فائدہ:
- روبوٹک پروسیس آٹومیشن (RPA) اور مصنوعی ذہانت اور سمارٹ آٹومیشن (ہائپر آٹومیشن) اپروچ کے کردار کی وضاحت کرنے کی صلاحیت۔
- دستی عمل کو مراحل میں تقسیم کرکے اور آٹومیشن کے لیے موزوں اور انسانی منظوری کی ضرورت والے اقدامات کے درمیان فرق کرکے ڈیزائن کرنے کی صلاحیت
- استثنیٰ کے انتظام، آڈٹ ٹریل اور غلطی کی لاگت کے لحاظ سے AI سے تعاون یافتہ آٹومیشن ڈیزائن کا جائزہ لینے کی صلاحیت
ہر تنظیم میں، تھکا دینے والے اور غلطی کا شکار کام ہوتے ہیں جنہیں لوگ ہر روز دہراتے ہیں: ایک سسٹم سے ڈیٹا کاپی کرنا اور اسے دوسرے سسٹم میں داخل کرنا، بلنگ کی معلومات کو دستی طور پر پروسیس کرنا، آنے والی ای میلز کو ترتیب دینا۔ روبوٹک پروسیس آٹومیشن (RPA) ان باقاعدہ اور بار بار ہونے والے کاموں کو سافٹ ویئر روبوٹ کے ساتھ خودکار کرتا ہے جو اسکرین پر انسان کے اٹھائے گئے اقدامات کی نقل کرتے ہیں۔ یہاں "روبوٹ" کوئی فزیکل مشین نہیں ہے بلکہ سافٹ ویئر ہے جو سکرین پر کلک کرتا ہے، لکھتا ہے اور کاپی کرتا ہے۔ RPA کی طاقت یہ ہے کہ یہ موجودہ نظاموں کو تبدیل کیے بغیر کام کرتا ہے۔ لہذا، یہ پرانے نظاموں میں بھی تیزی سے نتائج فراہم کرتا ہے جن کا انضمام مشکل ہے۔
اکیلا RPA "کوئی اصول نہیں" حالات کو نہیں سمجھ سکتا۔ اگر کوئی رسید معیاری شکل میں آتی ہے، تو روبوٹ فیلڈز کو پڑھتا ہے۔ لیکن اگر ہر سپلائر اسے مختلف فارمیٹ میں بھیجتا ہے تو روبوٹ الجھن میں پڑ جائے گا۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں مصنوعی ذہانت عمل میں آتی ہے: AI وہ اقدامات انجام دیتا ہے جن کے لیے "فیصلے" کی ضرورت ہوتی ہے جیسے دستاویز کو سمجھنا، متن کی درجہ بندی کرنا، مفت متن سے معلومات نکالنا، اور RPA کینونیکل اقدامات انجام دیتا ہے۔ اس امتزاج کو ذہین آٹومیشن یا ہائپر آٹومیشن (آخر سے آخر تک، مصنوعی ذہانت سے تعاون یافتہ عمل آٹومیشن) کہا جاتا ہے۔ MIS ماہر کا کردار کسی عمل کو حصوں میں تقسیم کرنا اور ڈیزائن کرنا ہے کہ کون سا حصہ RPA کا ہے، کون سا حصہ AI سے تعلق رکھتا ہے، اور کون سا حصہ انسان کا ہے۔
ایک عمل کو خودکار کرنا
آٹومیشن ڈیزائن کا دل عمل کو مراحل میں توڑ رہا ہے اور ہر قدم کی درجہ بندی کر رہا ہے۔ تین قسمیں ہیں۔ حکمرانی اور ساختی اقدامات (RPA-دوستانہ): "ERP اسکرین میں ایکسل میں ہر قطار درج کریں۔" تبصرے کی ضرورت کے اقدامات (AI-powered): "یہ شکایتی متن کس زمرے سے تعلق رکھتا ہے؟" زیادہ خطرہ یا غیر یقینی اقدامات (شخص پر چھوڑ دیا گیا): "5,000 TL سے زیادہ کی واپسی کی منظوری۔"
اچھی آٹومیشن لوگوں کو دہرائے جانے والے بوجھ سے بچاتی ہے، نہ کہ پورے کام سے۔ اہم فیصلہ لوگوں پر چھوڑتا ہے۔ اسے ہیومن ان دی لوپ ڈیزائن کہا جاتا ہے: روبوٹ کام تیار کرتا ہے، انسان اسے منظور کرتا ہے۔ مثال کے طور پر، روبوٹ انوائس پڑھتا ہے اور ERP میں مسودہ داخل کرتا ہے، اور اکاؤنٹنٹ حتمی منظوری دیتا ہے۔ اس طرح، رفتار اور سیکورٹی کو ایک ساتھ یقینی بنایا جاتا ہے۔
مشورہ: کسی عمل کو خودکار کرنے سے پہلے، ہمیشہ اسے آسان بنائیں۔ خراب عمل کو خودکار کرنے سے صرف برے نتائج تیزی سے پیدا ہوں گے۔ پہلے غیر ضروری اقدامات کو ختم کریں، پھر باقی کو خودکار بنائیں۔
استثنیٰ مینجمنٹ اور آڈٹ ٹریل
ہر آٹومیشن کو بالآخر ایک ایسی صورتحال کا سامنا کرنا پڑتا ہے جو قواعد کو توڑ دیتی ہے: ڈیٹا غائب، غیر متوقع شکل، سسٹم کریش۔ استثنیٰ ہینڈلنگ روبوٹ کو اس طرح کے حالات میں خاموشی سے غلط کام کرنے کے بجائے محفوظ طریقے سے روکنے اور انسان کو مطلع کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ اگر کوئی مستثنیات ڈیزائن نہیں کیے گئے ہیں تو، روبوٹ خاموشی سے غلطیوں کو پھیلا دے گا اور کوئی بھی اس پر توجہ نہیں دے گا۔
ایک اور ضرورت آڈٹ ٹریل ہے: روبوٹ کے ہر قدم کا ریکارڈ، یہ کب کیا گیا، کس ڈیٹا کے ساتھ اور کیا نتیجہ نکلا۔ آڈٹ ٹریل کے بغیر، بعد میں غلطی کی چھان بین نہیں کی جا سکتی۔ یہ ٹریس ایبلٹی ایک قانونی ضرورت ہے، خاص طور پر مالیاتی عمل میں۔ AI اس عمل کے ڈیزائن، استثنائی منظرناموں اور دستاویزات کا خاکہ تیار کر سکتا ہے۔ لیکن کون سا مرحلہ اہم ہے اور غلطی کی قیمت کا تعین کاروباری علم سے ہوتا ہے۔
تین چھوٹے کیسز: نمبرز کے حساب سے
کیس 1 - درست تقسیم کا عمل۔ ایک اکاؤنٹنگ سنٹر میں، 4,000 ماہانہ سپلائر انوائسز کو دستی طور پر پروسیس کیا جا رہا تھا۔ اس طریقہ کار میں فی شخص 6 منٹ لگے۔ AI نے دستاویز کو پڑھا اور کھیتوں کو نکالا، RPA نے ERP میں مسودہ داخل کیا، اکاؤنٹنٹ نے ابھی اسے منظور کیا۔ پروسیسنگ کا وقت 6 منٹ سے کم ہو کر 1.5 منٹ ہو گیا، لیکن تصدیق کا مرحلہ انسان کے پاس رہا۔ اس طرح غلط رسید پکڑی جاتی رہی۔
کیس 2 - جب کوئی استثناء ڈیزائن نہیں کیا گیا ہے۔ ایک بیمہ کنندہ پر، پالیسی کی تجدید کرنے والے روبوٹ نے خاموشی سے 340 ریکارڈز کو غیر متوقع تاریخ کے فارمیٹس کے ساتھ غلط طریقے سے ہینڈل کیا۔ کسی نے توجہ نہیں دی اور تجدید غلط تاریخ کے ساتھ درج کی گئی۔ اگر مستثنیٰ اصول ("اسٹاپ اور رپورٹ کریں اگر فارمیٹ کو تسلیم نہیں کیا گیا") کو شروع سے ڈیزائن کیا گیا تھا، تو روبوٹ ان ریکارڈوں کو انسانوں کو بھیجے گا۔ ٹھیک کرنے میں ہفتوں لگے۔
کیس 3 - غلط عمل کی آٹومیشن۔ ایک خوردہ فروش پر، آرڈر کی تصدیق کے عمل کے 11 مراحل تھے۔ یہ ایک روبوٹ سے خودکار ہوگا۔ جب MIS ماہر نے اس عمل کا جائزہ لیا تو اس نے دیکھا کہ 4 مراحل غیر ضروری ڈبل چیک تھے۔ پہلے اس عمل کو 7 مراحل تک کم کیا گیا، پھر اسے خودکار کر دیا گیا۔ اگر اسے آسان بنائے بغیر خودکار کیا جاتا تو 4 غیر ضروری اقدامات مستقل ہوں گے۔
کمزور پرامپٹ / مضبوط اشارہ
کمزور اشارہ:
انوائس پروسیسنگ کو خودکار بنائیں۔
طاقتور اشارہ:
آپ کا کردار: آپ پروسیس آٹومیشن ڈیزائنر ہیں۔ مندرجہ ذیل دستی عمل کو مراحل میں توڑیں اور ہر قدم کی درجہ بندی کریں:- [RPA] کیننیکل، ساختی، تکراری- [AI] جس میں تشریح/ زمرہ بندی/ متن کی تفہیم درکار ہوتی ہے- [انسانی] زیادہ خطرہ یا مبہم فیصلہ ہر قدم کے لیے، ممکنہ مستثنیات لکھیں اور غلطی کی صورت میں کیا کرنا ہے۔ ان معلومات کی فہرست بنائیں جنہیں آڈٹ ٹریل کے لیے ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے۔ عمل: [مرحلہ بہ قدم دستی عمل کی تفصیل]
طاقتور پرامپٹ عمل کو توڑ دیتا ہے، ہر قدم کو درست کردار کے لیے تفویض کرتا ہے، اور شروع سے ہی مستثنیات اور آڈٹ ٹریل کو بڑھاتا ہے۔
چار کاپی ایبل ٹیمپلیٹس
1) گلنے کا عمل:
نیچے دستی عمل کو نمبر والے مراحل میں توڑ دیں۔ ہر قدم کے لیے: ان پٹ، عمل، آؤٹ پٹ، اور آٹومیشن کی دستیابی ([RPA]/[AI]/[HUMAN])۔ عمل: [text]
2) استثنیٰ کا منظر نامہ تیار کرنا:
درج ذیل خودکار عمل کے لیے، "کیا غلط ہو سکتا ہے؟" فہرست منظرنامے: ڈیٹا غائب، غلط فارمیٹ، سسٹم کی خرابی، ڈبل ریکارڈ۔ تجویز کریں کہ روبوٹ کو ہر ایک کے لیے کیا کرنا چاہیے۔ عمل: [متن]
3) آسان بنانے کا جائزہ:
ذیل کے عمل میں ان مراحل کو نشان زد کریں جو غیر ضروری، دہرائے جانے والے، یا قدر پیدا نہیں کرتے، اور لکھیں کہ انہیں کیوں ہٹایا جا سکتا ہے۔ آٹومیشن سے پہلے آسان بنانے کی تجویز کریں۔ عمل: [متن]
4) آڈٹ ٹریل ڈیزائن:
مندرجہ ذیل خودکار عمل کے لیے ایک آڈٹ ٹریل ڈیزائن کریں: ہر قدم پر کن فیلڈز (وقت، صارف/روبوٹ، ان پٹ، نتیجہ، فیصلہ) کو ریکارڈ کیا جانا چاہیے؟ عمل: [متن]
موازنہ چارٹ: RPA/AI/انسان
معیار
آر پی اے
مصنوعی ذہانت
انسان
جس میں وہ بہترین ہے۔
باقاعدہ، بار بار
تبصرہ، درجہ بندی
فیصلہ، ذمہ داری
ان پٹ کی قسم
ساختہ
نیم/مفت متن
تمام اقسام
خرابی کا رویہ
خط کے اصول کی پیروی کرتا ہے۔
جتنا یقینی طور پر غلط ہوسکتا ہے۔
پتہ لگا سکتا ہے اور روک سکتا ہے۔
آڈٹ
لاگ ان کرنا آسان ہے۔
آؤٹ پٹ لاگ ان ہونا ضروری ہے۔
دستخط / منظوری
حتمی فیصلہ
نہیں
نہیں
جی ہاں
عام غلطیاں
- خراب عمل کو خودکار کرنا۔ پہلے آسان بنائے بغیر خودکار کرنا فضلے کو برقرار رکھتا ہے۔
- مستثنیات کو ڈیزائن نہیں کرنا۔ روبوٹ، اس مفروضے پر بنایا گیا ہے کہ "سب ٹھیک ہو جاتا ہے"، خاموشی سے پہلی حیرت میں غلطیاں پیدا کرتا ہے۔
- اہم فیصلہ AI پر چھوڑنا۔ ماڈل کو اعلی خطرے کی منظوری سونپنا؛ یہاں تک کہ اگر ماڈل پر اعتماد لگتا ہے، یہ غلط ہے اور اس کی کوئی ذمہ داری نہیں ہے۔
- آڈٹ ٹریل کو نظرانداز کرنا۔ سراغ کے بغیر، غلطی کی چھان بین نہیں کی جا سکتی۔ یہ مالیاتی عمل میں قانونی خلاف ورزی ہے۔
- روبوٹ کو بالکل نہیں دیکھ رہے ہیں۔ نظام کی تبدیلی (اسکرین، جگہ)؛ ایک دن، غیر نگرانی والا روبوٹ خاموشی سے غلط جگہ پر کلک کرنا شروع کر دیتا ہے۔
احتیاط: آٹومیشن کی رفتار غلطی کو بھی تیز کرتی ہے۔ اگر کوئی انسان 60 ریکارڈز فی گھنٹہ پروسیسنگ کے دوران غلطی کرتا ہے، تو وہ 60 غلطیوں تک محدود ہیں۔ غلط طریقے سے نصب روبوٹ منٹوں میں ہزاروں ریکارڈ خراب کر سکتا ہے۔ اس لیے اسے شروع میں ایک چھوٹی سی مقدار میں، نگرانی میں چلائیں۔
خلاصہ میں
RPA اسکرین کے مراحل کی نقل کرتے ہوئے باقاعدگی سے اور دہرائے جانے والے کاموں کو خودکار کرتا ہے۔ مصنوعی ذہانت وہ اقدامات اٹھاتی ہے جن کی تشریح اور درجہ بندی کی ضرورت ہوتی ہے۔ دونوں کا مجموعہ ذہین آٹومیشن ہے۔ ڈیزائن کا دل عمل کو مراحل میں توڑ رہا ہے اور ہر قدم کو RPA، AI، یا انسان کو تفویض کر رہا ہے۔ زیادہ خطرے والے فیصلے لوگوں کو گھیرے میں رکھتے ہیں۔ استثنیٰ ہینڈلنگ اور آڈٹ ٹریل ضروری ہے۔ AI عمل کی خرابی، استثناء کے منظر نامے اور دستاویزات کے مسودے کو تیز کرتا ہے۔ لیکن کون سا اہم مرحلہ ہے اور غلطی کی قیمت کا تعین کاروباری علم سے ہوتا ہے۔ خودکار کرنے سے پہلے، پہلے چھوٹے پائلٹ کے ساتھ آسان اور توثیق کریں۔
درخواست کا کام
"چھوٹی کی درخواست کی منظوری کے عمل" کا انتخاب کریں (ملازمین کی درخواستیں، مینیجر کی منظوری، HR عمل)۔ (1) طاقتور پرامپٹ کے ساتھ عمل کو مراحل میں تقسیم کریں اور ہر ایک قدم کو [RPA]/[AI]/[HUMAN] کے طور پر درجہ بندی کریں۔ (2) کم از کم 3 استثنائی منظرنامے بیان کریں اور ہر ایک میں روبوٹ کیا کرے گا۔ (3) کم از کم 1 غیر ضروری قدم تلاش کریں جسے آٹومیشن سے پہلے ہٹایا جا سکے۔ (4) آڈٹ ٹریل کے لیے ریکارڈ کیے جانے والے علاقوں کی فہرست بنائیں۔ (5) واحد ہائی رسک قدم کو نشان زد کریں اور لکھیں کہ اسے انسان میں کیوں رہنا چاہیے۔
چیک لسٹ
- میں نے عمل کو مراحل میں تقسیم کیا اور ہر قدم کو درست کردار کے لیے تفویض کیا۔
- [ ] میں نے آٹومیشن سے پہلے عمل کو آسان بنایا۔
- میں نے ہر قدم کے لیے استثنائی رویے کی وضاحت کی۔
- میں نے آڈٹ ٹریل کے لیے ریکارڈ کیے جانے والے علاقوں کا تعین کر لیا ہے۔
- میں نے انسانی لوپ میں اعلی خطرے والے فیصلے چھوڑے ہیں۔
- میں نے سب سے پہلے ایک چھوٹے حجم کا منصوبہ بنایا، زیر نگرانی پائلٹ۔