Прибуток:
- Здатність прояснити та спроектувати процес для автоматизації повторюваних, заснованих на правилах завдань, які не потребують суджень, за допомогою інструментів без коду
- Можливість використовувати штучний інтелект і як розробник автоматизації, і як крок процесу в потоці, додаючи схвалення людини та мережу безпеки до критичних кроків
- Можливість застосувати дисципліну налаштування невеликих і тестування з реальними даними, моніторингу в перший тиждень і контролю конфіденційності шляху даних, розуміючи, що автоматизація також масштабує помилку.
Найбільший стрибок в особистій продуктивності відбувається, коли ви взагалі не виконуєте повторювані завдання, тобто автоматизуєте їх. Копіювати та вставляти один і той самий звіт щотижня, вручну обробляти кожну вхідну форму в електронну таблицю, надсилати одне й те саме сповіщення знову й знову: це завдання машини. Автоматизація без коду (автоматизація без написання коду) означає встановлення правил «якщо це станеться, зроби це» за допомогою візуальних інструментів, без знання програмування. У цій сфері штучний інтелект допомагає вам розробити автоматизацію та працює як етап обробки в рамках автоматизації (наприклад, підсумовування вхідного тексту). Але будьте обережні: автоматизація також автоматизує помилки; Неправильно побудований потік робить помилку швидко і багаторазово.
Терміни. No-code — це встановлення програмного забезпечення/автоматизації без написання коду. Тригер — це подія, яка запускає автоматизацію — «коли приходить новий електронний лист», «коли приходить відповідь у форму». Дія — це дія, виконана після тригера — «додати рядок до таблиці», «надіслати повідомлення». Zapier, Make, Power Automate є популярними платформами автоматизації без коду; Вони з’єднують програми разом. Інтеграція — це коли дві програми обмінюються даними.
Що автоматизувати?
Не кожна робота підходить для автоматизації. Вакансії, на які підходять хороші кандидати, мають три характеристики: повторюваність (виникає часто), заснована на правилах (має чітку логіку «якщо-тоді») і вимагає скромного судження (людське судження не потрібне). Приклад: збереження вхідних рахунків у папці, оформлення відповідей форми в таблицю, складання та відправка щотижневого звіту в певний час.
Поганими кандидатами є: вакансії, які вимагають високого оцінювання (яка відповідь на кого), рідкісні (один раз на рік) або результати яких є критичними і не повинні виконуватись без перевірки. У цій останній групі налаштуйте автоматизацію на всьому шляху до чорнового виробництва, залишивши «надсилання» людині.
Порада: перш ніж автоматизувати завдання, виконайте це вручну кілька разів і запишіть точні кроки. Ви не можете автоматизувати процес, який ви не розумієте; Автоматизація — це машинний переклад уточненого процесу.
Крок за кроком: налаштування автоматики
- Уточніть процес. Що таке тригер, які кроки, який вихід? Напишіть від руки один раз.
- Спроектуйте його AI. «Як налаштувати цей процес за допомогою Zapier/Make?» Попросіть покроковий план.
- Налаштувати невеликий. У своїй найпростішій формі почніть з одного кроку.
- Перевірте це. Спробуйте це з реальними даними; вручну перевірити вихід.
- Поставте точку перевірки. Додайте людське схвалення на критичних етапах; Не автоматизуйте все.
- Дивитися. Перевіряйте роздруківки регулярно протягом першого тижня; Тиха помилка найнебезпечніша.
Дві ролі ШІ в автоматизації
Роль 1 — Дизайнер: коли ви пояснюєте, що хочете зробити, штучний інтелект розповідає вам покроковий план автоматизації, які з’єднання тригерів потрібні та можливі підводні камені. Якщо ви взагалі не знаєте інструменту без коду, ШІ стане вашим учителем.
Роль 2 — Етап обробки: сучасні інструменти без коду дозволяють вставити в потік «етап штучного інтелекту» — підсумовувати вхідний текст, класифікувати його, змінювати його тон, вилучати поля з даних. Наприклад: «коли надійде новий електронний лист служби підтримки → класифікуйте терміновість за допомогою AI → повідомте адміністратора, якщо це терміново». Тут штучний інтелект є мізком автоматизації, але знову ж таки він повинен працювати в межах, які можна перевірити.
бізнес
Чи підходить він для автоматизації?
чому
Виводити відповідь форми в таблицю
дуже зручно
Повторювані, засновані на правилах
Архівація рахунків
підходить
Оснований на правилах, стримане судження
Лист із вибаченнями клієнту
Частково (проект)
Потрібне судження, послання до людини
Хто піде на підвищення?
не підходить
Вища судова влада, критична
Складання щотижневого звіту
підходить
повторювані, приурочені
Чотири шаблони автоматизації, які можна копіювати
Я хочу автоматизувати наступне повторюване завдання без коду: Процес: [розкажіть мені крок за кроком].– Які тригери та дії потрібні?– Який із Zapier/Make/Power Automate підходить і чому?– Де слід залишити схвалення людини (критичні кроки)?– 3 можливі точки відмови та як їх уникнути?
Я додам крок ШІ до наступного потоку автоматизації. Потік: [вхідний
Допоможіть мені прояснити цей процес, а потім підготуйте його до автоматизації: Приблизно те, що я зробив: [безладний перефраз].- Розмістіть кроки в чіткому порядку.- Розділіть (якщо-тоді) пункти прийняття рішень.- Позначте, які кроки є автоматичними, а які мають залишатися людиною.
З’являється контрольний список, щоб перевірити налаштовану мною автоматизацію: Автоматизація: [що вона робить].– Які крайні випадки (порожні дані, поганий формат, подвійний запис) мені слід тестувати?– Що слід контролювати протягом першого тижня?– Де існує ризик тихих помилок (непомічених)?
Слабка підказка / Сильна підказка
Слабкий: «Створіть для мене автоматизацію». (ШІ дає загальну відповідь, не знаючи, що він хоче автоматизувати, які інструменти він використовує.)
Сильно: «Я хочу автоматично обробляти заявки, отримані в Google Form, у таблицю Таблиць і надсилати мені сповіщення Slack для тих, які позначені як «термінові». Як мені налаштувати це за допомогою Make? Скажіть мені крок за кроком, скажіть мені, де мені потрібно залишити схвалення людини та можливі точки помилки». Потужні інструменти керування версіями повертають працездатний план, оскільки він дає тригер, дію та потребу в безпеці.
три міні-чохла
Випадок 1 — Кінець ручної роботи. Керівник операцій вручну обробляв в електронну таблицю вхідні замовлення за 40+ днів, ~50 хвилин на день. Форма → автоматизація таблиці встановлена; час зменшився до нуля. Отримав ~18 годин на місяць. Критичний момент: протягом першого тижня він вручну перевірив кожен запис, виявив дві помилки форматування та виправив потік.
Випадок 2 — Автоматична помилка. Маркетолог налаштував автоматичне вітальне повідомлення для свого списку розсилки, але неправильно вказав дату в повідомленні. Автоматика надіслала його 600 людям на ідеальній швидкості. Помилка була зроблена не один раз, а 600 разів. Урок: автоматизація також масштабує помилку; Перед встановленням ретельно перевірте вміст і спочатку випробуйте невеликий вміст.
Випадок 3 — розумний потік із кроком AI. Команда підтримки налаштувала потік, який класифікує вхідні електронні листи як «термінові/звичайні/спам» за допомогою штучного інтелекту та визначає пріоритетність термінових. Час відповіді зменшився в середньому з 4 годин до 40 хвилин. Для безпеки: електронні листи, які ШІ вважав «спамом», не видалялися, а йшли в окрему папку — тому, якщо ШІ помилився, вони не були втрачені. Один переглядав цю папку раз на тиждень.
Поширені помилки
- Автоматизація процесу, який ви не розумієте: спочатку зробіть це вручну, поясніть кроки.
- Автоматизація всього: залиште схвалення людини на критично важливих етапах/етапах, які потребують оцінки.
- Запуск без тестування: помилка масштабування автоматизації; Спочатку тестуйте з невеликими реальними даними.
- Без моніторингу: мовчазні помилки є найнебезпечнішими; Протягом першого тижня регулярно перевіряйте роздруківки.
- Сліпо довіряючи кроку ШІ: створіть мережу безпеки, щоб дані не були втрачені в разі неправильної класифікації.
- Конфіденційність: знати, куди автоматизація переміщує конфіденційні дані; інструменти сторонніх розробників переглядають дані.
Застереження: автоматизація переміщує дані з однієї програми в іншу. Під час цього транзиту конфіденційні дані (особиста інформація, фінансові записи) можуть проходити через сторонні сервери. Обов’язково перевірте шлях до даних автоматизації та політику збереження корпоративних даних.
Підсумовуючи
- Найбільші переваги приносять автоматизація повторюваних, заснованих на правилах завдань, які не потребують суджень.
- ШІ виконує дві ролі: викладач, який розробляє автоматизацію, і крок обробки в рамках потоку (узагальнення/класифікація).
- Уточніть процес вручну перед його автоматизацією; Ви не можете встановити процес, який ви не розумієте.
- Створюйте невеликі, тестуйте з реальними даними, додайте схвалення людини та систему безпеки до критичних кроків.
- Автоматика також масштабує похибку; Дивіться перший тиждень, перевірте автобус на конфіденційність.
Аплікаційне завдання
Виберіть повторюване завдання, яке ви виконуєте щотижня, і спочатку запишіть кроки від руки. Попросіть штучний інтелект уточнити процес за допомогою третього шаблону, а потім придумайте дизайн без коду за допомогою першого шаблону. Якщо можете, встановіть його в найпростішій формі та підготуйте тестовий контрольний список із четвертим шаблоном і спробуйте його з реальними даними. Зверніть увагу, де ви залишаєте схвалення людини.
контрольний список
- [ ] Спочатку я виконав роботу, яку збирався автоматизувати вручну, і уточнив кроки.
- [ ] Я вибрав повторювану, засновану на правилах роботу, яка не вимагає суджень.
- [ ] До важливих кроків я додав схвалення людини/мережу безпеки.
- [ ] Я налаштував його невеликий і перевірив на реальних даних.
- [ ] Я планував подивитися виходи в перший тиждень.
- [ ] Я перевірив шлях конфіденційних даних і конфіденційність автоматизації.