Прибуток:
- Здатність розуміти аналогічні, параметричні та триточкові (PERT) методи оцінки та використовувати штучний інтелект для створення проектів оцінки часу та ресурсів.
- Здатність інтерпретувати невизначеність прогнозу (оптимістичні/можливі/песимістичні сценарії, довірчий інтервал) і базувати планування на діапазоні, а не на одному числі
- Здатність визнати, що прогноз штучного інтелекту базується на історичних закономірностях і припущеннях, і що остаточний бюджет і часові зобов’язання повинні бути підтверджені даними команди та експертним судженням
Оцінка є найбільш складним і ризикованим завданням в управлінні проектами. "Скільки часу це триватиме?" і «скільки людей це потрібно?» Відповіді на ці запитання ляжуть в основу графіка, бюджету та обіцянок, даних клієнту. Погана оцінка завалить навіть добре керований проект: надто оптимістичний час призведе до затримок і штрафів, надто песимістичний призведе до програшу пропозиції. Штучний інтелект є привабливим помічником у цій сфері; дає час у секундах. Саме тому це найнебезпечніше: ШІ може видавати впевнене число, не знаючи фактичної швидкості вашої команди. У цьому розділі ми розглянемо методи прогнозування, як безпечно використовувати штучний інтелект у прогнозуванні та як перевірити кожен прогноз.
Основні методи прогнозування
Давайте визначимо кілька методів. Аналогічне вгадування означає перегляд подібної роботи в минулому та вислів «це зайняло 10 днів, а ця схожа»; Це швидко, але грубо. Параметрична оцінка множить одиницю вартості/часу на кількість (наприклад, «0,5 дня на сторінку × 40 сторінок = 20 днів»); базується на даних. Оцінка знизу вгору оцінює та агрегує кожен пакет робіт окремо; Це найточніший, але найповільніший. Трибальна оцінка (PERT) визнає невизначеність: для кожного завдання оцінюється оптимістична (O), найбільш імовірна (M) і песимістична (P) тривалість і береться середньозважене значення.
Формула PERT: очікувана тривалість = (O + 4M + P) / 6. Наприклад, для завдання, якщо оптимістичні 4 дні є найвірогіднішими 6 днями, песимістичні 14 днів є очікуваною тривалістю = (4 + 24 + 14) / 6 = 7 днів. Стандартне відхилення становить (P − O) / 6 = (14 − 4) / 6 ≈ 1,7 дня; Це показує межу невизначеності. Замість одного «6 днів», набагато чеснішим планом буде сказати «очікується 7 днів, відхилення ±1,7 дня».
Крім того, важливі два поняття. Зусилля — це кількість людино-днів, необхідних для роботи (наприклад, 10 людино-днів). Тривалість – це скільки днів займе ця робота в календарі. Дві людини можуть виконати 10 людино-днів роботи за 5 днів; але не кожну роботу можна ділити нескінченно (дев'ять жінок не можуть народити дитину за один місяць). ШІ може сплутати їх; ви повинні відокремити це.
метод
Коли це доречно?
швидкість
точність
Роль ШІ
аналогічний
Рання фаза, мало інформації
висока
низький
Пропонує аналогічний шаблон проекту
параметричний
Якщо є вимірна одиниця
висока
середній
Створює формулу та схему одиниці
знизу вгору
Якщо є детальний WBS
низький
висока
Збирає пакети чернеток
Триочковий (PERT)
Якщо невизначеність висока
середній
середньо-високий
Пропонує сценарії O/M/P
Крок за кроком: безпечне передбачення за допомогою ШІ
- Поставте дані команди на перше місце. Надайте штучному інтелекту свої власні минулі досягнення: «Подібні завдання зайняли стільки часу нашій команді». Отже, прогноз базується на ваших даних, а не на узагальненні.
- Виберіть спосіб. Якщо невизначеність висока, попросіть PERT; параметричний, якщо є вимірна одиниця.
- Попросіть три крапки, а не одні цифри. Запитуйте значення O/M/P і припущення для кожного пакета.
- Зробіть припущення видимими. Надрукуйте припущення, що лежить в основі кожної оцінки (наприклад, «тестове середовище готове», «клієнт повертається через 2 дні»); Неправильне припущення - це неправильне припущення.
- Додайте джерело та поділіться. Відокремте зусилля від часу, враховуйте відпустку та доступність (наприклад, людина фактично продуктивна 4 дні на тиждень).
- Калібруйте разом з командою. Перегляньте остаточний кошторис з людьми, які виконуватимуть роботу. Прогноз стає достовірним, коли той, хто його робить, володіє ним.
Увага: запитайте ШІ «скільки днів триватиме ця робота?» Запитувати та записувати отримане число безпосередньо в діаграму є найнебезпечнішою формою передбачення. Це число не включає дані вашої команди; це лише загальна картина і може бути галюцинацією.
три міні-чохла
Випадок 1 — Чесний план із PERT. Команда програмного забезпечення попросила ШІ надати прогнози O/M/P і припущення для модуля з 12 завдань. ШІ дав проект; Команда виправила кожну місію з її власними історичними даними. Загальний очікуваний час становив 38 днів, песимістичний – 52 дні. PM дав клієнту 45-денний термін і залишив 7-денну маржу. Проект був завершений на 44 день; Якби не було частки, була б затримка.
Випадок 2 — Плутанина зусиль/часу. Координатор запитує штучного інтелекту: «Скільки днів знадобиться, щоб виконати 80 людино-днів робіт?» сказав він. ШІ відповів «80 днів», тому що сплутав зусилля з тривалістю. Знаючи, що роботу можуть виконувати 4 людини паралельно, координатор виправив час на ~25 днів (а не 20, тому що він не ділився). Урок: люди повинні контролювати розподіл зусиль і часу ШІ.
Випадок 3 — Необґрунтоване узагальнення. Один прем’єр-міністр написав на діаграмі, що ШІ відповів: «Інтеграція API зазвичай займає 5 днів». Попередній досвід команди з цим провайдером API був поганим, а документація була поганою; Робота тривала 13 днів. Якби запитали дані команди, це було б видно з самого початку. Урок: узагальнення не замінить командної реальності.
Слабка підказка / Сильна підказка
Слабка підказка:
Скільки днів потрібно для створення сайту електронної комерції?
Ця підказка змушує ШІ генерувати вигадане число, не знаючи даних вашого проекту. Немає команди, немає масштабу, немає невизначеності.
Потужна підказка:
Ваша роль: фахівець з оцінки. Контекст: Нижче наведено 8 робочих пакетів і подібні минулі завдання нашої команди. Завдання: Створіть оцінку тривалості за ТРИ БАЛАМИ (оптимістичний O / швидше за все M / песимістичний P) для кожного пакета та обчисліть очікувану тривалість PERT за допомогою (O+4M+P)/6. Правила: - Просто посилайтеся на надані мною історичні дані; додавання загального ринкового припущення.- Напишіть припущення, що лежить в основі кожної оцінки, в одному рядку.- Покажіть зусилля (людино-дні) і тривалість (календарні дні) в окремому стовпчику.- Позначте пакет, щодо якого ви не впевнені, «[потрібне підтвердження команди]». Вихід: таблиця (Package | O | M | P | PERT | Effort | Assumption). Історичні дані:- Інтеграція платежів (історія: 9,11,8 днів)- Каталог продуктів (історія: 6,5 днів)- ... (інші пакети)
Це твердження є сильним: метод (PERT), обмеження джерела даних, вимоги до припущення та відмінність зусилля/час чіткі.
Додаткові шаблони:
# Мисливець за припущеннями Перелічіть усі припущення, які ви мовчки прийняли як істинні, щоб це передбачення вийшло правдивим. Для кожного припущення оцініть, наскільки воно вплине на час, якщо воно виявиться хибним.
# Аналіз чутливості Якщо найбільш імовірна тривалість наступного завдання M; Як зміниться загальна тривалість проекту, якщо М збільшиться на 20%? Які 3 завдання найбільш чутливі до загальної тривалості? (Ці завдання потрібно переглянути спочатку.)
# Рекомендація на випадок надзвичайних ситуацій На основі нижченаведених відхилень PERT запропонуйте прийнятний відсоток часу для всього проекту та поясніть, на чому ви це ґрунтуєте. Це пропозиція; Остаточна частка належить менеджеру.
Поширені помилки
- Дотримуватись однієї цифри: «10 днів» приховує невпевненість; Діапазон O/M/P чесний.
- Плутання зусиль із часом: 40 людино-днів – це не 40 календарних днів.
- Припускаючи 100% доступність: ніхто не може присвятити цьому завданню 5 днів на тиждень; Бувають зустрічі, відпустки, перерви.
- Помилкове узагальнення для командних даних: «типовий час» штучного інтелекту не є швидкістю вашої команди.
- Не записувати припущення: невидиме припущення — це здогад, який вибухає.
- Без запасу: якщо є невизначеність, розумний запас часу/бюджету є обов’язковим.
Порада. Закінчивши вгадувати, запитайте себе: «Існує 90-відсоткова ймовірність того, що ця цифра справдиться, чи 50-відсоткова ймовірність її отримати?» Більшість одноочкових ставок насправді є ставками на 50 відсотків; Знайте це, даючи обіцянку клієнту.
Підсумовуючи
Оцінка – найризикованіша робота проекту. Аналоговий, параметричний, висхідний і триточковий (PERT) методи пропонують різну швидкість і точність. Штучний інтелект швидко прогнозує проекти та генерує сценарії, але він узагальнює, не знаючи даних вашої команди, і може сплутати зусилля/час. Безпечне припущення; Ставлення командних даних на перше місце, робота в трьох точках, надання видимих припущень, розділення зусиль і часу та калібрування остаточного числа разом з командою. Зазначена дата та бюджет завжди проходять перевірку людиною.
Аплікаційне завдання
Виберіть 5 завдань зі свого проекту. Попросіть ШІ оцінити O/M/P та очікуваний час PERT для кожного (анонімно надайте історичні дані вашої команди). Потім запишіть припущення, що стоять за кожним завданням, і перегляньте оцінку з членом команди, який виконуватиме роботу. Виправте принаймні дві оцінки на основі даних команди та визначте розумний запас часу для загальної суми.
контрольний список
- [ ] Я заснував оцінку на історичних даних моєї команди, а не на узагальненні.
- [ ] Я практикував O/M/P (три крапки) замість непарних чисел.
- [ ] Я написав припущення, що лежить в основі кожного передбачення.
- [ ] Я розділив зусилля (людино-день) і час (календар).
- [ ] Я взяв до уваги реальні обмеження, такі як доступність/дозвіл.
- [ ] Я залишив розумний запас для невизначеності та відкалібрував оцінку разом із командою.