Прибуток:
- Здатність створювати чернетки допоміжних засобів пошуку (інструмент опису), примітки про обсяг і вміст і макет розділів за допомогою штучного інтелекту
- Здатність розуміти галюцинаторний ризик біографічної/інституційної історії та базувати цей розділ лише на перевірених джерелах
- Можливість дозволити штучному інтелекту спрямовувати дослідника до джерела замість того, щоб надавати факти безпосередньо в довідковій службі
Архів відповідає не лише за збереження документів; також відповідає за те, щоб зробити їх доступними для дослідника. Існує два основні засоби такого доступу: інструменти опису, які знайомлять із колекцією (допомога — керівний документ, який визначає зміст, організацію та обсяг архівної колекції) та довідкова служба, яка безпосередньо допомагає дослідникам. Обидва вимагають великих зусиль: написання путівника до колекції займає тижні, а відповіді на запитання дослідників протягом дня забирають час. Більш того, ці дві роботи є «обличчям» архіву; Перший контакт дослідника з колекцією часто відбувається через путівник та інформаційне бюро, тому помилка тут безпосередньо відображається на достовірності архіву.
AI є потужним помічником у створенні інструментів опису та підтримки довідкової служби. У цьому розділі ми навчимося складати посібник зі збору (допомога в пошуку), писати опис обсягу та вмісту, допомагати дослідникам із запитаннями та з’ясувати, чому точність не є предметом обговорення в цих службах.
Засоби опису: карта колекції
Інструмент опису дозволяє досліднику запитати: «Що в цій колекції мені підходить?» Це дозволяє відповісти на запитання. Зазвичай включає:
- Загальний опис: назва, обсяг, діапазон дат, розмір колекції.
- Біографічна/інституційна історія: Коротка історія особи чи установи, які створили документи.
- Примітка щодо обсягу та змісту: Пояснення, які документи та за якою тематикою є в колекції.
- Розташування: як групуються документи (серії, підсерії).
- Інвентар: докладний список на рівні коробки/файлу.
Ці документи написані відповідно до стандартів (наприклад, ISAD(G) або EAD - Encoded Archival Description, стандарт цифрового кодування для архівних посібників). ШІ може створювати схеми цих розділів із необроблених інвентарних даних і резюме документів; але кожен факт (історія, особа, історія установи) має бути перевірений.
Інша цінність інструментів опису полягає в тому, що вони можуть бути написані на різних рівнях деталізації. Іноді не вистачає часу чи ресурсів, щоб описати тисячі ящиків архіву на рівні документа; У цьому випадку складається багаторівневий опис: спочатку загальний опис на рівні фонду, потім серії, потім, по можливості, на рівні справи. ШІ особливо корисний для складання загальної примітки верхнього рівня на основі резюме справ нижчого рівня; Він робить підсумок від маси до цілого. Але кожен шар цього резюме має відповідати фактичним документам на нижньому рівні; ШІ не повинен створювати претензію на область, яка не входить до колекції верхнього рівня.
Застереження: у розділі біографічної/інституційної історії найчастіше закрадаються галюцинації. ШІ може написати плавну історію про особу чи установу на основі «загальновідомих відомостей», додаючи неіснуючі події, фальшиві дати та вигадані назви. Цей розділ має базуватися лише на перевірених джерелах.
Хід роботи: крок за кроком
1. Зібрати сировину. Інвентаризація, резюме документів, списки ящиків, наявні примітки, якщо такі є.
2. Встановити стандарт. Відповідно до якого стандарту опису це буде написано (ISAD(G)/EAD)?
3. Створіть чернетку розділу за розділом. Майте чорнові розділи штучного інтелекту, такі як примітка щодо обсягу та змісту та опис макета з сировини.
4. Перевірте факти. Особливо в розділі історії перевіряйте кожну дату, назву та подію з незалежних джерел.
5. Перевірте обмеження доступу. Чи є в колекції конфіденційні документи/документи з обмеженим авторським правом? Вони повинні бути вказані в посібнику.
6. Експертне погодження. Остаточний посібник проходить погодження архіваріусом.
Довідкова служба: допомога досліднику
У довідковій службі ШІ допомагає двома способами: (1) осмислюючи запитання дослідника та пропонуючи, які колекції переглянути, і (2) складаючи відповіді на поширені запитання. Але тут є критична межа: ШІ не повинен давати досліднику пряму відповідь «факт», а повинен направляти його до джерела. Замість «Ця дата така», має бути написано «Ви можете знайти цю інформацію з таких-то документів у цій збірці». Оскільки пряма фактична відповідь, яку дає ШІ, може бути сфабрикованою, і дослідник може прийняти її за джерело.
Опорне завдання
Відповідна роль ШІ
небажане використання
Осмислення питання
Запропонуйте уточнюючі запитання
—
Маршрутизація колекції
Пропозиція "Подивіться туди".
Сказати "Відповідь є"
Проект поширених запитань
Чернетка з перевіреної інформації
фальшива відповідь
Список джерел
Пропозиція пошуку в каталозі
Надання складеної довідки
питання факту
Перенаправлення до джерела
Відповідь на прямий факт
три міні-чохла
Випадок 1 — проект інструкцій скоротив 4 тижні до 1 тижня. Архів готував знахідку для колекції зі 120 ящиків. Списки ящиків і резюме файлів були передані AI; YZ підготував чернетку приміток про обсяг і зміст і розділів макета. Архівіст за тиждень перевірив і впорядкував факти; за традиційним методом ця оцінка становила один місяць. Але 3 дати і 2 назви в розділі біографічної історії були неправильними; Виправлено під час перевірки.
Випадок 2 — Вигадана інституційна історія. Стажер попросив штучний інтелект написати історію закладу та помістити її безпосередньо в довідник. YZ вказав неправильну дату заснування установи та згадав про злиття, якого не було. Дослідник помітив і повідомив про помилку; Довідник виправлено, але достовірність архіву постраждала. Урок: розділ історії не буде опубліковано без перевірки.
Випадок 3 — Правильне керівництво, неправильний факт. Дослідник попросив призначити побачення. Помічник на основі штучного інтелекту дав пряму дату (придумав). Дослідник використає це як джерело; Старший архівіст втрутився і сказав: «ШІ не надає фактів, він направляє вас до колекції» і змусив його подивитися на справжній документ; історія була іншою. Урок: у довідковій службі ШІ направляє, а не видає факти.
Чотири шаблони, які можна копіювати
1) Примітка щодо обсягу та змісту проекту:
НА ОСНОВІ наведених нижче списків коробок/файлів і резюме документів напишіть чернетку «обсягу та змісту примітки» для колекції. Використовуйте лише те, що включено до наданого матеріалу; ДОДАТИ тему, дату чи особу, яких немає в колекції. Позначте будь-який факт, у якому ви не впевнені [потребує перевірки]. Матеріал: [тут]
2) Біографічна/інституційна історія (контрольована):
Нижче наведено ПЕРЕВІРЕНІ примітки про [особу/організацію]. Напишіть короткий історичний план, спираючись ЛИШЕ на ці нотатки. НЕ ДОДАВАЙТЕ жодних дат, подій чи назв, яких немає в примітках; Не додавайте загальну інформацію про «знання». Залиште місця [немає інформації]. Примітки: [тут]
3) Керівництво дослідника:
Питання дослідника : [питання]. НЕ давайте ПРЯМУ фактичну відповідь на це запитання. Замість цього: (1) запропонуйте 1-2 запитання, які прояснять питання, (2) скажіть йому, який ТИП колекції/документа йому слід переглянути, (3) запропонуйте, які терміни він може шукати в каталозі. Не робіть вигадані посилання.
4) Проект відповіді на поширені запитання:
Нижче наведено ПЕРЕВІРЕНІ факти з нашого архіву. На основі цих приміток складіть проект відповіді на таке поширене запитання: [питання]. Додавання інформації, якої немає в примітках; [поставте прапорець], де ви не впевнені. У кінці відповіді скеруйте дослідника до відповідного збірника. Примітки: [тут]
Слабка підказка / Сильна підказка
Слабкий:
Напишіть вичерпну довідкову інформацію для цієї колекції, включаючи історію.
«Розширений» і «включаючи історію» змушують ШІ виходити за межі наданого матеріалу та додавати вигадану інформацію про установу/особу.
Сильний:
Напишіть схему допоміжного засобу пошуку НА ОСНОВІ наступних списків коробок і перевірених історичних приміток: розділи обсягу-вмісту та макета. Не включати факти, не включені в наведений матеріал; Використовуйте лише перевірені нотатки в історії, залишайте порожні [немає інформації]. Позначте кожен сумнівний факт [потребує перевірки]. Матеріал: [тут]
Відмінність: дотримання заданого матеріалу, заборона виготовлення, збереження пропусків і звірочних знаків роблять посібник надійним.
Поширені помилки
- Залишаючи історію «загальновідомим» ШІ. Ця частина найбільш сприйнятлива до галюцинацій; має базуватися лише на перевірених примітках.
- Наведення прямих фактів у довідці. ШІ повинен направляти дослідника, а не замінювати джерело.
- Обхід обмежень доступу. Конфіденційність/документи з обмеженням авторського права мають бути позначені в каталозі.
- Пропонування вигаданої довідки. Будь-яке неперевірене посилання в каталозі не буде надано досліднику.
- Публікація проекту без узгодження. Остаточний посібник затверджується архіваріусом.
Підсумовуючи
Доступ до архіву та довідкова служба є плідною сферою, де штучний інтелект прискорює розробку інструментів опису та підтримує керівництво дослідників. Але біографічна/інституційна історія є точкою проникнення галюцинації, і в довідковій службі ШІ має не надавати факти, а спрямовувати на джерело. Створіть керівництво лише на основі автентифікованого матеріалу, збережіть прогалини, позначте обмеження доступу та залиште остаточне затвердження архівісту. ШІ складає мапу колекції; Відповідальність за достовірність цієї карти несе архів.
Аплікаційне завдання
Візьміть коробку/список файлів колекції (реальної або зразкової) і попросіть штучного інтелекту надати схему за допомогою шаблону «схема нотаток про обсяг і зміст»; Перевірте, чи не виходить воно за рамки поданого матеріалу. Потім запустіть шаблон «біографічна історія» для особи/організації лише з перевіреними нотатками та спостерігайте, чи намагається ШІ вписатися в прогалини. Нарешті, обробіть запитання дослідника за допомогою шаблону «орієнтація дослідника».
контрольний список
- [ ] Я створив посібник лише на наданому/перевіреному матеріалі.
- [ ] Я незалежно перевірив кожну дату та ім’я в історії.
- [ ] Я позначив обмеження доступу (конфіденційність/авторське право) у посібнику.
- [ ] Замість того, щоб наводити факти в довідці, я направив вас на джерело.
- [ ] Я подав остаточний посібник на затвердження архівісту.