Управління ризиками та реєстрація ризиків

Прибуток:

• Здатність розуміти поняття ризику, ймовірності, впливу, оцінки ризику та стратегії реагування (уникнення, пом’якшення, передача, прийняття) і створювати чернетку запису ризику за допомогою штучного інтелекту
• Здатність використовувати штучний інтелект для ідентифікації ризиків, класифікації, ідентифікації тригерів і розробки дій із пом’якшення та збереження запису ризиків
• Розуміння того, що значення ймовірності та впливу, створені штучним інтелектом, вимагають експертного калібрування, і що відповідальність за ризик і остаточне рішення належать людям.

Майбутнє невизначене для кожного проекту; Невизначеність означає ризик. Ризик - це невизначена подія або умова, яка, якщо її реалізувати, вплине на цілі проекту (час, вартість, обсяг, якість). Ризики можуть бути негативними (загроза) або позитивними (можливість), але в повсякденній мові ми здебільшого маємо на увазі загрози. Те, що відрізняє хорошого менеджера проекту від посереднього, часто полягає в управлінні ризиками: бачення проблем до їх виникнення, зменшення ймовірності їх виникнення та планування наперед того, що робити, коли вони виникнуть. Серцем цього підрозділу є реєстр ризиків: живий документ, де зберігаються всі ризики, їхня ймовірність, наслідки, власники та плани реагування. ШІ дуже допомагає в ідентифікації ризиків і оцінці драфту; Але оцінки ймовірності та впливу вимагають судження конкретного агентства, а відповідальність за ризик завжди залишається людиною.

Анатомія реєстру ризиків

Рядок журналу ризиків зазвичай містить: опис ризику (у форматі причина-подія-наслідок: «якщо постачальник запізнюється, інтеграція не починається, квитанції про поставку»), категорія (технічна, ресурсна, зовнішня, фінансова, юридична), ймовірність (ймовірність виникнення; наприклад, 1-5 або %), вплив (масштаб збитків у разі виникнення; 1-5), показник ризику (ймовірність × вплив), тригер (ранній знак того, що ризик наближається), стратегія реагування, власник ризику (особа, якій доручено контролювати цей ризик) і статус.

Оцінка ризику = ймовірність × вплив є простим, але потужним інструментом визначення пріоритетів. Ризик з імовірністю 4 і впливом 5 (оцінка 20) заслуговує на набагато більшу увагу, ніж ризик з імовірністю 2 і впливом 2 (оцінка 4). Ризики розміщуються в червоних/жовтих/зелених зонах на матриці ризиків (сітка ймовірності-впливу) на основі цього показника.

Існує чотири основні стратегії реагування (на загрози):

• Уникнення: Повна зміна/усунення роботи, яка створює ризик.
• Пом’якшення: Зменшення ймовірності або впливу (наприклад, пошук постачальника на заміну).
• Передача: передача ризику комусь іншому (страхування, умова контракту, субпідрядник).
• Прийняти: прийняти ризик; але виділіть план на випадок непередбачених обставин і розподіл бюджету/часу.

область

приклад

Хто його наповнює?

Визначення ризику

«Якщо ключовий розробник йде, розвиток сповільнюється».

PM + команда

Імовірність (1-5)

3

експертне судження

Ефект (1-5)

4

експертне судження

рахунок

12

Обліковий запис (ШІ допомагає)

тригер

«Прихід на роботу знижується, чутки про співбесіду»

той, хто ризикує

Відповісти

Пом'якшення: обмін інформацією, резервна особа

PM + є

Власник

керівник групи

надсилає ПП

Крок за кроком: реєстрація ризиків за допомогою ШІ

1. Ризиковий мозковий штурм. Надайте штучному інтелекту анонімний контекст проекту та дозвольте йому генерувати можливі ризики категорію за категорією. ШІ вміє нагадувати нам про ризики, на які люди готові наважитися.
2. Помістіть це у форматі причина-подія-наслідок. Викладіть кожен ризик у форматі «через X, якщо станеться Y, буде вплив Z»; Неоднозначними ризиками неможливо керувати.
3. Проектний очок. Попросіть штучного інтелекту надати графіки ймовірності/впливу, але відкалібруйте їх за допомогою експертної оцінки. Число ШІ є відправною точкою, а не реальністю.
4. Визначте тригер. Для кожного значного ризику, «як ми знаємо, що він настає?» Дайте відповідь на запитання.
5. Проект плану реагування. Попросіть ШІ запропонувати відповідні 4 стратегії та конкретні дії для кожного високого ризику.
6. Призначте власника та залиште його живим. Доручіть кожному ризику власника; Переглядайте реєстр ризиків щотижня. Реєстр ризиків – це живий документ, не написаний один раз і не забутий.

Порада: узагальніть журнал ризиків у «5 найбільших ризиків» і додайте його до кожного звіту про стан. Таким чином ризики залишаються видимими, а сюрпризи зменшуються.

три міні-чохла

Випадок 1 — упущений ризик. Спеціаліст PMO передав AI заповнений реєстр ризиків із 18 рядків і запитав: «Які типові ризики я міг пропустити?» запитав він. ШІ; Він нагадав про 5 ризиків, таких як «продовження ліцензії третьої сторони», «ризик втрати міграції даних» і «залежність від ключового персоналу». Експерт додав 3 з них. Через два місяці виник ризик ліцензування, але план був готовий.

Випадок 2 — різниця калібрування. Один прем’єр-міністр поставив під сумнів значення «ймовірності 2», яке AI надав ризику. Затримки були звичними в історії команди з цим постачальником; фактична ймовірність була ближчою до 4. Оцінка зросла з 6 до 12, а ризик перемістився зі списку «спостерігати» до списку «активних заходів обережності». Урок: ймовірний прогноз штучного інтелекту повинен бути скоригований за допомогою даних агентства.

Випадок 3 — Незатребуваний ризик. Команда добре визначила ризики, але не змогла взяти на себе відповідальність. Виник ризик, ніхто не дивився, тригер спрацював, і проект запізнився на 3 тижні. Урок: ризик без власника – ризик без моніторингу; ШІ створює ризики, але призначає їх власник.

Слабка підказка / Сильна підказка

Слабка підказка:

Перелічіть ризики для мого проекту.

Без контексту, без категорій і без формату; З’явиться загальний список, більшість з яких не пов’язані з вашим проектом.

Потужна підказка:

Ваша роль: фахівець з управління ризиками. Контекст: [анонімне резюме проекту: галузь, тривалість, команда, технологія, обмеження]. Завдання: генерування ризику за категорією (технічний, ресурсний, зовнішній/постачальник, фінансовий, юридичний, обсяг). Для кожного ризику:- Опис у форматі причина-подія-наслідок- Імовірність (1-5) і вплив (1-5) ПРОЕКТНЕ значення + коротке обґрунтування- Рання тригерна ознака- Рекомендовано стратегія реагування (уникнення/пом’якшення/передача/прийняття) та 1 конкретна дія. Примітка: значення ймовірності/впливу є ПРОЕКТОМ; Я відкалібрую його за інституційними даними. Не давайте фальшивих номерів, пишіть причини. Вихід: табл.

Ця підказка є потужною: вона містить категорію, формат, попередження про чорнову оцінку та примітку щодо калібрування.

Додаткові шаблони:

# Шукач сліпих зон. Дивіться мій журнал ризиків нижче. Нагадайте мені, категорія за категорією, про ризики, які ПОШИРЮЮТЬСЯ в таких проектах, але НЕ входять до мого списку. Не повторюйте існуючі.

# Генератор тригерів Запропонуйте 3 ознаки раннього попередження (тригери) про ризик: [ризик]. Для кожного знака також запишіть, за допомогою яких даних/індикатора я можу його відстежити.

# Поглиблення плану реагування Оцініть усі чотири стратегії для цього високого ризику (уникнення/пом’якшення/перенесення/прийняття); порівняйте вартість і вплив кожного, пояснюючи, який ви рекомендуєте і чому. Пам'ятайте, що остаточне рішення за мною.

Поширені помилки

• Написання розпливчастого ризику: «Ризик затримки» неможливо контролювати; "промахи інтеграції, якщо постачальник X затримується" можна керувати.
• Приймаючи оцінку AI за реальну: ймовірність/вплив залежить від установи; Його не слід використовувати без калібрування.
• Не призначається власник: Неволодіючий ризик не відстежується.
• Не виявлення тригера: без ранніх ознак ризик застане вас зненацька.
• Заморожування реєстру ризиків: змінюється проект, змінюються ризики; Якщо запис не оновлюється, він вмирає.
• Просто дивлячись на загрози: можливостями (робота завершена раніше, ресурси стають дешевшими) також можна керувати.

Увага: ШІ може позначити ризик як «низьку ймовірність»; Але якщо такий ризик часто виникає у вашій організації, узагальнення ШІ введе вас в оману. Завжди перевіряйте результати за вашими історичними даними.

Підсумовуючи

Управління ризиками — це мистецтво бачити проблеми до того, як вони вибухнуть, а реєстр ризиків — це живий документ, який лежить в основі цього. Кожен ризик ідентифікується у форматі причина-подія-наслідок, оцінюється за ймовірністю та впливом, визначається його тригер і стратегія реагування (уникнення/пом’якшення/передача/прийняття), а також йому призначається власник. ШІ є потужним під час мозкового штурму ризику та підрахунку балів; Це нагадує сліпі плями. Однак експертне калібрування значень ймовірності/впливу, володіння ризиками та остаточне рішення про реакцію завжди покладається на людину.

Аплікаційне завдання

Створіть проект реєстру ризиків за категоріями за допомогою штучного інтелекту для вашого проекту (анонімізуйте контекст). Виберіть 5 найвищих ризиків; Відкалібруйте значення ймовірності/впливу для кожного за допомогою власних історичних даних, напишіть дію тригера та відповіді та призначте власника. Потім перевірте ризики, які ви пропустили, за допомогою шаблону «пошук сліпих зон».

контрольний список

• [ ] Я написав ризики у форматі причина-подія-наслідки.
• [ ] Я відкалібрував значення ймовірності/впливу за дохідністю моєї установи.
• [ ] Я визначив пріоритетність ризиків за балами (матриця ризиків).
• [ ] Я визначив тригери та стратегії реагування для кожного значного ризику.
• [ ] Я призначив власника для кожного ризику.
• [ ] Я планував зберегти журнал ризиків і додати його до звіту про стан.