Прибуток:
- Здатність пояснити роль роботизованої автоматизації процесів (RPA) та штучного інтелекту та підхід розумної автоматизації (гіперавтоматизації).
- Здатність розробляти ручний процес, розділяючи його на етапи та розрізняючи кроки, які підходять для автоматизації, і ті, які потребують схвалення людини
- Можливість оцінювати проекти автоматизації, що підтримуються штучним інтелектом, з точки зору керування винятками, журналу аудиту та вартості помилок
У кожній організації є виснажливі та схильні до помилок завдання, які люди повторюють щодня: копіювання даних з однієї системи та введення їх в іншу, ручна обробка платіжної інформації, сортування вхідних електронних листів. Роботизована автоматизація процесів (RPA) автоматизує ці регулярні та повторювані завдання за допомогою програмних роботів, які імітують кроки людини на екрані. «Робот» тут не фізична машина, а програмне забезпечення, яке клацає, пише та копіює на екрані. Потужність RPA полягає в тому, що він працює поверх існуючих систем, не змінюючи їх; Тому він забезпечує швидкі результати навіть у старих системах, які важко інтегрувати.
RPA сам по собі не може зрозуміти ситуації «без правил». Якщо рахунок приходить у стандартному форматі, робот читає поля; Але якщо кожен постачальник надішле його в різному форматі, робот буде заплутаний. Тут у гру вступає штучний інтелект: штучний інтелект виконує кроки, які вимагають «розсуду», такі як розуміння документа, класифікація тексту, вилучення інформації з вільного тексту, а RPA виконує канонічні кроки. Таке поєднання називається інтелектуальною автоматизацією або гіперавтоматизацією (наскрізна автоматизація процесів, що підтримується штучним інтелектом). Роль спеціаліста MIS полягає в тому, щоб розбити процес на частини та визначити, яка частина належить RPA, яка належить ШІ, а яка — людині.
Автоматизація процесу
Серцем проектування автоматизації є розбиття процесу на етапи та класифікація кожного кроку. Є три категорії. Упорядковані та структуровані кроки (зручні для RPA): «Введіть кожен рядок у Excel на екран ERP». Кроки, які вимагають коментаря (на основі ШІ): «До якої категорії належить цей текст скарги?» Високий ризик або невизначені кроки (залишені на власний розсуд): «Схвалення відшкодування понад 5000 TL».
Хороша автоматизація позбавляє людей від постійного тягаря, а не від усієї роботи; залишає критичне рішення людям. Це називається дизайном людини в циклі: робот готує роботу, людина її затверджує. Наприклад, робот читає рахунок і вносить чернетку в ERP, а бухгалтер дає остаточне затвердження. Таким чином, швидкість і безпека забезпечуються разом.
Порада: перш ніж автоматизувати процес, завжди спочатку спростіть його. Автоматизація поганого процесу лише швидше призведе до поганих результатів. Спочатку виключіть непотрібні кроки, а потім автоматизуйте решту.
Управління винятками та контрольний слід
Кожна автоматизація зрештою стикається з ситуацією, яка порушує правила: відсутні дані, неочікуваний формат, збій системи. Обробка винятків дозволяє роботу безпечно зупинятися та сповіщати людину в таких ситуаціях, замість того, щоб мовчки робити неправильні дії. Якщо винятків не передбачено, робот мовчки поширюватиме помилки, і ніхто не помітить.
Іншою необхідністю є контрольний слід: запис кожного кроку робота, коли він був зроблений, з якими даними та з яким результатом. Без контрольного сліду помилка не може бути досліджена пізніше; Ця відстежуваність є вимогою законодавства, особливо у фінансових процесах. ШІ може створювати схему цього процесу, сценарії винятків і документацію; Але який крок є критичним і яка ціна помилки, визначається знаннями бізнесу.
Три міні-кейси: у цифрах
Випадок 1 — правильний процес поділу. В одному обліковому центрі 4000 щомісячних рахунків-фактур постачальників оброблялися вручну; Процедура займала 6 хвилин на людину. ШІ прочитав документ і витягнув поля, RPA вніс чернетку в ERP, бухгалтер просто затвердив її. Час обробки зменшився з 6 хвилин до 1,5 хвилин, але крок підтвердження залишився за людиною; таким чином помилковий рахунок-фактура продовжував виловлюватися.
Випадок 2 — коли винятків не передбачено. В одній страховій компанії робот для поновлення полісу мовчки неправильно обробив 340 записів із неочікуваними форматами дати; ніхто не помітив, і оновлення були введені з неправильною датою. Якби правило винятку («зупинити та повідомити, якщо формат не розпізнається») було розроблено з нуля, робот направив би ці записи людині. Виправлення зайняло тижні.
Випадок 3 — Автоматизація неправильного процесу. В одного продавця процес підтвердження замовлення складався з 11 кроків; Це буде автоматизовано за допомогою робота. Коли експерт MIS вивчив процес, він побачив, що 4 кроки були непотрібними подвійними перевірками. Спочатку процес скоротили до 7 кроків, потім автоматизували. Якби це було автоматизовано без спрощення, 4 непотрібні кроки були б постійними.
Слабка підказка / Сильна підказка
Слабка підказка:
Автоматизувати обробку рахунків.
Потужна підказка:
Ваша роль: Ви розробник автоматизації процесів. Розбийте наведений нижче ручний процес на етапи та класифікуйте кожен крок:- [RPA] канонічний, структурований, повторюваний- [AI], що потребує інтерпретації/категоризації/розуміння тексту- [HUMAN] високий ризик або неоднозначне рішення Для кожного кроку запишіть можливі винятки та дії в разі помилки. Перелічіть інформацію, яку необхідно записати для контрольного сліду. Процес: [покроковий опис процесу вручну]
Потужна підказка розбиває процес, призначає кожному кроку правильну роль, створює винятки та журнал аудиту з самого початку.
Чотири шаблони, які можна копіювати
1) Декомпозиція процесу:
Розбийте наведений нижче ручний процес на пронумеровані кроки. Для кожного кроку: введення, процес, вихід і доступність автоматизації ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Процес: [текст]
2) Створення сценарію винятку:
Для наступного автоматизованого процесу, «що може піти не так?» Сценарії списку: відсутні дані, неправильний формат, системна помилка, подвійний запис. Запропонуйте, що повинен робити робот для кожного. Процес: [текст]
3) Огляд спрощення:
Позначте кроки процесу, які є непотрібними, повторюваними або не мають значення, і напишіть, чому їх можна видалити. Запропонуйте спрощення ДО автоматизації. Процес: [текст]
4) Дизайн журналу аудиту:
Розробіть контрольний журнал для наступного автоматизованого процесу: які поля (час, користувач/робот, введення, результат, рішення) слід записувати на кожному кроці? Вкажіть будь-які прогалини з точки зору відстеження фінансів. Процес: [текст]
Порівняльна таблиця: RPA / AI / Людина
критерій
RPA
Штучний інтелект
людини
Те, що він найкращий
Регулярні, повторювані
Коментар, класифікація
судження, відповідальність
Тип введення
структурований
Напів/вільний текст
всі види
Помилка поведінки
Дотримується правила до букви
Настільки впевнений, що може помилятися
Може виявити та зупинити
Аудит
Легко зареєструватися
Вихідні дані необхідно зареєструвати
Підпис/затвердження
остаточне рішення
немає
немає
так
Поширені помилки
- Автоматизація поганого процесу. Автоматизація без попереднього спрощення зберігає марнотратство.
- Без розробки винятків. Робот, побудований на припущенні, що «все йде добре», мовчки видає помилки при першому ж несподіванні.
- Залишаючи критичне рішення ШІ. Делегування схвалення високого ризику моделі; Навіть якщо модель виглядає впевнено, вона помиляється і не несе відповідальності.
- Обхід контрольного сліду. Без сліду помилка не може бути досліджена; Це правопорушення у фінансовому процесі.
- Зовсім не дивлюсь на робота. Зміна систем (екран, простір); Одного разу неконтрольований робот мовчки починає клацати не в тому місці.
Застереження: Швидкість автоматизації також прискорює помилки. Якщо людина робить помилку під час обробки 60 записів на годину, вона обмежується 60 помилками; Неправильно встановлений робот може пошкодити тисячі записів за лічені хвилини. Тож спочатку пілотуйте його в невеликому обсязі під наглядом.
Підсумовуючи
RPA автоматизує регулярні та повторювані завдання, імітуючи дії на екрані; Штучний інтелект бере на себе кроки, які потребують інтерпретації та класифікації. Поєднання цих двох є інтелектуальною автоматизацією. Суть дизайну полягає в розбитті процесу на етапи та призначенні кожного кроку RPA, AI або людині; Ризиковані рішення тримають людей у курсі подій. Обробка винятків і контрольний слід є обов’язковими. AI прискорює декомпозицію процесу, сценарій винятків і складання документації; Але який крок є критичним і ціна помилки визначається знаннями бізнесу. Перш ніж автоматизувати, спочатку спростіть і перевірте за допомогою невеликої пілотної програми.
Аплікаційне завдання
Виберіть «процес схвалення запиту на відпустку» (запити співробітників, схвалення керівника, процеси відділу кадрів). (1) Розділіть процес на кроки за допомогою потужної підказки та класифікуйте кожен крок як [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Опишіть принаймні 3 сценарії винятків і те, що робот робитиме в кожному. (3) Знайдіть принаймні 1 непотрібний крок, який можна видалити перед автоматизацією. (4) Перелічіть області, які необхідно записати для контрольного сліду. (5) Позначте один крок із високим ризиком і напишіть, чому він має залишитися в людині.
контрольний список
- [ ] Я розділив процес на кроки та призначив кожен крок правильній ролі.
- [ ] Я спростив процес до автоматизації.
- [ ] Я визначив виняткову поведінку для кожного кроку.
- [ ] Я визначив області, які потрібно записати для контрольного сліду.
- [ ] Я залишив рішення з високим ризиком у людському циклі.
- [ ] Спочатку я запланував невеликий обсяг, контрольований пілот.