo
- Khả năng xác minh từng con số và trích dẫn bằng cách liên kết nó với nguồn và duy trì tính toàn vẹn cũng như chữ ký cuối cùng của cuộc họp.
Trước khi một bộ trưởng gặp người đối thoại, ông ta phải nộp một bản tóm tắt dài hai trang; Một đại sứ viết ra những ghi chú về bài phát biểu của mình trước những gì ông ấy sẽ phát biểu tại một hội nghị thượng đỉnh; Trước khi bước vào cuộc họp, trưởng đoàn cần có một bản tóm tắt ngắn về “các điểm cần trao đổi”—danh sách gạch đầu dòng các thông điệp chính sẽ được truyền tải trong cuộc trò chuyện. Những tài liệu này là nhiên liệu ngoại giao hàng ngày: chúng phải thông báo cho người ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác và phù hợp. Trong phần này, bạn sẽ học cách soạn thảo một bản tóm tắt hoặc ghi chú phát biểu một cách nhanh chóng và gọn gàng bằng trí tuệ nhân tạo; nhưng bạn sẽ học cách giữ giọng điệu, thông điệp và trách nhiệm cao nhất.
Hãy bắt đầu với định nghĩa: bản tóm tắt là một tài liệu, ở định dạng ngắn gọn và có tổ chức, cung cấp cho người ra quyết định nội dung cần thiết để đưa ra quyết định hoặc phát biểu về một vấn đề cụ thể. Một bản tóm tắt tốt là ngắn gọn, nêu điều quan trọng nhất trước tiên, tách biệt sự thật khỏi lời khuyên và tôn trọng thời gian của người đọc. AI nhanh chóng tạo ra khung và bản thảo đầu tiên của tài liệu này; Nhưng bạn có quyền quyết định nên làm nổi bật điều gì, sử dụng giọng điệu nào và đưa ra lời khuyên gì.
Từng bước: thiết lập một cuộc họp
1. Xác định người đọc và mục đích. Cuộc họp báo dành cho ai? (Bộ trưởng hay ủy ban kỹ thuật?) Để làm gì? (Quyết định hay chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn?) Điều này quyết định giọng điệu và chiều sâu. Cuộc họp giao ban cấp bộ rất ngắn gọn và mang tính chiến lược; Ghi chú của ủy ban kỹ thuật có thể được chi tiết.
2. Thiết lập một kim tự tháp ngược. Một bản tóm tắt ngoại giao thường được viết theo nguyên tắc BLUF (Bottom Line Up Front): đoạn đầu tiên đưa ra “ý chính”, phần còn lại là chi tiết. Một người ra quyết định bận rộn sẽ nhận được thông điệp chính ngay cả khi anh ta chỉ đọc những dòng đầu tiên.
3. Xác định các phần. Một bản tóm tắt điển hình bao gồm các phần sau: (a) Tóm tắt/BLUF, (b) Bối cảnh/bối cảnh, (c) Tình hình hiện tại, (d) Vị trí/mối quan tâm của chúng tôi, (e) Vị trí có thể có của người đối thoại, (f) Đề xuất/điểm thảo luận. AI có thể tạo ra bộ xương này ngay lập tức.
4. Tách biệt sự thật khỏi lời khuyên. Trong cuộc họp giao ban cần phân biệt rõ ràng giữa “đây là tình huống” (thực tế) và “đây là khuyến nghị của chúng tôi” (khuyến nghị). Người ra quyết định phải xem đâu là bằng chứng và đề xuất của bạn là gì.
5. Tạo ra các điểm nói chuyện. Các thông điệp được phát biểu trong cuộc họp được viết ngắn gọn, rõ ràng và dễ nhớ. Ngoài ra, các câu trả lời có thể có (dòng phản ứng - câu trả lời có sẵn cho những phản đối có thể xảy ra) cũng được chuẩn bị sẵn, chẳng hạn như “Nếu người đối thoại nói thế này thì chúng ta nói thế này”. AI rất giỏi trong việc tái tạo những tình huống này.
6. Đặt và xác minh âm báo. Ngôn ngữ ngoại giao có chừng mực: không quá gay gắt cũng không quá mềm mỏng. Liên kết từng thông tin với nguồn, tự sửa giọng điệu và tự ký tên vào văn bản cuối cùng.
Mẹo: Hãy tự viết câu đầu tiên của bản tóm tắt. Việc mở đầu mà AI tạo ra thường chung chung và không hiệu quả. Tự mình thể hiện thông điệp quan trọng nhất bằng một câu duy nhất, mạnh mẽ và điền phần còn lại bằng AI vừa nhanh chóng vừa hiệu quả.
Ngôn ngữ và biện pháp ngoại giao
Lời nói có trọng lượng trong ngoại giao. Có những khác biệt tinh tế nhưng quan trọng giữa các cách diễn đạt “chúng tôi quan ngại”, “chúng tôi quan ngại”, “chúng tôi lên án”, “chúng tôi cực lực lên án” và một từ được chọn sai có thể gửi đi một thông điệp không mong muốn. AI không phải lúc nào cũng nắm bắt được những sắc thái này một cách chính xác; Ông viết bằng ngôn ngữ chung. Vì vậy, bạn đặt thang đo cường độ ngoại giao (mức độ gay gắt của giọng điệu).
Ngoài ra, cuộc họp phải khách quan và trung thực. Công việc của nhà phân tích là nói với người ra quyết định những điều anh ta cần biết chứ không chỉ những điều anh ta muốn nghe. AI có thể có xu hướng đưa ra câu trả lời “hay” cho câu hỏi được đặt ra; Bạn cung cấp sự trung thực để đưa thông tin đáng lo ngại nhưng chính xác vào cuộc họp.
Thận trọng: Mỗi câu trong cuộc họp có thể được nói to trong một cuộc trò chuyện hoặc làm cơ sở cho quyết định nếu cần thiết. Bất kỳ thông tin nào do AI tạo ra đều không được đưa vào cuộc họp mà không xem xét nguồn của nó. Một con số không chính xác hoặc một trích dẫn bịa đặt sẽ khiến người ra quyết định rơi vào tình thế khó khăn trong cuộc họp.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Bộ xương tăng tốc. Một thư ký đã phải chuẩn bị một cuộc họp ngắn cho cuộc họp của bộ trưởng trong 2 giờ. YZ đã trích xuất bộ khung BLUF, nền và các điểm nói từ 9 tài liệu nguồn mở mà nó thu thập được trong 10 phút; Người thư ký dành thời gian còn lại để xác minh sự việc và lên giọng. Cuộc họp báo đã đến đúng giờ.
Trường hợp 2 - Điều chỉnh giọng điệu đã ngăn chặn khủng hoảng. Trong tuyên bố dự thảo, AI đã sử dụng các thuật ngữ như “không thể chấp nhận” và “chúng tôi cực lực phản đối”. Nhà ngoại giao cấp cao biết rằng giọng điệu mong muốn là "chúng tôi đang theo dõi với sự quan tâm" và sử dụng ngôn ngữ nhẹ nhàng hơn để không làm căng thẳng mối quan hệ ở giai đoạn đó. Đã sửa lỗi độ dẻo dai mặc định của AI.
Trường hợp 3 - Một hình giả bị bắt. “Khối lượng thương mại song phương đã tăng 23% trong năm ngoái,” YZ viết trong một bản dự thảo tóm tắt. Chuyên gia nhìn vào nguồn: con số thực là 12% và AI đã bịa ra. Bước ghi công đã ngăn Bộ trưởng trích dẫn một con số không chính xác trong cuộc họp.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Khung tóm tắt:
Vai trò của bạn: chuyên gia thư tín ngoại giao cấp cao. Tạo khung tóm tắt cuộc phỏng vấn cho [bộ trưởng] dựa trên các ghi chú nguồn mở bên dưới. Các phần: (1) BLUF/tóm tắt (đoạn đơn), (2) Bối cảnh, (3) Tình hình hiện tại, (4) Mối quan tâm của chúng ta, (5) Vị trí có thể có của người đối thoại, (6) Các điểm thảo luận. Chỉ định nguồn cho mỗi thực tế. Đánh dấu sự thật và gợi ý một cách riêng biệt. Ghi chú: [tại đây]
2) Điểm nói chuyện + đường phản ứng:
Soạn thảo 5 luận điểm (thông điệp ngắn gọn, rõ ràng) cho chủ đề sau. Sau đó đề xuất một “dòng phản ứng” (phản hồi được đo lường) cho mỗi trong số 3 phản đối có thể xảy ra mà người đối thoại có thể có. Sử dụng ngôn ngữ ngoại giao và đo lường; tránh những tuyên bố quá gay gắt hoặc chứa đựng cam kết. Chủ đề: [tại đây]
3) Điều chỉnh tông màu:
Viết lại đoạn văn sau bằng giọng điệu [để chọn: trung lập / lo lắng / quyết tâm / kiên quyết]. Giữ nguyên sự thật, chỉ điều chỉnh cường độ ngoại giao. Hãy cho tôi ba phiên bản: một tăng âm, giống nhau, một giảm âm. Đoạn: [tại đây]
4) Tóm tắt tóm tắt:
Rút gọn bản ghi chú dài 3 trang sau đây thành một trang duy nhất dành cho mục sư. Hãy để đoạn BLUF đến trước. Chỉ giữ lại những thông tin cần thiết cho quyết định, bỏ qua chi tiết nhưng không thay đổi hoặc bịa đặt bất kỳ thông tin nào. Liệt kê riêng những điểm quan trọng bị lược bỏ trong “phụ lục”. Lưu ý: [tại đây]
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Viết báo cáo ngắn gọn về việc này cho Bộ trưởng.
Người đọc, mục đích, nguồn và giọng điệu đều không rõ ràng. AI tạo ra văn bản chung chung, không có nguồn gốc, có giai điệu ngẫu nhiên; nhầm lẫn thực tế với gợi ý.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: tóm tắt ngoại giao. Người đọc: Bộ trưởng Bộ Ngoại giao. Mục đích: Chuẩn bị cho cuộc gặp song phương trong 2 giờ. Nguồn: ghi chú nguồn mở bên dưới7 (ngày). Giọng điệu: cân nhắc, quyết đoán nhưng không khiêu khích. Cấu trúc: BLUF ở đoạn đầu; Sau đó là bối cảnh, tình huống, sở thích của chúng ta, lập trường của người đối thoại, 5 điểm nói chuyện. Liên kết từng sự kiện với nguồn, hiển thị sự kiện và gợi ý riêng biệt, không tạo nên bất kỳ con số nào. Ghi chú: [tại đây]
Sự khác biệt rất rõ ràng: người đọc, mục đích, nguồn, giọng điệu, cấu trúc và các ràng buộc xác minh làm cho bản tóm tắt có thể sử dụng được.
Bảng phần tóm tắt
Phần
Mục đích
Vai trò của AI
quyết định của đàn ông
BLUF/Tóm tắt
Đặt điều quan trọng nhất lên hàng đầu
dự thảo đề xuất
Lựa chọn tin nhắn chính
nền
đưa ra bối cảnh
Tóm tắt
Lựa chọn bối cảnh phù hợp
tình hình hiện tại
Bảng hiện tại
Chỉnh sửa
xác minh
lợi ích của chúng tôi
làm rõ vị trí
—
chỉ có con người
Điểm nói chuyện
Tin nhắn hội thoại
dự thảo sản xuất
Giọng điệu, quyết định, chữ ký
Những lỗi thường gặp
- Thực tế khó hiểu với gợi ý. Người ra quyết định phải xem đâu là bằng chứng và đâu là lời khuyên.
- Để lại giai điệu cho AI. Nếu cường độ ngoại giao được đặt không chính xác, nó sẽ đưa ra một thông báo không mong muốn.
- Đưa số và trích dẫn mà không xác minh nó. Số sai khiến người ra quyết định gặp rắc rối trong cuộc họp.
- Cuộc họp ngắn và lộn xộn. BLUF và sự ngắn gọn là điều bắt buộc đối với người đọc bận rộn.
- Chỉ cần viết những gì bạn muốn nghe. Công việc của nhà phân tích là cung cấp thông tin đáng lo ngại nhưng chính xác.
Tóm lại
Trong quá trình chuẩn bị tóm tắt và ghi nhớ, AI là một trợ lý đắc lực giúp nhanh chóng tạo ra các khung, bản thảo đầu tiên và các kịch bản điểm/đường phản ứng nói chuyện. Nhưng với BLUF, việc lựa chọn thông điệp chính, thiết lập giọng điệu ngoại giao, sự phân biệt giữa thực tế và gợi ý, tính trung thực và chữ ký cuối cùng thuộc về chuyên gia. Vận hành AI với các ràng buộc rõ ràng về trình đọc, mục đích, nguồn và âm sắc; xác minh từng sự thật; Tự mình đặt câu đầu tiên và từ cuối cùng.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một kịch bản cuộc họp song phương tưởng tượng và thu thập 6-8 ghi chú nguồn mở. Nhận dàn ý với mẫu "khung tóm tắt", sau đó tạo thông điệp hội thoại bằng mẫu "điểm thảo luận + dòng phản ứng". So sánh ba phiên bản thanh điệu của một đoạn văn với mẫu "cài đặt thanh điệu" và chọn phiên bản chính xác. Xác minh tất cả các số liệu và báo giá bằng cách liên kết chúng với nguồn.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã xác định người đọc, mục đích và giọng điệu ngay từ đầu.
- [ ] BLUF/Tôi đặt phần tóm tắt ở đầu.
- [ ] Tôi đã trình bày thực tế và đề xuất một cách riêng biệt.
- [ ] Tôi đã tìm nguồn và xác minh mọi con số và báo giá.
- [ ] Tôi đặt giọng điệu ngoại giao theo ý mình và ký vào văn bản.